Rechnungsmanagement

Digitale Rechnungsverarbeitung – So optimierst du deine Buchhaltung

Autorbild Alexandra Eger
Alexandra Eger

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28.05.24

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(Lesedauer: 8 min)

Zwei Frauen unterhalten sich über die Vorteile von digitaler Rechnungsverarbeitung.

Das Wichtigste in Kürze

  • Durch die digitale Rechnungsverarbeitung die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen reduziert.

  • Digitale Rechnungsverarbeitung erfolgt mittels einer Software, die die Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt und vereinfacht.

  • Dabei gehen Rechnungen per Mail ein, werden automatisch via OCR-Technologie ausgelesen und in das Rechnungsprogramm importiert.

  • Die Rechnungsfreigabe erfolgt per Klick, nach der Zahlungen werden alle Rechnungen GoBD-konform archiviert und automatisch via DATEV-Schnittstelle exportiert.

  • Durch die einfache Bedienung und Kommentarfunktion spart man viel Zeit, sodass nie mehr eine Skontofrist verpasst wird.

In den meisten Unternehmen ist die Digitalisierung längst angekommen. Und doch laufen vor allem in den Finanzabteilungen viele Prozesse immer noch manuell ab – so auch die Rechnungsverarbeitung. In vielen Unternehmen werden Rechnungen noch von Hand in Papierform bearbeitet. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch teuer und fehleranfällig.

Eine Rechnungsmanagement-Software wie Candis kann hier Abhilfe schaffen, indem sie die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht und damit wertvolles Potenzial freisetzt. In diesem Beitrag erfährst du, wie dein Unternehmen auf die digitale Rechnungsverarbeitung umsteigen kann und warum es sich lohnt.

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung werden Rechnungen vom Eingang über die Freigabe und Zahlung bis hin zur Archivierung digital abgewickelt.

Das revolutioniert und modernisiert den Umgang mit Rechnungen in Unternehmen, indem der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisiert und vereinfacht wird. Anstelle der traditionellen, manuellen Arbeitsschritte werden Rechnungen bei der digitalen Verarbeitung mithilfe von Software automatisch gescannt, relevante Daten wie Rechnungsnummer und Betrag erfasst und dann elektronisch verarbeitet und archiviert.

Die Rechnungsverarbeitung wird in der Regel in der Finanzabteilung von einem Rechnungsmanagement-Team übernommen. Die Digitalisierung des Freigabeworkflows sorgt dafür, dass Rechnungen schnell genehmigt werden können. Und das ortsunabhängig und effizient. Außerdem ermöglicht die digitale Rechnungsverarbeitung eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme wie DATEV. Dank der Archivierungslösungen werden digitale Rechnungen auch sicher und GoBD-konform gespeichert, sodass sie jederzeit schnell zugänglich sind.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung führt alle Prozesse vollständig ohne menschliches Eingreifen mithilfe von Automatisierungstechnologien wie OCR und KI durch.

Kurz gesagt, ist die digitale Rechnungsverarbeitung ein automatisierter Prozess zur schnelleren und verbesserten Bearbeitung von Rechnungen. Eingehende Rechnungen werden elektronisch erfasst, automatisch verarbeitet und archiviert, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Ziel und Zweck der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen kann für Unternehmen mühselig und zeitaufwendig sein. Außerdem ist der Bearbeitungsprozess anfällig für Fehler und kostet viele Ressourcen. Die digitale Rechnungsverarbeitung soll hier Abhilfe schaffen, indem sie das Ziel verfolgt, einen klaren und strukturierten Workflow zu schaffen.

Dies umfasst beispielsweise den Rechnungseingang und die digitale Erfassung der Rechnungsdaten, die Überprüfung und Freigabe der Rechnungen sowie die Bezahlung und Archivierung der Rechnungen. Zudem können Rechnungen dank elektronischer Rechnungsverarbeitung auch nahtlos über Schnittstelle in verschiedenen Anwendungen des Unternehmens wie DATEV integriert werden.

