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10 Gründe für den Einsatz einer Rechnungsmanagement Software

10 Gründe für den Einsatz einer Rechnungsmanagement Software

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für den Einsatz einer Rechnungsmanagement Software entscheiden. Im Folgenden sind 10 von ihnen aufgelistet.

1. Keine verloren gegangenen Rechnungen mehr

Eine aktuelle Studie von Ernst & Young kommt zu dem Ergebnis, dass in Deutschland jedes Jahr mehr als 32 Milliarden Papierrechnungen erstellt werden. Bei so vielen Zetteln gehen zwangsläufig einige davon verloren.

Wenn Sie eine Rechnungsmanagement Software verwenden, bedeutet dies, dass Sie wahrscheinlich hauptsächlich mit digitalen Rechnungen arbeiten. Und digitale Rechnungen sind viel schwieriger zu verlieren. Und warum? Weil sie nicht versehentlich von Ihrem Schreibtisch fallen oder im falschen Schrank abgelegt werden können. 


2. Schnellere Rechnungsfreigaben

KMUs in Deutschland brauchen im Durchschnitt 12 Tage, um Rechnungen zu genehmigen. CANDIS Kunden benötigen durchschnittlich 4 Tage. Das liegt daran, dass eine gute Rechnungsmanagement Software automatisierte Rechnungsfreigabe-Workflows hat, welche die Rechnungen an die richtigen Genehmiger weiterleiten.

Und nicht nur das: Fragen, Mahnungen und Kommentare werden direkt in der Software bearbeitet. Keine verpassten Anrufe oder ungelesenen E-Mails mehr, die den Rechnungsfreigabeprozess verlangsamen.

3. Weniger Stress bei der täglichen Arbeit

Einer der frustrierendsten Aspekte analoger Rechnungsmanagement Prozesse ist, dass sie zu Reibungen zwischen Ihrem Team und anderen Abteilungen führen. Sie sind es leid, andere Abteilungen um die Freigabe von Rechnungen zu bitten. Andere Abteilungen fragen Sie ständig nach dem Zahlungsstatus bestimmter Aufträge. Das führt zu unnötigem Stress.

Mit einer Rechnungsmanagement Software bleibt Ihnen ein Großteil dieses Stresses erspart. Der Prozess wird nicht nur beschleunigt, sondern es wird auch einfacher für alle, den Überblick zu behalten: ob eine Rechnung erhalten wurde, wie der Zahlungsstatus ist, und so weiter.

4. Verpassen Sie keine Skonto- und Zahlungsfristen

Analoge Prozesse dauern länger. Für viele Abteilungen bedeuten langsamere Prozesse, dass es sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich sein kann, Skonti zu nutzen. Ineffiziente Prozesse können manchmal sogar dazu führen, dass Zahlungsfristen überschritten werden. Dies führt zu Mahnungen und einer Verschlechterung der Beziehungen zu den Lieferanten. 

Mit einer Rechnungsmanagement Software wird der gesamte Einkaufs- und Zahlungsprozess beschleunigt. Das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, die Zahlungsfristen zu versäumen, deutlich geringer ist.


5. Verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten

Langsame Prozesse führen oft zu verpassten Zahlungen. Verpasste Zahlungen stimmen Lieferanten unglücklich. So einfach ist das. Manchmal verlangen die Lieferanten sogar eine Vorauszahlung, was erhebliche Auswirkungen auf den Cashflow haben kann.

Mit einer Rechnungsmanagement Software beschleunigen Sie Ihre Prozesse, so dass Ihre Lieferanten genau den richtigen Betrag pünktlich erhalten.

6. Machen Sie weniger Überstunden

Ein analoger Prozess bedeutet, dass die Buchhalter regelmäßig länger arbeiten müssen, um die Aufgaben zu erledigen. Und was noch schlimmer ist, die Aufgaben sind oft langweilig, repetitiv und manuell, wie zum Beispiel das manuelle Eintippen von Informationen aus einer Rechnung in eine Buchhaltungssoftware. 

