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5 Vorteile einer Rechnungsmanagement-Software

Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen schwerfällig, zeitintensiv und fehleranfällig. Die meisten Finanzmanager und Buchhalter können ein Lied davon singen.

Mit voranschreitender Digitalisierung greifen jedoch immer mehr Unternehmen auf eine Software zurück, die diesen Prozess durch Automatisierung erleichtert. Die Gründe, sich für eine Rechnungsmanagement-Software zu entscheiden, sind zahlreich. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie aufgelistet. 

Definition Rechnungsmanagement-Software

Unter dem Begriff Rechnungsmanagement versteht man den Prozess innerhalb eines Unternehmens, bei dem Rechnungen erhalten, verarbeitet und bezahlt werden. Das Rechnungsmanagement ist in der Regel Aufgabe der Finanzabteilung eines Unternehmens.

Als Rechnungsmanagement-Software, oder oft auch Rechnungssoftware, bezeichnet man ein Programm, das manuelle Prozesse wie den Belegimport, die Rechnungsfreigabe, oder die doppelte Rechnungsidentifizierung automatisiert. Der Fokus liegt somit auf der digitalen Rechnungsverarbeitung. 

Vorteile einer Rechnungsmanagement-Software 

Digitalisierung begegnet uns überall. Fast überall, denn in den Finanzabteilungen vieler Unternehmen ist sie noch nicht ganz angekommen.

Oft sind die Prozesse in der Rechnungsverarbeitung veraltet und festgefahren. Die Frage, ob eine Umstellung auf digitales Rechnungsmanagement Sinn macht, kommt meist gar nicht erst auf.

Macht sie aber. Wir zeigen Ihnen, wieso: 

1. Rechnungen gehen nicht mehr verloren

Mehr als 32 Milliarden Papierrechnungen werden in Deutschland im Schnitt jährlich erstellt. Nicht wenige davon landen zwischen Schreibtischen, unter Ordnern oder gehen irgendwo im Unternehmen verloren.

Bei digitalen Rechnungen fällt dieses Problem weg. Die Rechnungsmanagement-Software sammelt sämtliche Rechnungen durch automatischen Import übersichtlich an einem Platz.

2. Deutliche Zeitersparnis 

Keinerlei Druckkosten, kein manuelles Verpacken der Umschläge und das Porto fällt weg - die Kostenersparnis bei der digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm.

Aber nicht nur Kosten werden eingespart, sondern auch wertvolle Zeit. Bis eine Rechnung freigegeben ist, vergehen in Deutschland rund 12 Tage. Im Gegensatz dazu steht die Bearbeitungszeit bei einer digitalen Rechnungssoftware wie CANDIS: 4 Tage.

Automatisierte Rechnungsfreigabe-Workflows machen’s möglich. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Aufgaben oder müssen endlich keine Überstunden mehr machen.

3. Einhaltung von Skonto- und Zahlungsfristen 

Skontofrist verpasst? Das ist ärgerlich. Aber die langsamen, analogen Prozesse in der Buchhaltung machen eine fristgerechte Zahlung schier unmöglich. 

Mahnungen und schlechte Beziehungen zu Lieferanten sind oft die Folge.

Die Rechnungsmanagement-Software ist jedoch in der Lage, Rechnungen nach Fälligkeitsdatum zu sortieren und dank Erinnerungsfunktion werden so auch keine Zahlungsfristen mehr verpasst.

4. Maximale Transparenz und Kontrolle

Papierrechnungen legen einen langen Weg innerhalb des Unternehmens zurück. Bis die Rechnungen verarbeitet werden, ist oft nicht mehr zu 100% nachvollziehbar, welche Schritte durchlaufen wurden. Der Prozess ist undurchsichtig und langsam.

Dank vollständiger Prozessdokumentation sind sämtliche Vorgänge in der Rechnungssoftware transparent und nachvollziehbar. So hat man ständige Kontrolle über die erfassten Daten - in Echtzeit.

5. GoBD-konforme Archivierung

Ordner, Ordner und noch mehr Ordner - so sieht es aus, wenn man jahrelang Papierrechnungen im Original sammelt. Für den Fall einer Rechnungsprüfung müssen diese nämlich für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Das bereitet so manchen Buchhaltern Kopfzerbrechen.

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen automatisch in der Software mittels Cloud Technologie archiviert. In CANDIS sind über Such- und Filterfunktionen können alte Rechnungen jederzeit gefunden und eingesehen werden. Mühsames Durchforsten von Ordnern gehört der Vergangenheit an.



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Hannah Bachmann

Content Creator

Hannah ist Content Creator bei CANDIS. Interessiert sich für die Kunst des Content Writing, Sushi und ihren Hund Mango

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