Das Wichtigste in Kürze
Im Zuge der Rechnungsprüfung werden Rechnungen auf formelle und sachliche Richtigkeit untersucht.
Bei der digitalen Rechnungsprüfung gehen Rechnungen per Mail an und werden automatisch in ein Rechnungsfreigabe-Programm importiert.
Das hat den Vorteil, dass viel Papierkram und manuelle Schritte wegfallen, was zu Fehlervermeidung, Zeiteinsparung und Kostensenkung führt.
Am besten hat das Rechnungsprogramm noch eine DATEV-Schnittstelle, damit Rechnungen nach der Zahlung ganz einfach exportiert werden können.
In vielen Unternehmen verläuft die Rechnungsprüfung noch ohne jeglichen Einsatz von digitalen Lösungen. Das führt zu viel Papierchaos, Verzögerungen beim Monatsabschluss und unübersichtlichen Arbeitsprozessen. Die digitale Rechnungsprüfung bietet viele Vorteile, die wir in diesem Artikel aufgelistet haben.
Was bedeutet digitale Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung an sich bezeichnet den Vorgang des Bearbeitungs- und Kontrollprozesses von Eingangsrechnungen. Dabei werden Rechnungen bei der formellen und sachlichen Prüfung auf Vollständigkeit bezüglich verschiedener Pflichtangaben, Richtigkeit und Formalitäten inspiziert. Erst danach darf eine Rechnung freigegeben und verbucht werden.
Bei der digitalen Rechnungsprüfung gehen die Rechnungen optimalerweise schon digital ein. Anschließend werden sie mit einer Rechnungsfreigabe-Software automatisiert in drei Schritten geprüft.
In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen zuständig. In größeren Unternehmen ist in der Regel die sogenannte Kreditorenbuchhaltung verantwortlich.
Die drei Schritte der digitalen Rechnungsprüfung
Die drei Schritte der digitalen Rechnungsprüfung sind einfach und unkompliziert.
Schritt 1: formelle Prüfung nach § 14 UStG
Die formelle oder auch steuerrechtliche Prüfung stellt sicher, dass Rechnungen nach gesetzlich festgelegten Angaben vollständig sind. Analog wird dieser Schritt manuell durchgeführt, was nicht selten zu Fehlern im weiteren Verlauf der Prüfung führt.
Folgende Pflichtangaben müssen bei der formellen Rechnungsprüfung immer enthalten sein:
Vollständiger Name des Lieferunternehmens
Vollständige Adresse des Lieferunternehmens
Kontaktdaten der Kundschaft
Ausstellungsdatum der Rechnung
Datum des Vertragsabschlusses
Menge und Art der gelieferten Ware
Gebühr für die einzelnen Artikel
Gesamt Netto- und Bruttobetrag
Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
Zahlungsinformationen
Mit einer Rechnungsfreigabe-Software funktioniert der Abgleich der Stammdaten ganz automatisch per OCR-Technologie, die alle wichtigen Daten wie z. B. Rechnungsnummer und -datum erkennt und in die jeweilige Software überträgt. Wenn eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist oder die Pflichtangaben nicht vollständig sind, kann sie von der empfangenden Person abgelehnt werden.
Hier gibt es eine Checkliste zum kostenfreien Download.
Schritt 2: sachliche Prüfung
In diesem Schritt wird die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen und dabei kontrolliert, ob die gekauften Waren oder Dienstleistungen korrekt abgerechnet und Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden.
Folgendes wird normalerweise geprüft:
ob die Rechnung gerechtfertigt ist.
ob die Leistungen erbracht wurden.
welche Kostenstellen relevant sind.
Verantwortlich für die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Regel die Person, die die Bestellung getätigt hat. Hier kommt es häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Mitarbeiter:innen haben zu viel zu tun, sind krank, im Urlaub oder vergessen die Rechnung unter einem Papierstapel.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung wird dieser Schritt extrem vereinfacht. Durch einen digitalen Prüf- und Freigabe-Workflow kann viel Zeit gespart werden.
Im Falle von Unklarheiten müssen weitere Personen betriebsintern in die Rechnungsprüfung miteinbezogen werden. Mit einer Rechnungsfreigabe-Software erübrigt sich dieser Schritt jedoch meistens, weil Rückfragen direkt via Kommentarfunktion geklärt werden können. Man muss also keine E-Mails mehr schreiben oder warten, bis man die Person wieder im Büro sieht.
Schritt 3: Freigabe und Zahlung
Abschließend gibt die Buchhaltung frei, dass ihre Kostenstelle mit dem jeweiligen Betrag belastet wird. Hier gilt das 4-Augen-Prinzip: Der oder die sachlich Prüfende darf die Rechnung nicht freigeben, das muss von einer zweiten Person durchgeführt werden.
Tipp: Die digitale Rechnungsprüfung funktioniert besser, wenn Unternehmen eine zentrale E-Mail-Adresse nur für Rechnungen angelegt hat. Dort werden alle Rechnungen gesammelt, sodass man den Überblick behält.
Eine zentrale E-Mail-Adresse ist für die digitale Rechnungsprüfung unabdinglich.
Die 6 Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung
Auch wenn viele noch zögern, die Buchhaltung zu digitalisieren – die digitale Rechnungsprüfung bietet so viele, miteinander zusammenhängende Vorteile, dass in der Praxis jeder Zweifel schnell verfliegt.