Mit einer Rechnungsmanagement Software lässt sich der Zeitaufwand für diese Aufgaben erheblich reduzieren. Einer Studie zufolge verbrachten Buchhalter, die ein Rechnungsmanagement-Tool verwendeten, weniger als die Hälfte der Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen als zuvor. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis, zumal laut einer anderen Studie in Deutschland mehr als die Hälfte der Arbeit, die Buchhalter verrichten, sich wiederholende und manuelle Aufgaben sind.



7. Weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden

Dateneingabe macht keinen Spaß. Nicht nur das, sondern es ist auch sehr leicht, Fehler zu machen. Vor allem, wenn viele Daten eingegeben werden müssen und nicht viel Zeit dafür bleibt. Dies ist oft der Fall bei Buchhaltern, die mit Stapeln von Rechnungen konfrontiert sind, welche ordnungsgemäß in eine Buchhaltungssoftware eingegeben werden müssen. 

Software kann diese Art von Arbeit besser als Menschen verrichten. Mithilfe künstlicher Intelligenz kann eine Rechnungsmanagement Software PDFs automatisch in brauchbare digitale Dokumente umwandeln. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern machen auch bessere Arbeit.

8. Erhalten Sie bessere und schnellere Einblicke in die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens

Die Finanzberichterstattung nimmt oft mehr Zeit in Anspruch, als sie sollte. Je länger die Datenerhebung dauert, desto weniger Wert haben die Informationen: Die nützlichsten Daten sollten so aktuell wie möglich sein. Finanzdaten in Echtzeit können Unternehmensteams in die Lage versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Bei analogen Prozessen kann die Zeit vom Kauf bis zur Buchung mehrere Leistungsperioden umfassen. Dies hat zwei Konsequenzen: Zum einen ist es sehr schwierig, Finanzberichte zu erstellen, zum anderen sind die Informationen schnell veraltet.

Rechnungsmanagement Software kann in Echtzeit Einblicke in das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens ermöglichen. Geben Sie diesen Monat bei einem bestimmten Lieferanten deutlich mehr aus? Und bei einem anderen weniger? Warum ist das der Fall?

9. Wir wollen die Vorteile der digitalen Wirtschaft nutzen

Unsere Wirtschaft wird - im Guten wie im Schlechten - immer digitaler. Immer mehr Dienstleistungen werden in die Cloud verlagert, und immer mehr wichtige Geschäftsprozesse auch. Marketing und Vertrieb sind oft die ersten Abteilungen, die digitalisiert werden, die Finanzteams sind oft die letzten.

Rechnungsmanagement-Software kann ein einfacher erster Schritt für Finanzteams in die digitalisierte Welt sein. So kann beispielsweise auch Excel verwendet werden, und obwohl dies technisch gesehen eine digitale Lösung ist, bietet sie nicht die bedeutenderen Vorteile der Digitalisierung: nämlich Automatisierung, Nachverfolgung und Cloud-Dienste.


10. Wir wollen das Wachstum nicht länger blockieren

Wenn Unternehmen schnell wachsen, kann der Prozess der Rechnungsverwaltung im Weg stehen. Wo ein analoger Prozess bei 100 Rechnungen pro Monat noch gut funktioniert hat, kommt bei 200, 300 oder 400 Rechnungen alles ins Stocken. Manchmal versuchen Unternehmen, das Problem mit mehr (Personal) zu lösen, indem sie mehr Ressourcen zur Verfügung stellen oder mehr Zeit aufwenden. Aber das Kernproblem wird dadurch nicht gelöst, denn es liegt im Prozess selbst.

Eine Rechnungsmanagement Software spart den Finanzteams Zeit. Und sie ermöglicht es, dass der Prozess sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. Der Unterschied zwischen 100 und 400 Rechnungen pro Monat ist zwar immer noch beträchtlich, aber mit einem Tool, das Sie auf diesem Weg unterstützt, ist er viel leichter zu bewältigen.


Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf


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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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