Das Wichtigste in Kürze
Digitale Archivierung von Dokumenten ist die Zukunft, muss jedoch immer unter Beachtung der GoBD-Grundsätze erfolgen.
Die GoBD schreibt unter anderem Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor.
Für unterschiedliche Dokumente gelten unterschiedliche Archivierungsfristen. Nicht alle Buchhaltungsdokumente müssen zwingend 10 Jahre archiviert werden.
Die digitale Archivierung via Cloud ist zu empfehlen, weil du alles schnell finden und jederzeit von überall aus darauf zugreifen kannst.
Papierloses Büro gefällig? Für viele Unternehmen ist das bereits Alltag.
Wenn du gerade in den Startlöchern stehst, dich aber noch um die sichere Aufbewahrung und Bereitstellung sorgst – wir erklären dir alles, was du wissen musst, um deine Dokumente digital und revisionssicher abzulegen.
Die Gesetzeslage: Digitale Archivierung nach GoBD
Seit dem 1. Januar 2015 gelten die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“, kurz GoBD. Buchführungspflichtige Unternehmen, Selbständige, Freiberufler:innen und nicht buchführungspflichtige Kleinunternehmer:innen sind dazu verpflichtet, diese Grundsätze bei der digitalen Archivierung von Informationen zu berücksichtigen.
Die GoBD-Grundsätze im Überblick
Die GoBD bestehen aus verschiedenen Grundsätzen, die für eine sichere Archivierung von Daten berücksichtigt werden müssen.
Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Es gilt das bekannte Prinzip: keine Buchung ohne Beleg. Jede Buchung muss anhand von Belegen nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert sein.
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung:
Vollständigkeit: Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist vollständig aufzuzeichnen. Und: Zusätzlich sind hier die Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren zu berücksichtigen.
Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgetreu wiedergegeben werden.
Ordnung: Jede einzelne Buchung muss systematisch erfasst werden und für Dritte nachzuvollziehen sein. Nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen getrennt erfasst werden, genauso wie bare und bargeldlose Buchungen.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Jeder Geschäftsvorfall muss zeitnah verbucht werden. Bargeldlose Transaktionen innerhalb von zehn Tagen, bare Kasseneinnahmen und -ausgaben noch am selben Tag.
Unveränderbarkeit: Für jede Datei gilt, dass alle vorgenommenen Änderungen lückenlos protokolliert sein und jederzeit nachvollziehbar bleiben müssen. Die Änderungshistorie darf dabei nicht nachträglich anpassbar sein.
Anforderungen an eine sichere digitale Archivierung
Wer seine elektronischen Dokumente sicher digital archivieren möchte, muss sich im Sinne der Revisionssicherheit an den Grundsätzen der GoBD orientieren. Kurz gesagt heißt das für die Archivierung von Daten:
Mögliche Veränderungen an archivierten Daten müssen nachvollziehbar sein.
Die Größe von Daten darf nicht nachträglich verkleinert werden.
Die Ursprungsformate (z. B. PDF) dürfen nicht verändert oder konvertiert werden.
Es muss eine klare Struktur mit sinnvoller Indexierung geben.
Die Sicherheit der Archivierungssoftware muss gewährleistet sein.
Die DSGVO mit den GoBD in Einklang bringen
Wenn wir über die Sicherheit und die Aufbewahrung von digitalen Daten sprechen, dürfen wir die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, nicht außer Acht lassen. Diese regelt nämlich die Löschung von Dokumenten, wenn sie personenbezogene Daten beinhalten.
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Während die GoBD demnach die sichere Archivierung von Daten regelt, widmet sich die DSGVO ihrer Löschung, sofern sie persönliche Daten beinhalten. Die DSGVO überstimmt in diesem Fall die Grundsätze der GoBD.
Ist der ursprüngliche Zweck der Archivierung eines Dokuments mit persönlichen Daten erfüllt oder entfallen, ist die entsprechende Datei zu löschen.
Die Dateien sind aus unterschiedlichen Gründen zu löschen:
Die Daten sind nicht mehr erforderlich, um den Zweck ihrer Archivierung zu erfüllen.
Die jeweilige Person hat ihre Einwilligung zur Archivierung widerrufen.
Die jeweilige Person hat beantragt, die archivierten Daten löschen zu lassen.
Die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Daten ist abgelaufen.
Wer die Richtlinien der DSGVO verletzt oder nicht berücksichtigt, muss mit finanziellen Strafen rechnen – bis zu einer Höhe von 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes. Diese Bußgelder gelten seit dem 25. Mai 2018.
Welche Dokumente wie lange archivieren?
