Eine der wichtigsten Funktionen der Finanzabteilung ist das regelmäßige Berichtswesen. Finanzmanager:innen müssen in der Lage sein, entscheidende Fragen aus der Buchhaltung zu beantworten, wie z. B. "Wie viel Geld haben wir im letzten Monat ausgegeben, und wofür haben wir es ausgegeben?" und "Wie viel Umsatz ist tatsächlich auf unserem Bankkonto gelandet, und woher kam er?"

Eines der wichtigsten Werkzeuge, die Finanzabteilungen zur Beantwortung dieser Fragen haben, ist die BWA: die Betriebswirtschaftliche Auswertung. Es klingt kompliziert, aber die BWA ist einfach ein Bericht, der Entscheidungsträger:innen in der Buchhaltung hilft, die finanzielle Situation innerhalb ihrer Organisation zu verstehen. So wie ein Vertriebsteam Berichte über Verkaufsabschlüsse erstellt, nutzen Finanzmanager:innen in der Buchhaltung die BWA, um KPIs wie Kosten, Umsatz und Liquidität zu beurteilen.

In ihrer einfachsten Form kannst du dir die BWA als eine schicke Tabellenkalkulation vorstellen, mit Kosten und Erträgen aufgeteilt nach Produkten, Standort, Datum, Segment und so weiter.

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Richtig eingesetzt, können BWAs helfen, Klarheit und Struktur in eine Organisation zu bringen. Vorgesetzte sind in der Lage bessere Entscheidungen zu treffen.

Die finanzielle Situation einer Organisation bildet die Grundlage für fast alle Entscheidungen, die getroffen werden: von der Frage, wie viel für Marketing ausgegeben werden kann, bis hin zu der Frage, wie viel Bürofläche benötigt wird.

Die BWA hat also ganz klar eine große Bedeutung innerhalb eines Unternehmens. Aber wie erstellt man sie nun? Und inwiefern ist sie für die eigenen und Unternehmenszwecke sinnvoll?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten eine BWA zu erstellen. Die erste ist die einfache, traditionelle BWA, die man man zuhauf im Internet finden kann.

Aber es gibt eine zweite Art von BWA, die man erstellen kann: Wir nennen sie Beyond Budgeting.

Die traditionelle Art, BWAs zu erstellen, ist einfach: Organisationen haben Ziele, sie haben Kosten und sie haben Einnahmen. Sie haben Zahlungen, die rausgehen und Zahlungen, die reinkommen. All das muss von einer zentralen Stelle aus geplant, kontrolliert und gesteuert werden.

Die Ziele werden auf Unternehmensebene festgelegt. Jede Abteilung innerhalb des Unternehmens ist dafür verantwortlich, einen Plan zu erstellen, wie die Ziele erreicht werden können, und die BWA ist im Wesentlichen ein Kontrollmechanismus, der sicherstellt, dass diese Pläne auf einem guten Weg sind.

Der zweite, etwas modernere Weg, benötigt einen kleinen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie Organisationen Entscheidungen über finanzielle Ressourcen treffen. Das heißt, es ist auch ein Paradigmenwechsel darin, wie Finanzabteilungen ihre Rolle ausüben.

Beim Beyond Budgeting-Ansatz verschiebt sich der Fokus weg von zentralisierten Zielen und Planungen, hin zur Bereitstellung von Echtzeit-Informationen, die den Teams helfen, schnelle und flexible Entscheidungen zu treffen. Man kann diese Veränderung als eine Verlagerung der Entscheidungsbefugnis zu den Entscheidungsträger:innen "vor Ort" sehen.

Dafür gibt es zwei Gründe: Zum einen ändern sich die Marktbedingungen so schnell, dass es einfach nicht möglich ist, langfristige Pläne zu machen.

Zum anderen sind die Personen in einer Organisation, die mit der größten Wahrscheinlichkeit gute Entscheidungen treffen können, um sich an die veränderten Bedingungen anpassen können, die Personen ‘On the Ground,’ also quasi vor Ort.

Die Rolle der Finanzmanager:innen in einer digitalen Buchhaltung verlagert sich in dieser Konstellation weg von der strikten Kontrolle der Umsetzung von Plänen, und hin zur Bereitstellung nützlicher und relevanter Reports für die Entscheidungsträger:innen.

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Man kann BWAs sehr High Level aufbauen, in dem alle Kosten in einem Topf sind. Man kann BWAs auch extrem detailliert aufsetzen, in denen Kosten und Umsatz sehr granular aufgelistet sind.

Um die sinnvollste BWA für Ihr Unternehmen zu erstellen, solltet ihr zuerst über die Fragen nachdenken, die für euch als Finanzmanager:innen am wichtigsten zu beantworten sind: "wo steigen meine Kosten" oder "warum steigen meine Einnahmen". Es reicht oft nicht aus, dass eine BWA angibt, ob die Kosten und Erlöse steigen oder sinken. Erfolgreiche Finanzmanager:innen nutzen die BWA auch, um schneller zu erkennen, warum sich Kosten und Erlöse verändern.

Eine BWA, die alle Kosten in einen Topf wirft, kann z.B. nicht anzeigen, dass die Fixkosten im letzten Monat aufgrund von Abweichungen in der Miete gesunken sind. Natürlich kann man dem nachgehen und es aus anderen Datenquellen herausfinden. Aber der Sinn der BWA ist es, diese Information auf den ersten Blick zu erkennen, so dass schnell erkennbar ist, dass "alle meine Fixkosten gleich geblieben sind, außer den Mietkosten."

Ausgestattet mit dieser Information, die innerhalb der ersten 30 Sekunden nach dem Betrachten eines Berichts gewonnen wird, können Finanzmanager:innen ihren CFOs nicht nur erklären, warum die Kosten im letzten Monat gesunken sind, sondern auch, warum sie in diesem Monat wieder auf ein normales Niveau ansteigen werden.

Idealerweise sollte die BWA sowohl High Level sein, damit man sie schnell verstehen kann, als auch granular genug, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.

Eine BWA zu erstellen, die sowohl Kontrolle als auch Flexibilität ermöglicht, bedeutet, dass Finanzmanager:innen Finanzdaten sehr schnell und sehr genau erfassen müssen. Die Zahlen müssen korrekt sein, und sie müssen am besten tagesaktuell sein, um für Entscheidungsträger:innen relevant zu sein.

Eine Art von Finanzdaten, die schnell verarbeitet werden müssen, sind Eingangsrechnungen. Bei Unternehmen mit komplexen Rechnungsfreigabeprozessen kann die Zeit zwischen dem Rechnungseingang, Rechnungsfreigabe, Bezahlung und Verbuchung sehr lang sein.

Die Folge davon, dass ihr den Leuten für die Rechnungsfreigabe hinterherlaufen müsst, ist, dass ihr keine Ausgaben buchen könnt und diese Daten fehlen im dementsprechenden Report. Dies reduziert den Nutzen der Daten, die ihr euren Stakeholdern zur Verfügung stellt.

Der Schlüssel zur schnellen Bereitstellung der Daten liegt darin, sicherzustellen, dass alle internen Prozesse und Arbeitsabläufe so effizient bzw. so automatisiert wie möglich sind.

Dies ist keine Automatisierung als Selbstzweck, sondern die Absicht, die Geschwindigkeit zu verbessern, mit der genaue Daten gesammelt und genutzt werden können, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Seid ihr neugierig, mehr zu erfahren oder zu sehen, wie Candis eurem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über den Rechnungseingangsprozess zurückzugewinnen? Nehmt Kontakt mit uns auf.