7 Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung: So optimierst du deine Buchhaltung

In den meisten Unternehmen ist die Digitalisierung längst angekommen. Und doch: vor allem in den Finanzabteilungen laufen viele Prozesse immer noch manuell ab. So auch die Rechnungsverarbeitung. In vielen Unternehmen werden noch von Hand Rechnungen in Papierform bearbeitet. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch teuer und fehleranfällig.

Wer unter den Unternehmen noch nicht auf digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt hat, verschenkt oft wertvolles Potenzial.

Die Rechnungsverarbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem innerhalb eines Unternehmens Rechnungen vom Eingang über die Freigabe und Zahlung, bis hin zur Archivierung abgewickelt werden.

Die Rechnungsverarbeitung wird in der Regel in der Finanzabteilung von einem Rechnungsmanagement-Team übernommen. Findet die Rechnungsverarbeitung mithilfe einer Software statt, wird der Prozess digitale oder automatisierte Rechnungsverarbeitung genannt. Der Ablauf ist prinzipiell der gleiche, egal ob analog oder digital.

Digital werden dir so einige Schritte abgenommen. Sehe hier, welche der Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung automatisiert oder manuell ausgeführt werden:

1. Rechnungseingang & digitale Erfassung der Rechnungsdaten

Im besten Falle treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen.

Wenn digitale Vorsysteme wie z. B. eine Rechnungsfreigabe-Software im Einsatz sind, werden Rechnungsbelege schon zu Beginn digital erfasst. Die OCR-Technologie (Optimal Character Recognition) erkennt die Rechnungsdaten und übertragen sie automatisch in die jeweilige Rechnungsfreigabe-Software.

Dabei werden viele wichtige Inhalte automatisch im Rechnungsfreigabe-Programm übernommen, wie z. B.:

• Rechnungskopf

• Rechnungsnummer

• Bestellnummer

• Rechnungsdatum

• Währung

• Nettobetrag

• Steuerbetrag

• Gesamtbetrag

Gegenüber der manuellen Erfassung ist diese Form der automatischen Beleglesung wesentlich präziser. So kann man sich getrost auf korrekte Rechnungsdaten und vorhandene Pflichtangaben verlassen.‍

Tipp: Zeit sparen!

Ein wichtiger Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung: Lieferanten kontaktieren.

Zu jeder Rechnung gibt es ein digitales Dokument. Am besten ist eine Einigung mit den Lieferanten auf digitale Kommunikationswege, sodass Rechnungen schneller und effizienter verbucht werden können. Hierbei wird viel Zeit gespart:

1. Mails kommen sofort an, der Postweg benötigt mehrere Tage.

2. Rechnungen müssen nicht erst ausgedruckt und beim Empfänger wieder eingescannt werden – mit dem digitalen Weg kann man sich das sparen.

3. Die Daten werden verlässlicher übertragen, als von einem gescannten Dokument aus, weil der Prozess medienbruchfrei durchgeführt wird.

2. Prüfung der Rechnungen

Anschließend werden alle Rechnungen im Rahmen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft. Die Buchhaltung erfasst alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel, also was für die externe Kostenrechnung notwendig ist.

3. Freigabe der Rechnung

Im Prozess der Freigabe soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben. Die Freigeber der jeweiligen Abteilungen des Unternehmens müssen nun bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen.

Anschließend wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungs-Software importiert.

4. Bezahlung der Rechnung

Nun wird die formal und sachlich geprüfte Rechnung im Rechnungsprogramm verbucht und von dort aus bezahlt.

5. Archivierung der Rechnung

Am Ende des Prozesses wird die Rechnung digital archiviert. So kann sie viel schneller und vor allem ortsunabhängig wiedergefunden werden, als in Papierform. Rechnungen werden so auch im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Der gesamte Prozess muss GoBD-konform durchgeführt werden. Hierzu gehört auch eine ordentliche Verfahrensdokumentation.

Digitale Methoden sparen viel Papierkram. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung haben jedoch eine weitaus größere Reichweite.

1. Alles an einem Platz

Der traditionelle Prozess der Rechnungsverarbeitung ist oft recht chaotisch: Rechnungen müssen zusammengesucht, Daten müssen von Hand erfasst und Unterschriftenmappen durch verschiedene Abteilungen getragen werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung ist hingegen sehr viel bequemer. Der komplette Prozess wird in einem Tool abgebildet. Rechnungen gehen nicht mehr verloren und Ordnerchaos gehört ebenfalls der Vergangenheit an.

2. Enorme Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Einführung einer Software wird vor allem wertvolle Zeit bei der Rechnungsverarbeitung gespart. Durch einen papierlosen Rechnungseingang z. B. wird die zeitaufwendige, manuelle Erfassung und Sortierung von Rechnungen auf eine Sache von Sekunden reduziert.

Auch andere Prozesse, wie die Prüfung und die Freigabe der Rechnungen, kann durch automatisierte Workflows wesentlich beschleunigt werden.

3. Einfache Kommunikation

In der Regel bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung verschiedene Kommentarfunktionen, über die in Echtzeit mit anderen Mitarbeiter:innen kommuniziert werden kann. Rückfragen zu Rechnungen können so binnen weniger Minuten geklärt werden. Ganz egal, ob man gerade im Home-Office arbeitet, oder im Büro.

