Das Wichtigste in Kürze
Papierbelege können schnell und unkompliziert mit einer Beleg-Scanner-App digitalisiert werden.
Alternativen wie abfotografierte Belege sind meist fehleranfällig und erfüllen oftmals nicht die strengen Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung.
Selbst wenn dein Rechnungseingang digitalisiert ist, brauchst du trotzdem eine Scan-App, weil analoge Belege nie vollständig vermieden werden können.
Du solltest bei deiner Wahl einer App am besten auf eine Offline-Funktion, Quick-Share-Funktion und Auto-Crop-Funktion achten.
Jedes Jahr fallen in Unternehmen unzählige Papierbelege an. Die Ablage, das Sichern und das Verwalten dieser sensiblen Dokumente verursachen einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand. Wenn sich auch auf deinem Schreibtisch die Papierberge häufen und du im Zettelchaos versinkst, sind Belegscanner die perfekte Lösung für dich.Wie du mit einem Belegscanner deine Buchhaltung vereinfachst und worauf du bei der Anschaffung achten solltest, erfährst du hier.
Was ist ein Belegscanner?
Belegscanner werden verwendet, um Papierrechnungen, Belege, Quittungen und sonstige Dokumente zu digitalisieren. Eine Beleg-Scanner-App ist eine mobile Anwendung, mit deren Hilfe du ortsunabhängig Belege und Dokumente scannen und in digitale Formate wie beispielsweise PDF oder JPG umwandeln kannst.
Die App verwendet die Kamera deines Smartphones oder Tablets, um ein Bild des jeweiligen Dokuments zu erfassen. Anschließend erhältst du eine digitale Datei, die sich leicht teilen, speichern und auf einer Vielzahl von Geräten abrufen lässt.
So funktionieren Beleg-Scanner-Apps
Mit künstlicher Intelligenz erkennen die meisten Belegscanner heute Quittungen und Belege ganz von allein. Egal, ob Hotelrechnungen, Tankquittungen oder Bewirtungsbelege – Rechnungsbelege werden von der Beleg-Scanner-App automatisch ausgelesen und verarbeitet. Anschließend wird das Dokument digitalisiert, kategorisiert und für die Buchhaltung archiviert.
Dabei ist das Scannen von Dokumenten mit dem Smartphone so einfach wie das Aufnehmen eines Fotos:
Beleg erfassen: Mit deinem Smartphone oder Tablet machst du zunächst ein Foto von deinem Papierbeleg.
Beleg auslesen: Der fotografierte Beleg wird automatisch in deine Buchhaltungssoftware hochgeladen. Die sogenannte OCR-Technologie (eine automatische Zeichenerkennung) erkennt alle relevanten Beleginformationen wie den Kaufbetrag, das Ausstellungsdatum oder die Geschäftsanschrift und sortiert die Quittung der entsprechenden Ausgabe hinzu.
Beleg speichern: Anschließend organisiert die Software alle eingescannten Belege automatisch nach Kategorien und legt diese digital ab. Anhand einer Suchfunktion sind diese später leicht wiederzufinden.
Welche Alternativen gibt es zu einer Beleg-Scanner-App?
Alternativ kannst du deine Belege auch manuell in einer Excel-Liste oder deinem Buchhaltungssystem erfassen. Dieses Vorgehen ist nach wie vor weit verbreitet, obwohl es zeitaufwendig, kostenintensiv und vor allem fehleranfällig ist.
Möchtest du deine Belege anschließend dennoch digitalisieren, benötigst du dafür einen herkömmlichen Dokumentenscanner. Hochleistungsscanner sind häufig mit hohen Anschaffungskosten verbunden, zudem muss die Hardware mühselig eingerichtet und mit weiteren Geräten synchronisiert werden. Außerdem sind Dokumentenscanner meist sperrig und nehmen so wertvollen Platz im Büro ein.
Beleg-Scanner-Apps hingegen sind eine kostengünstige und platzsparende Alternative zu den herkömmlichen Geräten. Mit einer mobilen Software hast du deinen Belegscanner immer griffbereit in der Hosentasche. So bist du deutlich flexibler und kannst deine Quittungen auch unterwegs digitalisieren.
