Auslagenerstattung: Deine Vorlage zum kostenlosen Download
Lea Friedel
16. November 2022
(Lesedauer: 3min)
Das Wichtigste in Kürze
Als Auslagenerstattung werden Geldbeträge bezeichnet, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber aufgewendet hat und erst nach der Aufwendung zurückerhält.
Dieser Prozess ist eigentlich veraltet und für viele Mitarbeiter eine Zumutung, da sie teilweise mit hohen Beträgen in Vorkasse treten müssen.
Firmenkreditkarten sind eine hervorragende Alternative, denn so werden Beträge direkt vom Geschäftskonto abgebucht.
Mit Firmenkreditkarten von Candis lassen sich Belege und Transaktionen ganz einfach in der Rechnungsfreigabe-Software verknüpfen.
Was ist eine Auslagenerstattung?
Grundsätzlich wird zwischen durchlaufenden Geldern und einer Auslagenerstattung, beziehungsweise einem Auslagenersatz, unterschieden.
Als Auslagenerstattung, oder Auslagenersatz, werden Geldbeträge bezeichnet, die der oder die Beschäftigte für die arbeitgebende Instanz aufgewendet hat und erst nach der Aufwendung zurückerhält.
Durchlaufende Gelder sind Geldbeträge, die die Beschäftigten bereits vor der Aufwendung von den Arbeitgebenden erhalten – sie müssen also nicht in Vorkasse treten.
In beiden Fällen geben Beschäftigte das Geld im Auftrag der Arbeitgebenden aus. Typische Beispiele für Auslagen in Unternehmen sind z. B. Reisekosten, Kosten für Büromaterial, Kosten für die Bewirtung von Kundschaft oder der Kauf von Kundengeschenken im Auftrag des Unternehmens.
Kostenlose Excel-Vorlage für die Auslagenerstattung
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Bevor du unsere Vorlage ausdruckst, überlege, ob es nicht auch digital anerkannt werden kann: Mitarbeiter:innen sollten immer die Möglichkeit haben, Auslagen per Mail zu schicken. Thermobelege können mit einer Belegscanner-App ganz einfach eingescannt werden. Das spart Zeit, Kosten und ist besser für die Umwelt.
Wie werden Auslagen in der Buchhaltung behandelt?
Eine Auslage ist eine Geldzahlung, die nicht vermögensmindernd für denjenigen wirkt, der die Auslage erstattet. Denn aus wirtschaftlicher Sicht handelt es sich nicht um eine Vergütung – ein Aufwand wird lediglich durchgereicht.
Eine Vermögensminderung liegt erst dann vor, wenn der Erstattungsanspruch erlischt, wie es beispielsweise bei einer Insolvenz der Fall ist. Dann wird die Auslage als Abschreibung einer Forderung verbucht.
Durchlaufende Posten in der Buchhaltung
Durchlaufende Gelder werden auf einem Konto verbucht, das zu den Kontentypen Guthaben gehört, wie z. B. ein Finanzkonto. Die Zahlung wird also als Forderung verbucht, während der Erstattungsbetrag als Rückführung der Auslagenforderung verbucht wird.
Ausnahmefall: Pauschaler Auslagenersatz
In Ausnahmefällen kann ein pauschaler Auslagenersatz als steuerfreier Lohn an die Beschäftigten bezahlt werden. Hierfür muss der Aufwand regelmäßig wiederkehren und die pauschale Abgeltung muss in etwa den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen.
Die pauschal gezahlten Auslagen müssen für einen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden; danach kann die Pauschale ohne Nachweis fortlaufend bezahlt werden.
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Auslagen sind unter folgenden Bedingungen steuerfrei:
1. Der oder die Beschäftigte tätigt die Ausgaben im Namen und auf Rechnung der arbeitgebenden Instanz.
2. Es darf kein Eigeninteresse an den Aufwendungen durch die Beschäftigten vorliegen.
3. Das Risiko der Aufwendungen trägt das Unternehmen.
Alternativen zur Auslagenerstattung
Auslagenerstattungen gehören eigentlich der Vergangenheit an. Besser sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen, mit denen niemand mehr in Vorkasse treten muss. Mit einer Rechnungsfreigabe-Software werden Belege auch noch ganz einfach mit den Transaktionen digital verknüpft.
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