DATEV Unternehmen online richtig nutzen: Anleitung, Vorteile und Schnittstelle mit Candis

Viele Unternehmen nutzen DATEV Unternehmen online – kurz DUO – vor allem, um ihrem Steuerbüro Rechnungen digital bereitzustellen. Doch DUO kann deutlich mehr: Belege erfassen, Zahlungen auslösen, Auswertungen ansehen. Richtig eingesetzt, wird daraus ein zentrales Werkzeug für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.

Damit das funktioniert, müssen Rechnungen vollständig, lesbar und pünktlich im System landen. Genau daran hakt es in der Praxis oft: Belege werden per Mail weitergeleitet, doppelt abgelegt oder fehlen ganz. Noch komplizierter wird es, wenn Buchhaltungsprozesse wachsen oder sich ändern.

DUO hilft, Ordnung zu schaffen – und mit einer Schnittstelle zu deiner Rechnungsmanagement-Software funktioniert das Ganze noch einfacher. Als lizenzierter DATEV-Partner kannst du deine Belegdaten und -bilder aus Candis automatisch und ohne manuelles Nacharbeiten nach DUO übertragen. So bleibt der Fokus auf dem, worauf es ankommt: Rechnungen erfassen, bezahlen und gut vorbereitet mit der Steuerberatung zusammenarbeiten.

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DATEV Unternehmen online ist die zentrale Online-Plattform für den Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberatung. Sie wurde entwickelt, um Buchhaltungsprozesse digital abzubilden und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro zu vereinfachen. Statt Papierbelege hin- und herzuschicken, kannst du deine Unterlagen digital erfassen, Zahlungen vorbereiten und Auswertungen abrufen.

DUO ist dabei kein einzelnes Tool, sondern eine Sammlung von Anwendungen, die du je nach Bedarf nutzen kannst:

• Belege online: Hier kannst du Eingangs- und Ausgangsrechnungen hochladen, prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten.

• Bank online: Damit lassen sich Zahlungen direkt in DUO ausführen – inklusive Sammelzahlungen, Zahlungsavise und Überweisungen.

• Kassenbuch online: Für die digitale Kassenführung, wenn Barbelege regelmäßig anfallen.

• Auswertungen Rechnungswesen: Zugriff auf betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWAs), Umsatzsteuer-Voranmeldungen und mehr – direkt aus der Kanzlei.

Ob du nur Belege bereitstellst oder auch aktiv Zahlungen und Auswertungen in DATEV Unternehmen online verwaltest, hängt von deiner Arbeitsweise und der Vereinbarung mit deiner Steuerkanzlei ab.

Du brauchst Hilfe bei der Einrichtung von DATEV Unternehmen online? In diesem Video zeigen wir dir, wie es Schritt für Schritt funktioniert.

Damit die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatung und Unternehmen reibungslos läuft, braucht es eine klare Aufgabenteilung. DATEV Unternehmen online hilft deinem Unternehmen dabei, diese Zusammenarbeit digital und nachvollziehbar zu gestalten. Aber wer macht eigentlich was?

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Grundsätzlich kannst du individuell vereinbaren, ob bestimmte Bereiche – wie das Kontieren von Belegen oder die Zahlungsfreigabe – bei der Steuerkanzlei oder in deinem Unternehmen liegen sollen. Zwei Aufgaben gehören allerdings immer in die Verantwortung der Mandant:innen, also des Unternehmens:

• Belege bereitstellen

• Rechnungen bezahlen

Diese beiden Prozesse lassen sich am besten direkt im Unternehmen abbilden – allein schon, weil hier alle Informationen vorliegen: Wer hat den Beleg gesehen, wer hat ihn freigegeben, welches Konto soll verwendet werden?

Entdecke unsere Software für die digitale Rechnungsfreigabe.

Warum das wichtig ist

Je besser und vollständiger Belege in DUO landen, desto weniger Rückfragen gibt es und desto schneller kann die Kanzlei buchen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Qualität der betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA), auf die EÜR oder den Jahresabschluss aus. Werden Rechnungen dagegen unvollständig übermittelt, doppelt abgelegt oder erst spät bereitgestellt, entstehen Lücken in der Buchhaltung und das hat Folgen für Reporting, Liquiditätsplanung und deine Steuererklärung.

Vom Deklarieren zum Beraten: So arbeiten moderne Steuerkanzleien – mehr dazu gibt’s in dieser Podcast-Episode.

Richtig eingesetzt, wird DATEV Unternehmen online zum zentralen Werkzeug für die Buchhaltungsvorbereitung und Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Das sind die wichtigsten Vorteile:

1. Papierlose Buchhaltung & schneller Zugriff auf Belege

Mit DUO kannst du Rechnungen digital erfassen, ablegen und bei Bedarf jederzeit wiederfinden. Lange Suchen in Ordnern oder E-Mail-Postfächern entfallen, denn alle Belege sind an einem Ort verfügbar, revisionssicher archiviert und direkt mit der Buchhaltung verknüpft.

