Das Wichtigste in Kürze
Auf dem Weg zu einer vollständig digitalisierten Buchhaltung sollte man zuerst einen zentralen Rechnungseingang einrichten.
Belege sollten digitalisiert und via Cloud-Archivierung abgesichert werden.
Eine Rechnungsfreigabe-Software mit Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Skontofrist verpasst wird.
Mit einer digitalisierten Buchhaltung sparst du viel Zeit und Geld, vereinfachst Prozesse und sorgst für Transparenz in deinem Unternehmen.
Durch die Digitalisierung hat sich der traditionelle Arbeitsplatz stark gewandelt. Physische Präsenz im Büro ist in immer weniger Unternehmen Pflicht, stattdessen wird Arbeit aus dem Home-Office immer mehr zur Norm.
Die Digitalisierung von Finanzprozessen kann die Buchhaltung auf ein neues Level bringen und einige Vorteile bieten. Wer Machine Learning und künstliche Intelligenz nutzt, begibt sich nicht nur auf den neuesten Stand der Technik, sondern vereinfacht auch so manchen Vorgang.
Wie Unternehmen von digitalen Prozessen in der Buchhaltung profitieren können und welche Möglichkeiten es gibt, Abläufe zu automatisieren, haben wir hier zusammengetragen.
Häufige Probleme mit dem Umstieg zur digitalen Buchhaltung
In vielen Unternehmen wird immer noch mit Unterschriftenmappen hantiert, Signaturen müssen persönlich erbracht und Papiere in die richtigen Zuständigkeiten überbracht werden. Das ist nicht nur aufwändig, fehleranfällig und teuer in Sachen Personalaufwand und Ressourcenverbrauch, sondern auch aus der Zeit gefallen. Vom papierlosen Büro sind die meisten Unternehmen noch weit entfernt.
Oftmals scheitert die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in Unternehmen daran, dass ein:e Gründer:in eine fantastische Idee für ein Produkt oder eine Dienstleistung hat, aber wenig Wissen über die Finanzbuchhaltung und die Möglichkeiten, wie man sie vereinfachen kann.
Eine weitere Schwierigkeit ist, dass die Buchhaltung sehr kleinteilig ist. Es kommt auf Details an, sodass diese Aufgaben nicht nebenher erledigt werden können, sondern volle Aufmerksamkeit fordern. Gerade dafür wäre es sinnvoll, von Unternehmensgründung an, fachlich versiertes Personal zu haben. Doch gerade Start-ups müssen am Anfang sparen – und da wird als Erstes in alles andere investiert, aber nicht in die Finanzbuchhaltung.
5 Tipps, die Buchhaltung erfolgreich zu digitalisieren
Wer schon lange in der Finanzbuchhaltung arbeitet, ist vermutlich Papierbelege und händisches Ausfüllen von Kontodaten und Buchungsnummern gewohnt. Doch der ganze Prozess kann auch digitalisiert werden.
Dafür müssen sich die zuständigen Angestellten zunächst einen Überblick verschaffen und sollten in enger Abstimmung mit einem oder einer Steuerberater:in neue Strukturen etablieren. Eine Testphase ist dann der Startpunkt für das Projekt Digitalisierung.
Tipp 1: zentraler Rechnungseingang
In den meisten Unternehmen treffen Rechnungen per Post bei den jeweiligen Abteilungen ein, die etwas bestellt haben. Jede Rechnung gibt es jedoch bereits auch als ein digitales Dokument.
Wenn Unternehmen also für Rechnungen ein zentrales Postfach eingerichtet und ihren Mitarbeiter:innen und Lieferanten kommuniziert haben, dass alle Rechnungen dort eintreffen müssen, wird viel Zeit gespart. Mails kommen sofort an, der Postweg benötigt mehrere Tage.
