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Buchen vor der Rechnungsfreigabe: Warum das selten eine gute Idee ist

Auch wenn Unternehmen häufig unterschiedlich sind, ist der Weg einer Rechnung durch das Unternehmen häufig sehr ähnlich. Die Rechnung geht ein, wird gesammelt, freigegeben, verbucht und anschließend bezahlt. Diese Reihenfolge hat sich bewährt.

Allerdings kommt es besonders in wachsenden Unternehmen häufiger vor, dass bestimmte Prozessschritte vertauscht werden: Die Buchung einiger Rechnungen geschieht noch vor der Freigabe.

Die Ausgangslage

Eine Situation, die jeder Buchhalter kennt: Die Rechnung geht ein, wird per Email an einen Kollegen zur Freigabe verschickt, der allerdings im Sommerurlaub ist.

Die Frist für den Monatsabschluss rückt näher und schon haben wir das Problem: Die Rechnung muss ohne Freigabe verbucht werden, damit der Monatsabschluss fristgerecht erstellt werden kann.

Diese Lösungsidee macht in gewisser Weise Sinn, und ist in vielen Unternehmen häufig alternativlos. Sie funktioniert allerdings nur, wenn die Rechnung im Nachhinein auch wirklich freigegeben wird und alle Angaben korrekt sind.

Warum Buchhalter schon vor der Freigabe buchen

Und tatsächlich gibt es mindestens zwei Gründe, Rechnungen vor der endgültigen Freigabe zu buchen: 

  • Es liegt im Interesse des Buchhalters, die Rechnung zeitnah, idealerweise im selben Leistungszeitraum, zu buchen. Lange Durchlaufzeiten und schleppende Freigaben verhindern dies allerdings.
  • Das Buchen vor der Freigabe nimmt auch kurzfristig etwas Druck von den Buchhaltern: Sie können ein oder zwei Tage warten, bevor sie eine böse E-Mail an die Marketingleiterin schicken und sie daran erinnern, ihre Rechnungen zu genehmigen.

Trotz dieser beiden Vorteile hat das Buchen von Rechnungen vor der Freigabe mindestens zwei wesentliche Nachteile: 

  • Buchhalter sind Menschen, und Menschen machen Fehler. Der Betrag auf einer Rechnung könnte falsch sein, oder die USt. könnte falsch berechnet sein. Wenn diese Fehler gebucht werden, müssen sie später doch korrigiert werden. Das frisst Zeit und nervt gleichzeitig.
  • Das Buchen vor der Rechnungsfreigabe verkompliziert auch die internen Prozesse. Während die Buchhalterin mit einem einzigen Prozess - Rechnungseingang, Genehmigung, Zahlung und Buchung - begonnen hat, hat sie im Endeffekt einen zweiten Prozess geschaffen. Der Rechnungsfreigabe-Prozess wurde von ihrem normalen Rechnungsworkflow abgekoppelt.


Ursachen lösen statt Symptome bekämpfen

Immer wenn Buchhalter einen Beleg ohne Freigabe buchen, muss das ein Signal sein: Der Prozess funktioniert nicht. Gutes Rechnungsmanagement in Unternehmen stellt sicher, dass Mahnungen, fehlende Belege oder eben buchhalterische Wagnisse nicht existieren.

Ohne das zugrunde liegende Problem zu lösen, bleibt man für alle Ewigkeiten in einem Kreislauf der “Workarounds” stecken.

Wenn das Unternehmen wächst, wächst die Komplexität. Jetzt kommen weitere Symptome der gleichen Ursache ans Licht: Verpasste Skontofristen, viel Zeitaufwand für manuelle Dateneingabe, permanente Rückfragen und Kommunikationsaufwand mit Kollegen. 

Mit der Symptombekämpfung kann man ganze Teams beschäftigen. Außerdem entstehen Konflikte - viel besser ist es die Ursache, den fehlerhaften Rechnungseingangsprozess, zu beheben.

Der moderne Rechnungsmanagement-Prozesse: wie sieht er aus?

Wie können Finanzabteilungen also ihre Rechnungsprozesse beschleunigen, ohne dabei Abstriche bei der Genauigkeit zu machen?

Die Antwort lässt sich in zwei Teile zerlegen: elektronische Rechnungen und Vorkontierung.

E-Rechnungen: was ist das, und wozu brauche ich sie?

Die effektivsten Rechnungsmanagement-Prozesse sind digital-first und erledigen so viel wie möglich, bevor sie gebucht werden. Ein Digital-First Rechnungsmanagement-Prozess beginnt mit dem Rechnungseingang. Lieferanten und Dienstleister sollten ihre Rechnungen elektronisch ausschließlich als PDF schicken.

Sobald man die elektronische Rechnungen erhält, sollte man diese in ein Rechnungsmanagement-System hochladen. Das Rechnungsmanagement-System extrahiert automatisch wichtige Informationen.

Vorkontierung direkt an der Rechnung

Ein intelligentes Rechnungsmanagement-System übernimmt auch die Vorkontierung - also das Hinzufügen von Kostenstellen, Steuerinformationen, Buchungsschlüsseln und so weiter.

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software hat zwei große Vorteile: Erstens sparen Buchhalter durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe eine Menge Zeit. Und zweitens wird durch die Beschleunigung des Prozesses auch die Anzahl der Eingabefehler reduziert.

Vorkontierung direkt an der Rechnung
Vorkontierung direkt an der Rechnung

Nachdem die Rechnung hochgeladen und die Vorkontierung an die elektronische Rechnung angehängt wurde, ist sie bereit für die Rechnungsfreigabe. Die Freigabe kann mit einem einzigen Klick innerhalb der Rechnungsmanagement-Software erfolgen. Rechnungsfreigabe-Workflows können vordefiniert werden, so dass auch mehrstufige Freigabeprozesse möglich sind, ohne dass der Buchhalter den Freigebern hinterherlaufen muss.

Ist eine Rechnung freigegeben, kann sie manuell exportiert oder direkt an eine Buchhaltungssoftware wie DATEV gesendet werden. Da die gesamte Vorkontierung bereits auf der Seite der Rechnungsverwaltungssoftware stattgefunden hat, ist das Buchen der Rechnung am Ende eigentlich ganz einfach. Der größte Teil der Arbeit ist bereits automatisch erledigt worden.

Richtig umgesetzt, kann ein digitaler Rechnungsmanagement-Prozess viel Zeit sparen.

Mehr als 50 % aller Rechnungen in CANDIS werden zum Beispiel in 2 Tagen oder weniger genehmigt.

Mit dieser Zeitersparnis müssen Buchhalter in der Regel nicht mehr zwischen dem Warten auf eine Freigabe auf der einen Seite und dem rechtzeitigen Buchen einer Rechnung auf der anderen Seite wählen. 

Neben der Zeitersparnis bietet ein digitaler Rechnungsmanagementprozess noch weitere Vorteile. Automatisierte Prozesse reduzieren auch die Anzahl der Fehler und damit die Anzahl der Nachbuchungen. Und da Rechnungen digital archiviert werden, ist es viel einfacher, nach vergangenen Rechnungen zu suchen.

So behalten Buchhalter einen Überblick über alle die Rechnungen, die noch freigegeben, bezahlt, oder gebucht werden müssen. Außerdem werden Audit-Trails automatisch erstellt und gespeichert, was die Durchführung von Prüfungen erleichtert.

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf.

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Ian Roderick

Marketing Lead

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