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Tipps für die Umstellung auf digitale Buchhaltungsprozesse

Bei Buchhaltung denken Sie an Freigabemappen und Kisten voller Papierrechnungen? Die digitale Buchhaltung hat verstaubte Prozesse abgelöst. Klein- und mittelständische Unternehmen profitieren besonders von einem cloudbasierten Rechnungsmanagement-Tool. Doch welche Probleme treten bei der Umstellung auf? CANDIS zeigt Ihnen, was Sie beachten müssen.

Nutzen Sie ein zentrales Postfach 

Ein zentrales Postfach ist zwingend notwendig, wenn Sie ihr Rechnungsmanagement digitalisieren wollen. Hinterlegen Sie bei allen Tools und bei allen Händlern dieselbe Mailadresse. So können Sie sicherstellen, dass alles an einem Ort abgewickelt wird und Sie als Team den Überblick behalten. Die gute Nachricht: Jedes Mailpostfach ist geeignet dafür. 

CANDIS Tipp: Cloudbasierte Software-Lösungen konzentrieren sich auf eine bestimmte Funktion und sind in der Abrechnung flexibel und skalierbar. Sie verfügen über ein zentrales Postfach und sorgen somit für Transparenz, Kontrolle und Übersicht. Besonders für das Budget von kleinen und mittelständischen Unternehmen sind sie oft die richtige Wahl.


Achten Sie auf Kompatibilität

Generell ist es oft schwierig, alle Tools ideal miteinander zu verknüpfen, wenn sie nicht aus einer Hand produziert wurden. Das bedeutet, dass die Verknüpfung zwischen den verschiedenen Softwareprogrammen meist nicht sehr gut funktioniert. Im schlimmsten Fall sind Datenauslese, Freigabe, Vorkontierung, Zahlungen der Rechnungen, Rechnungsstellung an Kunden, Mahnwesen gegenüber Kunden und die Buchhaltung mit komplett verschiedenen Tools verknüpft. 

CANDIS Tipp: Stellen Sie sich zunächst einige Fragen: Liegt die Buchhaltung Inhouse? Oder übernimmt die Buchhaltung der Steuerberater? Wie zahle ich Rechnungen? CANDIS bietet Ihnen ein Homeoffice-Paket mit verschiedenen cloudbasierten Softwareprogrammen. Damit können Sie nicht nur Ihr Rechnungsmanagement papierlos erledigen, sondern die gesamte Buchhaltung!


Denken Sie an die Archivierung von Papierbelegen

Es gibt Regeln, wie Papier und papierlose Rechnungen archiviert werden müssen. Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen nach 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen und der Umstellungsprozess zunächst etwas Zeit in Anspruch nehmen wird. Sie werden zunächst mit Papierrechnungen und digitalen Rechnungen arbeiten müssen, damit die digitale Transformation gelingt. Es kann schwierig sein einen undurchsichtigen, digitalen Prozess zu überwachen bzw. überhaupt erst einzusehen. Da ein digitaler Prozess nicht sichtbar ist, ist es oftmals schwer einzuschätzen ob er nun gut oder schlecht ist. Meistens erkennt man erst die Qualität eines Rechnungsprozesses, wenn etwas schiefläuft. 

CANIDS Tipp: Sobald Rechnungen verloren gehen, vorkontierte Daten für die Rechnungen nicht bis zum Ende ankommen, falsche Daten ausgelesen, Rechnungen doppelt bezahlt oder doppelt ins Buchhaltungstool gebucht werden, sollte die Fehlerquelle gesucht werden Anschließend muss der Prozess geschlossen werden. Wichtig ist auch zu prüfen, ob und welche Daten an dieser Stelle bereits verloren gegangen sind.

 

Kommunizieren Sie die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements 

Für manche Firmen, besonders den Mittelstand, kann die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung für die Mitarbeiter ein Problem sein. Das hat zwei Gründe: Erstens, haben sie Angst, dass durch die Digitalisierung ihr Job ersetzt wird und sie als Buchhalter oder Finanzmanager überflüssig werden. Zweitens ist die Umstellung von gewohnten Abläufen allgemein für Mitarbeiter schwer - besonders für die, die sich seit vielen Jahren auf eine bestimmte Arbeitsweise eingestellt haben. 

CANDIS Tipp: Zeigen Sie Mitarbeitern die Vorteile auf und erklären Sie ihnen, warum die Umstellung Sinn macht. Denn durchschnittlich sparen Teams mehr Zeit bei täglichen Buchhaltungsaktivitäten, wie zum Beispiel Kontenanalysen oder Rechnungsfreigaben. Ein Vorteil ist auch, dass wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können. Ein digitales Rechnungsmangement bietet Teams mehr Zeit für  das Kerngeschäft. Zudem kann die Qualität der Buchhaltungsdaten verbessert werden. Durch einen digitalisierten Prozess kann Zeit eingespart werden - hier ist es auch wahrscheinlich dass der Monats- oder Jahresabschluss schneller fertig wird. 

Geschrieben von Mark

CANDIS Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

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