Das Wichtigste in Kürze
Auslagen sind Geldbeträge, die Mitarbeiter:innen für geschäftliche Zwecke vorstrecken müssen und später erstattet bekommen.
Ein hoher Aufwand und die Belastung der Mitarbeiter:innen durch die Eigengeldzahlungen sind garantiert.
Besser sind Firmenkreditkarten, mit denen Mitarbeiter:innen im Rahmen von individuell festgelegten Budgets und Limits Zahlungen durchführen können.
Belege werden in einer zugehörigen Rechnungsfreigabe-Software automatisch mit den Transaktionen verknüpft.
In vielen Unternehmen gehören Geschäftsreisen zum Alltag der Mitarbeiter:innen, was häufig dazu führt, dass Angestellte Ausgaben zunächst aus eigener Tasche vorschießen müssen. Diese Auslagen sind nicht nur für die Mitarbeiter:innen lästig, sondern erzeugen auch zusätzlichen buchhalterischen Aufwand, da sie steuerlich korrekt erfasst werden müssen, um als Auslagenerstattung an die Arbeitnehmer zurückgezahlt zu werden.
In diesem Artikel erklären wir, was Auslagen sind, wie private Auslagen in der Buchhaltung richtig erfasst werden und warum Firmenkarten eine bessere Alternative darstellen. Das Beste daran? Mit dem richtigen Anbieter kannst du für alle Mitarbeiter:innen eine virtuelle Kreditkarte erstellen und behältst somit die volle Kontrolle über alle Transaktionen.
Grundlagen der Auslagenerstattung
Bei der Auslagenerstattung (auch als Auslagenersatz bekannt) übernimmt der Arbeitgeber alle Kosten, die Mitarbeiter:innen vorübergehend aus eigener Tasche bezahlt haben. Diese Erstattung erfolgt nachträglich, meist im Rahmen einer Spesenabrechnung.
Auf unserem Blog findest du eine kostenlose Vorlage für die Auslagenerstattung zum Download, die dir die Auslagenerstattung vereinfachen wird.
Was sind Auslagen?
Gemäß den §§ 670 und 675 des BGB (Bürgerlichen Gesetzbuches) sind Auslagen Betriebsausgaben, für die Mitarbeiter:innen in Vorleistung treten und die von einer dritten Partei erstattet werden.
Die Auslagenabrechnung wird vom § 3 EStG (Einkommensteuergesetz) geregelt, welcher vorgibt, welche Ausgaben zu den Auslagen gehören. Dies sind die gängigsten Beispiele für Auslagen:
Kosten für Dienstreisen, wie Übernachtungskosten für Hotels.
Ausgaben, die zur Erfüllung eines Auftrages oder einer Dienstleistung benötigt werden.
Einkäufe und Bestellungen, die im Namen des Unternehmens getätigt werden.
Ausgaben für Büromaterialien.
Reisekosten wie Fahrkarten, Taxifahrten, Mietwagen oder Flugtickets.
Übernachtungskosten
Parkgebühren und Tanken.
Kosten für die Bewirtung von Kund:innen oder der Kauf von Kundengeschenken.
Abonnementkosten für Handyverträge oder den ÖPNV.
Tagegelder und Verpflegungspauschalen.
Portokosten
Pauschale Auslagenerstattung
Bei der pauschalen Auslagenerstattung gehen Mitarbeiter zunächst in Vorkasse und erhalten anschließend regelmäßig einen festgelegten Betrag vom Unternehmen zurück. Dieses Vorgehen eignet sich besonders bei wiederkehrenden Ausgaben und erleichtert die Abwicklung erheblich, da nicht jeder einzelne Beleg abgerechnet werden muss. Verpflegungsaufwand und Übernachtungskosten werden häufig pauschal erstattet. Die Reiserichtlinien eines Unternehmens legen die Höhe dieser Pauschale fest.
Steuerliche Regelungen von Auslagenerstattungen
Für Mitarbeiter:innen ist die Auslagenerstattung laut § 3 Nr. 50 EStG (Einkommensteuergesetz) unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialversicherungsfrei, da sie sich nicht vermögensmindernd auf das Unternehmen auswirkt und das Gehalt der Mitarbeiter:innen nicht steigern. Dies gilt jedoch nur, wenn unter anderem folgendes zutrifft:
Ausgaben erfolgen für betriebliche Zwecke im Namen des Unternehmens.
Ausgaben werden korrekt verrechnet und die nötigen Belege und Quittungen zu jedem Posten angegeben.
Pauschale Auslagen liegen unter 250 €, hier reicht ein einfacher Kaufbeleg.
Auslage vs. durchlaufenden Geldern und Sachbezug – Das sind die Unterschiede
Beim Thema Auslagenerstattung fallen immer auch die Begriffe „durchlaufende Gelder“ und Sachbezug.
Auslagen
Auslagen sind Betriebsausgaben, die Mitarbeiter:innen zunächst aus eigenen Mitteln zahlen und für die sie nach der Aufwendung vom Unternehmen erstattet werden.
