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3 Dinge, die jeden Buchhalter verrückt machen...

Verlorene Rechnungen, zu viele Erinnerungen und manuelle Prozesse.

Problem 1: Rechnungen gehen verloren

Für eine/n Buchhalter/in, gibt es nichts Schlimmeres, als eine verlorene Papierrechnung von einem Lieferanten oder einem Dienstleister. Und auch wenn die Rechnung per E-Mail verschickt wurde, landet sie oft in einer Blackbox und ist nicht mehr auffindbar.

Das hat zwei gravierende Folgen: Erstens beschwert sich der Lieferant, weil die Rechnung nicht rechtzeitig und vollständig bezahlt wurde. Zweitens hindert eine verlorene Rechnung den Buchhalter daran, seine Buchhaltung akkurat abzuwickeln.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Wenn eine Rechnung verloren geht, bitten Firmen den Lieferanten oder Dienstleister häufig, diese noch einmal zu senden. Das ist nicht nur zeitaufwendig für den Dienstleister; es ist auch unangenehm für Sie als Unternehmen. Gleichzeitig werden durch den Zeitaufwand Fristen versäumt.

Es ist zwar möglich, den Lieferanten um einen Zahlungsaufschub zu bitten, jedoch kann das die Geschäftsbeziehung negativ beeinflussen und Ihrem Unternehmen einen schlechten Ruf auf dem Markt verschaffen. Weiterhin kann dies dazu führen, dass Lieferanten die Zahlungsbedingungen ändern – sie bieten möglicherweise keine Rechnungszahlung mit Fälligkeitsdatum an, sondern akzeptieren nur Vorkasse. Das hat einen großen Einfluss auf den Cashflow des Unternehmens.

Eine zweite Art und Weise, wie Firmen versuchen, dieses Problem zu lösen, ist einfach, indem sie mehr Zeit und Ressourcen in Form von Mitarbeitern und Prozessen dafür aufwenden.

Eine zweite Art und Weise, wie Firmen versuchen, dieses Problem zu lösen, ist einfach, indem sie mehr Zeit und Ressourcen in Form von Mitarbeitern und Prozessen dafür aufwenden. Es werden demnach zusätzliche Prozesse und Berührungspunkte eingeführt, um die Kontrolle zu erhöhen.

Warum diese Lösung veraltet ist

Beide Lösungen funktionieren nur kurzfristig und vergrößern das Risiko, Geschäftsbeziehungen zu schädigen.

Auch die Anzahl an Arbeitsstunden, die Unternehmen für die Bearbeitung von Rechnungen aufwenden können, ist begrenzt.

Auch die Anzahl an Arbeitsstunden, die Unternehmen für die Bearbeitung von Rechnungen aufwenden können, ist begrenzt. Bedenken Sie: Wenn Unternehmen wachsen, steigen die Kosten erheblich.

Die entscheidende Erkenntnis hier ist jedoch: Der Verlust der Rechnung ist eigentlich nicht das Problem. Der fehlende Überblick über die Rechnung ist eher ein Symptom des ineffizienten, analogen Rechnungsmanagementprozesses.

Lösung 1: Digitalisieren Sie Ihren Prozess!

Die einzig langfristige Lösung, um das Verlegen von Rechnungen systematisch zu verhindern, besteht darin, den Rechnungsmanagement-Prozess von Anfang an zu digitalisieren.

Sie müssen sicherstellen, dass die Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten, digital erstellt werden. Fragen Sie Ihre Lieferanten einfach, ob sie Ihnen die Rechnung auch per E-Mail zukommen lassen können.

Digitale Rechnungen gehen nicht so leicht verloren. Selbst wenn sie einfach in einem E-Mail-Postfach gespeichert werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung verloren geht oder verlegt wird, immer noch geringer, als wenn eine Kopie in Papierform weitergegeben wird.

Problem 2: Sie senden zu viele Erinnerungen, um Rechnungen freizugeben

Buchhalter verbringen oft einen Großteil ihrer Zeit damit, nach Rechnungsfreigaben zu fragen. Oft müssen Sie mehrere E-Mails versenden, Kollegen anrufen oder im Büro mehrmals um eine Freigabe bitten.

Jeder Buchhalter arbeitet mit seinem eigenen System; er nutzt Excel-Listen, Snooze-E-Mails oder persönlichen To-Do-Listen. Und in der Regel funktionieren solche Systeme gut, solange die Zahl der Rechnungen und Freigeber übersichtlich bleibt.

Sobald jedoch die Anzahl der Rechnungen und Freigeber steigt, entstehen Folgeprobleme.

Sobald jedoch die Anzahl der Rechnungen und Freigeber steigt, entstehen Folgeprobleme. Beispielsweise schicken Lieferanten dem Unternehmen Mahnungen oder Freigaben werden erst nach Ablauf der ursprüngliche Frist erteilt.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Der traditionelle Weg diesen Prozess zu verwalten, sind Unterschriftenmappen. Freigeber unterschreiben die Papierrechnungen und werden – sobald alle Rechnungen unterschrieben sind – zur Bearbeitung und Zahlung an den Buchhalter oder Finanzmanager zurückgesendet.

