Kurz gesagt:
Die digitale Ablage ist zu einem zentralen Begriff geworden, der eine effiziente und gut organisierte Speicherung von elektronischen Dokumenten beschreibt.
In einer Welt, die immer digitaler wird, hat sich auch die Art und Weise, wie wir Dokumente aufbewahren und verwalten, erheblich verändert. In diesem Artikel erfährst du, warum die digitale Ablage so wichtig ist, und wie du deine Dokumente für eine stressfreie Zukunft organisieren kannst.
"So haben 44 Prozent zwar eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet oder haben diese bereits umgesetzt, 56 Prozent stehen bei der Umsetzung aber noch ganz am Anfang – in fast jedem vierten Unternehmen wird das papierlose Büro noch nicht einmal diskutiert." Quelle: Studie im Auftrag von Kyocera, 2020
Die Notwendigkeit einer effizienten digitalen Ablage ergibt sich aus der ständig wachsenden Menge an digitalen Dokumenten, die in Unternehmen und im privaten Bereich erstellt werden.
Im Durchschnitt verbringen Angestellte im Schnitt ein bis zwei Stunden am Tag mit der Suche und Ablage von Dokumenten.
Diese Vorteile hast du mit einer digitalen Ablage
Ohne eine klare Organisationsstruktur und eine einfache Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, kann dies zu Verwirrung, Zeitverschwendung und Stress führen. Hier sind einige Gründe, warum die digitale Ablage von großer Bedeutung ist:
Schneller Zugriff: Mit einer digitalen Ablage kannst du Dokumente schnell und unkompliziert finden. Außerdem sind deine Daten immer abrufbar.
Platz- und Papierersparnis: Du musst keine physischen Aktenschränke mehr unterhalten, was Platz und Geld spart.
Sicherheit: Digitale Dokumente können besser vor physischen Schäden geschützt werden. Du kannst auch Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu beschränken.
Suchfunktionen: Moderne Dokumentenmanagement-Software bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die das Auffinden von Dokumenten anhand von Schlüsselwörtern und Metadaten erleichtern.
Intelligentes System: Mit einem intelligenten Ordner-System durch eine Software werden Dokumente per Schlagwortsuche auffindbar und können mit Tags einer Kategorie zugeordnet werden.
Teamwork leicht gemacht: Einfaches Sharing und kollaboratives Arbeiten sind in digitalen Zeiten kein Problem mehr.
Digital ist noch nicht optimal:
Beachte bei dem Fokus auf der digitalen Ablage auch, dass Dokumente in einer Cloud abgelegt werden sollten und nicht lokal auf einer Desktop-Festplatte.
So sind deine Dokumente von überall aus abrufbar, alle Nutzer:innen bleiben auf dem gleichen Stand und können gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
Schritt für Schritt zur digitalen Ablagestruktur
Wie kommst du von einem papierbasierten Ordnersystem zu einer digitalen Ablagestruktur oder vielleicht sogar einem papierlosen Büro?
Was ist dein Status Quo?
Wie hast du bisher mit Dokumenten gearbeitet? Welche Dokumente würdest du gerne digital ablegen? Reflektiere über die aktuelle Situation in deinem Unternehmen und stecke dir Etappen bzw. Ziele, je nachdem wie groß oder klein deine Pläne ausfallen sollen.
Welche Optionen hast du?
Welches System möchtest du zur Umsetzung deiner Pläne nutzen? In den folgenden Abschnitten stellen wir dir ein paar Möglichkeiten und Vorgehensweisen zur digitalen Ablage vor.
Do it yourself: Cloud-Tools
Nutze Cloud-Strukturen wie Google Drive, Dropbox, etc. und versuche selbst eine gute Struktur einzuführen. Nachteil: Die meisten versinken am Ende doch wieder in einer Menge unterschiedlicher Ordner und suchen lange nach ihren abgelegten Dokumenten, da es keine Tagging-Logik oder Farbauswahl gibt, Dokumente nicht kategorisiert werden können und Dokumente automatisch den Dateinamen haben (also Namen, wie "Untitled (3)". Die Namensgebung der Dokumente muss für diese Option auf regelmäßiger Basis gepflegt werden.
Backup und Archivierung: Bei Cloud-Service-Plattformen wie Google Drive oder Dropbox muss hin und wieder sichergestellt werden, dass der bezahlte Speicherplatz ausreicht um digitalen Dokumente zu synchronieren. Auch ältere Dokumente sollten regelmäßig archiviert werden, wenn sie nicht mehr aktiv verwendet werden.