Die Buchhaltung zu digitalisieren geht nur mit einem zentralen Rechnungseingang: Rechnungen müssen nicht erst ausgedruckt und beim Empfänger wieder eingescannt werden – mit dem digitalen Weg kann man sich das sparen. Zudem behält man immer den Überblick, weil alles an einer zentralen Sammelstelle abgewickelt wird.
Die Daten werden verlässlicher übertragen, als von einem gescannten Dokument aus, weil der Prozess medienbruchfrei durchgeführt wird.
Tipp 2: Digitale Belege online absichern
Die Digitalisierung von Belegen vereinfacht die Finanzbuchhaltung enorm. Digitale Belege lassen sich zentral in einem Server oder einem Cloudservice abspeichern oder in einem Rechnungsmanagementsystem archivieren. Das sorgt dafür, dass jede Person, die berechtigt ist, jederzeit Zugriff auf die Daten hat und damit arbeiten kann.
Zur Digitalisierung von Belegen lassen sich digitale Lösungen wie Candis nutzen, die Dokumente automatisch erfassen, zu bearbeitbaren Dateien umwandeln und im richtigen Ordner ablegen.
Tipp 3: Automatisierung von regelmäßigen Rechnungen
Gerade regelmäßige Geschäftsvorgänge lassen sich automatisieren, etwa gleichbleibende Eingangsrechnungen. Diese kann eine ausgefeilte Software so weit bearbeiten, dass nur noch eine Freigabe erfolgen muss. Je nach den vom Unternehmen vorgenommenen Einstellungen kann ein Rechnungsmanagementsystem sogar die Überweisung ausführen.
Tipp 4: Erinnerungen an Deadlines
Mit Skonti kann man bares Geld sparen. Doch wer hat noch nie eine Frist verpasst und dann doch den gesamten Betrag gezahlt?
Zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gehören auch automatisierte Erinnerungen an Zahlungsziele, Skontofristen und fehlende Belege. Dadurch sparen Unternehmen Mahngebühren und können Kosten reduzieren.
Tipp 5: Zugriff auf digitale Lösungen und Systeme für Steuerberater:innen
Fehlende Belege und unvollständige Dokumente sind ein Graus für Steuerberater:innen. Schließlich muss man dann den Belegen hinterherlaufen, die zuständigen Angestellten erreichen und sie darum bitten, die Belege nachzuliefern.
Einfacher ist es, wenn Steuerberater:innen stärker in Unternehmen eingebunden werden. Man kann ihnen eine eigene E-Mail-Adresse anlagen und sie in die Systeme des Unternehmens einladen, sodass sie nicht nur den Blick von außen haben.
Somit kriegen sie auch Zugriff auf Daten von Lieferant:innen und Kundschaft und können selbst die Belege fordern, die noch benötigt werden. Steuerberater:innen helfen so also dabei, mit dem Überblick von innen, Prozesse zu optimieren.
Der Zugriff auf ein Rechnungsmanagementsystem oder andere im Unternehmen genutzte digitale Lösungen ermöglichen Steuerberater:innen, tiefgreifende Beratung zu gewährleisten und auch Aspekte wie Liquiditätsplanung in den Blick zu nehmen.
Schwierig ist dabei natürlich, dass Steuerberater:innen in der Realität meist zeitlich eingeschränkt sind und im Optimalfall ausschließlich mit einem Unternehmen zusammenarbeiten müssen.
Buchhaltung digitalisieren: die Vorteile
Die Digitalisierung von Prozessen, wie eben die Digitalisierung von Belegen, die Einbindung von Steuerberater:innen, die Automatisierung von einfachen Vorgängen in der Buchhaltung, hat viele Vorteile. Und zwar folgende:
Belege digital und zentral speicherbar:
Mithilfe eines Rechnungsmanagementsystems wie Candis können Belege automatisch eingelesen und dank OCR-Technologie zu bearbeitbaren Dateien umgewandelt werden. Die Belege werden direkt richtig abgelegt und Erinnerungen verschickt, falls mit ihnen Zahlungsziele oder andere Deadlines verbunden sind.
