So funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung

Nahezu jedes Unternehmen muss täglich neue Rechnungen verarbeiten, prüfen, sortieren, vorkontieren und ablegen. Dieser Vorgang nimmt nicht nur Zeit, sondern auch Personal in Anspruch, ist fehleranfällig und dauert verhältnismäßig lang.

Eine zeitgemäße Alternative zu diesem Vorgang ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Was genau das ist und welche Funktionen eine entsprechende Software haben sollte, erfährst Du in diesem Artikel.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet den automatischen Import, die Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen und Rechnungen sowie die Rechnungsfreigabe und den Export der Daten für die finale Verbuchung.

Viele Schritte, die das Buchhaltungspersonal sonst manuell erledigt, werden von einer ausgefeilten Software automatisch abgehakt. Dadurch sparen Unternehmen Personalkosten. Außerdem liegen Rechnungen oft in verschiedenen Dateiformaten vor, die eine Software von selbst erkennt und bei Bedarf umwandeln kann.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hält einige Vorteile für Unternehmen und Buchhaltungspersonal parat.

Zeit und Kosten sparen

Dadurch, dass ein Beleg automatisch eingelesen, geprüft, eingeordnet und vorkontiert werden kann, fallen manuelle Arbeitsschritte weg. Die würden länger dauern und Personal in Anspruch nehmen.

Reibungslose Abläufe

Reibungslose Abläufe und kurze Wege sind ein weiterer Vorteil. Für Rechnungen erfolgt nach automatischer Rechnungsprüfung die Freigabe und die fristgerechte Überweisung. Es fallen also weniger Gebühren an, etwa durch Mahnungen, und die Geschäftsbeziehungen werden durch Zuverlässigkeit gestärkt.

Geringere Fehleranfälligkeit und höhere Produktivität

Wir alle wissen, dass Fehler menschlich sind. Aber gerade in Unternehmen können Fehler erhebliche Konsequenzen haben. Eine ausgefeilte Rechnungsfreigabe-Software ist sehr viel weniger fehleranfällig als händisch abgetippte Daten.

Mitarbeiter:innen können sich stattdessen Aufgaben zuwenden, die nicht automatisierbar sind. So entsteht eine höhere Produktivität.

Compliance

Ein solches Rechnungsmanagementsystem ermöglicht es Mitarbeiter:innen und Steuerberater:innen von außen, alle Vorgänge transparent nachzuvollziehen. Außerdem können Belege einfach per Stichwort gesucht werden.

Tatsächlich gibt es einige Aufgaben, die sich per Software automatisieren lassen. Im Optimalfall bietet also eine digitale Lösung folgende Funktionen:

E-Mail Import

Digitalisiere deinen Rechnungseingang! Wenn Lieferanten beginnen, Eingangsrechnungen per Mail zu schicken, ist das der erste Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Die meisten Rechnungen finden ihren Weg per Mail in die Buchhaltung, weshalb in der Software unbedingt eine Importfunktion verankert sein sollte.

Durch eine Import-Mailadresse entsteht ein zentraler Rechnungseingang, an die sowohl vertraute Geschäftspartner:innen als auch fremde Absender:innen ihre Rechnungen senden. Der gesamte Vorgang kommt dann ohne Mitarbeiter:innen aus.

In manchen Fällen ist es wichtig, E-Mails zu archivieren. Grundsätzlich dürfen Unternehmen jede E-Mail archivieren, aber E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs erfüllen, fallen unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Auch diese Pflicht kann eine passende Software erfüllen.

Scan-Anbindung

Rechnungen, die Geschäftspartner:innen postalisch in Papierform an das Unternehmen senden, muss die Software zugunsten von Vollständigkeit erfassen.

Dabei hilft eine Scan-Anbindung mit der Funktion Scan-To-Mail oder die Möglichkeit, einen direkten Upload vom Scanner aus vornehmen zu können.

OCR-Erkennung

Mithilfe der OCR-Technologie lassen sich Rechnungen automatisch erfassen und semantische Textanalysen durchführen. Durch die semantische Textanalyse erkennt die Software, ob es sich bei einer Nummer auf dem Beleg um die Kundennummer, die Auftragsnummer oder die Rechnungsnummer handelt. Das verkürzt wieder Prozesse und sorgt für Klarheit.

