Buchhaltung digitalisieren: 5 Tipps für den Umstieg
Das Wichtigste in Kürze
Die Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs ist elementar für die digitalisierte Buchhaltung.
Belege sollten digitalisiert und via Cloud-Archivierung abgesichert werden.
Eine Rechnungsfreigabe-Software mit Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Skontofrist verpasst wird.
Mit einer digitalisierten Buchhaltung sparst du viel Zeit und Geld, vereinfachst Prozesse und sorgst für Transparenz in deinem Unternehmen.
Die Digitalisierung von Finanzprozessen kann die Buchhaltung auf ein neues Level bringen und einige Vorteile bieten. Wer Machine Learning und künstliche Intelligenz nutzt, begibt sich nicht nur auf den neuesten Stand der Technik, sondern vereinfacht auch so manchen Vorgang.
Wie Unternehmen von digitalen Prozessen in der Buchhaltung profitieren können und welche Möglichkeiten es gibt, Abläufe zu automatisieren, haben wir hier zusammengetragen.
Häufige Probleme mit dem Umstieg zur digitalen Buchhaltung
Oftmals scheitert die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in Unternehmen daran, dass ein:e Gründer:in eine fantastische Idee für ein Produkt oder eine Dienstleistung hat, aber wenig Wissen über die Finanzbuchhaltung und die Möglichkeiten, wie man sie vereinfachen kann.
Viele Gründer:innen haben ein Studium absolviert und verfügen über Skills, die sie dort erworben haben, doch die Geschäftswelt funktioniert anders und verlangt Gründer:innen einiges ab. Da fällt das Thema Finanzbuchhaltung oft hinten runter.
Eine weitere Schwierigkeit ist, dass die Buchhaltung sehr kleinteilig ist. Es kommt auf Details an, sodass diese Aufgaben nicht nebenher erledigt werden können, sondern volle Aufmerksamkeit fordern. Gerade dafür wäre es sinnvoll, von Unternehmensgründung an, fachlich versiertes Personal zu haben. Doch gerade Start-ups müssen am Anfang sparen – und da wird als Erstes in alles andere investiert, aber nicht in die Finanzbuchhaltung.
5 Tipps, die Buchhaltung erfolgreich zu digitalisieren
Wer schon lange in der Finanzbuchhaltung arbeitet, ist vermutlich Papierbelege und händisches Ausfüllen von Kontodaten und Buchungsnummern gewohnt. Doch der ganze Prozess kann auch digitalisiert werden.
Dafür müssen sich die zuständigen Angestellten zunächst einen Überblick verschaffen und sollten in enger Abstimmung mit einem oder einer Steuerberater:in neue Strukturen etablieren. Eine Testphase ist dann der Startpunkt für das Projekt Digitalisierung.
Tipp 1: zentraler Rechnungseingang
In den meisten Unternehmen treffen Rechnungen per Post bei den jeweiligen Abteilungen ein, die etwas bestellt haben. Jede Rechnung gibt es jedoch bereits auch als ein digitales Dokument.
Wenn Unternehmen also für Rechnungen ein zentrales Postfach eingerichtet und ihren Mitarbeiter:innen und Lieferanten kommuniziert haben, dass alle Rechnungen dort eintreffen müssen, wird viel Zeit gespart. Mails kommen sofort an, der Postweg benötigt mehrere Tage.
Die Buchhaltung zu digitalisieren geht nur mit einem zentralen Postfach: Rechnungen müssen nicht erst ausgedruckt und beim Empfänger wieder eingescannt werden – mit dem digitalen Weg kann man sich das sparen. Zudem behält man immer den Überblick, weil alles an einer zentralen Sammelstelle abgewickelt wird.
Die Daten werden verlässlicher übertragen, als von einem gescannten Dokument aus, weil der Prozess medienbruchfrei durchgeführt wird.
Tipp 2: Digitale Belege online absichern
Die Digitalisierung von Belegen vereinfacht die Finanzbuchhaltung enorm. Digitale Belege lassen sich zentral in einem Server oder einem Cloudservice abspeichern oder in einem Rechnungsmanagementsystem archivieren. Das sorgt dafür, dass jede Person, die berechtigt ist, jederzeit Zugriff auf die Daten hat und damit arbeiten kann.
Zur Digitalisierung von Belegen lassen sich digitale Lösungen wie Candis nutzen, die Dokumente automatisch erfassen, zu bearbeitbaren Dateien umwandeln und im richtigen Ordner ablegen.
