Für Buchhalter:innen gibt es nichts Schlimmeres, als eine verlorene Papierrechnung von Liefeunternehmen oder Dienstleistenden. Und auch wenn die Rechnung per E-Mail verschickt wurde, landet sie oft in einer Blackbox und ist nicht mehr auffindbar.

Das hat zwei gravierende Folgen: Erstens beschweren sich Dienstleistende, weil die Rechnung nicht rechtzeitig und vollständig bezahlt wurde. Zweitens hindert eine verlorene Rechnung die Buchhalter:innen daran, die Buchhaltung akkurat abzuwickeln.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Wenn eine Rechnung verloren geht, bitten Firmen die Dienstleistenden häufig, diese noch einmal zu senden. Das ist nicht nur zeitaufwendig für die Dienstleistenden, es ist auch unangenehm für das Unternehmen. Gleichzeitig werden durch den Zeitaufwand Fristen versäumt.

Es ist zwar möglich, um einen Zahlungsaufschub zu bitten, jedoch kann das die Geschäftsbeziehung negativ beeinflussen und dem Unternehmen einen schlechten Ruf auf dem Markt verschaffen. Weiterhin kann dies dazu führen, dass Dienstleistende die Zahlungsbedingungen ändern – sie bieten möglicherweise keine Rechnungszahlung mit Fälligkeitsdatum an, sondern akzeptieren nur Vorkasse. Das hat einen großen Einfluss auf den Cashflow des Unternehmens.

Eine zweite Art und Weise, wie Firmen versuchen, dieses Problem zu lösen, ist mehr Zeit und Ressourcen in Form von Mitarbeitenden und Prozessen aufzuwenden. Es werden demnach zusätzliche Prozesse und Berührungspunkte eingeführt, um die Kontrolle zu erhöhen.

Warum diese Lösung veraltet ist

Beide Lösungen funktionieren nur kurzfristig und vergrößern das Risiko, Geschäftsbeziehungen zu schädigen.

Auch die Anzahl an Arbeitsstunden, die Unternehmen für die Bearbeitung von Rechnungen aufwenden können, ist begrenzt. Denn wenn Unternehmen wachsen, steigen die Kosten erheblich.

Die entscheidende Erkenntnis hier ist jedoch: Der Verlust der Rechnung ist eigentlich nicht das Problem. Der fehlende Überblick über die Rechnung ist eher ein Symptom des ineffizienten, analogen Rechnungsmanagementprozesses.

Die einzig langfristige Lösung, um das Verlegen von Rechnungen systematisch zu verhindern, besteht darin, den Rechnungsmanagement-Prozess von Anfang an zu digitalisieren.

Rechnungen, die von Lieferunternehmen eingehen, müssen digital erstellt werden. Bei den Lieferunternehmen kann man einfach anfragen, ob die Rechnung auch per E-Mail geschickt werden kann.

Digitale Rechnungen gehen nicht so leicht verloren. Selbst wenn sie einfach in einem E-Mail-Postfach gespeichert werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung verloren geht oder verlegt wird, immer noch geringer als wenn eine Kopie in Papierform weitergegeben wird.

Buchhalter:innen verbringen oft einen Großteil ihrer Zeit damit, nach Rechnungsfreigaben zu fragen. Oft müssen sie mehrere E-Mails versenden, Teammitglieder anrufen oder im Büro mehrmals um eine Freigabe bitten.

Buchhalter:innen arbeiten oft mit ihrem eigenen System; nutzten Excel-Listen, Snooze-E-Mails oder persönliche To-Do-Listen. Und in der Regel funktionieren solche Systeme gut, solange die Zahl der Rechnungen und Freigeber:innen übersichtlich bleibt.

Sobald jedoch die Anzahl der Rechnungen und Freigeber:innen steigt, entstehen Folgeprobleme. Beispielsweise schicken Lieferunternehmen Mahnungen oder Freigaben werden erst nach Ablauf der ursprüngliche Frist erteilt.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Der traditionelle Weg diesen Prozess zu verwalten, sind Unterschriftenmappen. Freigeber:innen unterschreiben die Papierrechnungen und diese werden – sobald alle Rechnungen unterschrieben sind – zur Bearbeitung und Zahlung an die Buchhalter:innen oder Finanzmanager:innen zurückgesendet.

Warum diese Lösung veraltet ist

Freigabemappen sorgen in der Regel für Chaos, da Freigeber:innen schnell den Überblick verlieren, welche Rechnungen bereits freigegeben wurden und welche Freigaben noch ausstehen. Zudem sind Sie unbrauchbar, wenn Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten.