Personalkosten sparen:
Digitale Lösungen nehmen der Buchhaltung repetitive, manuelle Aufgaben ab. Händisches Abtippen von Daten ist nicht mehr nötig, regelmäßige, immer gleichbleibende Rechnungen können automatisch bearbeitet werden. Dadurch kann der Personalaufwand in der Buchhaltung vermindert werden.
Zugriff für Steuerberater:innen:
Die Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen vereinfacht sich enorm, da diese remote auf die Archive des Unternehmens zugreifen und sich die nötigen Dateien ansehen können.
Materialkosten sparen:
Durch die digitale Speicherung und Bearbeitung von Belegen können Papier und Toner gespart werden – und damit auch Ressourcen.
Einhaltung der GoBD:
Eine zertifizierte Software stellt sicher, dass bei der digitalen Behandlung von Belegen auch die GoBD eingehalten werden.
Leichtere Analyse:
Steuerberater:innen und Geschäftsführer:innen können sich mithilfe der digitalen Daten jederzeit einen guten Überblick verschaffen und eine Analyse der Situation und Entwicklung des Unternehmens vornehmen.
Schnellere Prozesse:
Insgesamt können die Abläufe in der Buchhaltung schneller vonstattengehen.
Für die Buchhaltung fallen, wenn man digital arbeitet, tatsächlich viele klassische Probleme weg. Unterschriftenmappen herumtragen? Nicht mehr nötig, wenn man Rechnungen auch digital prüfen und freigeben kann. Vor Ort sein muss man dann auch nicht mehr. Auch die berühmte Jagd auf Belege, bei der man Kolleg:innen hinterher rennen und sie an die Einreichung erinnern muss, kann vereinfacht werden. Mittels Rechnungsmanagement-Software kann man Belege nicht nur bequem hochladen, sie können auch mittels OCR-Technologie ausgelesen werden.
Die Einhaltung von Budgets lässt sich mit nur wenigen Klicks prüfen, die Einnahmen und Ausgaben können ohne großes Suchen nach der letzten Bilanz in einer Buchhaltungssoftware eingesehen werden. Rückfragen zu einzelnen Rechnungen stellt man dann einfach im Chat der Software, alternativ können Dokumente mit Kommentaren und Anmerkungen versehen werden.
Vorteile im Home-Office?
Nicht nur für Personen, die in der Buchhaltung arbeiten, fallen teilweise lange Arbeitswege weg, man spart auch Zeit, Sprit oder das Geld für das S-Bahn-Ticket. Für Unternehmen ermöglicht es die Verkleinerung der gemieteten Bürofläche. Gerade Start-ups und kleine Unternehmen profitieren davon, dass sie weniger Arbeitsplätze vor Ort zur Verfügung stellen müssen.
Mitarbeiter:innen können sich dank Home Office eine bessere Work-Life-Balance schaffen. Auch Bewerber:innen, die nicht in der Nähe des Firmensitzes wohnen, können angestellt werden - ein wichtiger Punkt beim Thema Wettbewerbsfähigkeit. Immer mehr Arbeitnehmer:innen legen Wert auf flexible Arbeitsmodelle und entscheiden sich bewusst für Unternehmen, die solche Möglichkeiten bieten.
Insgesamt fallen durch Home Office und digitalisierte Buchhaltung weitaus weniger Kosten für Druckerpapier, Tinte oder Ordner an. Ein digitales, bzw. papierloses Büro schont außerdem die Umwelt. Digitale Prozesse in der Buchhaltung wirken sich zudem positiv auf Geschäftsbeziehungen aus - durch automatisierte, zuverlässige Zahlungen wird keine Frist mehr verpasst, das Unternehmen kann Skonto ziehen und die Lieferanten sind zufrieden. Eine Win-Win Situation für beide Seiten.
Fragen & Antworten zur digitalisierten Buchhaltung
Wie beuge ich Datenverlust vor?
