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Buchungsschlüssel - Definition, Nutzung, Überblick

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

4. Juli 2022

-

(Lesedauer: 5min)

Warum Buchungsschlüssel out sind

Das Wichtigste in Kürze

  • Buchungsschlüssel legen mit steuerlich relevanten Daten fest, wie eine Position verbucht werden soll.

  • Jedem vorhandenen Steuersatz wird jeweils ein Buchungsschlüssel zugeordnet, der Buchhalter:innen das Ausrechnen der Umsatzsteuer abnimmt.

  • Sie vereinfachen die Berechnung der Umsatzsteuer für Debitor:innen und Kreditor:innen.

  • Eine Software erkennt durch den Buchungsschlüssel automatisch, ob es sich bei der Umsatzsteuer um einen Fall für die Debitorenbuchhaltung oder für die Kreditorenbuchhaltung handelt.

Buchungsschlüssel, auch Steuerschlüssel oder BU-Schlüssel genannt, sind für die Buchhaltung unheimlich wichtig. Sie sorgen dafür, dass die Buchhaltung die Umsatzsteuer für jeden Geschäftsfall an der richtigen Stelle ausweist und die Steuer korrekt berechnet wird. Buchungsschlüssel verwendet man vor allem für die Berechnung der Umsatzsteuer im Einkauf, im Vertrieb und in der Finanzbuchhaltung.

Was versteht man unter einem Buchungsschlüssel?

Mithilfe von Steuerschlüsseln kann man Belegen steuerlich relevante Daten hinzufügen. Der Steuerschlüssel - eine kurze Zahlenkombination - bezieht sich dabei auf die Umsatzsteuer. Er sorgt dafür, dass bei einer Buchung, die bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigen ist, die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen und berechnet wird.

Geschäftsvorfälle bereiten Mitarbeiter:innen der Finanzbuchhaltung so direkt für die später anstehende Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung vor. Der Übersicht halber gibt es unterschiedliche Buchungsschlüssel für die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung. Zudem können individuelle Steuerschlüssel für Geschäftsvorgänge, z.B. für Reverse-Charge-Verfahren oder innergemeinschaftliche Geschäftsvorgänge angelegt werden.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Generell unterscheidet man beim Steuerschlüssel zwischen der Umsatzsteuer, die Unternehmen durch den Verkauf ihrer Waren/Services vereinnahmen, bzw. die sogenannte Vorsteuer, die Unternehmen beim Einkauf ausgeben. Jedem vorhandenen Steuersatz wird jeweils ein Steuerschlüssel zugeordnet.

Wusstest Du Schon?

Der Steuerschlüssel lässt sich durch die sogenannte Generalumkehr stornieren. Das bedeutet, dass es zu jedem Steuerschlüssel eine entsprechende Zahlenkombination gibt, die den Steuerschlüssel aufhebt.

Wann gelten welche Buchungssschlüssel?

Bei den Steuerschlüsseln gibt es verschiedene Arten und Bedingungen. Die Steuerschlüssel setzen sich aus Ziffern zusammen, die eine Bedeutung haben und die man deswegen nicht willkürlich festlegen sollte. Umso wichtiger ist die Frage, wann welcher Steuerschlüssel Anwendung findet.

Standardschlüssel

Zahl

Bedeutung

1

Umsatzsteuerfrei

2

7 % Umsatzsteuer

3

19 % Umsatzsteuer

5

16 % Umsatzsteuer

7

16 % Vorsteuer

8

7 % Vorsteuer

9

19 % Vorsteuer

Bedeutung

Umsatzsteuerfrei

7 % Umsatzsteuer

19 % Umsatzsteuer

16 % Umsatzsteuer

16 % Vorsteuer

7 % Vorsteuer

19 % Vorsteuer

Zahl

1

2

3

5

7

8

9

Bedeutung

Umsatzsteuerfrei

7 % Umsatzsteuer

19 % Umsatzsteuer

16 % Umsatzsteuer

16 % Vorsteuer

7 % Vorsteuer

19 % Vorsteuer

Zahl

1

2

3

5

7

8

9

Für die Debitorenbuchhaltung gilt entsprechend bei 19 % Umsatzsteuer der Steuerschlüssel 3 und bei 7 % Umsatzsteuer der Steuerschlüssel 2. Für Kreditoren gilt bei 19 % Vorsteuer der Steuerschlüssel 9, bei 7 % der Buchungsschlüssel 8.

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Bei Wareneinkäufen im EU-Ausland gelten 7 % und 19 % Umsatzsteuer. Dabei muss die kaufende Person die Umsatzsteuer abführen, nicht die verkaufende Person. Die kaufende Person darf aber auch die Vorsteuer geltend machen. Dadurch ist dieser Prozess für die erwerbende Seite in diesem Geschäftsfall ein Nullsummenspiel.

