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Cloud-Based vs. On-Premise-Software: Was ist besser?

Cloud-based vs. On-Premise-Software: Was ist besser? 

Cloud-based und On-Premise sind Begriffe, die im Zeitalter des digitalen Rechnungsmanagements ständig fallen. Dabei existiert die Bezeichnung On-Premise erst seit diesem Jahrzehnt - vorher waren server-basierte Computerprogramme die einzige Option.

Aber in den letzten zehn Jahren hat sich viel geändert, also gucken wir uns cloud-based und on-premise Software einmal genauer an. Dafür haben wir mit dem Experten Thomas Bradford gesprochen, dem Chief Technology Officer bei CANDIS. Er hat uns seine Einschätzung gegeben, die wir in diesem Artikel für Sie zusammenfassen. 

Was bedeutet Cloud-Based und On-Premise Software eigentlich? 

On-Premise-Software ist Software, die der Kunde tatsächlich in seinen Besitz nimmt, dafür eine eigene Infrastruktur einrichtet und sie dann selbst hostet. Im Gegensatz dazu, muss man bei Cloud-Based-Software keine eigene Infrastruktur haben oder diese selbst hosten - man kann einfach jederzeit von überall darauf zugreifen. Auf diesen grundsätzlichen Unterschied basieren die wichtigen Vor- und Nachteile beider Software-Optionen. Hier gibt es vier Punkte, die berücksichtigt werden müssen.

Kosten und Einrichtungsaufwand

Die beiden größten Probleme von On-Premise-Software sind die Kosten und der Aufwand, die Software einzurichten. Es ist notwendig, eine Infrastruktur zu schaffen, auf der die Software gehostet wird. Weiterhin muss häufig ein neuer Systemadministrator eingestellt werden, der dafür sorgt, dass die Hardware auch richtig funktioniert. Für größere Firmen ist das kein großes Problem, da diese meist schon über eine vorhandene Struktur verfügen, die ohne größere Probleme in die eine neue Software integriert werden kann.

Außerdem haben diese Unternehmen oft schon eine IT-Abteilung, die sich dann auch um die neue Software kümmern kann. Die Kosten bleiben hier vergleichsweise gering. Für kleinere Firmen kann On-Premise-Software jedoch schnell zu einem großen Kostenfaktor werden. Die meisten kleineren Firmen haben keine Hardware, die den Anforderungen entspricht und haben auch keine Angestellten, die sich um die Einrichtung und Instandhaltung der Software kümmern könnten.

Teilweise reicht nicht einmal die Internetverbindung, um alle Nutzer des lokalen Netzwerkes ausreichend bedienen zu können. Dafür ist mindestens die Beschäftigung eines neuen Angestellten notwendig, die Anschaffung von angemessener Hardware und die Einrichtung eines Servers. Die Kosten, um On-Premise-Software einzurichten und zum Laufen zu bringen, können an dieser Stelle schnell den Bereich von mehreren zehntausend Euro gehen.

Damit sind Firmen auch eher dazu gezwungen, mit Software weiterzuarbeiten, die keine perfekte Lösung ist, da die Kosten und der Aufwand der Einrichtung so hoch waren, dass die Software behalten wird.

Mit Cloud-Based-Software wird dieses Problem gelöst. Nicht nur sind die Kosten deutlich geringer, weil es nicht notwendig ist, selbst eine Infrastruktur einzurichten. Es ist ebenfalls möglich, verschiedene Softwares auszuprobieren und sich dann für die Beste zu entscheiden. Dadurch, dass fast keine Vorbereitung oder Einrichtung notwendig ist, können Unternehmen sofort starten, Cloud-Based-Software zu nutzen.

Und wenn die Software doch nicht zu den Bedürfnissen passt, dann ist es einfach, sich anders zu entscheiden und eine andere Software auszuprobieren. Das einzige Problem, das hier auftreten kann, ist, dass die Daten nicht exportiert werden können. Aber auch das funktioniert bei den meisten Softwares auf dem Markt - bei CANDIS zum Beispiel auch - ziemlich einfach.

Datensicherheit 

Während das auf jeden Fall für Cloud-Based-Softwares spricht, ist ein Punkt, mit dem gerne für On-Premise-Software argumentiert wird, die Datensicherheit. Wenn man bei On-Premise-Software alles richtig eingerichtet hat, dann sind die Daten mit ziemlicher Sicherheit geschützt und nur für die eigene Firma zugänglich. Bei Cloud-Based- Software existieren verschiedene Datenzentren mit Servern, auf denen die Daten gespeichert sind.

Es gibt beispielsweise Datenzentren in Frankfurt, Dublin und an verschiedenen Stellen in den Vereinigten Staaten sowie im asiatischen Pazifikraum. Das mag zunächst unsicher klingen, da die Daten dann weltweit verteilt sind und zwischen den verschiedenen Servern springen.