Einmal auf die falsche Taste gekommen - zack - die Datei ist weg! Um solche Probleme zu vermeiden, kann man eine digitale Lösung verwenden, die Daten zuverlässig archiviert und das Löschen etwas schwieriger gestaltet, etwa durch Eingabe eines Passwortes. Im Rechnungsmanagementsystem lassen sich außerdem Verantwortlichkeiten und Zugriffsberechtigungen zuweisen, so dass nicht jede:r auf bestimmte Daten zugreifen, bzw. diese bearbeiten kann.
Wie berücksichtige ich die DSGVO am einfachsten?
Klar, nicht jeder Messengerdienst, Mail-Provider oder Cloud-Service entspricht den DSGVO. Praktische Lösungen dafür sind allumfassende Systeme, die Speicherung, Chat und Datenaustausch unterstützen und DSGVO-konform funktionieren.
Bei Nichteinhaltung der DSGVO können hohe Geldbußen von bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorherigen Wirtschaftsjahr auf das Unternehmen zukommen.
Wie arbeite ich digital und GoBD-konform?
Digitale Lösungen und eine digitalisierte Finanzbuchhaltung helfen dabei, immer GoBD-konform zu arbeiten und Dokumente zu archivieren. Elektronisch eingegangene Rechnungen gelten zum Beispiel as Original und können digital abgelegt werden. Ein Ausdruck ist dann nicht erforderlich.
Tipps für den Umstieg zur digitalisierten Buchhaltung
Für die Buchhaltung im Home Office gilt: die Buchhaltung muss generell digital ablaufen können. Geeignete Software und entsprechende Infrastruktur muss vorhanden sein. Eine solide Rechnungsmanagement-Software wie Candis kann den Grundstein legen.
Ein paar weitere Tipps für die erfolgreiche digitalisierte Buchhaltung:
Sich von Papier verabschieden: Papierbasierte Prozesse sollten nach und nach abgeschafft, bzw. in digitale Prozesse umgewandelt werden.
Automatische Reminder: Nicht nur für Fristen, sondern auch für andere Aufgaben wie eine Urlaubsübergabe eignen sich automatisierte Reminder. Innerhalb einer Buchhaltungssoftware lassen sich die ganz einfach einstellen und sorgen dafür, dass man seine Aufgaben immer im Blick hat.
Texterkennung anwenden: Im Belegmanagement remote lohnt es sich, mit OCR-Software zu arbeiten. Dabei wird ein Beleg samt Belegdaten automatisch ins System eingelesen - ohne lästiges Abtippen. So passieren weniger Fehler und die Mitarbeiter:innen können auf eine digitalisierte Rechnung zugreifen und sie weiter bearbeiten.
Digitale Unterschriften etablieren: Statt eine Datei auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, kann man in der digitalen Finanzbuchhaltung auch digitale Signaturen normalisieren. Mit der richtigen Anwendung wird sichergestellt, dass auch eine digitale Unterschrift gültig ist.
Alle wichtigen Dokumente digital bereitstellen: Am einfachsten ist es, Cloud-Services zu nutzen. Statt auf on-premise Softwares zu setzen, sind bei cloud-basierten Softwares Dateien von jedem Ort auf der Welt und rund um die Uhr zugänglich.
Ein zentrales Postfach einrichten: Vor allem für eingehende Rechnungen, aber auch für sonstige Fragen an die Finanzbuchhaltung, sollte ein zentrales Postfach, bzw. ein
zentraler Rechnungseingang eingerichtet werden. So kommen alle Eingangsrechnungen gesammelt an und können per Mausklick in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Verloren geht so keine Rechnung mehr.
Auf die Kompatibilität achten: Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools auf dem Markt, die spezielle Funktionen erfüllen. Aber nicht alle Tools lassen sich miteinander verbinden. Oftmals sind hier
passgenaue Lösungen vorteilhafter, die genau auf die komplexen Bedürfnissen des Unternehmens abgestimmt sind.