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Amazon-Rechnungen effizient managen

Amazon-Rechnungen effizient managen

Amazon-Rechnungen gehören für Unternehmen in Deutschland inzwischen zum Alltag. Wie wir letzte Woche festgestellt haben, ist Amazon der Kreditor mit den meisten Rechnungen, die von CANDIS Kunden bearbeiteten werden. 

Aus dem Grund, dass sich Finanzteams mit so vielen Rechnungen beschäftigen müssen, können Ineffizienzen in diesem Prozess auftreten und einen erheblichen Einfluss auf den gesamten Rechnungsmanagementprozess des Unternehmens haben. 

Auch wenn Unternehmen keine identische Vorgehensweise bei der Verarbeitung von Amazon-Rechnungen anwenden, wird im Folgenden ein Leitfaden für bewährte Verfahren und ein Einblick in die Arbeit unseres Finanzteams mit Amazon aufgezeigt. 

Die zündende Idee

Wir wollen sichergehen, dass unser Amazon Rechnungsmanagementprozess schnell und akkurat ist:

  • alle Amazon Lieferanten müssen Rechnungen vorlegen
  • wir verwenden keine Kreditkarten auf Amazon 

Gehen wir einmal davon aus, dass unsere Zahlungen in erster Linie an Gläubiger innerhalb der EU gehen, sodass keine Überweisungsgebühren anfallen. In diesem Fall gibt es auch keine Vorteile für die Benutzung von Kreditkarten. Nun würden wir lediglich einen zusätzlichen Schritt in unseren Rechnungsmanagementprozess einfügen. 

Vorgang mit Karte

  • Schritt 1: Amazon Bestellung
  • Schritt 2: Rechnungen werden online über einen Kreditkartenanbieter (zum Beispiel Pleo) synchronisiert 
  • Schritt 3: Rechnungen werden zu CANDIS geschickt, genehmigt, bezahlt und gebucht

Vorgang mit Banküberweisung 

  • Schritt 1: Amazon Bestellung
  • Schritt 2: Rechnungen werden zu CANDIS geschickt, genehmigt, bezahlt und gebucht

Wie Du deinen Amazon Rechnungsprozess einstellst:

Schritt 1: Ändere in den Einstellungen die Zahlungsart zu “Gemeinsame Zahlungsarten” und die Lieferadresse zu “Gemeinsame Adressen”.

Stelle nun Gemeinsame Zahlungsarten ein.



Schritt 2: Blockiere alle Produkte, die keine USt-Rechnungen erzeugen können.



Schritt 3: Erstelle eine Rechnungsvorlage:



Schritt 4: Stelle sicher, dass die Bestellinformationen richtig konfiguriert wurden.



Der Vorteil dieser “perfekten Welt” besteht darin, dass ich keine Rechnungen mehr in Amazon suchen muss. Sie werden alle an eine zentrale E-Mail Adresse geschickt.

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf.

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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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