Digitaler, zentraler Rechnungseingang: Was bedeutet das?
Alle Unternehmen wollen digital arbeiten – dazu gehört auch, die Rechnungen digital zu erhalten. Wer das noch toppen will, sorgt zusätzlich dafür, dass sie zentral eingehen. Aber was bedeutet das überhaupt?
Fangen wir mit dem digitalen Part an: Digital bedeutet, dass die Rechnungen als natives PDF ankommen. Sie kommen also nicht in Papierform an und werden eingescannt, sondern werden direkt als PDF geschickt. So lassen sich eingescannte Belege und native Belege als PDF unterscheiden:
Ein eingescannter Beleg ist zwar auch digital verfügbar, die Daten müssen aber über eine OCR-Erkennung ausgelesen werden. Das wiederum ist fehleranfälliger als es bei nativen Dokumenten der Fall ist.
Nativ bedeutet, dass der Text eingebettet ist und herauskopiert werden kann. Die Auslesung ist damit fehlerfreier, was wiederum den Arbeitsalltag effizienter gestaltet.
Rechnungen zentral zu erhalten, bedeutet, dass die Belege an einer Stelle digital eingehen. Ein Unternehmen sollte in diesem Fall eine speziell dafür eingerichtete E-Mail-Adresse haben, wie rechnung@unternehmen.de. An diese Adresse werden ausnahmslos alle Belege geschickt. Das heißt, niemand kann vergessen, Rechnungen an die Buchhaltung weiterzureichen, oder sie gar verlieren.
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Warum ist der zentrale Rechnungseingang so wichtig?
Vermutlich kennen alle Buchhalter:innen dieses Problem: Der Monatsabschluss muss erledigt werden, es fehlen aber noch Rechnungen. In diesem Fall müssen Verantwortliche nachforschen, wo der Beleg ist. Da kann’s zum Beispiel sein, dass ein Mitarbeitender etwas bestellt, die Rechnung per E-Mail erhalten und diese dann nicht weitergeleitet hat. Auch ein typischer Fehler: Ein Lieferant hat den Beleg an eine falsche E-Mail-Adresse oder gar per Post geschickt.
Mit einem zentralen Rechnungseingang kannst du das vermeiden. Unternehmen müssen klar kommunizieren, an welche E-Mail-Adresse Rechnungen gehen sollen – auch mit den Lieferanten. Auf dieses Postfach hat das Finanzteam dann Zugriff, erhält Rechnungen direkt und hat alles vorliegen.
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Digitaler Rechnungseingang: Wie würdest du anfangen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Rechnungseingang auf digital umzustellen.
Möglichkeit 1: Eine Hauruckaktion
Du kontaktierst alle Lieferanten in einem Schwung und informierst sie darüber, wie Rechnungen künftig eingehen sollen. Das setzt voraus, dass man die Lieferantendatenbank gepflegt und nötige Kontaktdaten hat. Mit einem Serienbrief kann man die Lieferanten dann anschreiben und ihnen erklären, was zu beachten ist – zum Beispiel darauf hinweisen, dass Rechnungen immer als PDF geschickt werden sollten, welche E-Mail-Adresse die richtige ist etc.
Möglichkeit 2: Nach und nach
Hast du die Lieferantendaten nicht gepflegt und einfach vorliegen? Dann kannst du sie immer dann kontaktieren, wenn eine Rechnung "falsch" ankommt. Erhältst du dann beispielsweise eine Rechnung von Lieferant A per Post, meldest du dich bei diesem und informierst über die Umstellung.
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Digitale Belege trotzdem noch ausdrucken – Was läuft falsch?
Du hast's geschafft, dass die meisten Belege digital ankommen, musst sie dann wegen des gegebenen Prozesses aber trotzdem noch ausdrucken? Das muss nicht sein.
Die GoBD schreibt vor, dass man Rechnungen in der originären Form aufbewahren muss. Wenn ein Beleg also digital ankommt, muss er auch digital archiviert werden. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung digital erhält, die dann ausdruckt und ablegt, entspricht das nicht den GoBD.
Also die Frage ist: Warum druckst du die überhaupt aus?
Meistens machen Unternehmen das, weil sie etwas damit machen möchten, also die Rechnung zum Beispiel freigeben lassen. Hat man dafür keine passende Softwarelösung, gehen viele den manuellen, papierlastigen Weg. Das heißt, wenn man den Rechnungseingang auf digital umstellt, müssen auch die Prozesse, die danach passieren, digitalisiert werden. Nur so profitiert man von der Umstellung.
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Ist’s möglich 100 % digitale Belege zu bekommen?
Wirklich alle Rechnungen digital zu erhalten, ist sehr wahrscheinlich unmöglich. Denn es gibt immer Branchen, die papierlastig sind.
Wir glauben aber: Es ist möglich, 80–90 % aller Belege digital zu bekommen.
Viele Lieferanten schicken von selbst Rechnungen digital, da sie dadurch Versandkosten und Aufwand sparen. Und die restlichen Lieferanten kann man einfach ansprechen und fragen, ob sie den Rechnungsversand auf digital umstellen können.
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Wie kann der digitale Rechnungseingang eine mögliche Betriebsprüfung beeinflussen?
Die GoBD schreiben vor, dass man Dinge zeitgerecht und lückenlos aufzeichnen muss. Außerdem gibt es die retrograde und progressive Prüfung, bei der man vom Bilanzposten aus zur Buchung und zum Beleg kommen muss – gleiches auch umgekehrt. Das gilt ebenso für den digitalen Rechnungseingang.
