How-To: CSV-Download und Pivot-Tabelle in Excel
Finanzberichte erstellen kostet Zeit und Nerven. Die neue CSV-Download Funktion in Candis macht damit jetzt Schluss. Mithilfe von Pivot-Tabellen können durch die CSV-Datei in Excel schnell und einfach wertvolle Einsichten gewonnen werden.
Wie das Ganze funktioniert, zeigen wir euch hier.
CSV-Download in Candis
Über den Navigationspunkt „Dokumente“ gelangst du auf die Übersicht deiner Dokumente.
Über den Button Alle Dokumente als CSV herunterladen, in der rechten oberen Ecke, können sämtliche Rechnungen auf einmal heruntergeladen werden.
Möchtest du nur bestimmte Rechnungen herunterladen, so kann vorab auf verschiedene Weisen gefiltert, bzw. sortiert werden (z. B. nach Status, nach Fälligkeitsdatum, nach Geschäftspartner, etc.). Sobald dann die gewünschten Rechnungen ausgewählt wurden, klickst du in der oberen rechten Ecke auf Gefilterte Liste als CSV.
Die Liste der Rechnungen landet anschließend innerhalb weniger Sekunden als CSV-Datei im Download-Ordner auf deinem Rechner. In der Download-Historie in Candis wird außerdem jeder vorgenommene Download aufgelistet und kann jederzeit eingesehen werden.
Pivot-Tabelle in Excel erstellen
In Excel geöffnet erscheint der Datensatz nun als Tabelle. Jede Rechnung hat eine eigene Zeile und Daten wie Betrag, anfordernde Person, Freigeber:in, KOST1 und Sachkonto sind mit dabei.
Use Case #1 - Kostenstellen mit höchsten Ausgaben
Die Dokumente werden nach einem bestimmten Zeitraum gefiltert, als CSV-Datei heruntergeladen und anschließend in Excel geöffnet.
In der Navigationsleiste klickst du auf Einfügen → PivotTable, wodurch sich auf der rechten Seite ein Fenster öffnet. Hier wählst du die Option Neues Blatt.
Excel legt nun ein neues Arbeitsblatt mit einer noch leeren Pivot-Tabelle an. Auf der rechten Seite hat sich eine Leiste mit der Überschrift PivotTable-Felder geöffnet. Hier kannst du die Werte aus deinem Datensatz auswählen, die in Abhängigkeit zueinander gestellt werden sollen. Die Kombinationsmöglichkeiten sind umfangreich.
In unserem Beispiel wählst du aus der Liste KOST1 und ziehst diesen Wert in den Bereich Zeilen. Den Betrag ziehst du in den Bereich Wert.
In der nun entstandenen Tabelle kannst du auf einen Blick erkennen, wie hoch die Ausgaben für IT, Marketing, Office Management usw. waren. Für einen besseren Überblick können die Beträge absteigend sortiert werden.
Um eine Grafik zu erstellen, markierst du die Tabelle, klickst im oberen Reiter auf Einfügen und wählst unter Diagramme ein passendes Design aus, z. B. ein Kreisdiagramm. Die erstellten Tabellen können so auf verschiedene Arten visualisiert werden.
Use Case #2 - Rechnungen, die sich noch in der Freigabe befinden
In der Dokumentenübersicht wird über den Filter Status die Option ausstehend ausgewählt. Die Liste dieser Dokumente wird dann heruntergeladen und in Excel geöffnet.
Nun wählst du die komplette Tabelle aus und klickst, wie im vorherigen Beispiel, auf Einfügen → PivotTable und dann auf Neues Blatt. Excel öffnet erneut eine leere Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt.
In der Leiste PivotTable-Felder ziehst du in den Bereich Zeilen, den Wert Fälligkeitsdatum und den Wert Aktuelle Freigeber. Die Anzahl von Beleg-ID ziehst du in den Bereich Werte.
Nun siehst du einen Überblick über die Anzahl der noch ausstehenden Rechnungen pro Freigeber:in. Falls notwendig kannst du so z. B. direkte Erinnerungs-E-Mails an die Verantwortlichen senden.
Use Case #3 - Rückstellungen bilden
Wie im vorherigen Beispiel werden die Dokumente zunächst nach dem Status gefiltert. Die noch ausstehenden Dokumente für den Monat September werden dann heruntergeladen und in Excel geöffnet.
Über Einfügen → PivotTable → Neues Blatt öffnet Excel erneut eine leere Pivot Tabelle. Die Werte KOST1, Währung und Steuer % ziehst du in den Bereich Zeilen. Den Betrag ziehst du in den Bereich Werte.
Um Rückstellungen zu bilden, müssen die 7%, bzw. 19% Steuer von den angezeigten Bruttobeträgen noch abgezogen werden. Die Nettobeträge kalkulierst du jeweils direkt in der benachbarten Zelle.
Wenn du diese Zellen mit den Nettobeträgen nun markierst, wird dir am unteren Rand von Excel die Summe angezeigt. Das ist die Summe, die für diese bestimmte Kostenstelle nun als Rückstellung gebildet werden kann.