Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Candis in Kürze
Automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst den Import, das Einlesen von Daten, die Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Rechnungen durch Software.
Eingangsrechnungen werden automatisiert verarbeitet, inklusive Freigabe und Datenexport zur Buchhaltung.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten, da Prozesse transparenter und effizienter ablaufen.
Candis bietet alle Funktionen moderner Rechnungsautomatisierun wie KI-gestützte Datenerfassung, GoBD-konforme Archivierung, automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse sowie nahtlose Übergabe an DATEV, Business Central, SAP Business One und andere Systeme.
Nahezu jedes Unternehmen muss täglich neue Rechnungen verarbeiten, prüfen, sortieren, vorkontieren und ablegen. Dieser Vorgang nimmt nicht nur Zeit, sondern auch Personalressourcen in Anspruch, ist fehleranfällig und dauert verhältnismäßig lang.
Eine zeitgemäße Alternative zu diesem Vorgang ist die automatisierte und digitale Rechnungsverarbeitung. Sie übernimmt wiederkehrende Schritte automatisch und entlastet Buchhaltung und Finanzteam.
In diesem Artikel erfährst du, was automatisierte Rechnungsverarbeitung genau bedeutet, welche Funktionen eine moderne Software mitbringen sollte und wie Candis dich dabei unterstützt.
Was versteht man unter automatisierter Rechnungsverarbeitung?
Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet den automatischen Import, die Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen und Eingangsrechnungen sowie die Rechnungsfreigabe und den Export der Daten für die finale Verbuchung.
Viele Tätigkeiten, die Buchhaltungsteams sonst manuell erledigen, übernimmt eine Software vollständig automatisch. Das spart nicht nur Zeit und Personalkosten – auch Fehlerquoten sinken deutlich.
Ein weiterer Vorteil: Moderne Lösungen erkennen verschiedene Rechnungsformate ganz von selbst.
Candis liest z. B. E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung sowie PDFs und eingescannte Belege KI- und OCR-gestützt aus – mit einer Genauigkeit von bis zu 90 %.
Sicher + Praktisch
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Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit Software
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hält einige Vorteile für Unternehmen und Buchhaltungspersonal parat.
Zeit und Kosten sparen
Durch den Einsatz einer Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung lässt sich vor allem wertvolle Zeit einsparen. Da Belege und Rechnungen automatisch eingelesen, geprüft, eingeordnet und vorkontiert werden, fallen deutlich weniger manuelle Arbeitsschritte an. Besonders Tätigkeiten wie das Öffnen von E-Mails, das Heraussuchen von Anhängen, das Abtippen von Beträgen oder das manuelle Zuordnen zu Kostenstellen entfallen komplett.
Auch weitere Schritte wie Rechnungsprüfung und Freigabe werden durch automatisierte Workflows erheblich beschleunigt. In Candis laufen Prüf- und Freigabeprozesse klar strukturiert und ohne Rückfragen über E-Mail oder Slack. Zuständigkeiten, Vertretungen und Betragsgrenzen sind einmal definiert und Candis leitet jede Rechnung automatisch an die richtigen Personen weiter.
Neben der eingesparten Zeit können Unternehmen auch ihre Betriebskosten deutlich reduzieren, da durch die Digitalisierung weniger Papier, Druck und physische Dokumentenlagerung benötigt wird. In Candis werden alle Belege GoBD-konform archiviert – revisionssicher, digital und ohne physische Ablage. Damit entfallen Ordner, Regale, Lagerflächen sowie der Aufwand für Suche, Nachsortierung oder das Auffinden alter Dokumente.
Reibungslose Abläufe
Reibungslose Abläufe und kurze Wege sind ein zentraler Vorteil der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Sobald eine Rechnung eingelesen und geprüft wurde, laufen alle weiteren Schritte geordnet und ohne Verzögerungen ab.
In Candis bedeutet das: Jede Rechnung wird direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet, inklusive definierter Freigaberegeln, Betragsgrenzen und Vertretungen. Dadurch entstehen keine Rückfragen oder Zuständigkeitslücken mehr, und Rechnungen bleiben nicht „liegen“.
Durch diese klar strukturierten Abläufe werden Überweisungen zuverlässig und fristgerecht angestoßen. Mahngebühren treten seltener auf und bestehende Geschäftsbeziehungen profitieren von einer konstanten Zahlungszuverlässigkeit. Zusätzlich behält Candis alle Skontofristen automatisch im Blick, sodass Skonti planbar und regelmäßig genutzt werden können.