4. Pünktliche Zahlung

Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung kommt es oft zu verpasstem Skonto oder verspäteten Zahlungen. Als Resultat ergeben sich oft schlechte Beziehungen mit Lieferanten.

Durch digitale Rechnungsverarbeitung kann eine fristgerechte Zahlung gewährleistet werden. Erinnerungsfunktionen weisen auf noch ausstehende Freigaben oder auf noch nicht bezahlte Rechnungen hin. So verliert man weder den Überblick, noch wird Skonto verpasst.

5. Digitale revisionssichere Archivierung

Stundenlang Ordner nach einer bestimmten Rechnung durchsuchen – bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung ist das keine Seltenheit. Das Archivieren von Papierrechnungen ist extrem aufwendig und das Suchen einzelner Rechnungen oft eine mühselige Aufgabe.

Durch die digitale Archivierung fällt dies weg. Rechnungen können jahrelang GoBD-konform aufbewahrt und durch einfache Such- und Filterfunktionen binnen Sekunden aufgerufen werden.

6. Ortsunabhängiges Arbeiten

Wir leben im Remote-Zeitalter. Digitale Nomaden sonnen sich auf Südseeinseln, während sie bequem vom Laptop aus arbeiten. Wer nicht mehr abhängig vom Ordnerschrank im Büro sein möchte, für den eignet sich digitale Rechnungsverarbeitung besonders. Auf dem Candis-Blog findest du auch einen Artikel mit mehr Informationen über die Vorteile und Nachteile von Buchhaltung im Home-Office.

7. Fehlervermeidung

Menschen machen Fehler, leider auch beim manuellen Abtippen von Daten. Das kann jedoch mithilfe von digitaler Rechnungsverarbeitung vermieden werden, solange diese medienbruchfrei durchgeführt wird.

Wo Prozesse von analog zu digital umgewandelt werden, braucht es gewisse Vorrichtungen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten mit der Umstellung – die folgende Checkliste hilft weiter.

Grundlegendes

Was privat im digitalen Zeitalter als normal erscheint, ist in Unternehmen nicht immer selbstverständlich: Eine stabile und zuverlässige Internetverbindung oder technische Hardware gehören zu den Grundvoraussetzungen, damit digitale Rechnungsverarbeitung reibungslos ablaufen kann. Für digitale Wege muss eine digitale Infrastruktur geschaffen und vor allem umgedacht werden.

Reflexion

Je nach Größe des Betriebes eignen sich unterschiedliche Arten von Softwares. Ist das Unternehmen kleiner, reicht manchmal ein All-in-one-Tool aus. Da Unternehmen jedoch wachsen und Prozesse komplexer werden, ist in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert.

Einrichtung eines zentralen Postfachs

Ein zentrales Postfach ist wichtig bei der Umstellung zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Nicht selten treffen Rechnungen in Papierform bei den jeweiligen Abteilungen ein, die etwas bestellt haben. Besser ist es, wenn Unternehmen für Rechnungen ein zentrales Postfach haben und ihren Mitarbeiter:innen und Lieferanten kommunizieren, dass alle Rechnungen dort eintreffen müssen. So behält man immer den Überblick, weil alles an einer zentralen Sammelstelle abgewickelt wird.‍

Ängste beseitigen

Beim Thema der Digitalisierung am Arbeitsplatz herrscht immer noch eine große Unsicherheit. Häufig haben Arbeitnehmer:innen haben Angst, durch Computer überflüssig gemacht zu werden.

Dabei ist digitale Rechnungsverarbeitung nur eine Vereinfachung, kein Ersatz für menschliche Arbeitskräfte. Hier ist offene, transparente Kommunikation über die Umstellungen hilfreich, damit sich Mitarbeiter:innen einbezogen fühlen.

Auch denken viele, man müsste technisch affin sein, um digital arbeiten zu können. Das stimmt nur in manchen Fällen. Aber: Bei der Auswahl einer Rechnungsfreigabe-Software ist besonders darauf zu achten, dass diese eine einfache, intuitive Bedienung hat und nicht zu kompliziert aufgebaut ist. Sonst macht man sich mehr Arbeit, das Programm bedienen zu lernen, als man sich letztendlich damit entlastet.

Digitalisierung im Arbeitsleben ist längst nicht mehr nur ein Trend. Papierknappheit, Home-Office-Arbeit und Müllvermeidung sind ganzheitliche Faktoren, die Unternehmen zum Umdenken bewegen.

Die Umstellung muss dabei gar nicht schwer sein. In der Rechnungsfreigabe-Software von Candis sind die digitalen Arbeitsschritte der Buchhaltung nutzerfreundlich gestaltet und erleichtern somit nochmal den Einstieg in eine zeitsparende und zeitgemäße Alternative zur klassischen Rechnungsverarbeitung.

Candis bietet intelligente Workflows und die Übergabe per Klick ans Steuerbüro. Die Bedienung läuft intuitiv und integriert sich nahtlos in die bestehenden Prozesse.‍