Bei Buchhaltung denkst du an Freigabemappen und Kisten voller Papierrechnungen? Die digitale Buchhaltung hat verstaubte Prozesse abgelöst. Klein- und mittelständische Unternehmen profitieren besonders von einem cloudbasierten Rechnungsmanagement-Tool. Doch wie geht man bei der Umstellung am besten vor? Candis gibt Tipps und zeigt, was du beachten musst.‍

Für viele Unternehmen ist die Buchhaltung eine lästige Pflicht. Analoge Buchhaltungsprozesse sind oft sehr umständlich, unflexibel und kosten viel Zeit. Im Rahmen der Digitalisierung stellen deshalb immer mehr Unternehmen ihre internen Prozesse um. Auch in den Finanzabteilungen wird immer mehr automatisiert.

Bei der digitalen Buchhaltung werden Rechnungsdaten in der Regel automatisch ausgelesen, d.h. manuelles Abtippen ist nicht mehr nötig. Auch die Prüfung und Freigabe wird beschleunigt und kann oft mit wenigen Klicks erledigt werden. Rechnungen und Belege können automatisch in das jeweilige Buchhaltungssystem übertragen werden.

Die digitale Buchhaltung bietet gegenüber den analogen Prozessen einige Vorteile. Wir haben die Wichtigsten aufgelistet.

1. Zeitersparnis

   Die digitalen Prozesse laufen wesentlich schneller ab und führen so zu enormer Zeitersparnis. Endlich auch Zeit für andere Aufgaben.

2. Verfügbarkeit
   Analoge Buchhaltung à la Freigabemappen und Papierrechnungen funktionieren nur, so lange sich alle Verantwortlichen im Büro befinden. Digitale Buchhaltung funktioniert auch aus dem Home Office.
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3. Wettbewerbsvorteil

   Heutzutage gilt: Wer nicht digitalisiert, bleibt auf der Strecke. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, kommt um eine digitalisierte Buchhaltung nicht drum rum.
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4. Kommunikation

   Dank digitalen Buchhaltungsprogrammen kann in Echtzeit mit den Teammitgliedern kommuniziert werden, Rückfragen direkt geklärt werden. Smarte Erinnerungsfunktionen übernehmen den Rest.
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5. Aufbewahrung

   Online-Archive sind leicht zu navigieren und machen dank Such- und Filterfunktionen das Auffinden von Rechnungen zum Kinderspiel. Kein stundenlanges Durchsuchen von Ordnern mehr.
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Um bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung strukturiert vorzugehen, haben wir einige Tipps zusammengestellt.

Ein zentrales Postfach nutzen

Hinterlege bei allen Tools und bei allen Händlern dieselbe Mailadresse. So kannst du sicherstellen, dass alles an einem zentralen Ort abgewickelt wird und ihr als Team den Überblick behaltet.

Die gute Nachricht: Jedes Mailpostfach ist geeignet dafür.

Oft ist es schwierig, verschiedene Tools miteinander zu verknüpfen. Nicht selten sind einzelne Schritte im Rechnungswesen, wie z. B. Datenauslese, Freigabe, Zahlungen der Rechnungen und Rechnungsstellung an Kunden, mit komplett verschiedenen Softwareprogrammen verbunden.

Um dieses Problem zu umgehen bietet Candis ein Homeoffice-Paket mit verschiedenen cloudbasierten Softwareprogrammen. Damit kannst du nicht nur das Rechnungsmanagement papierlos erledigen, sondern die gesamte Buchhaltung.

Bei der Umstellung gibt es ein paar Dinge zu beachten. So z. B. die Aufbewahrung von Rechnungen. Hier gibt es strenge Vorgaben, so müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufgehoben werden. Wichtig ist also sicherzustellen, dass keine Rechnungen verloren gehen. Bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung muss also zunächst sowohl mit Papierrechnungen, als auch digitalen Rechnungen gearbeitet werden.

Es gibt so manche Stolpersteine auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung. Vorkontierte Daten für die Rechnungen kommen nicht bis zum Ende an, falsche Daten werden ausgelesen oder Rechnungen doppelt bezahlt - falls so etwas vorkommt, sollte direkt die Fehlerquelle gesucht und behoben werden.

Für manche Mitarbeitenden kann die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung eine Herausforderung sein. Teilweise ist da die Angst, im eigenen Job überflüssig zu werden. Zum anderen sträuben sich Personen auch oft vor Veränderungen, eine Umstellung von gewohnten Abläufen ist für manch einen schwer - besonders für die, die sich seit vielen Jahren auf eine bestimmte Arbeitsweise eingestellt haben.

Zeige den Mitarbeitenden sorgfältig die Vorteile der digitalen Buchhaltung auf und erkläre, warum die Umstellung Sinn macht, auch in Bezug auf die Angestellten. Denn die sparen durchschnittlich wesentlich mehr Zeit und können durch die digitalen Prozesse oft deutlich entspannter arbeiten.