CANDIS > Blog > Die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements

Die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements

Sie denken darüber nach, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren? CANDIS stellt Ihnen die wichtigsten Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements vor.

Vermeiden Sie Rückfragen

Ganz entscheidend ist, dass Mitarbeiter durch das digitale Rechnungsmanagement nicht mehr zwingend an den Pendelordner gebunden sind. Es gibt keinen Grund mehr, Eingangsrechnungen auszudrucken und Kollegen zur Freigabe vorzulegen. Sie brauchen auch nicht mehr mit einer Freigabemappe durch das Büro laufen oder wochenlang auf die Freigabe einer zuständigen Buchhalterin zu warten. Durch das digitale Rechnungsmanagement können Sie sich endgültig von Freigabemappen verabschieden. Ihre Kollegen können jederzeit innerhalb weniger Sekunden auf Ihre Anfragen reagieren und Eingangsrechnungen bearbeiten.

Für die Buchhaltung verringert sich gleichzeitig der Arbeitsaufwand und die Durchlaufzeit sinkt

Ein weiterer Vorteil ist, dass die elektronisch erfassten Daten direkt an Ihren Steuerberater weitergegeben werden können.  Sie müssen nur auf einen Knopf drücken und haben die Rechnung dem zuständigen Steuerberater sofort bereitgestellt. Ihr Buchhalter importiert danach die Eingangsrechnungen mit wenigen Klicks. Für die Buchhaltung verringert sich gleichzeitig der Arbeitsaufwand und die Durchlaufzeit sinkt, weil Reports schneller fertig sind;  parallel dazu steigt die Datenqualität. Die Reports der Buchhaltung sind nicht nur aktueller, sondern auch qualitativ besser. Das bedeutet gleichzeitig, dass Transaktionskosten sinken.


Jederzeit Bilanzen und Reports erstellen

Durch ein digitales Rechnungsmanagement können Sie Reports wöchentlich bzw. sogar täglich buchen und diese so oft erstellen, wie Sie wollen. Sie können monatliche Bilanzen zu Ihren Rechnungseingängen erstellen und diese jederzeit, gesammelt an einem Ort, einsehen.


Teilen Sie die Arbeit mit Kollegen besser auf

Teilen Sie sich den Arbeitsaufwand mit Kollegen besser auf und arbeiten Sie unabhängig voneinander an Aufgaben. Beispielsweise werden Eingangsrechnungen per Klick ohne Wartezeit sofort bezahlt, Daten täglich bereitgestellt und Mitarbeiter lösen sich von dem Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraum. Digitales Rechnungsmanagement bietet Mitarbeitern dadurch mehr Kontrolle und Flexibilität.


Nie wieder mühsames Eintippen von Daten

Rechnungseingang, Rechnungsausgang usw. - müssen Sie diese Daten alle mühsame in DATEV eingegeben? Das Abtippen von Papierbelege ist zeitaufwendig. Sie müssen zudem sicher stellen, dass Sie alle Daten eingeben. Die Gefahr, Tippfehler zu machen ist groß und nicht selten tauchen bei Plausibilitätsprüfungen, Fehler auf, die sich nicht mehr so einfach nachverfolgen lassen. Ein digitales Rechnungsmanagement-Tool erfasst Ihre Daten automatisch, ergänzt wichtige Informationen und speichert Ihre Belege zentral in einem Postfach. Manuelles, zeitaufwändiges Abtippen von Rechnungen wird dadurch völlig überflüssig.

Eingangsrechnung importieren

Verbinden Sie Ihre Prozesse

Ein digitales Rechnungsmanagement-Tool hat einen weiteren Vorteil. Alle Vorgänge bleiben miteinander in einem System verbunden. Digitalisieren Sie ihre Belege zu Anfang einmal im System, können diese im gesamten Prozess weiterverwenden werden. Nehmen Sie eine typische Situation aus der Steuerkanzlei: Ein Mandant schickt Ihnen den Pendelordner, Sie tragen die Daten auf den Papierbelegen ein. Vorher ist aber schon etwas Wichtiges passiert: der Mandant hat schon einmal vorher alles abgetippt, er musste die Rechnung ja irgendwie bezahlen. Und der Mandant hat auch schon vorher eine Art manuellen Abgleich gemacht. Er bereitet das also trotzdem auf eine gewisse Art und Weise vor. Das bedeutet aber auch für alle Beteiligten, dass doppelte Arbeit entsteht. Das digitale Rechnungsmanagement hat hier gegenüber der papierlastigen Buchhaltung den Vorteil, dass besonders zu Beginn des Prozesses alles einmal zentral digitalisiert wird. Wenn Sie die Rechnung mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool einmal am Anfang erfassen, werden diese ganzen Schritte eher ein Nebenprodukt. 

Aufgaben für heute

Sprich: Wenn Sie die Belegdaten am Anfang einmal digitalisieren, gewinnen Sie Kontrolle und Übersicht. Zweitens können Sie den Beleg nun direkt bezahlen, weil Daten wie die IBAN daraus bereits digital ausgelesen wurden. Die Zahlung kann also direkt aus dem Programm ausgelöst werden. Dadurch, dass das direkt alles erfasst wurde, können Sie die Daten auch direkt an die Buchhaltung bereitstellen und sind nicht mehr an einen monatlichen Zyklus gebunden.


Nie wieder Rechnungen kopieren

Die Verfahrensdokumentation schreibt Ihnen vor, dass alle Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Allerdings verbleichen Thermobelege nach einiger Zeit. Und damit diese lesbar bleiben, müssen Sie Thermobelege kopieren und archivieren. Durch das digitale Rechnungsmanagement können Sie sich von dieser Aufgaben befreien. Sie wird schlichtweg überflüssig. Die Kopie der Rechnung erfolgt jetzt automatisch durch das Digitalisieren der Belege. Das ist nicht nur ein Zeitersparnis; Mitarbeiter vermeiden monotone, repetitive Aufgaben; und das sorgt dann wieder für mehr Zufriedenheit und Zeit für Wesentliches im Unternehmen.


Befreien Sie sich von Abhängigkeiten durch ein digitales Rechnungsmangement 

Bei Papierrechnungen sind die Vorgänge häufig komplizierter und es entstehen Abhängigkeiten. Wenn es Rückfragen gibt, muss der Mitarbeiter ins Lager gehen, den richtigen Ordner heraussuchen und so lange darin blättern, bis er die richtige Rechnung in einem Pendelordner gefunden hat. Das kostet sehr viel Zeit und es setzt voraus, dass das Unternehmen eine sehr gute Organisationsstruktur hat. Häufig finden Mitarbeiter die richtige Rechnung im Archiv nicht auf Anhieb, manchmal auch gar nicht. Das ist auch ein Problem, wenn der Jahresabschluss erstellt wird. Ein Digitales Rechnungsmanagement-Tool hat den großen Vorteil, dass die Buchführung jederzeit abschlussbereit ist. Mit einem digitalen Rechnungsmangement-Tool können Eingangsrechnungen so eingebucht werden, dass Mitarbeiter immer die Übersicht über alle Rechnungen haben und mit ihrem digitalen Rechnungsmanagement-Tool jederzeit einen Abschlussbericht erstellen können.

Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

CANDIS Team

Verwandte Artikel

Sie wollen immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.