Das Wichtigste in Kürze
Eine effektive Urlaubsübergabe fördert die Teamproduktivität während der Abwesenheit und erleichtert die Rückkehr zur Arbeit.
Frühzeitige Planung und klare Kommunikation sind zentral für eine erfolgreiche Übergabe, insbesondere im Finanzbereich.
Abwesenheitsnotizen und Vertretungsregelungen helfen dabei, tägliche Geschäftsprozesse und auch die Rechnungsverarbeitung weiterhin reibungslos am Laufen zu halten.
Nicht nur vor dem Urlaub: Transparenz in Aufgaben und Fristen, unterstützt durch gemeinsame Online-Tools, verbessert den Übergabeprozess.
Warum eine ordentliche Urlaubsübergabe wichtig ist
Nicht zu unterschätzen: Bevor der Urlaub beginnt, ist eine Übergabe aller Aufgaben und Verantwortlichkeiten sinnvoll.
Durch eine geordnete Übergabe deiner Aufgaben kann dein Team in deiner Abwesenheit produktiv und effizient bleiben und dafür sorgen, dass deine Arbeiten auch ohne dich reibungslos weiterlaufen.
Gleichzeitig kannst du nach deinem Urlaub nahtlos an deine Arbeit anschließen, ohne dich mit einem Berg an unerledigten Aufgaben konfrontiert zu sehen.
4 Prinzipien einer guten Urlaubsübergabe
Bevor du deine Koffer packst, mache dir bewusst, dass eine Urlaubsübergabe nicht nur Aufgaben betrifft, die du direkt vor dem Urlaub auf deiner Liste hast. Es geht hierbei eher um eine generelle Arbeits- und Denkweise mit mehreren Faktoren, nach denen du und dein Team grundlegend arbeiten solltet.
1. Frühzeitige Planung
Beginne mit der Planung deiner Urlaubsübergabe mindestens zwei Wochen vor deinem Urlaub. Informiere dein Team und deine Vorgesetzten über deine Abwesenheit und kläre, wer deine Aufgaben während deines Urlaubs übernehmen wird.
Erstelle ein detailliertes Übergabedokument, in dem alle aktuellen Aufgaben, anstehenden Projekte und wichtige Kontakte aufgeführt sind. Dieses Dokument sollte auch Informationen über die Standorte von wichtigen Dateien und Dokumenten enthalten. Dies ist besonders zu empfehlen, wenn in deinem Team keine vollkommene Transparenz und Klarheit über die Aufgaben der anderen Mitglieder herrscht.
In jedem Fall solltest du ein persönliches Übergabegespräch mit der Person, die deine Aufgaben übernimmt, für die letzten Tage vor deinem Urlaub einplanen, damit Unklarheiten geklärt und Fragen direkt beantwortet werden können.
Umgehe den Zeigarnik-Effekt!
Laut dem Zeigarnik-Effekt beschäftigen uns alle unerledigten Dinge, ob bewusst oder unbewusst. Tipp: Durch das Aufschreiben und Planen aller Aufgaben für die ersten Tage nach dem Urlaub kannst du dies vermeiden. Das Unterbewusstsein markiert damit, dass alles in Ordnung ist und zu gegebener Zeit abgeschlossen wurde.
2. Transparenz
Sobald mehr als zwei Leute in einem Team arbeiten sollte, unabhängig vom Urlaub, Transparenz herrschen.
Optimalerweise werden Aufgaben und Ziele auf einem (virtuellen) Board festgehalten, sodass alle Beteiligten eine klare Übersicht zu den Aufgaben haben. So weiß man immer, wer an welchen Aufgaben arbeitet.
Best Practice ist ein gemeinsamer Online-Kalender, in dem Fristen für Löhne, Krankenkassen, Finanzämter, Management- und Investoren-Reportings sorgfältig eingetragen und gepflegt werden.
3. Abwesenheitsnotiz & Vertreterregelung
Mitarbeiter:innen sollten ihre Abwesenheit per Mail und Kalender einstellen, sodass jede Mail mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet wird und diese auch im Kalender sichtbar ist.
Die Abwesenheitsnotiz in der Mail kann dann auf eine allgemeine Team-Adresse hinweisen, wie z. B. finance@unternehmen.de. Der Vorteil dieser Adresse ist, dass alle Zugriff haben und die Zuständigkeit einzelner Personen auch nach dem Erhalt der Mail festgelegt werden kann.
Auch Rechnungsmanagement-Software wie Candis können dabei helfen. Candis verfügt Funktionen wie Abwesenheitsnotizen und Vertretungsregelungen. Wenn die Buchhaltung nicht weiß, welche der Freigeber:innen im Urlaub ist, kann das zu unnötigen Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung kommen, Zahlungen werden nicht pünktlich bezahlt und Skonto nicht genutzt. Mit der Abwesenheitsnotiz können Anforder:innen jederzeit in Candis sehen, welche der Mitarbeiter:innen im Urlaub sind. Außerdem wird automatisch die eingestellte Stellvertretung eingetragen, wenn eine Freigabe offen ist.
