Was ist eine Auslagenerstattung?
Grundsätzlich wird zwischen durchlaufenden Geldern und einer Auslagenerstattung, beziehungsweise einem Auslagenersatz, unterschieden.
Als Auslagenerstattung, oder Auslagenersatz, werden Geldbeträge bezeichnet, die der oder die Beschäftigte für die arbeitgebende Instanz aufgewendet hat und erst nach der Aufwendung zurückerhält.
Durchlaufende Gelder sind Geldbeträge, die die Beschäftigten bereits vor der Aufwendung von den Arbeitgebenden erhalten – sie müssen also nicht in Vorkasse treten. In beiden Fällen geben Beschäftigte das Geld im Auftrag der Arbeitgebenden aus. Typische Beispiele für Auslagen in Unternehmen sind z. B. Reisekosten, Kosten für Büromaterial, Kosten für die Bewirtung von Kundschaft oder der Kauf von Kundengeschenken im Auftrag des Unternehmens.
AUSLAGENERSTATTUNG VORLAGE
Wie werden Auslagen in der Buchhaltung behandelt?
Eine Auslage ist eine Geldzahlung, die nicht vermögensmindernd für denjenigen wirkt, der die Auslage erstattet. Denn aus wirtschaftlicher Sicht handelt es sich nicht um eine Vergütung – ein Aufwand wird lediglich durchgereicht.
Eine Vermögensminderung liegt erst dann vor, wenn der Erstattungsanspruch erlischt, wie es beispielsweise bei einer Insolvenz der Fall ist. Dann wird die Auslage als Abschreibung einer Forderung verbucht.
Durchlaufende Posten in der Buchhaltung
Durchlaufende Gelder werden auf einem Konto verbucht, das zu den Kontentypen Guthaben gehört, wie z. B. ein Finanzkonto. Die Zahlung wird also als Forderung verbucht, während der Erstattungsbetrag als Rückführung der Auslagenforderung verbucht wird.
Sonderfälle
Beinhaltet die Auslage Umsatzsteuer, sollte sie als Aufwand verbucht werden – es sei denn die Schuldner (die Arbeitgebenden) sind gleichzeitig auftraggebende Instanz; dann sind es durchlaufende Posten. Sind die Kostenschuldner vorsteuerabzugsberechtigt, wird die Auslage als Aufwand zzgl. Umsatzsteuer behandelt.
Sind Auslagen steuerfrei?
Auslagen sind unter folgenden Bedingungen steuerfrei:
- Der oder die Beschäftigte tätigt die Ausgaben im Namen und auf Rechnung der arbeitgebenden Instanz.
- Die Beträge müssen als einzelne Posten abgerechnet werden.
- Es darf kein Eigeninteresse an den Aufwendungen durch die Beschäftigten vorliegen.
- Das Risiko der Aufwendungen trägt das Unternehmen.
Pauschaler Auslagenersatz
In Ausnahmefällen kann ein pauschaler Auslagenersatz als steuerfreier Lohn an die Beschäftigten bezahlt werden. Hierfür muss der Aufwand regelmäßig wiederkehren und der Pauschbetrag darf nicht wesentlich von den tatsächlichen Aufwendungen abweichen.
Die pauschal gezahlten Auslagen müssen für einen Zeitraum von drei Monate im Einzelnen nachgewiesen werden; danach kann die Pauschale ohne Nachweis fortlaufend bezahlt werden.
Auslagen als Freiberufler:in
Für Freiberufler:innen gibt es zwei Möglichkeiten, um Auslagen für eine Kundschaft zu buchen: Entweder wird die Auslage als durchlaufender Posten oder als Ausgabe notiert.
Wenn die Auslage als durchlaufender Posten gebucht wird, muss die auftraggebende Person als Kostenschuldner:in auf dem Beleg auftauchen. In diesem Fall nutzt du ein Finanzkonto. Die Zahlung wird dann als Forderung gebucht und die Erstattung wiederum als Rückführung entsprechender Forderung.
In den meisten Fällen ist es allerdings einfacher, die Auslage als Aufwand und bei Erstattung als Einnahme auf ein Aufwandskonto zu buchen. Die Auslage wird zzgl. der Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese kann die auftraggebende Person wiederum dank Vorsteuerabzug geltend machen. Kopien der Belege und Kassenbons schickst du als Anlage an die Kundschaft. Die Originale behältst du– es sei denn die Belege sind auf den Namen der auftraggebenden Person ausgestellt.