Anschließend stehen die digitalen Dokumente sowohl deinen mobilen Mitarbeitenden als auch deinem Büro zur Verfügung. Damit sparst du enorm viel Zeit und letztendlich auch Kosten bei der Buchhaltung.
Warum du auf herkömmliche Fotos verzichten solltest
Direkt ein Foto von der Quittung machen und fertig. Ist eine Beleg-Scanner-App denn wirklich nötig? Das einfache Abfotografieren von Belegen solltest du nach Möglichkeit vermeiden, denn im Nachhinein treten oftmals gleich mehrere Probleme auf:
1. Die Bilder sind verschwommen, der Beleg nur zur Hälfte erfasst und wichtige Informationen fehlen. Zudem besitzen mit dem Smartphone aufgenommene Fotos eine sehr hohe Bildgröße.
2. Mit Fotos belegst du unnötig viel Speicherplatz auf deinem Computer oder deiner Cloud (ein externer Server zum Speichern von Daten), die Dateien laden länger und auch die Datenübertragung wird erschwert.
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Praxis-Tipp: Um medienbruchfrei arbeiten zu können, solltest du einen digitalen Rechnungseingang einrichten. So wird auch das Einscannen von Papierbelegen überflüssig und du kannst im Idealfall deinen kompletten Rechnungsworkflow vollständig digitalisieren.
Funktionen und Anwendung: Darauf solltest du bei einer Beleg-Scanner-App achten
Mit einer Vielzahl an App-Anbietern hast du die Qual der Wahl des für dich geeigneten Belegscanners. Achte zunächst immer darauf, dass die Anwendung den Anforderungen deines Unternehmens an die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen entspricht. Zudem sollte die Beleg-Scanner-App folgende Funktionen bieten:
Belegdetails lesen: Alle wichtigen Beleginformationen wie zum Beispiel Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer, Datum und Rechnungsnummer werden automatisch abgelesen und verarbeitet.
Firmenname und Anschrift erkennen: Zu den wichtigen Daten zählen vor allem auch die Firmenschrift sowie der Firmenname.
Digitale Fotos erstellen: Indem du deine Papierbelege als digitale Fotos aufbewahrst, gehören verblasste Thermobelege und verloren gegangene Quittungen der Vergangenheit an.
Excel und CSV-Export: Zudem sollte die Anwendung alle Belege automatisch verwalten und diese direkt an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater übertragen.
Quick-Share Funktion: Hiermit kannst du einen aufgenommenen Beleg gleich an verschiedene andere Apps, wie z. B. deine Mail-App weiterleiten.
Statistiken über Ausgaben erstellen: Mithilfe von Statistiken behältst du immer eine aktuelle Übersicht und die volle Kontrolle über alle deine Ausgaben.
Auto-Crop-Funktion: Zusätzlich kann dir eine automatische Ausschneide-Funktion in der App das Scannen und Digitalisieren erheblich erleichtern.
Offline-Funktion: Besitzt deine Beleg-Scanner-App eine Offline-Funktion, kannst du Dokumente auch ohne Internetverbindung scannen. So lassen sich Belege problemlos von unterwegs digitalisieren.
Datensicherheit: Nicht zuletzt solltest du auch beim Scannen von Belegen GoBD-konform arbeiten. Achte darauf, dass ein mobiler Belegscanner deine Dokumente revisionssicher, daher auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.
Belegscanner trotz digitalisiertem Rechnungseingang
Obwohl immer mehr Unternehmen auf digitale Rechnungseingänge umsteigen, sind mobile Belegscanner aus dem Arbeitsalltag noch nicht wegzudenken. Denn Belege und Rechnungen erhältst du oft noch in Papierform, beispielsweise bei Ebay-Käufen.
Vor allem aber bei Käufen mit der Kreditkarte sammeln sich noch immer große Papierberge im Portemonnaie an. Ein besonders großes Problem stellt hierbei Thermopapier dar, welches für die dauerhafte Aufbewahrung gänzlich ungeeignet ist. Kaum ein Thermobeleg übersteht die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Mit einer Beleg-Scanner-App trägst du alle Papierbelege direkt vor Ort und mit wenigen Klicks zusammen. Diese werden anschließend automatisch für deine Finanzbuchhaltung aufbereitet und exportiert. So gehen Rechnungen nicht mehr verloren und du schaffst endlich Ordnung in deine Belegablage.