So muss man auch nicht extra in ein anderes Tool wie einen geteilten Kalender schauen, sondern hat die Übersicht über An- und Abwesenheiten zentral in Candis. Auch Administratoren können Abwesenheiten und stellvertretende Personen für andere anlegen, z. B. wenn diese im Vorbereitungsstress für den Urlaub vergessen haben, ihn selbst anzulegen.
4. Verfügbarkeit für Notfälle
Spreche mit deinem Team ab, wie die Erreichbarkeit im Urlaub geregelt werden soll. Je nach Jobposition gibt es gewisse Notfälle (oder auch nicht), in denen man erreichbar sein sollte. Gebe für diesen Fall eine Kontaktmöglichkeit an, unter der du im Notfall während deines Urlaubs erreichbar bist.
Stelle aber trotzdem klar, dass diese Kontaktmöglichkeit auf wirkliche Notfälle beschränkt bleiben muss, damit du deinen Urlaub ungestört genießen kannst.
Tipp:
Lege keine wichtigen Termine auf die ersten Tage nach deiner Rückkehr. So hast du genug Zeit, um dein E-Mail-Postfach in Ruhe durchzugehen und wieder in den Arbeitsalltag zu finden.
Urlaubsübergabe: Besonderheiten für Finanzteams, Controlling und die Buchhaltung
Wenn man als Teil eines Finanzteams Urlaub macht, kann es ohne eine gute Übergabe Konsequenzen für Unternehmen geben, häufig sogar finanzielle: Rechnungen werden nicht zeitnah bezahlt und Mahngebühren fallen an.
Im Controlling werden Reportings eventuell nicht zeitnah fertiggestellt und Investoren somit nicht zuverlässig über die Situation des Unternehmens informiert. Dieser Bereich eines Unternehmens arbeitet also immer mit Fristen. Besonders hier gilt also: Bevor du den Flug buchst, spreche mit deinem Team über Fristen und mögliche wichtige Termine.
Läuft die Finanzbuchhaltung intern, kann man manche anfallende Aufgaben verschieben, oder eine Übergabe zu allen fristgebundenen Aufgaben durchführen. Viele Finance-Teams haben zudem Urlaubssperren eingeführt, nicht vertraglich, sondern aus Rücksicht und Fairnessgründen.
Falls die Buchhaltung extern läuft, sollte diese am besten mehrere Wochen vorher über eine Abwesenheit informiert werden.
Checkliste vor dem Urlaub: Von 2 Wochen bis zum letzten Tag
2 Wochen vor dem Urlaub:
Erstelle eine Checkliste: Welche Projekte und Aufgaben solltest du noch unbedingt vor dem Urlaub abschließen?
Versuche so viele Aufgaben wie möglich abzuschließen, damit du in der letzten Woche vor dem Urlaub noch genug Zeit für Unvorhergesehenes hast.
Wer könnte dein:e Stellvertreter:in während des Urlaubs sein? Können mehrere Personen die Stellung halten?
Informiere eventuell Kollegen, Kunden und Ansprechpartner:innen
Trau dich, neue Anfragen auch abzulehnen oder sie auf die Zeit nach deinem Urlaub zu legen.
1 Woche vor dem Urlaub:
Aktualisiere deine Checkliste und überprüfe erneut, welche Aufgaben am wichtigsten sind
Reorganisiere Termine rund um oder während deiner Urlaubszeit
Erledige andauernde Aufgaben und fange nichts Neues an
Delegiere eventuell weitere Aufgaben
Erteile Vollmachten und gebe Datenzugriffe für deine stellvertretende Person
Erstelle bei Candis eine Notiz, die Mitarbeiter:innen wissen lässt, dass du bald in den Urlaub gehen wirst und trage eine Vertretung für dich direkt in Candis ein.
Plane einen Termin für dein Übergabegespräch mit der stellvertretenden Person am letzten oder vorletzten Tag vor deinem Urlaub ein.
1 Tag vor dem Urlaub:
Stelle deine Abwesenheitsnotiz ein (Mail, Candis, etc.)
protokolliertes Übergabegespräch mit der stellvertretenden Person
Eventuell Kontaktadresse für Notfälle hinterlegen
Arbeitsplatz aufräumen, Tabs schließen und den Laptop herunterfahren
Fazit
Eine gut durchdachte Urlaubsübergabe ist von zentraler Bedeutung, um Arbeitsabläufe zu gewährleisten und Stress zu vermeiden, sowohl vor dem Urlaub als auch nach der Rückkehr. Indem du grundsätzlich transparente Strukturen pflegst, genügend Zeit für die Planung einräumst und ein persönliches Übergabegespräch führst, kann deine Urlaubsübergabe reibungslos verlaufen.
So kannst du einen entspannten Urlaub verbringen, wohl wissend, dass bei der Arbeit alles in besten Händen ist. Denn eine erfolgreiche Urlaubsübergabe ist der Schlüssel zu einem wirklich erholsamen Urlaub.