Steuerschlüssel für innergemeinschaftliche Geschäftsfälle

10

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

11

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

12

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

13

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

15

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

17

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

18

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

19

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

10

11

12

13

15

17

18

19

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

10

11

12

13

15

17

18

19

Dienstleistungen von EU-Unternehmen nach §13b UStG

Wenn Geschäftsfälle nach §13b UStG gebucht werden, handelt es sich um Geschäfte, bei denen der:die Empfänger:in einer jeglichen Leistung, die ein EU-Unternehmen erbringt, die Umsatzsteuer schuldig ist.

Achtung: Gerade in diesem Fall ist es wichtig, zusätzliche Angaben besonders präzise zu machen, da der Geschäftsfall sonst automatisch als sonstige Leistung eines Unternehmens im EU-Ausland zu betrachten ist. Entsprechend verändern sich dann die Angaben für die Umsatzsteuervoranmeldung – und im schlechtesten Fall sind die Zahlen dann falsch.

Diese Leistungen rechnen Unternehmen am häufigsten nach §13b UStG ab:

  • Leistungen, die ein Unternehmen im Ausland erbracht und die ein Unternehmen im Inland bezogen hat

  • Altmetall, Plastikmüll, sonstiger Schrott

  • Lieferung sicherungsübereigneter Güter

  • Umsätze, die unter das Grunderwerbssteuergesetz fallen

  • Bauleistungen, die von einem Unternehmen im Inland erbracht werden

  • Lieferung von Gas und Strom eines Unternehmens mit Sitz im Ausland

  • Gebäudereinigung

  • Goldlieferungen

  • Im Inland sonstige steuerpflichtige Leistung eines Unternehmens, das im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig ist (Diese Regelung trat 2010 in Kraft.)

  • Treibhausemissionszertifikate

  • Lieferung von Mobilfunkgeräten

  • Lieferung von integrierten Schaltkreisen

  • Lieferungen von Gas und Strom von Unternehmen im Inland

Steuerschlüssel für Umsätze gemäß §13b UStG

Ausweis bei der empfangenden Person

91

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

92

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

94

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

95

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Ausweis bei der empfangenden Person

91

92

94

95

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Ausweis bei der empfangenden Person

91

92

94

95

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Aufzuteilende Vorsteuer

90

Aufzuteilende Vorsteuer

97

16 %

98

7 %

99

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

16 %

7 %

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

90

97

98

99

Aufzuteilende Vorsteuer

16 %

7 %

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

90

97

98

99

Info

Ausländische Steuer kann in Deutschland übrigens dann geltend gemacht werden, wenn sie auf die im Inland zu versteuernden Einkünfte entfällt. Sie kann auch dann in gewissem Umfang berücksichtigt werden, wenn sie der Einkommenssteuer in Deutschland entspricht.

Warum sollte man Steuerschlüssel verwenden?

Gibt man in einer Buchhaltungssoftware in das Feld BU einen Buchungsschlüssel ein, errechnet das Tool automatisch den Nettobetrag. Die Umsatzsteuer wird dabei direkt dem entsprechenden Konto zugeschrieben. Durch den Steuerschlüssel erkennt das Tool automatisch, ob es sich bei der Umsatzsteuer um einen Fall für die Debitorenbuchhaltung oder für die Kreditorenbuchhaltung handelt.

Der Steuerschlüssel vereinfacht also Prozesse und nimmt Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung händisches Ausrechnen der Umsatzsteuer und manuelle Zuweisungen der Beträge ab.

Wie funktionieren Buchungsschlüssel in Candis?

In Candis sind keine Steuerschlüssel von vornherein angelegt, die gängigsten BU-Schlüssel können jedoch als Standardsatz mit wenigen Klicks erstellt werden.

Auch neue BU-Schlüssel können mit einer Nummer und einer Beschreibung ganz einfach angelegt werden. Wichtig ist es, die Zahlen hierbei nicht einfach zuzuweisen, sondern in das System der bestehenden und allgemein gültigen Steuerschlüssel zu integrieren.

Insgesamt gilt auch bei Candis: Wer den richtigen Steuerschlüssel eingibt, erhält automatisch den Wert für die Umsatzsteuer und spart damit ordentlich an Aufwand und Zeit. Außerdem ist die automatische Berechnung weniger anfällig für Fehler als das manuelle Rechnen mit Stift, Papier und Taschenrechner.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Buchungsschlüssel - Definition, Nutzung, Überblick

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

4. Juli 2022

-

(Lesedauer: 5min)

Warum Buchungsschlüssel out sind

Das Wichtigste in Kürze

  • Buchungsschlüssel legen mit steuerlich relevanten Daten fest, wie eine Position verbucht werden soll.