Geringere Fehleranfälligkeit und höhere Produktivität
Wir alle wissen, dass Fehler menschlich sind. Aber gerade in Unternehmen können Fehler erhebliche Konsequenzen haben. Eine ausgefeilte Rechnungsfreigabe-Software ist sehr viel weniger fehleranfällig als händisch abgetippte Daten.
Mitarbeiter:innen können sich stattdessen Aufgaben zuwenden, die nicht automatisierbar sind. So entsteht eine höhere Produktivität.
Compliance
Ein solches Rechnungsmanagementsystem ermöglicht es Mitarbeiter:innen und Steuerberater:innen von außen, alle Vorgänge transparent nachzuvollziehen. Außerdem können Belege einfach per Stichwort gesucht werden.
Digitale Buchhaltung
Automatisiere deine Buchhaltung mit Candis
10 Funktionen, die eine Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung haben sollte
Tatsächlich gibt es einige Aufgaben, die sich per Software automatisieren lassen. Im Optimalfall bietet also eine digitale Lösung folgende Funktionen:
1. E-Mail Import
Digitalisiere deinen Rechnungseingang! Die meisten Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen inzwischen per E-Mail und genau hier beginnt ein effizienter, automatisierter Workflow.
Eine moderne Software sollte deshalb unbedingt eine automatische Importfunktion besitzen, damit eingehende Rechnungen ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können.
In Candis erfolgt das über eine eigene Import-Mailadresse (zum Beispiel invoices@unternehmenx.de). Alle eingehenden Rechnungen, ganz gleich ob von bekannten Geschäftspartner:innen oder neuen Absender:innen, landen automatisch im zentralen Rechnungseingang von Candis. Der gesamte Vorgang läuft ohne Zutun des Teams ab und sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird.
Bei Bedarf können auch E-Mails selbst archiviert werden, sofern sie einen handels- oder geschäftsbriefrelevanten Inhalt haben und damit der gesetzliche Aufbewahrungspflicht unterliegen. Candis erfüllt diese Anforderungen und unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung – mehr dazu findest du hier.
2. Scan-Anbindung
Rechnungen, die Geschäftspartner:innen noch in Papierform postalisch zusenden, müssen für eine vollständige Verarbeitung ebenfalls digital erfasst werden. Deshalb sollte eine moderne Software eine unkomplizierte Scan-Anbindung bieten.
In Candis gelingt das über Scan-to-Mail oder über den direkten Upload vom Scanner. Papierbelege werden einfach eingescannt und automatisch in Candis importiert, wo sie sofort KI-gestützt ausgelesen und dem digitalen Workflow zugeordnet werden. So bleibt der Rechnungseingang vollständig – unabhängig davon, ob Belege digital oder per Post eintreffen.
3. OCR-Erkennung
Mithilfe der OCR-Technologie lassen sich Rechnungen automatisch erfassen und semantische Textanalysen durchführen. Durch die semantische Textanalyse erkennt die Software, ob es sich bei einer Nummer auf dem Beleg um die Kundennummer, die Auftragsnummer oder die Rechnungsnummer handelt. Das verkürzt Prozesse und sorgt für Klarheit.
4. Künstliche Intelligenz
In Candis wird die klassische OCR mittlerweile durch die Candis KI abgelöst. Diese ist bis zu 75 % genauer als herkömmliche OCR-Systeme und erkennt Daten auch dann zuverlässig, wenn Rechnungen ungewöhnlich aufgebaut oder unstrukturiert sind.
Wo OCR an ihre Grenzen stößt, liest die KI Dokumente vorlagenfrei aus, interpretiert Inhalte im Kontext und automatisiert die gesamte Datenerfassung.
Darüber hinaus arbeiten wir bei Candis an weiteren KI-basierten Funktionen, wie der automatischen Erzeugung von Buchungstexten und der intelligenten Verknüpfung von zugehörigen Dokumenten. Diese Weiterentwicklungen sollen Prozesse noch stärker verschlanken und Teams im Arbeitsalltag entlasten.
Mehr zum Thema künstliche Intelligenz in der Buchhaltung kannst du hier lesen.
5. Erfassung und Export von Zahlungsdaten
Sowohl IBAN als auch Zahlungsziel, Skonto und weitere Zahlungsdaten sollte das Tool erfassen und exportieren können. Dadurch stehen fehlerfreie Daten zur Verfügung, die Mitarbeiter:innen auch in anderen Systemen verwenden können.
Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sie lässt sich auch messen. Der Benchmark-Report 2025 zeigt auf Basis von über 1 Million Rechnungen, wie lange Unternehmen vom Eingang bis zur Buchung tatsächlich benötigen – je nach Format, Prozessphase und Digitalisierungsgrad. Ein realistischer Vergleichswert für alle, die ihre Buchhaltungsprozesse optimieren wollen.
6. Vorkontierung und freigebende Personen
Eine ausgefeilte Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte sowohl Steuerschlüssel als auch Sachkonto vorschlagen. In Candis erfolgt diese Vorkontierung KI-basiert und wird bei jedem Verarbeitungsschritt präziser.
Bei wiederkehrenden Rechnungen erkennt Candis zudem automatisch die passenden Kostenstellen, Kostenarten und freigebenden Personen. Diese Informationen werden zuverlässig zugewiesen, sodass Rechnungen ohne manuelle Auswahl direkt in den richtigen Workflow gelangen. Das spart Zeit, verhindert Fehlzuordnungen und sorgt für konsistente Buchungsdaten.
7. GoBD-konforme Prozessdokumentation und Cloud-Archivierung
Die digitale Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte aufzeichnen, welche Schritte von welchen Personen vorgenommen wurden. Im Idealfall können diese Angaben gemeinsam mit dem Beleg exportiert werden.
Damit die Speicherung in einer Software GoBD-konform ist, müssen die Belege nach dem Export unveränderbar festgeschrieben sein. Außerdem sollte ein Archiv für 10 Jahre in der digitalen Lösung angelegt sein, und es sollte eine Strategie existieren, falls die Software irgendwann nicht mehr genutzt wird, wie zum Beispiel Cloud-Archivierung.
8. Jeder Beleg mit individueller ID
Sowohl für die progressive als auch für die retrograde Prüfung benötigt jeder Beleg eine individuelle ID. Der Beleg muss innerhalb des Unternehmens von Kontobuchung bis Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Bilanzposten einfach identifizierbar sein. Das gilt vor allem für Belege in Vorsystemen.
9. Indizierung mit fortlaufender Nummerierung
Natürlich werden in der Buchhaltung auch Belege gelöscht. Dennoch muss nachvollziehbar sein, wer die Löschung aus welchen Gründen vorgenommen hat. Das Datum der Löschung muss klar dokumentiert werden. Alles andere wird gegen die GoBD verstoßen, da dann Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht mehr gegeben sind.
10. Rechnungsfreigabe
Die Rechnungsfreigabe kann nur teilweise automatisiert werden. Gerade Rechnungen von wiederkehrenden Lieferanten sollte die Software von automatisch erkennen und freigeben können.
Entdecke die Rechnungsfreigabe von Candis!
11. Export mit direkter Anbindung an Buchhaltungssystem
Durch eine direkte Anbindung an das Buchhaltungssystem kann man Doppelerfassungen vermieden. Die direkte Anbindung hat einen weiteren Vorteil: Es ist kein ständiger Import/Export notwendig, der der zusätzlich dokumentiert werden muss.
Falls das Buchhaltungssystem keine digitalen Belege akzeptiert, lässt sich ein Belegbild exportieren. Alternativ lässt sich ein Link setzen, der den Beleg im Vorsystem mit dem Buchhaltungssystem verbindet.
Hier findest du alle Schnittstellen und Exportmöglichkeiten von Candis.
Was beim Kauf einer Software-Lösung zu beachten ist
Beim Kauf einer Software mit automatisierter Rechnungsverarbeitung sind mehrere Dinge zu beachten.
Natürlich sind die Bedürfnisse und Strukturen in Unternehmen unterschiedlich. Deswegen lohnt es sich, vor dem Kauf einer Software eine Liste zu erstellen, welche Funktionen unbedingt vorhanden sein müssen und welche Funktionen zusätzlich Mehrwert bieten würden.
Zudem sollte die Medienkompetenz ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen und entsprechend eine Software wählen, die sich intuitiv bedienen lässt.
Typisches Problem: Häufig gibt es in Unternehmen zu viele Entscheidungsträger:innen mit unterschiedlichen Ansprüchen, die beim Kauf vor allem das Budget vor Augen haben und wenig auf die Bedienbarkeit der Software achten. Dann ist zwar die Software preislich im Rahmen, unter Umständen aber von der Buchhaltung nicht gut nutzbar.
Rechnungen automatisiert verarbeiten mit Candis
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen dabei, höhere Transparenz herzustellen sowie Kosten, Personalkosten und Platz zu sparen. Auf der Suche nach einem passenden Tool sollte man mehrere Softwares und ihre Funktionen vergleichen, damit sich möglichst viele Aufgaben sinnvoll automatisieren lassen.
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