Allerdings kommt es hier darauf an, wie sehr auf Datensicherheit Wert gelegt wird. Bei CANDIS zum Beispiel sorgen wir dafür, dass die Daten nicht den Server in Frankfurt verlassen. Dadurch, dass die Daten dann nur dort sind und nicht weltweit verteilt, können wir ein sehr hohes Maß an Sicherheit gewährleisten. Außerdem halten wir uns sehr strikt an alle deutschen und europäischen Regelungen zum Datenschutz - so bleiben Ihre Daten bei uns sicher.

Außerdem halten wir uns sehr strikt an alle deutschen und europäischen Regelungen zum Datenschutz - so bleiben Ihre Daten bei uns sicher.

Außerdem kommt es immer darauf an, wie an das Thema Datensicherheit herangegangen wird und wie es in die Prozesse mit aufgenommen wird. So kann es auch sein, dass je nachdem wie ein lokales Netzwerk aufgebaut ist und wie sicher es ist, On-Premise-Software tatsächlich weniger sicher ist als Cloud-Based-Software.

Version und Zugriff

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Version und die Zugriffsmöglichkeiten. Einer der größten Vorteile bei Cloud-Based-Software ist, dass man dort automatisch immer über die aktuellste Version verfügt. On-Premise-Software ist sehr schnell veraltet, wenn man nicht konstant neue Updates installiert und auf dem neuesten Stand bleibt, sind Firmen, die On-Premise-Software nutzen, schnell hinterher.

Es fehlen dann wichtige Sicherheitsupdates und Features, die vom Kunden gefragt werden - was zu einem großen Problem werden kann.

Es fehlen dann wichtige Sicherheitsupdates und Features, die vom Kunden gefragt werden - was zu einem großen Problem werden kann. Bei Cloud-Based-Software existiert dieses Problem nicht, man ist immer auf dem neuesten Stand und kann auf alle neuen Features zugreifen, ohne dass man zusätzlich Zeit investieren muss.

Außerdem ist es bei Cloud-Based-Software sehr praktisch, dass alle Mitglieder der Firma zur gleichen Zeit darauf zugreifen können und so immer auf dem neuesten Stand sind. Das erspart es Mitarbeitern, sich untereinander über Änderungen und Neuigkeiten zu verständigen, sie können diese direkt in der Software sehen. So auch bei CANDIS: Alle Mitarbeiter können sehen, auf welchem Stand die Freigabe einer bestimmten Rechnung ist und was die nächsten Schritte sind.

Wird eine Rechnung freigegeben, wird die Finanzabteilung davon in Echtzeit informiert und kann den Betrag noch im selben Moment bezahlen. Das spart an vielen Stellen Zeit und kann die Arbeit im Unternehmen deutlich verbessern. Es wird klar, wie wichtig es inzwischen ist, immer die neueste Version zu haben und auf dem neuesten Stand zu sein, wenn man sich große Firmen wie Microsoft ansieht. Microsoft beispielsweise bietet inzwischen eine Cloud-Based-Version von Office an, weil sie die Bedürfnisse der Kunden an dieser Stelle erkannt haben - und ihre Kunden damit zufriedenstellen.

Problembehebung

Nicht nur die Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand, was Cloud-Based-Software angeht - auch die Softwareentwickler selber können so immer auf dem Laufenden bleiben und in Echtzeit, Analysen durchführen. Sehr wichtig wird das bei der Behebung von möglichen Problemen. Gibt es beispielsweise bei On-Premise-Software ein Problem, dann müssen zunächst die Entwickler kontaktiert werden, die dann einen Back-Channel einrichten, um zurückzuverfolgen, wo das Problem liegen könnte.

Das ist nicht nur sehr umständlich, dabei vergeht auch viel Zeit - die man an anderer Stelle dann verliert. Bei Cloud-Based-Software hingegen stellen die Entwickler oft schon Probleme fest, bevor der Kunde überhaupt erst damit in Berührung kommt. So kann für wesentlich mehr Kontinuität im Unternehmen gesorgt werden, wenn Probleme entweder schon präventiv verhindert werden oder dann sehr schnell gelöst werden können.


Wir halten fest: Cloud-Based-Software ist die bessere Lösung 

Wie ist die finale Beurteilung unseres Experten? Cloud-Based-Software ist in den meisten Fällen die bessere Lösung. In der Zukunft werden vermutlich alle Unternehmen an einem gewissen Punkt auf diese Art von Software umsteigen. Es gibt zwar noch Probleme mit Cloud-Based-Software; allerdings wird konstant an diesen gearbeitet. Und sobald auch die letzten Zweifel im Bezug auf Datensicherheit und Datenzugriff ausgeräumt sind, sind damit auch die letzten Argumente für On-Premise-Software eliminiert. 

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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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