Amazon-Rechnungen buchen – so wird die Buchhaltung zum Kinderspiel

Mit fünf einfachen Hacks werden Sie nie wieder Amazon-Rechnungen suchen und garantieren Ihrem Steuerberater eine perfekte Vorbereitung der Amazon-Buchhaltung.

Amazon-Rechnungen richtig zusammenführen

Nahezu jedes Unternehmen kauft bei Amazon. Von Kaffeepads bis zu Power-Notebooks sind mehrere Milliarden Produkte oft nur einen Klick und 24 Stunden entfernt. Doch die Freude am guten Service verschwindet in den Finanzabteilungen regelmäßig zum Monatsende bei der Vorbereitung der Buchhaltung – denn selbst wenn alle Rechnungen von Händlern angefordert wurden, ist die Zuordnung zu den einzelnen Kreditkartenbuchungen nahezu unmöglich. Der Buchhalter wird mit einer Sammlung aus Rechnungen, Bestellungen, Kreditkarten- und PayPal-Transaktionen allein gelassen.

Eigenbelege sind nicht die Lösung des Problems

In der Not greifen viele Unternehmen zu einem Trick: Sie erstellen Eigenbelege zu den einzelnen Transaktionen. Viele Unternehmen übergeben dem Steuerberater auch einfach nur die Bestellbestätigungen und Zahlungsübersichten zu den Rechnungen. Damit ist das Problem jedoch nicht beseitigt, sondern nur aufgehoben, denn jeder Amazonhändler ist verpflichtet eine ordentliche Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, zu stellen.

Dem Unternehmen entgeht so nicht nur die Rückerstattung der Vorsteuer, sie tolerieren hiermit sogar eine Rechtsverletzung und den Straftatbestand des Steuerbetrugs.

Fünf Hacks für die perfekte Amazon-Buchhaltung

Mit unseren fünf Hacks müssen Sie nie wieder eine Amazon-Rechnung in Ihrem Amazon-Konto suchen und gewährleisten eine perfekte Vorbereitung der Amazon-Buchhaltung für Ihren Steuerberater.

So funktioniert die Amazon Rechnungsstellung

Haben Sie sich schon mal gewundert, wieso Kreditkartentransaktionen häufig nicht mit den Bestellsummen von Amazon zusammenpassen? Amazon gruppiert bestellte Produkte nach Bestellvorgängen. Wenn Bestellungen allerdings nicht von Amazon direkt, sondern über Marketplace-Anbieter erfolgen, muss die Rechnung über das Verkäuferportal angefordert werden. Für die Deckung der Gesamtbestellung muss also pro Händler eine Rechnung angefordert werden.

Der Abbuchungsbetrag entspricht nicht zwangsläufig dem Bestellbetrag

Hier liegt das größte Problem: Für die Zahlung der Bestellung bucht Amazon nicht pro Bestellung und auch nicht pro Händler, sondern pro Zustellung. Die Anzahl der Zustellungen kann der Kunde jedoch nicht aktiv bestimmen. Im Klartext bedeutet das: Eine Bestellung kann zwei Rechnungen benötigen, die zu drei Abbuchungen zugeordnet werden müssen.

Fünf einfache Hacks für Amazon Kunden

Hack 1: Bestellen Sie pro Bestellung nur bei einem Händler
Wenn Sie Prime-Mitglied sind, ist die Anzahl der Bestellungen egal. Durch diese einfache Regeleung stellen Sie sicher, dass pro Bestellung immer nur eine Rechnung benötigt wird.

Hack 2: Limitieren Sie die Größe der Bestellung
Die einzige Möglichkeit pro Bestellung nur eine Zustellung zu erhalten ist es, die Größe der Bestellungen zu limitieren (z.B. nur drei Artikel pro Bestellung). So erreichen Sie, dass der Bestellbetrag dem Abbuchungsbetrag auf dem Konto entspricht, was wiederum die Rechnungszuordnung vereinfacht.

Sonderfall: Amazon Business Kunden

Hack 3: Kauf auf Rechnung
Als Amazon Business Kunde ist „Kauf auf Rechnung“ eine mögliche Zahlungsart. So können Sie sicherstellen, dass zu keiner Bestellung die Rechnung fehlt, und die Zuordnung von Transaktion zu Rechnung einwandfrei funktioniert.

Hack 4: Filter „Business Rechnungen“
Als Amazon Business Kunde können Sie die Artikelliste auf Händler filtern, die eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, zur Verfügung stellen. Stellen Sie hierzu einfach in der Seitenleiste den Filter Rechnungsart auf „Business-Rechnung“ stellen.

Hack 5: Beschaffungsanalysen (Profi-Tipp)

Während viele Nutzer noch in den Käufer-/Verkäuferrechnungen nach ihren Belegen suchen, haben Amazon Businesskunden Zugriff auf die Beschaffungsanalysen. Hier erhalten Sie als Businesskunde einen detaillierten Überblick über alle Transaktionen, Belege und Erstattungen in Ihrem Account. Sie können hier sogar die gesamten Rechnungen eines beliebigen Monats gebündelt mit einem Klick herunterladen.