Somit besteht der Zweck der digitalen Rechnungsverarbeitung darin, Unternehmen in ihrer Digitalisierung voranzubringen, indem vormals manuelle Vorgänge weitgehend automatisiert werden. Im Unterschied zur manuellen Verarbeitung ermöglicht die digitale Rechnungseingangsverarbeitung ein schnelles und effizientes Verarbeiten von Rechnungen. Die Rechnungsdaten werden in Cloud-Systemen gespeichert, was nicht nur einen optimalen Schutz gewährleistet, sondern auch den jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten ermöglicht.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung ‍

Digitale Methoden sparen viel Papierkram. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung haben jedoch eine weitaus größere Reichweite.

Icons mit den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung

1. Zeitersparnis

Durch die Einführung einer Software wird vor allem wertvolle Zeit bei der Rechnungsverarbeitung gespart. Durch einen papierlosen Rechnungseingang wird die zeitaufwendige, manuelle Erfassung und Sortierung von Rechnungen auf eine Sache von Sekunden reduziert. Auch andere Prozesse, wie die Prüfung und die Freigabe der Rechnungen, können durch automatisierte Workflows wesentlich beschleunigt werden.

2. Kostenreduktion

Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert die Betriebskosten erheblich, da der Bedarf an Papier, Druck und Lagerung von physischen Dokumenten entfällt. Automatisierte Prozesse verringern zudem den Personalaufwand und senken dadurch die Personalkosten.

3. Zentralisierung

Der traditionelle Prozess der Rechnungsverarbeitung ist oft recht chaotisch: Rechnungen müssen zusammengesucht, Daten müssen von Hand erfasst und Unterschriftenmappen durch verschiedene Abteilungen getragen werden. Digitale Rechnungsverarbeitung ist hingegen sehr viel bequemer. Der komplette Prozess wird in einem Tool abgebildet. Rechnungen gehen nicht mehr verloren und Ordnerchaos gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Eine digitale Rechnungsverwaltung bietet Einblick in den Status jeder Rechnung und ermöglicht eine einfache Überwachung des Rechnungsworkflows.

4. Effizienz

In der Regel bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung verschiedene Kommentarfunktionen, über die in Echtzeit mit anderen Mitarbeiter:innen kommuniziert werden kann. Rückfragen zu Rechnungen können so binnen weniger Minuten geklärt werden, egal ob man gerade im Home-Office arbeitet oder im Büro. Zusätzlich sorgt die medienbruchfreie Digitalisierung für eine deutliche Reduzierung von Eingabefehlern.

5. Sicherheit

Stundenlang Ordner nach einer bestimmten Rechnung durchsuchen – bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung ist das keine Seltenheit. Das Archivieren von Papierrechnungen ist extrem aufwendig und das Suchen einzelner Rechnungen oft eine mühselige Aufgabe. Durch die digitale Archivierung fällt dies weg. Rechnungen können jahrelang GoBD-konform aufbewahrt und durch einfache Such- und Filterfunktionen binnen Sekunden aufgerufen werden. Dies gewährleistet nicht nur eine schnelle Auffindbarkeit, sondern auch die Sicherheit und Konformität der Daten. Die automatische Datenerfassung vermeidet menschliche Fehler, senkt die Verlustquote und sorgt für höhere Genauigkeit.

6. Mobilität

Wir leben im Remote-Zeitalter. Digitale Nomaden sonnen sich auf Südseeinseln, während sie bequem vom Laptop aus arbeiten. Wer nicht mehr abhängig vom Ordnerschrank im Büro sein möchte, für den eignet sich digitale Rechnungsverarbeitung besonders. Auf dem Candis-Blog findest du auch einen Artikel mit mehr Informationen über die Vorteile und Nachteile von Buchhaltung im Home-Office.

Mit Candis in 5 Schritten zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Durch die Digitalisierung werden viele Schritte der Rechnungsverarbeitung automatisiert. Damit Rechnungen digital verarbeitet werden können, kommt die Rechnungsmanagement-Software Candis zum Einsatz. Wir verraten, welche Schritte mit Candis digital und effizient ausgeführt werden:

1. Rechnungseingang & digitale Erfassung der Rechnungsdaten

Im besten Fall treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen. Rechnungen können einfach vom Computer hochgeladen oder über ein zentrales Postfach direkt in Candis importiert werden, wodurch sie von Anfang an digital erfasst sind.

