Das Wichtigste in Kürze
Kaufleute in Deutschland sind nach § 257 HGB zur Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen verpflichtet.
Das Gesetz gilt für alle Personen, die in Deutschland ein Handelsgewerbe betreiben und damit nach § 1 HGB als Kaufleute gelten.
Die Aufbewahrungsfrist bei steuerrechtlich relevanten Unterlagen liegt bei zehn Jahren, bei Geschäftskorrespondenz bei sechs Jahren.
Wer seine Aufbewahrungspflicht verletzt, riskiert Bußgelder, Strafen, die Verfolgung von Steuerstraftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder die Schätzung der Steuerlast.
Wer selbständig ein Gewerbe betreibt, genießt viele Freiheiten – muss aber ebenso gewisse Pflichten beachten. Eine ist die Aufbewahrungspflicht nach § 257 im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB), die die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen regelt. Aber wen genau betrifft dieser Paragraf? Was gilt es aufzubewahren und für welchen Zeitraum? Und: Wie sind die Dokumente aufzubewahren?
Was ist § 257 HGB?
Kurz gesagt: § 257 im Handelsgesetzbuch regelt die Aufbewahrung von Unterlagen im Rahmen der Buchführungspflicht von Kaufleuten. Der Paragraf regelt, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind.
Das Handelsgesetzbuch umfasst das Handelsrecht in Deutschland. Es gilt für Kaufleute (definiert in § 1 des HGB) und hilft ihnen dabei, rechtssicher Geschäfte vorzunehmen. In § 238 wird die Buchführungspflicht für Kaufleute definiert: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
§ 257 des HGB bezieht sich ebenfalls auf diese Buchführungspflicht und bestimmt im Detail, welche Unterlagen der Buchführung wie aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser Regelungen ist es, dass sachverständige Dritte innerhalb einer fest definierten Zeit Einblick in die vollständigen Bücher und damit in die Geschäftsvorfälle und in die Lage des Unternehmens erhalten können.
Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?
Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 betrifft alle Kaufleute, d. h. alle Personen, die in Deutschland ein Handelsgewerbe betreiben. Demnach gilt als Kauffrau bzw. Kaufmann, wer eine
GmbH, UG (haftungsbeschränkt),
KG, GmbH & Co. KG, bzw. UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG,
OHG,
AG oder
eine eingetragene Genossenschaft
betreibt – genauso wie eingetragene Kaufleute. Von der Aufbewahrungspflicht betroffen ist nicht eine einzelne Person, sondern immer der jeweilige Betrieb. Verantwortlich für die Umsetzung ist der:die Inhaber:in einer Einzelfirma, die persönlich haftenden Gesellschafter:innen einer Personengesellschaft und die zuständigen Organe einer Kapitalgesellschaft.
Die Aufbewahrungspflicht nach § 257
Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich nach § 257 auf folgende Unterlagen:
Handelsbücher (10 Jahre)
Inventare (10 Jahre)
Eröffnungsbilanzen (10 Jahre)
Jahresabschlüsse (10 Jahre)
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a (10 Jahre)
Lageberichte (10 Jahre)
Konzernabschlüsse (10 Jahre)
Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (10 Jahre)
die empfangenen Handelsbriefe (6 Jahre)
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (6 Jahre)
Buchungsbelege (10 Jahre)
Alle Unterlagen mit einem direkten steuerrechtlichen Bezug sind demnach für zehn Jahre aufzubewahren, darüber hinaus durchgeführte Geschäftskorrespondenz wiederum für sechs Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Änderung im jeweiligen Buch vorgenommen wurde, Handelsbriefe versandt wurden oder Buchungsbelege entstanden sind.
Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Bei der Aufbewahrung der Unterlagen gelten die Bestimmungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD).