2. Sichere Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Belege, Zahlungen und Auswertungen lassen sich direkt über DUO teilen – ohne manuelles Hin- und Herschicken. So hat die Kanzlei jederzeit Zugriff auf aktuelle Unterlagen, kann schneller buchen und Rückfragen reduzieren sich deutlich.

3. Frühzeitige Hinweise auf fehlende oder unvollständige Belege

In DUO wird sichtbar, welche Rechnungen noch unbearbeitet oder unvollständig sind. So lässt sich frühzeitig reagieren, bevor es zu Rückfragen oder Verzögerungen beim Buchen kommt.

4. Direkte Zahlungsabwicklung aus Belegen möglich

Mit der Standard- oder erweiterten Bearbeitungsform kannst du Zahlungen direkt aus den Belegen auslösen. Das spart den Umweg über Onlinebanking und sorgt dafür, dass keine Fristen verpasst werden. Auch Sammelüberweisungen sind möglich.

5. Schnelle Auswertungen und vorbereitende Buchführung

Durch die klare Struktur und saubere Belegbereitstellung erhält dein Steuerbüro schneller verwertbare Daten für BWAs, die EÜR oder den Jahresabschluss. Je vollständiger DUO genutzt wird, desto weniger Nacharbeiten sind nötig.

Übrigens: Mit der DATEV-Schnittstelle von Candis kannst du alle relevanten Belegdaten direkt nach DUO übertragen, automatisch, ohne manuelles Hochladen und mit voller Kontrolle.

Es gibt einige Alternativen, um Dokumente in DATEV Unternehmen online hochzuladen:

Wenn du mit DATEV Unternehmen online arbeitest, hast du die Wahl zwischen zwei Bearbeitungsformen: der Standardform und der erweiterten Form. Beide Varianten ermöglichen es dir, Rechnungen zu erfassen, Zahlungen auszulösen und Belege für die Buchhaltung bereitzustellen, unterscheiden sich aber deutlich im Detail.

Für den Ausgangsrechnungsprozess bietet DATEV zusätzlich DATEV Auftragswesen next an. Damit erstellst du Angebote, Auftragsbestätigungen und E-Rechnungen direkt digital – nahtlos integriert in DUO.

Standardform: Einfach starten, Belege erfassen, bezahlen

Die Standardform ist der unkomplizierte Einstieg in die Arbeit mit DUO. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit wenigen Buchungsvorfällen oder für solche, die (noch) nicht mit periodengerechter Abgrenzung arbeiten müssen.

So läuft’s ab:

1. Belege werden über Belege online hochgeladen.

2. Auf der Startseite in DUO siehst du unbearbeitete Belege im Posteingang (blauer Stern, fett markiert).

3. Ergänze das Bankkonto und speichere – der Beleg gilt als bearbeitet.

4. Über Bank online kannst du jetzt die Überweisung auslösen.

5. Die Belege gelangen automatisch in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und können dort über „Digitale Belege buchen“ verarbeitet werden.

Einschränkungen:

• Du musst jeden Beleg einzeln aufrufen und bearbeiten – eine Massenverarbeitung ist nicht möglich.

• Kontoumsätze müssen manuell geprüft und verknüpft werden.

• Die Standardform bietet keine Möglichkeit, Zahlungen zu planen oder nach Fälligkeit zu priorisieren – Rechnungen werden einfach direkt zur Überweisung vorbereitet.

• Bei wachsendem Belegvolumen wird der manuelle Aufwand schnell zu groß.

Vorteile:

• Du kannst Belege digital bereitstellen und direkt die Zahlung erledigen – ohne Medienbruch.

• Frühzeitige Hinweise auf fehlende Belegdaten helfen, Rückfragen der Kanzlei zu vermeiden.

• In Kombination mit Bank online und verknüpften Kontoumsätzen bekommst du schneller Auswertungen und eine bessere Übersicht.

• Auch Lohn- und Gehaltszahlungen lassen sich vorbereiten und Auswertungen direkt im DUO bereitstellen – als PDF oder interaktive Ansicht.

Noch unsicher, welche DUO-Form zu dir passt? In unserer Podcast-Folge mit DATEV besprechen wir typische Anwendungsfehler und geben konkrete Tipps.

Zahlungen in 5 Schritten

So geht die Zahlung über die Standardform in DATEV Unternehmen online:

1. Du lädst Belege auf Belege online hoch.

2. Klickst du auf die Startseite in DUO, siehst du die unbearbeiteten Rechnungen im Posteingang – diese sind gefettet und mit einem blauen Stern markiert.