Warum diese Lösung veraltet ist

Freigabemappen sorgen in der Regel für Chaos, da Freigeber schnell den Überblick verlieren, welche Rechnungen bereits freigegeben wurden und welche Freigaben noch ausstehen. Zudem sind Sie unbrauchbar, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Es ist für Buchhalter und Finanzmanager schwierig abzuschätzen, wie lange eine Genehmigung dauert, bevor die Rechnung verschickt wird.


Es ist für Buchhalter und Finanzmanager schwierig abzuschätzen, wie lange eine Genehmigung dauert, bevor die Rechnung verschickt wird: Manchmal werden Rechnungen innerhalb weniger Tage freigegeben. In anderen Fällen dauert eine Rechnungsfreigabe mehrer Wochen.

Das Ärgerliche daran ist, dass es unmöglich ist vorher zu wissen, wie lange eine Freigabe dauert. Dadurch fällt es Finanzabteilungen sehr schwer, effiziente und skalierbare Prozesse zu entwickeln.

Lösung 2: Automatische Erinnerungen

Vergessen Sie die Freigabemappe; alle Rechnungen sollten in elektronischer Form eingehen und verarbeitet werden. Ebenso sollten Rechnungen digital zur Freigabe verschickt und freigegeben werden.

Daraus ergeben sich zwei entscheidende Vorteile: Erstens wissen Buchhalter immer, wo sich eine Rechnung im Freigabeprozess befindet. Der Freigabeprozess wird vorhersehbarer, standardisierter und Finanzmanager können beginnen, ihre Arbeit zu skalieren. Mit anderen Worten: Jeder einzelne Finanzmanager kann mehr Arbeit bewältigen.

Der zweite Vorteil der Prozessautomatisierung besteht darin, dass Erinnerungen automatisch über einen digitalen Kanal Ihrer Wahl versendet werden können: per E-Mail oder als Benachrichtigung in einer Rechnungsmanagement-Software.

Anstatt nachverfolgen zu müssen, wem welche Rechnung vorliegt und wann diese freigegeben werden muss, werden alle Mahnungen automatisch verschickt.

Problem 3: Die Eingabe der Rechnungsdaten dauert zu lange

Verbringen Sie viel Zeit damit, Daten von Rechnungen manuell in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben? Wenn Sie sich immer noch hauptsächlich auf Papierrechnungen verlassen oder keine Rechnungsmanagement-Software für elektronische Rechnungen verwenden, lautet die Antwort wahrscheinlich „Ja“.

Das liegt daran, dass Rechnungen viele Informationen enthalten: Namen, Adressen, Mengen der gelieferten Waren und Dienstleistungen, Preise, Steuern, Steuernummern; darüber hinaus müssen Sie als Buchhalter zusätzliche Datenpunkte oben anhängen: Kostenstellen, Hauptbücher, Freigeber usw.

Jede Rechnung kann somit dutzende Datenpunkte enthalten, die alle schnell und präzise in eine digitale Buchhaltungs-Software eingegeben werden müssen.

Jede Rechnung kann somit dutzende Datenpunkte enthalten, die alle schnell und präzise in eine digitale Buchhaltungs-Software eingegeben werden müssen.

Steigt die Anzahl an Rechnungen oder sind Mitarbeiter krank oder im Urlaub, kann die Menge an Dateneingaben schnell zu einem Problem werden. Nicht nur, weil sich der gesamte Rechnungsmanagementprozess verlangsamt, sondern auch, weil die Anzahl an Eingabefehlern steigt.

Wenn im ersten Schritt des Rechnungsmanagementprozesses ein Fehler auftritt, kann dies im weiteren Prozess erhebliche Auswirkungen haben.

Wie das Problem auf die alte Art gelöst wird

Viele Buchhaltungsabteilungen versuchen dieses Problem auf die altmodische Art zu lösen: durch Überstunden oder durch das Einstellen zusätzlicher Mitarbeiter.

Letztendlich sind Rechnungen entscheidend für den Geschäftserfolg und die Daten müssen in das Buchhaltungssystem übertragen werden.

Warum diese Lösung veraltet ist

Diese Vorgehensweise schafft mehr Probleme als sie löst. Denn erstens beeinträchtigt sie die Genauigkeit der zu verarbeitenden Daten und erhöht im schlimmsten Fall auch die Menge der ungenauen Daten, die in Ihr Buchhaltungstool importiert werden.

Zweitens, je mehr Mitarbeiter in Ihrem Team sind, desto mehr überflüssige Kosten entstehen: sowohl finanziell als auch durch die Zeit, die Ihr Team mit der Erledigung geringwertiger Aufgaben verbringt.

Lösung 3: Importieren Sie Rechnungen mithilfe der OCR-Technologie in eine zentrale Plattform

Rechnungen können mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen werden. Die OCR-Technologie kann sowohl Papier- als auch PDF-Dokumente scannen und die relevanten Datenpunkte automatisch auslesen; Adressen, Namen und Beträge werden im nächsten Schritt automatisch ergänzt.

Diese Daten können dann automatisch in eine Rechnungsmanagement-Software oder in eine digitale Buchhaltungssoftware übernommen werden.

Die OCR-Technologie ist weniger anfällig für Eingabefehler und liest Rechnungen sekundenschnell aus. Zudem befähigt und erweitert sie die Arbeit eines Buchhalters; sie ermöglicht es ihm auch, mehr Zeit mit übergeordneten Aufgaben zu verbringen.

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CANDIS Team

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