Hier noch ein Tipp: Steht das Datum am Anfang, sind deine Dokumente mit einem Klick chronologisch sortiert.
Dezidiert nach Abteilung stückeln
Beim Weg zum digitalen Büro kann man selbstverständlich auch nach Abteilung sortieren. Dabei überlege dir, welches Team gerade am meisten Probleme mit Papierkram hat.
Eignet sich für dein HR-Management vielleicht eine spezielle Software, die auf Personalabteilungen optimiert ist? Oder braucht deine Buchhaltung oder dein Finanzteam eine Rechnungsmanagement-Software, die deinen Freigabeprozess beschleunigt und digitalisiert?
Tipp: Bei Candis gibt es die digitale Ablagestruktur als intelligente 2-in-1-Funktion für allerlei Rechnungen, Verträge und Dokumente. Die Candis-App bietet zudem einen Belegscanner, mit dem du deine Papierbelege digitalisieren kannst.
Achtung: Beim Digitalisieren von bestehenden Papierdokumenten muss man eine GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen. Dieser Prozess heißt ersetzendes Scannen.
Dokumentenmanagement-Systeme
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann eine äußerst hilfreiche Option zur Einführung der digitalen Ablage sein, da es speziell entwickelt wurde, um den Prozess der Dokumentenverwaltung zu vereinfachen, zu optimieren und zu verbessern. Hier sind einige Wege, wie ein DMS bei der Einführung der digitalen Ablage helfen kann:
Zentrale Datenspeicherung: Ein DMS bietet einen zentralen Ort zur Speicherung aller digitalen Dokumente. Dies eliminiert die Notwendigkeit von verteilten Dateien auf verschiedenen Geräten und Laufwerken und schafft eine einheitliche Ablagestruktur.
Schneller Zugriff: Mit einem DMS können Benutzer Dokumente schnell und einfach finden, indem sie Schlüsselwörter, Metadaten oder Suchfunktionen verwenden. Dies spart Zeit und reduziert den Aufwand für die manuelle Suche.
Versionierung und Revisionen: Ein DMS ermöglicht die einfache Verwaltung von Dokumentversionen. Bei Aktualisierungen oder Änderungen an einem Dokument können ältere Versionen gespeichert werden, um den Verlauf nachverfolgen zu können.
Sicherheits- und Zugriffssteuerung: Mit einem DMS können Administratoren Zugriffsrechte und Berechtigungen für Dokumente festlegen. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können.
Automatisierte Workflows: Viele DMS-Systeme bieten die Möglichkeit, automatisierte Workflows einzurichten. Das bedeutet, dass Dokumente automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden können, wenn bestimmte Aktionen oder Genehmigungen erforderlich sind.
Skalierbarkeit: Ein DMS kann an die wachsenden Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden. Du kannst neue Benutzer hinzufügen, zusätzliche Speicherkapazität bereitstellen und die Funktionen erweitern, wenn dein Unternehmen wächst.
Doch aufgepasst: Diese Option eignet sich meistens hauptsächlich für sehr große Unternehmen mit hunderten oder tausenden von Mitarbeiter:innen, die abteilungsübergreifend Strukturen einführen wollen. Dabei müssen auch häufig Schulungen für Mitarbeiter:innen eingesetzt werden, um die korrekte Bedienung der Programme kennenzulernen. Und all das, sowie die monatlichen Softwarekosten, ist ganz schön teuer.
Dokumente sind ja quasi alles, was in deinem Unternehmen auf Papier gedruckt liegt: Lohnunterlagen, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen und vieles mehr. Viele Unternehmen haben aber tatsächlich meistens gar nicht genügend Anwendungsfälle für ein Rundum-sorglos-Paket eines DMS.
Die Realität ist: Die meisten Funktionen des breiten Leistungsspektrums eines DMS brauchen viele Unternehmen gar nicht.
Digitale Ablage eingeführt – und trotzdem immer noch Chaos?
In der Umsetzung gilt als oberstes Credo: Digitale Ordnung halten! So geht's:
Miste den lokalen Speicher deines Laptops oder PCs regelmäßig aus, sowie Dokumente in der Cloud, die NICHT unter das Gesetz der Aufbewahrungsfrist gemäß HGB § 27 fallen. Achte auch auf doppelte Dokumente.
Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr regelmäßig genutzt werden, sollten revisionssicher archiviert werden.
Verwende eine Ordnerstruktur mit nachvollziehbaren Bezeichnungen (also keine Namen, wie „Sonstiges")