Durchlaufende Gelder
Im Gegensatz zu Auslagen handelt es sich bei durchlaufenden Geldern um Gelder, die Mitarbeiter:innen im Vorfeld erhalten, also bevor sie sie ausgeben. Das bedeutet, dass sie nicht in Vorkasse gehen müssen.
Der Unterschied zwischen Auslagen und durchlaufenden Geldern liegt somit im Zeitpunkt der Zahlung, die entweder vor oder nach der Aufwendung erfolgt
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Beinhaltet die Auslage Umsatzsteuer, sollte sie als Aufwand verbucht werden – es sei denn, die Schuldner (die Arbeitgebenden) sind gleichzeitig auftraggebende Instanz; dann sind es durchlaufende Posten. Sind die Kostenschuldner vorsteuerabzugsberechtigt, wird die Auslage als Aufwand zzgl. Umsatzsteuer behandelt.
Sachbezug
Sachbezüge sind Gegenstände, die Mitarbeiter:innen vom Unternehmen erhalten und die sie sowohl privat als auch beruflich nutzen. Typische Beispiele für Sachbezüge sind Firmenwagen, Smartphones oder Laptops. Solche Sachbezüge sind bis zu einem Wert von 50 € monatlich steuerfrei. Sachbezüge, die diesen Wert überschreiten, müssen versteuert werden.
Wie wird die Auslagenerstattung buchhalterisch verbucht?
Um die Auslagenerstattung buchhalterisch zu erfassen, müssen die entstandenen Kosten zuerst von den Mitarbeiter:innen als Betriebsausgaben des Unternehmens verbucht werden.
Hierfür müssen sämtliche Belege, Bewirtungsbelege und Quittungen für die getätigten Ausgaben eingereicht werden, um dann auf entsprechenden Aufwandskonten, wie Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand oder Büromaterialien, verbucht zu werden.
Gleichzeitig wird ein Verrechnungskonto oder eine sonstige Forderung gegenüber den Mitarbeiter:innen angelegt. Sobald die Erstattung an die Mitarbeiter:innen erfolgt, wird dieser Betrag vom Verrechnungskonto auf das Bankkonto der Mitarbeiter:innen überwiesen. Abschließend wird die Zahlung gegen das Verrechnungskonto gebucht, wodurch der Vorgang abgeschlossen wird. Diese Methode stellt sicher, dass alle Ausgaben korrekt erfasst und die Auslagen der Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß erstattet werden.
Auslagenerstattung für Freiberufler:innen
Für Freiberufler:innen gibt es zwei Möglichkeiten, um Auslagen für eine Kundschaft zu buchen:
Als durchlaufender Posten oder als Ausgabe
In diesem Fall muss die auftraggebende Person als Kostenschuldner:in auf dem Beleg auftauchen. Die Zahlung wird dann als Forderung gebucht und die Erstattung wiederum als Rückführung entsprechender Forderung.
Als Aufwand
Die folgende Variante ist einfacher: Du kannst die Auslage auch als Aufwand und bei Erstattung als Einnahme auf ein Aufwandskonto buchen. Zuzüglich der Umsatzsteuer wird die Auslage in Rechnung gestellt. Diese kann die auftraggebende Person wiederum dank Vorsteuerabzug geltend machen.
Kopien der Belege und Kassenbons schickst du als Anlage an die Kundschaft. Die Originale behältst du, außer die Belege sind auf den Namen der auftraggebenden Person ausgestellt.
Nachteile und Hürden der Auslagenerstattung: Ein Beispiel
Auslagenerstattung ist ein großer Aufwand, wie das folgende Beispiel zeigt. Stell dir vor, du bist auf einem Businesstrip und deine Verpflegungs- und Transportkosten sollen dir im Anschluss an die Reise rückerstattet werden.
Frustfaktor 1: Lückenlose Belegsammlung
Du sammelst auf deiner Geschäftsreise fleißig Belege: vom Kaffee am Morgen, über das Mittagessen mit den Kolleg:innen, bis hin zum Roomservice im Hotel am Abend. Den Beleg für die Taxikosten hebst du ebenfalls auf.
Frustfaktor 2: Thermo- und Digitalbelege
Manche Belege sind in Papierform, andere wiederum digital, aber alle müssen aufgehoben werden. Zudem verblassen Thermobelege nach kurzer Zeit.
Frustfaktor 3: Analoge Dokumente zu Auslagen
Keinen Drucker zu Hause? Dann musst du für den Druck des Formulars der Auslagenerstattung extra zum Copy-Shop gehen.
Frustfaktor 4: Bloß keine Fehler machen
Du musst das Formular anschließend akribisch ausfüllen, weil sämtliche Details deiner Ausgaben genau angegeben werden müssen. Datum, Belegnummer, Beschreibung, Netto- und Bruttobetrag – keine diese Angaben darf vergessen werden oder fehlerhaft sein.