1. Vorteil: Fehlervermeidung
Bei einer fehlerhaften Rechnungsprüfung, wie z. B. dem Übersehen von Pflichtangaben, können der Vorsteuerabzug entfallen oder rechtliche Probleme wegen einer Steuerprüfung folgen. Die finanziellen Konsequenzen dessen sind oft schwerwiegend und können auch mal tausende Euro betragen.
Leider machen Menschen häufig Flüchtigkeitsfehler, weil sie zum Beispiel unkonzentriert sind oder abgelenkt werden.
Das manuelle Auslesen von Papierrechnungen birgt also viel Potenzial für Fehler, während das digitale Auslesen von Rechnungsdaten via OCR-Technologie extrem präzise und zuverlässig ist. Zudem verläuft es automatisch, d. h. der/die Buchhalter:in hat nur noch einen geringen Arbeitsaufwand mit der formellen Prüfung.
2. Vorteil: Zeiteinsparung
Papierrechnungen werden meistens per Post versandt, was besonders in Kombination mit dem Fehlerpotenzial zu Verzögerungen führt. Vor allem die sachliche Rechnungsprüfung kostet in vielen Unternehmen viel Zeit.
Zuständige Personen müssen mit Mappen voller Papierrechnungen hin und her laufen, um Unterschriften für die Freigabe einzuholen. Letztendlich dauert die Prüfung einer Papierrechnung durchschnittlich 12 Tage.
Digital kann die Prüfung unter Benutzung einer Rechnungsfreigabe-Software mit ein paar Klicks vollständig durchgeführt werden. Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden auf digitalem Weg klären.
Digitale Prozesse sind außerdem besser kontrollierbar und übersichtlicher, sodass sie letztendlich auch schneller fertiggestellt werden.
3. Vorteil: Kostenreduzierung
Die analoge Rechnungsprüfung kostet nicht nur viel Arbeitszeit, sondern auch Geld. Laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg.
Durch die kürzeren Durchlaufzeiten der digitalen Rechnungsprüfung können oft auch Skontoerträge und Gutschriften wahrgenommen werden, dessen Fristen man in der analogen Rechnungsprüfung oft verpasst. Man vermeidet auch Mahngebühren, da alles rechtzeitig erledigt wird.
4. Vorteil: Transparenz und Übersicht
Wenn die zuständige Person Rechnungen durch ein Unternehmen trägt, versinken sie oft unter Ordnern auf Schreibtischen und werden vergessen. Zu diesem Zeitpunkt hat die Buchhaltung keinen Zugriff mehr und keine Übersicht zu allen Rechnungen, die noch offen sind.
Rechnungen müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden – und zwar in Originalform. In Unternehmen mit analogen Arbeitsprozessen bedeutet das meistens Chaos, überlaufene Schränken voller Ordner und gestresste Buchhalter:innen.
Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen automatisch in der Software mittels Cloud-Technologie archiviert. In Candis können über Such- und Filterfunktionen alte Rechnungen jederzeit gefunden und eingesehen werden.
Es ist jederzeit klar, welche Rechnung noch an welchem Schritt festhängt, was man bei der analogen Rechnungsprüfung nur mutmaßen kann. Zudem werden die gesamten Vorgänge, wie z. B. Änderungen oder Rückfragen digital in einer Prozessdokumentation festgehalten. Das macht den Prozess nachvollziehbar und transparent.
5. Vorteil: Flexibilität
Rechnungen prüfen und freigeben war lange Zeit nur vor Ort möglich – jetzt geht es auch von zu Hause oder unterwegs aus. So können Mitarbeiter:innen dank der Cloud-Archivierung auch aus dem Homeoffice oder als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung in den Prozess eingreifen.
Mitarbeiter:innen sind mit einer Software also sehr viel flexibler. Unnötige Verzögerungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit vollständig vermieden.
Auch Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar. Durch die digitale Aufbewahrung gibt es auch weniger Verluste von Dokumenten und müssen nicht kostenpflichtig wiederbeschafft werden.
6. Vorteil: Entlastung der Mitarbeiter
Durch all die genannten Vorteile profitiert nicht nur das Unternehmen an sich, sondern auch die Mitarbeiter:innen. Sie können sich auf die Arbeit konzentrieren, anstatt von unnötigen Bremsfaktoren unterbrochen zu werden.
Vor allem der Aspekt der Automatisierung entlastet Mitarbeiter:innen besonders, da repetitive Handlungen der Buchhaltung entfallen.
Buchhalter:innen freuen sich sicher auch über die übersichtliche und simplifizierte Arbeit. Die sogenannte Verschlagwortung ist ein integrierter Teil einer Rechnungsfreigabe-Software und macht die Suche nach Rechnungen ganz leicht, nämlich per Begriff über eine Suchfunktion.
Digitale Rechnungsprüfung mit Candis
Ist dir die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich? Dann schau dir die Rechnungsfreigabe-Software Candis an. In einer Rechnungsfreigabe-Software wie Candis ist alles zentral und vernetzt, der Prozess läuft einheitlich und standardisiert ab. Die OCR-Technologie prüft auf effiziente Weise, ob die notwendigen Pflichtangaben vollständig und korrekt sind.
Die Vorkontierung verläuft automatisch und Rechnungen werden per Klick zur Freigabe verteilt.
Zudem bietet Candis die Möglichkeit, per Kommentarfunktion einzelne Rückfragen direkt in der Software zu klären. Rechnungen werden GoBD-konform in einer Cloud archiviert, sodass sie zeitlich unbegrenzt ganz einfach per Suchfunktion gefunden und eingesehen werden können.