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Es ist für Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen schwierig abzuschätzen, wie lange eine Genehmigung dauert, bevor die Rechnung verschickt wird: Manchmal werden Rechnungen innerhalb weniger Tage freigegeben. In anderen Fällen dauert eine Rechnungsfreigabe mehrer Wochen.

Das Ärgerliche daran ist, dass es unmöglich ist vorher zu wissen, wie lange eine Freigabe dauert. Dadurch fällt es Finanzabteilungen sehr schwer, effiziente und skalierbare Prozesse zu entwickeln.

Alle Rechnungen sollten in elektronischer Form eingehen und verarbeitet werden. Ebenso sollten Rechnungen digital zur Freigabe verschickt und freigegeben werden.

Daraus ergeben sich zwei entscheidende Vorteile: Erstens wissen Buchhalter:innen immer, wo sich eine Rechnung im Freigabeprozess befindet. Der Freigabeprozess wird vorhersehbarer, standardisierter und Finanzmanager:innen können beginnen, ihre Arbeit zu skalieren. Mit anderen Worten: Die Finanzmanager:innen können mehr Arbeit bewältigen.

Der zweite Vorteil der Prozessautomatisierung besteht darin, dass Erinnerungen automatisch versendet werden können: per E-Mail oder als Benachrichtigung in einer Rechnungsmanagement-Software.

Anstatt nachverfolgen zu müssen, wem welche Rechnung vorliegt und wann diese freigegeben werden muss, werden alle Mahnungen automatisch verschickt.

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch hauptsächlich auf Papierrechnungen oder verwenden keine Rechnungsmanagement-Software für elektronische Rechnungen. Die Folge ist, dass mit der Erfassung der Rechnungsdaten extrem viel Zeit verschwendet wird.

Das liegt daran, dass Rechnungen viele Informationen enthalten: Namen, Adressen, Mengen der gelieferten Waren und Dienstleistungen, Preise, Steuern, Steuernummern; darüber hinaus müssen Buchhalter:innen zusätzliche Datenpunkte oben anhängen: Kostenstellen, Hauptbücher, Freigeber:in usw.

Jede Rechnung kann somit dutzende Datenpunkte enthalten, die alle schnell und präzise in eine digitale Buchhaltungs-Software eingegeben werden müssen.

Steigt die Anzahl an Rechnungen oder sind Mitarbeitende krank oder im Urlaub, kann die Menge an Dateneingaben schnell zu einem Problem werden. Nicht nur, weil sich der gesamte Rechnungsmanagementprozess verlangsamt, sondern auch, weil die Anzahl an Eingabefehlern steigt.

Wenn im ersten Schritt des Rechnungsmanagementprozesses ein Fehler auftritt, kann dies im weiteren Prozess erhebliche Auswirkungen haben.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Viele Buchhaltungsabteilungen versuchen dieses Problem auf die altmodische Art zu lösen: durch Überstunden oder durch das Einstellen zusätzlicher Mitarbeitenden.

Letztendlich sind Rechnungen entscheidend für den Geschäftserfolg und die Daten müssen in das Buchhaltungssystem übertragen werden.

Warum diese Lösung veraltet ist

Diese Vorgehensweise schafft mehr Probleme als sie löst. Denn erstens beeinträchtigt sie die Genauigkeit der zu verarbeitenden Daten und erhöht im schlimmsten Fall auch die Menge der ungenauen Daten, die in Ihr Buchhaltungstool importiert werden.

Zweitens, je mehr Mitglieder im Team sind, desto mehr überflüssige Kosten entstehen: sowohl finanziell als auch durch die Zeit, die Ihr Team mit der Erledigung geringwertiger Aufgaben verbringt.

Rechnungen können mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen werden. Die OCR-Technologie kann sowohl Papier- als auch PDF-Dokumente scannen und die relevanten Datenpunkte automatisch auslesen; Adressen, Namen und Beträge werden im nächsten Schritt automatisch ergänzt.

Diese Daten können dann automatisch in eine Rechnungsmanagement-Software oder in eine digitale Buchhaltungssoftware übernommen werden.

Die OCR-Technologie ist weniger anfällig für Eingabefehler und liest Rechnungen sekundenschnell aus. Zudem befähigt und erweitert sie die Arbeit der Buchhalter:in; sie ermöglicht, mehr Zeit mit übergeordneten Aufgaben zu verbringen.

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