  • Jedem vorhandenen Steuersatz wird jeweils ein Buchungsschlüssel zugeordnet, der Buchhalter:innen das Ausrechnen der Umsatzsteuer abnimmt.

  • Sie vereinfachen die Berechnung der Umsatzsteuer für Debitor:innen und Kreditor:innen.

  • Eine Software erkennt durch den Buchungsschlüssel automatisch, ob es sich bei der Umsatzsteuer um einen Fall für die Debitorenbuchhaltung oder für die Kreditorenbuchhaltung handelt.

Buchungsschlüssel, auch Steuerschlüssel oder BU-Schlüssel genannt, sind für die Buchhaltung unheimlich wichtig. Sie sorgen dafür, dass die Buchhaltung die Umsatzsteuer für jeden Geschäftsfall an der richtigen Stelle ausweist und die Steuer korrekt berechnet wird. Buchungsschlüssel verwendet man vor allem für die Berechnung der Umsatzsteuer im Einkauf, im Vertrieb und in der Finanzbuchhaltung.

Was versteht man unter einem Buchungsschlüssel?

Mithilfe von Steuerschlüsseln kann man Belegen steuerlich relevante Daten hinzufügen. Der Steuerschlüssel - eine kurze Zahlenkombination - bezieht sich dabei auf die Umsatzsteuer. Er sorgt dafür, dass bei einer Buchung, die bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigen ist, die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen und berechnet wird.

Geschäftsvorfälle bereiten Mitarbeiter:innen der Finanzbuchhaltung so direkt für die später anstehende Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung vor. Der Übersicht halber gibt es unterschiedliche Buchungsschlüssel für die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung. Zudem können individuelle Steuerschlüssel für Geschäftsvorgänge, z.B. für Reverse-Charge-Verfahren oder innergemeinschaftliche Geschäftsvorgänge angelegt werden.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Generell unterscheidet man beim Steuerschlüssel zwischen der Umsatzsteuer, die Unternehmen durch den Verkauf ihrer Waren/Services vereinnahmen, bzw. die sogenannte Vorsteuer, die Unternehmen beim Einkauf ausgeben. Jedem vorhandenen Steuersatz wird jeweils ein Steuerschlüssel zugeordnet.

Wusstest Du Schon?

Der Steuerschlüssel lässt sich durch die sogenannte Generalumkehr stornieren. Das bedeutet, dass es zu jedem Steuerschlüssel eine entsprechende Zahlenkombination gibt, die den Steuerschlüssel aufhebt.

Wann gelten welche Buchungssschlüssel?

Bei den Steuerschlüsseln gibt es verschiedene Arten und Bedingungen. Die Steuerschlüssel setzen sich aus Ziffern zusammen, die eine Bedeutung haben und die man deswegen nicht willkürlich festlegen sollte. Umso wichtiger ist die Frage, wann welcher Steuerschlüssel Anwendung findet.

Standardschlüssel

Zahl

Bedeutung

1

Umsatzsteuerfrei

2

7 % Umsatzsteuer

3

19 % Umsatzsteuer

5

16 % Umsatzsteuer

7

16 % Vorsteuer

8

7 % Vorsteuer

9

19 % Vorsteuer

Bedeutung

Umsatzsteuerfrei

7 % Umsatzsteuer

19 % Umsatzsteuer

16 % Umsatzsteuer

16 % Vorsteuer

7 % Vorsteuer

19 % Vorsteuer

Zahl

1

2

3

5

7

8

9

Bedeutung

Umsatzsteuerfrei

7 % Umsatzsteuer

19 % Umsatzsteuer

16 % Umsatzsteuer

16 % Vorsteuer

7 % Vorsteuer

19 % Vorsteuer

Zahl

1

2

3

5

7

8

9

Für die Debitorenbuchhaltung gilt entsprechend bei 19 % Umsatzsteuer der Steuerschlüssel 3 und bei 7 % Umsatzsteuer der Steuerschlüssel 2. Für Kreditoren gilt bei 19 % Vorsteuer der Steuerschlüssel 9, bei 7 % der Buchungsschlüssel 8.

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Bei Wareneinkäufen im EU-Ausland gelten 7 % und 19 % Umsatzsteuer. Dabei muss die kaufende Person die Umsatzsteuer abführen, nicht die verkaufende Person. Die kaufende Person darf aber auch die Vorsteuer geltend machen. Dadurch ist dieser Prozess für die erwerbende Seite in diesem Geschäftsfall ein Nullsummenspiel.