Tipp 3: Automatisierung von regelmäßigen Rechnungen
Gerade regelmäßige Geschäftsvorgänge lassen sich automatisieren, etwa gleichbleibende Eingangsrechnungen. Diese kann eine ausgefeilte Software so weit bearbeiten, dass nur noch eine Freigabe erfolgen muss. Je nach den vom Unternehmen vorgenommenen Einstellungen kann ein Rechnungsmanagementsystem sogar die Überweisung ausführen.
Tipp 4: Erinnerungen an Deadlines
Mit Skonti kann man bares Geld sparen. Doch wer hat noch nie eine Frist verpasst und dann doch den gesamten Betrag gezahlt?
Zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gehören auch automatisierte Erinnerungen an Zahlungsziele, Skontofristen und fehlende Belege. Dadurch sparen Unternehmen Mahngebühren und können Kosten reduzieren.
Tipp 5: Zugriff auf digitale Lösungen und Systeme für Steuerberater:innen
Fehlende Belege und unvollständige Dokumente sind ein Graus für Steuerberater:innen. Schließlich muss man dann den Belegen hinterherlaufen, die zuständigen Angestellten erreichen und sie darum bitten, die Belege nachzuliefern.
Einfacher ist es, wenn Steuerberater:innen stärker in Unternehmen eingebunden werden. Man kann ihnen eine eigene E-Mail-Adresse anlagen und sie in die Systeme des Unternehmens einladen, sodass sie nicht nur den Blick von außen haben.
Somit kriegen sie auch Zugriff auf Daten von Lieferant:innen und Kundschaft und können selbst die Belege fordern, die noch benötigt werden. Steuerberater:innen helfen so also dabei, mit dem Überblick von innen, Prozesse zu optimieren.
Der Zugriff auf ein Rechnungsmanagementsystem oder andere im Unternehmen genutzte digitale Lösungen ermöglichen Steuerberater:innen, tiefgreifende Beratung zu gewährleisten und auch Aspekte wie Liquiditätsplanung in den Blick zu nehmen.
Schwierig ist dabei natürlich, dass Steuerberater:innen in der Realität meist zeitlich eingeschränkt sind und im Optimalfall ausschließlich mit einem Unternehmen zusammenarbeiten müssen.
Buchhaltung digitalisieren: die Vorteile
Noch immer erledigen viele Unternehmen ihre Buchhaltung analog. Doch die Digitalisierung von Prozessen, wie eben die Digitalisierung von Belegen, die Einbindung von Steuerberater:innen, die Automatisierung von einfachen Vorgängen in der Buchhaltung, hat viele Vorteile. Und zwar folgende:
Belege digital und zentral speicherbar:
Mithilfe eines Rechnungsmanagementsystems wie Candis können Belege automatisch eingelesen und dank OCR-Technologie zu bearbeitbaren Dateien umgewandelt werden. Die Belege werden direkt richtig abgelegt und Erinnerungen verschickt, falls mit ihnen Zahlungsziele oder andere Deadlines verbunden sind.
Personalkosten sparen:
Digitale Lösungen nehmen der Buchhaltung repetitive, manuelle Aufgaben ab. Händisches Abtippen von Daten ist nicht mehr nötig, regelmäßige, immer gleichbleibende Rechnungen können automatisch bearbeitet werden. Dadurch kann der Personalaufwand in der Buchhaltung vermindert werden.
Zugriff für Steuerberater:innen:
Die Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen vereinfacht sich enorm, da diese remote auf die Archive des Unternehmens zugreifen und sich die nötigen Dateien ansehen können.
Materialkosten sparen:
Durch die digitale Speicherung und Bearbeitung von Belegen können Papier und Toner gespart werden – und damit auch Ressourcen.
Einhaltung der GoBD:
Eine zertifizierte Software stellt sicher, dass bei der digitalen Behandlung von Belegen auch die GoBD eingehalten werden.
Leichtere Analyse:
Steuerberater:innen und Geschäftsführer:innen können sich mithilfe der digitalen Daten jederzeit einen guten Überblick verschaffen und eine Analyse der Situation und Entwicklung des Unternehmens vornehmen.
Schnellere Prozesse:
Insgesamt können die Abläufe in der Buchhaltung schneller vonstattengehen.
Buchhaltung digitalisieren mit Candis
Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist vielerorts noch ein schwieriges Thema. Schließlich sind gerade in traditionsreichen Unternehmen analoge Strukturen vorhanden, an die alle gewöhnt sind. Dennoch können Unternehmen mit digitalen Strukturen Personal- und Materialkosten sparen, die Zusammenarbeit mit Steuerberatungspersonal verbessern und die Einhaltung der GoBD vereinfachen.
Indem eine Rechnungsfreigabe-Software wie Candis eingesetzt wird, die Belege automatisch erfasst, zu bearbeitbaren Dateien umwandelt und Angestellte an Zahlungs- und Skontofristen erinnert.