Erfassung und Export von Zahlungsdaten

Sowohl IBAN als auch Zahlungsziel, Skonto und weitere Zahlungsdaten sollte das Tool erfassen und exportieren können. Dadurch stehen fehlerfreie Daten zur Verfügung, die Mitarbeiter:innen auch in anderen Systemen verwenden können.

Vorkontierung und freigebende Personen

Eine ausgefeilte Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte sowohl einen Steuerschlüssel als auch ein Sachkonto vorschlagen. Bei wiederkehrenden Rechnungen sollten Kostenstellen und freigebende Mitarbeiter:innen automatisch erkannt und zugewiesen werden.

GoBD-konforme Prozessdokumentation und Cloud-Archivierung

Die digitale Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte aufzeichnen, welche Schritte von welchen Personen vorgenommen wurden. Im Idealfall können diese Angaben gemeinsam mit dem Beleg exportiert werden.

Damit die Speicherung in einer Software GoBD-konform ist, müssen die Belege nach dem Export unveränderbar festgeschrieben sein. Außerdem sollte ein Archiv für 10 Jahre in der digitalen Lösung angelegt sein, und es sollte eine Strategie geben, falls die Software irgendwann nicht mehr in Nutzung sein sollte, wie zum Beispiel Cloud-Archivierung.

Jeder Beleg mit individueller ID

Sowohl für die progressive als auch für die retrograde Prüfung benötigt jeder Beleg eine individuelle ID. Der Beleg muss innerhalb des Unternehmens von Kontobuchung bis Gewinn-und-Verlustrechnung und Bilanzposten einfach identifizierbar sein. Das gilt vor allem für Belege in Vorsystemen.

Indizierung mit fortlaufender Nummerierung

Natürlich werden in der Buchhaltung auch Belege gelöscht. Dennoch muss nachvollziehbar sein, wer die Löschung aus welchen Gründen vorgenommen hat. Das Datum der Löschung muss klar dokumentiert werden. Alles andere verletzt die GoBD, da dann Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht mehr gegeben sind.

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe kann nur teilweise automatisiert werden. Gerade Rechnungen von wiederkehrenden Lieferanten sollte die Software von selbst erkennen und freigeben können.

Export mit direkter Anbindung an Buchhaltungssystem

Durch eine direkte Anbindung an das Buchhaltungssystem vermeidet man Doppelerfassungen vermieden. Die direkte Anbindung hat einen weiteren Vorteil: Es ist kein ständiger Import/Export notwendig, der dokumentiert werden muss.

Falls das Buchhaltungssystem keine digitalen Belege akzeptiert, lässt sich ein Belegbild exportieren. Alternativ lässt sich ein Link setzen, der den Beleg im Vorsystem mit dem Buchhaltungssystem verbindet.

Beim Kauf einer Software mit automatisierter Rechnungsverarbeitung sind mehrere Dinge zu beachten.

Natürlich sind die Bedürfnisse und Strukturen in Unternehmen unterschiedlich. Deswegen lohnt es sich, vor dem Kauf einer Software eine Liste zu machen, welche Funktionen unbedingt vorhanden sein müssen und welche Funktionen zusätzlich Mehrwert bieten würden.

Zudem sollte Rücksicht auf die Medienkompetenz ihrer Mitarbeitenden nehmen und entsprechend eine Software wählen, die sich intuitiv bedienen lässt.

Typisches Problem: Häufig gibt es in Unternehmen zu viele Entscheidende mit unterschiedlichen Ansprüchen , die beim Kauf vor allem das Budget vor Augen haben und wenig auf die Bedienbarkeit der Software achten. Dann ist zwar die Software preislich im Rahmen, unter Umständen aber von der Buchhaltung nicht gut nutzbar.

SOFTWARE FÜR AUTOMATISIERTE RECHNUNGSVERARBEITUNG

Wir empfehlen:

1. Die Erstellung einer Liste mit klaren Kernforderungen.

2. Die Erstellung einer Liste mit Nice-To-Have-Funktionen.

3. Den Erwerb mehrerer Tools, wenn eine All-in-one-Lösung nicht alle Bedürfnisse abdeckt.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen dabei, höhere Transparenz herzustellen sowie Kosten, Personalkosten und Platz zu sparen. Auf der Suche nach einem passenden Tool sollte man mehrere Softwares und ihre Funktionen vergleichen, damit sich möglichst viele Aufgaben sinnvoll automatisieren lassen. ‍