Steuerschlüssel für innergemeinschaftliche Geschäftsfälle

10

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

11

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

12

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

13

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

15

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

17

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

18

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

19

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

10

11

12

13

15

17

18

19

Nicht steuerbarer EU-Umsatz

Steuerfreie EU-Lieferung an Abnehmer:in mit Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

Steuerpflichtige EU-Lieferung 7 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 19 %

Steuerpflichtige EU-Lieferung 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 16 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 7 %

Steuerpflichtiger EU-Erwerb 19 %

10

11

12

13

15

17

18

19

Dienstleistungen von EU-Unternehmen nach §13b UStG

Wenn Geschäftsfälle nach §13b UStG gebucht werden, handelt es sich um Geschäfte, bei denen der:die Empfänger:in einer jeglichen Leistung, die ein EU-Unternehmen erbringt, die Umsatzsteuer schuldig ist.

Achtung: Gerade in diesem Fall ist es wichtig, zusätzliche Angaben besonders präzise zu machen, da der Geschäftsfall sonst automatisch als sonstige Leistung eines Unternehmens im EU-Ausland zu betrachten ist. Entsprechend verändern sich dann die Angaben für die Umsatzsteuervoranmeldung – und im schlechtesten Fall sind die Zahlen dann falsch.

Diese Leistungen rechnen Unternehmen am häufigsten nach §13b UStG ab:

  • Leistungen, die ein Unternehmen im Ausland erbracht und die ein Unternehmen im Inland bezogen hat

  • Altmetall, Plastikmüll, sonstiger Schrott

  • Lieferung sicherungsübereigneter Güter

  • Umsätze, die unter das Grunderwerbssteuergesetz fallen

  • Bauleistungen, die von einem Unternehmen im Inland erbracht werden

  • Lieferung von Gas und Strom eines Unternehmens mit Sitz im Ausland

  • Gebäudereinigung

  • Goldlieferungen

  • Im Inland sonstige steuerpflichtige Leistung eines Unternehmens, das im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig ist (Diese Regelung trat 2010 in Kraft.)

  • Treibhausemissionszertifikate

  • Lieferung von Mobilfunkgeräten

  • Lieferung von integrierten Schaltkreisen

  • Lieferungen von Gas und Strom von Unternehmen im Inland

Steuerschlüssel für Umsätze gemäß §13b UStG

Ausweis bei der empfangenden Person

91

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

92

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

94

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

95

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Ausweis bei der empfangenden Person

91

92

94

95

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 7 %

Umsatz nach §13b mit Vorsteuerabzug 19 %

Umsatz nach §13b ohne Vorsteuerabzug 19 %

Ausweis bei der empfangenden Person

91

92

94

95

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Jegliche ausgeführte Leistungen gemäß §13b

Ausweis beim Leistungserbringenden

46

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Nicht steuerbare sonstige Leistungen

Erlöse aus einem anderen EU-Land

47

Aufzuteilende Vorsteuer

90

Aufzuteilende Vorsteuer

97

16 %

98

7 %

99

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

16 %

7 %

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

90

97

98

99

Aufzuteilende Vorsteuer

16 %

7 %

19 %

Aufzuteilende Vorsteuer

90

97

98

99

Info

Ausländische Steuer kann in Deutschland übrigens dann geltend gemacht werden, wenn sie auf die im Inland zu versteuernden Einkünfte entfällt. Sie kann auch dann in gewissem Umfang berücksichtigt werden, wenn sie der Einkommenssteuer in Deutschland entspricht.

Warum sollte man Steuerschlüssel verwenden?

Gibt man in einer Buchhaltungssoftware in das Feld BU einen Buchungsschlüssel ein, errechnet das Tool automatisch den Nettobetrag. Die Umsatzsteuer wird dabei direkt dem entsprechenden Konto zugeschrieben. Durch den Steuerschlüssel erkennt das Tool automatisch, ob es sich bei der Umsatzsteuer um einen Fall für die Debitorenbuchhaltung oder für die Kreditorenbuchhaltung handelt.

Der Steuerschlüssel vereinfacht also Prozesse und nimmt Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung händisches Ausrechnen der Umsatzsteuer und manuelle Zuweisungen der Beträge ab.

Wie funktionieren Buchungsschlüssel in Candis?

In Candis sind keine Steuerschlüssel von vornherein angelegt, die gängigsten BU-Schlüssel können jedoch als Standardsatz mit wenigen Klicks erstellt werden.

Auch neue BU-Schlüssel können mit einer Nummer und einer Beschreibung ganz einfach angelegt werden. Wichtig ist es, die Zahlen hierbei nicht einfach zuzuweisen, sondern in das System der bestehenden und allgemein gültigen Steuerschlüssel zu integrieren.

Insgesamt gilt auch bei Candis: Wer den richtigen Steuerschlüssel eingibt, erhält automatisch den Wert für die Umsatzsteuer und spart damit ordentlich an Aufwand und Zeit. Außerdem ist die automatische Berechnung weniger anfällig für Fehler als das manuelle Rechnen mit Stift, Papier und Taschenrechner.

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