Das bedeutet, Unternehmen müssen es schaffen, digitale Belege mit der Buchung und dem Bilanzposten zu verknüpfen. DATEV löst das zum Beispiel mit einer Beleg-ID.
Wenn es um Betriebsprüfung und digitalen Rechnungseingang geht, muss man auch auf die konforme Archivierung achten. Unternehmen müssen Belege bzw. alle steuerlich relevanten Dokumente im originären Format aufbewahren. Wenn ein Beleg also digital eingeht, muss er auch digital archiviert sein.
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Ist ein eingescannter Beleg nicht auch ein digitaler Beleg?
Um die Frage zu beantworten, ob ein eingescannter Beleg auch ein digitaler Beleg ist, muss man erstmal verstehen, was man genau unter digital versteht. Ein Beleg kann in digitaler Form vorliegen, als PDF zum Beispiel. Aber: Nicht jedes PDF ist gleich.
Wenn man einen Papierbeleg einscannt, hat man ihn digital als PDF vorliegen. Das ist dann aber kein natives PDF. Das heißt, hier muss die OCR-Erkennung über die Rechnung laufen und den Text oder das Bild in Buchstaben umwandeln. Danach muss noch eine semantische Textanalyse passieren, die dann bestimmt, welche Bedeutung welche Folge von Buchstaben hat und wie diese dann entsprechend zugeordnet werden.
Hat man ein natives PDF, also ein nicht eingescanntes Dokument, ist der Text im Dokument eingebettet und muss nicht erst erkannt werden. Es passieren dadurch deutlich weniger Fehler bei der Auslesung. Als Endverbraucher lässt sich ein natives PDF relativ einfach erkennen: Kannst du den Text im PDF kopieren und woanders einfügen? Jackpot, das ist ein natives PDF.
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„Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen“: Was ist damit gemeint?
Mitarbeiter:innen, die etwas einkaufen, haben entsprechend auch mit Rechnungen zu tun. Diese erhalten sie zum Beispiel auf ihre persönliche E-Mail-Adresse und sollten sie dann an die Buchhaltung weiterleiten, da die wiederum den Beleg zu Vorgängen brauchen. Es kommt häufig vor, dass die Rechnungen im Posteingang einfach untergehen oder Mitarbeitende vergesse, sie weiterzuleiten. Und das ist auch verständlich, denn sie haben ihren Fokus in der Regel auf anderen Bereichen.
Die Lösung: Man nimmt Mitarbeiter:innen komplett aus dem Prozess heraus. Das heißt, Lieferanten sollen die Rechnungen immer an eine spezielle E-Mail-Adresse schicken und nicht zum jeweiligen Mitarbeitenden. Das Finanzteam hat Zugriff auf dieses Postfach und zieht sich die Rechnungen so einfach selbst. So können Mitarbeiter:innen gar nicht erst etwas vergessen.
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Wie bleibt mein Rechnungseingang auf Dauer zentral und digital?
Ist alles erledigt, wenn man den Großteil aller Rechnungen digital erhält? Ja und Nein. Die hauptsächliche Arbeit ist damit abgeschlossen, aber Unternehmen müssen dauerhaft darauf achten, dass der Status quo erhalten bleibt.
Das heißt, jedes Mal, wenn doch wieder eine Papierrechnung ankommt oder wenn eine Rechnung dezentral eingeht, muss man aktiv werden. Unternehmen sollten den entsprechenden Lieferanten dann kontaktieren und bitten, die Belege künftig wieder wie vorher zu schicken. Kommt ein neuer Lieferant dazu, sollte dieser ein Merkblatt zum Rechnungseingang erhalten, damit Belege direkt wie gewollt ankommen.
Lassen sich Mitarbeiter:innen Rechnungen für Bestellungen, die getätigt wurde, an die persönliche E-Mail-Adressen schicken und leiten diese weiter, sollte das Finanzteam den Prozess erneut erklären und darauf hinweisen, dass alle Rechnungen an eine zentrale Adresse kommen müssen.
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Komplett digitaler Rechnungseingang: Muss ich E-Mails aufbewahren?
Unternehmen müssen alle Geschäftsbriefe und Rechnungen 6 bis 10 Jahre aufbewahren, dazu gehören auch E-Mails.
Bei E-Mails ist es aber so: Wenn ihr nur eine reine Trägerfunktion zukam, muss man sie nicht archivieren. Man muss Briefumschläge von Papierrechnungen ja auch nicht aufheben. Stehen in der E-Mail allerdings relevante Informationen, wie außergewöhnliche Zahlungsbedingungen oder Sonderkonditionen, greift die Aufbewahrungspflicht.
Das Problem ist, dass man das häufig nicht weiß. Deshalb muss man ein solches E-Mail-Postfach grundsätzlich auch archivieren.
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Darf ich Belege eigentlich wegschmeißen, nachdem ich sie eingescannt habe?
Das geht nur, wenn man ersetzendes Scannen macht. Und das ist gar nicht so einfach, denn man braucht dazu erstmal eine Verfahrensdokumentation sowie eine Software, die dafür zertifiziert ist. Auch die internen Prozesse müssen dann entsprechend gestaltet sein: Man muss beispielsweise eine Sichtprüfung machen und sicherstellen, dass keine Infos auf der Rechnung verloren gehen. Das Ganze muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein. Die Frage ist, ob man diesen Aufwand auf sich nehmen möchte.
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