Nach diesen müssen elektronische Geschäftsunterlagen revisionssicher so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Die Bedeutung von § 257 HGB für Unternehmen
Die Aufbewahrungspflicht ist für Kaufleute in Deutschland verpflichtend. Wer ihr nicht nachkommt, muss dementsprechend mit Bußgeldern und Strafen rechnen. § 147 der Abgabenordnung (kurz: AO) regelt die Verpflichtung zur Mitwirkung bei steuerlichen Prüfungen. Die entsprechenden Unterlagen gemäß der Aufbewahrungspflicht bereitstellen zu können, ist Bestandteil einer solchen Mitwirkung.
Neben Bußgeldern kann es passieren, dass die Steuerlast nur geschätzt und dabei tendenziell eher erhöht wird. Außerdem sind weitere Sanktionen im Bereich der Verfolgung von Steuerstraftaten und Ordnungswidrigkeiten möglich. Wer die finanzielle Stabilität seines Unternehmens nicht gefährden oder gar persönlich haften möchte, sollte die Aufbewahrungspflicht demnach penibel einhalten.
Revisionssicher archivieren für mehr Transparenz beim Jahresabschluss
Mit der Einhaltung der Aufbewahrungspflicht nach § 257 stellen Unternehmen sicher, die gesetzlich und steuerlich notwendige Transparenz in Geschäftsvorfällen und im Jahresabschluss zu gewährleisten.
So ist es ihnen im Falle von steuerlichen Prüfungen möglich, zuverlässig und mit nur geringem Aufwand alle relevanten Unterlagen nachvollziehbar vorzulegen. Durch die revisionssichere Aufbewahrung kann der Prüfende davon ausgehen, unveränderte und damit gültige Unterlagen vorzufinden und einen unverfälschten Einblick in die Lage des Unternehmens zu erhalten.
Tipps zur Einhaltung von § 257 HGB
Die GoBD regeln, wie die betroffenen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen:
vollständig
richtig
zeitgerecht
unveränderlich
ordentlich
nachvollziehbar
In diesem Fall wird von einer revisionssicheren Archivierung gesprochen. Die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen ist für Unternehmen am einfachsten mit einem sogenannten Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) mit digitalem Archiv.
Mit dem DMS müssen Unternehmen sicherstellen können, dass die Unterlagen und Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und vor unbefugtem Zugriff durch Dritte geschützt sind.
Die digitale Aufbewahrung der Unterlagen ist mit vielen Vorteilen verbunden: Sie schafft Platz in den Unternehmensräumen, sie erlaubt es, die vorhandenen Dokumente einfach durchsuchen zu können und sie erlaubt einen mobilen Zugriff – ganz gleich, wo sich die suchende Person gerade befindet.
Außerdem können digitale Dokumente im Laufe der Jahre nicht verblassen. Wer seine Daten mit Hilfe eines DMS außerdem redundant sichert – das heißt in mindestens zwei digitalen Umgebungen – reduziert das Risiko von Datenverlust auf ein absolutes Minimum.
Häufige Fehler bei der Umsetzung vermeiden
Bei der Einhaltung von § 257 ist die bildliche und inhaltliche Wiedergabe der Unterlagen zu beachten. Wer nur einen der beiden Punkte missachtet, verletzt seine Aufbewahrungspflicht und muss entsprechend mit Bußgeldern oder Strafen rechnen.
Für die richtige bildliche Wiedergabe muss die betroffene Unterlage originalgetreu als Bild auf einem Speichermedium abgelegt werden, z. B. als Scan. Dieser Vorgang muss nicht in Originalgröße erfolgen, es müssen aber alle auf dem Original enthaltenen Vermerke sichtbar sein. Wenn die Farben auf einem Dokument Aussagekraft haben, muss der Scan ebenfalls in Farbe vorliegen.
Für die richtige inhaltliche Wiedergabe wiederum müssen alle aufzubewahrenden Informationen vollständig auf das Speichermedium übertragen werden und dürfen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nicht veränderbar sein.
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