Frustfaktor 5: Nur im richtigen Format
Nachdem du nun alle Belege und die ausgefüllte Auslagenerstattung eingescannt oder mit dem Smartphone abfotografiert hast, musst du die Dokumente zu einem zusammenhängenden PDF umwandeln.
Frustfaktor 6: Unsicherheit
Wenn alles geschafft ist, stellen sich immer noch die Fragen: Wurden sicher keine Fehler gemacht? Und wenn doch, müssen nochmal Korrekturschleifen vorgenommen werden?
Kreditkarten als Alternative
Warum sollte man überhaupt noch Auslagenerstattung nutzen? Für viele Mitarbeiter:innen ist Kostenvorstreckung eine Zumutung, die Wartezeiten bis zur Rückerstattung sind teilweise lang und häufig gehen Belege verloren.
Auch die Buchhaltung ist genervt, denn die Auslagenerstattungen müssen oft doppelt und dreifach geprüft werden.
Mittlerweile gibt es weitaus bessere digitale Alternativen, wie z. B. Firmenkreditkarten für die Mitarbeiter:innen.
Wie funktionieren Firmenkreditkarten?
Alle Mitarbeiter:innen bekommen jeweils ihre persönliche, physische oder virtuelle Kreditkarte ausgestellt, die mit einer Rechnungsmanagement-Software verknüpft ist. Bei anfallenden Auslagen wird die persönliche Kreditkarte verwendet.
Budgets und Limits können individuell festgelegt werden. In Vorlage treten muss hier niemand mehr treten, denn das Unternehmen zahlt. Der Beleg für die Transaktion wird direkt per Smartphone eingescannt, hochgeladen und von der Software automatisch ausgelesen. Anschließend können dann Beleg und Kreditkartentransaktion verknüpft werden – ganz einfach per Mausklick. Fertig!
Kreditkarten mit Verfügungsrahmen
Neben physischen Kreditkarten bieten virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen zusätzliche Flexibilität und Sicherheit. Diese Karten eignen sich besonders für Online-Transaktionen und einmalige Ausgaben. Der Verfügungsrahmen kann individuell angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben. Dies hilft, die finanzielle Kontrolle zu behalten und Missbrauch zu verhindern.
Die Vorteile von Kreditkarten gegenüber Auslagenerstattungen
Die Vorteile von Firmenkreditkarten gegenüber der klassischen Auslagenerstattung sind zahlreich. Wir fassen die wichtigsten Vorteile zusammen:
1. Schnelle und zentrale Erfassung
Die Software erlaubt, Belege direkt mit den entsprechenden Transaktionen zu verknüpfen. So wird alles zentral erfasst, egal ob es sich um Reisekosten, Abos oder neue Projektmaterialien handelt. Auf fehlende Belege weist das System automatisch hin.
2. Keine Zettelwirtschaft mehr
Beleg einfügen oder einscannen und fertig! Die Rechnungsmanagement-Software kümmert sich um das Auslesen der Daten. Lästige Formulare ausdrucken und Belege sammeln ist endlich vorbei.
3. Geringerer Aufwand
Die Mitarbeiter:innen freut’s – gegenüber der Auslagenerstattung ist die Verwendung einer persönlichen Kreditkarte mit viel weniger Aufwand verbunden.
4. Bessere Datenqualität und Übersicht
Bei der klassischen Auslagenerstattung schleichen sich häufig Fehler ein. Das automatische Auslesen von Belegdaten via OCR-Technologie ist sehr viel präziser und zuverlässiger. Die Finanzabteilung bekommt so eine bessere Übersicht über Ausgaben und Budgets.
5. Einfache Weiterverarbeitung
Auch Exporte ins Buchhaltungssystem ist kein Problem. Die Daten stehen in der Rechnungsmanagement-Software für die Weiterverarbeitung bereit und können per Mausklick exportiert werden.
6. Kein Warten auf Erstattung
Die Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr in Vorlage treten und somit fällt nerviges Warten auf die Rückerstattung ebenfalls weg.
Für weitere Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Artikel zu Kreditkarten ohne Fremdwährungsgebühren.
Auslagenerstattung: Eine Methode von gestern?
Das Modell der Auslagenerstattung ist veraltet und kann heutzutage schmerzfrei und schnell ersetzt werden. Auch, wenn du Zweifel hast: Die Einführung von Firmenkreditkarten ist einfacher, als du vielleicht denkst. Bei Candis gibt es hierzu eine kostenlose Kurzberatung.
Kreditkarten sind für beide Seiten vorteilhaft. Auf der Seite der Mitarbeiter:innen stehen weniger Aufwand, weniger Warten und mehr Flexibilität.
Für das Unternehmen sind vor allem die zentrale Erfassung, die erhöhte Datenqualität und die besseren Übersichtsmöglichkeiten interessant. Der Wechsel auf Kreditkarten für Mitarbeiter:innen ist also ein Muss für jedes moderne Unternehmen.