Die GoBD regeln sehr genau, welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen und unterscheidet dabei dutzende von Arten. Die relevantesten Aufbewahrungsfristen haben wir hier einmal für dich zusammengestellt.
Dokumente und ihre Aufbewahrungsfrist:
Rechnungen an Unternehmer: 10 Jahre
Rechnungen an Nichtunternehmer: 2 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge: 6 Jahre
Reisekostenabrechnung: 10 Jahre
Verträge: 10 Jahre
E-Mails: 6 Jahre
E-Mails mit steuerlicher Relevanz: 10 Jahre
Belege: 10 Jahre
Steuererklärungen und Steuerbescheide: 10 Jahre
Bilanzen: 10 Jahre
Generell gilt: Dokumente, die eine steuerliche Relevanz besitzen, sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Dokumente digital archivieren: So geht’s
Die rechtlichen Voraussetzungen für die sichere digitale Archivierung von Daten sind nun klar. Wie kann die Archivierung aber in der Praxis umgesetzt werden?
Insbesondere zwei Methoden haben sich etabliert: die Speicherung von Daten in einem Dokumentenmanagementsystem oder innerhalb eines Archivierungssystems in einer externen Cloud.
Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, sorgt für eine effiziente und automatisierte Archivierung von Daten. Es verfügt über die rechtlich nötige Revisionssicherheit, sodass die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit permanent gegeben ist.
Archivierung innerhalb der Cloud
Werden die Daten in der Cloud archiviert, liegen sie nicht innerhalb des Firmennetzwerks, sondern an einem externen Standort. Der Vorteil: Durch die Kombination aus DMS und Cloud ist eine ortsunabhängig elektronische Archivierung möglich.
4 Schritte zur digitalen Archivierung von Dokumenten
Um deine Daten digital zu archivieren, finden üblicherweise die folgenden vier Schritte statt.
Dokumente erfassen und digitalisieren: Der Prozess beginnt mit der Digitalisierung von Dokumenten, wie dem Einscannen von Papierdokumenten oder der Einrichtung eines E-Mail-Postfachs für Eingangsrechnungen.
Daten erfassen und verarbeiten: Aus den bereitgestellten Dokumenten werden automatisch via OCR-Technologie alle relevanten Daten ausgelesen und in die Software überführt.
Revisionssicher digital archivieren: Schließlich werden die Dokumente revisionssicher in der Cloud abgelegt und archiviert, sodass sie rechtssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Auf Dokumente zugreifen: Dort einmal abgelegt, können alle Nutzer:innen mit entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit auf die Dokumente zugreifen, sodass sie sie transparent und einfach bearbeiten, prüfen, freigeben oder verteilen können.
Vorteile der digitalen Archivierung
Die digitale Archivierung von Dokumenten via Software bringt viele Vorteile mit sich und spart Zeit, Platz und Kosten. Gleichzeitig ist sie sicherer als die analoge Methoden und erlaubt eine einfachere Skalierbarkeit.
Die Vorteile der digitalen Archivierung im Überblick:
Zeiteinsparung: Daten werden schneller erfasst und archiviert, sind einfacher zu durchsuchen und lassen sich innerhalb von Sekunden finden.
Platzeinsparung: Es müssen keine physischen Räume mehr als Archiv herhalten. Große Aktenschränke und Lager sind passé, eine digitale Cloud genügt.
Kosteneinsparung: Personalkosten, Materialkosten und Kosten für die Miete werden eingespart.
Einfache Skalierung: Wachsen die Datenmengen, muss nicht gleich ein größeres Büro angemietet werden – die Software wächst einfach mit.
Revisionssicherheit: Die Software erfüllt alle Compliance-Anforderungen.
Remote-Zugriff: Durch die Archivierung in der Cloud kann von überall aus auf die Daten zugegriffen werden, vorausgesetzt der Nutzer hat die Rechte.
Automatisierte Workflows: Schnittstellen zur digitalen Rechnungsverarbeitung und anderen Prozessen vereinfachen die Automatisierung.
Transparenz: Mit Bearbeitungsstatus und Zugriffsberechtigungen ermöglicht eine Software die höchste Datentransparenz.
Dokumente digital archivieren mit Candis
Die Digitalisierung und die damit verbundene steigende Komplexität unserer Arbeitswelt führt zu immer mehr Dokumenten und Daten und damit auch zu mehr Aufwand in ihrer Organisation.
Mit einer intelligenten Rechnungsfreigabe-Software wie Candis wird die digitale Archivierung vereinfacht, gleichzeitig erhöht sie die Sicherheit. Die erhöhte Transparenz erlaubt es zudem, in Echtzeit auf alle relevanten Daten und Informationen zuzugreifen und so klügere Entscheidungen zu treffen.