Candis nutzt künstliche Intelligenz (KI) und OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Rechnungsdaten automatisch zu erfassen und auszulesen. Intelligente Erfassungsmasken erkennen die relevanten Informationen und Pflichtangaben einer Rechnung, sodass manuelle Eingriffe überflüssig werden.

2. Prüfung der Rechnungen

Die intelligente Rechnungsfreigabe-Software von Candis prüft jede Eingangsrechnung in wenigen Schritten. Nach der digitalen Erfassung werden alle Rechnungen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft. Dies stellt sicher, dass alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel korrekt erfasst sind.

3. Freigabe der Rechnung

Im Anschluss an die Rechnungsprüfung wir der Freigabeprozess in Candis automatisch digital eingeleitet, sodass Mitarbeiter:innen die Rechnungen ganz bequem autorisieren können. Im Prozess der Freigabe soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben. Die Freigeber:innen der jeweiligen Abteilungen des Unternehmens müssen nun bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen. Mit den automatisierten Workflows in Candis wird dieser Schritt erheblich vereinfacht und beschleunigt.

4. Bezahlung der Rechnung

Anschließend wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungssoftware importiert. Sobald die Rechnungen formal und sachlich geprüft und freigegeben sind, werden sie im Rechnungsprogramm verbucht und von dort aus bezahlt.

5. Archivierung der Rechnung

Am Ende des Prozesses werden Rechnungen digital archiviert. Dies ermöglicht eine schnelle und ortsunabhängige Auffindbarkeit der Rechnungen, die GoBD-konform gespeichert und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechend archiviert werden.

Dank einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert, wodurch Unternehmen von einer höheren Effizienz und Genauigkeit profitieren.

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Icons mit den 5 Schritten zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung

Die Umstellung von analog zu digital erfordert einige grundlegende Maßnahmen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit – diese Checkliste hilft weiter:

Grundvoraussetzungen schaffen

Eine stabile Internetverbindung und die richtige technische Hardware sind unerlässlich. Digitale Wege erfordern eine passende Infrastruktur und ein Umdenken im Unternehmen.

Die richtige Software wählen

Je nach Größe des Betriebes eignen sich unterschiedliche Arten von Softwares. Ist das Unternehmen kleiner, reicht manchmal ein All-in-one-Tool aus. Da Unternehmen jedoch wachsen und Prozesse komplexer werden, ist in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert.

Einrichtung eines zentralen Rechnungspostfachs

Ein zentrales Postfach ist entscheidend für die digitale Rechnungsverarbeitung. Anstatt Rechnungen direkt an Abteilungen zu schicken, sollten alle Rechnungen an ein zentrales Postfach gesendet werden. So behält man den Überblick und vereinfacht die Verarbeitung.

Mitarbeiter einbeziehen und Ängste abbauen

Unsicherheiten bei der Digitalisierung sind weit verbreitet. Mitarbeiter:innen haben oft Angst, durch Technologie ersetzt zu werden. Hier hilft transparente Kommunikation. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist eine Vereinfachung, kein Ersatz für Arbeitskräfte. Eine einfach zu bedienende Software ist entscheidend, damit der Umstieg reibungslos verläuft.

Fazit zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Digitalisierung im Arbeitsleben ist längst nicht mehr nur ein Trend. Papierknappheit, Homeoffice-Arbeit und Müllvermeidung sind ganzheitliche Faktoren, die Unternehmen zum Umdenken bewegen.

Die Umstellung muss dabei gar nicht schwer sein. In der Rechnungsfreigabe-Software von Candis sind die digitalen Arbeitsschritte der Buchhaltung nutzerfreundlich gestaltet und erleichtern somit nochmal den Einstieg in eine zeitsparende und zeitgemäße Alternative zur klassischen Rechnungsverarbeitung.

Candis bietet intelligente Workflows und die Übergabe per Klick ans Steuerbüro. Die Bedienung läuft intuitiv und integriert sich nahtlos in die bestehenden Prozesse.‍

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung

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