3. Ergänze das Bankkonto, von dem du die Überweisung tätigen willst und speichere die Änderungen ab – der Beleg gilt nun als bearbeitet, bleibt aber weiterhin im Posteingang.

4. Danach kannst du die Belege über Bank online bezahlen und sie gelangen daraufhin in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.

5. In Kanzlei-Rechnungswesen kann man sich die ungebuchten Belege jetzt aus dem Posteingang holen und über digitale Belege buchen buchen. Dabei muss sich die bearbeitende Person durch jeden einzelnen Beleg klicken – dabei sind die Belegdaten (ggf. auch die Kostenstelle) bereits ausgefüllt. Sachkonto, Gegenkonto und Steuerschlüssel müssen Buchhalter:innen selbst vergeben. Danach müssen sie ins Register verschoben werden.

Erweiterte Form: Mehr Kontrolle und Buchungstiefe

Die erweiterte Form bietet zusätzliche Möglichkeiten: Du kannst Buchungsperioden angeben, Buchungsvorschläge nutzen und Belege genauer aufbereiten. Ideal für bilanzierende Unternehmen und alle, die ihre Buchhaltung sauber vorbereiten wollen.

So funktioniert’s:

1. Belege werden wie gewohnt hochgeladen.

2. Du klickst im Posteingang auf den Beleg, ergänzt Buchungsdaten wie Periode, Kostenstelle, Sachkonto und Steuerschlüssel.

3. Der Beleg wandert nach der Bearbeitung automatisch ins Register.

4. In der Kachel Bereitstellen wählst du aus, welche Stapel zur Zahlung oder Buchung freigegeben werden.

5. Die Daten werden in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert und stehen dort als Buchungsvorschläge zur Verfügung.

6. Du kannst Vorschläge annehmen oder gezielt anpassen – die Erfassung muss nicht mehr manuell erfolgen.

Vorteile der erweiterten Form:

• Du kannst Zahlungen gezielt nach Fälligkeit steuern.

• Mehr Buchungsinformationen direkt bei der Erfassung möglich.

• Zeitersparnis durch vorbereitete Buchungsvorschläge.

• Besser geeignet für Unternehmen mit wachsendem Rechnungsvolumen.

Hinweis zur Umstellung:
Viele Unternehmen starten mit der Standardform und wechseln später zur erweiterten. Dabei wichtig: Die Buchung erfolgt dann nicht mehr über das Register, sondern direkt aus DUO – ein Schritt, der in der Praxis oft übersehen wird.

Zahlungen in 6 Schritten

So geht die Zahlung über die erweiterte Form in DATEV Unternehmen online:

1. Klicke in unbearbeitete Belege.

2. Prüfe die Rechnungs- und Kontodaten.

3. Unterschied zur Standardform: Erfasse hier weitere relevante Daten, beispielsweise die jeweilige Buchungsperiode, ein Geschäftspartnerkonto, Kostenstelle, Buchungsschlüssel und Sachkonto.

4. Zur Zahlung freigegebene Rechnungen sind in der Rechnungsliste.

5. Dort kannst du z. B. nach Fälligkeit sortieren und nur die Rechnungen auswählen, die du zum aktuellen Zeitpunkt tätigen willst.

6. An dieser Stelle kannst du auch auswählen, von welcher Bank du die Zahlung tätigen möchtest.

Welche Form ist die richtige Bearbeitungsform für mich?

Standardform oder erweiterte Form? Welche Variante für dich am besten passt, hängt davon ab, welche Erwartungen du selbst hast. Grundsätzlich spricht mehr für die erweiterte Form: Du kannst deine Zahlungen steuern und deutlich schneller buchen. Willst du aber wirklich nur deine Belege hochladen und im besten Fall gar nicht in DATEV Unternehmen online aktiv tätig sein, kann die Standardform die bessere Wahl sein.

Wende dich hierfür am besten an deine:n Steuerberater:in, welche Bearbeitungsform für dich die bessere Wahl ist.

Wir haben dir hier eine Tabelle erstellt, die dir Orientierung bietet:

Du willst diese Übersicht als PDF herunterladen? Hier entlang!

Mehr zum Thema und Unterschiede der Bearbeitungsformen erfährst du in diesem YouTube-Video.

Mache dir deinen Arbeitsalltag leichter und nutze Beleg-Identifikationsnummern. Damit kannst du Rechnungen filtern und nach ihnen suchen. Das funktioniert sowohl in Vorsystemen als auch in DATEV Unternehmen online und Kanzlei-Rechnungswesen. So hat jeder Belege eine individuelle Nummer, die systemübergreifend gleichbleibend ist. Du sparst dir langes Suchen bei Rückfragen und sorgst für Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

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