Digitale Rechnungsverarbeitung in Kürze
Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wird der gesamte Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Archivierung digitalisiert & automatisiert.
Unternehmen setzen dafür auf eine Rechnungsmanagement-Software und sparen so Kosten, Zeit und Aufwand.
Rechnungen treffen per E-Mail (und als E-Rechnung) ein, Daten werden KI-gestützt ausgelesen, ins System übernommen und automatisch geprüft.
Die Freigabe erfolgt mit einem Klick. Nach der Zahlung werden alle Belege GoBD-konform archiviert und über die DATEV-Schnittstelle exportiert.
Wer in der Buchhaltung arbeitet, weiß: Digitalisierung ist oft nur halb angekommen. Während andere Abteilungen längst automatisiert arbeiten, kämpfen viele Buchhalter:innen noch mit Papierbelegen, Excel-Tabellen und Freigabemappen.
Gerade wenn Monatsabschluss und Urlaubszeit zusammenfallen, stapeln sich schnell unbezahlte Rechnungen und das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Skonti und Nerven.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie du deine Rechnungsverarbeitung mithilfe einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis digitalisierts und automatisiertst und somit wertvolles Potenzial freisetzt.
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass alle Schritte rund um eine Rechnung – vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Freigabe, Zahlung und Archivierung – vollständig digital ablaufen. Sie ist damit ein zentraler Bestandteil eines modernen Rechnungsmanagements, das dafür sorgt, dass Rechnungen nicht nur erfasst, sondern auch transparent und effizient verarbeitet werden.
Anstatt Rechnungen manuell zu erfassen oder abzuheften, übernimmt eine Software diese Arbeit: Sie erkennt automatisch alle wichtigen Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, IBAN oder Kostenstelle und leitet sie an die richtigen Personen weiter.
Das Ergebnis ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, bei der Rechnungen deutlich schneller, sicherer und nachvollziehbarer bearbeitet werden. In der Praxis bedeutet das: weniger Routinearbeit, weniger Fehlerquellen – und mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich zählen.
Mit einer Lösung wie Candis funktioniert das besonders effizient:
Die Software liest Eingangsrechnungen automatisch aus, prüft sie auf Vollständigkeit und übergibt sie nahtlos an Systeme wie DATEV, Microsoft Dynamics 365 oder SAP Business One.
Alle Dokumente werden GoBD-konform archiviert und sind jederzeit abrufbar – egal, ob du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeitest.
Exkurs: Was ist eine Eingangsrechnung?
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die dein Unternehmen von Lieferanten oder Dienstleistenden erhält. Sie müssen geprüft und freigegeben werden, bevor sie bezahlt werden können – dieser Prozess nennt sich Rechnungsmanagement.
Mit Candis lässt sich der gesamte Rechnungseingang automatisieren: Alle Rechnungen werden zentral über eine E-Mail-Adresse empfangen, und die Candis KI liest relevante Daten wie Betrag, Rechnungsnummer oder Kostenstelle automatisch aus. So wird die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen deutlich schneller und fehlerfreier.
Ein Blick in den Candis Benchmark-Report 2025 zeigt: Je digitaler und strukturierter das Format, desto schneller gelangt die Rechnung ins System. Eine E-Rechnungen benötigen im Schnitt 5,7 Tage, um im System verfügbar zu sein. Papierrechnungen, die erst gescannt werden müssen, sind mit 11,3 Tagen nicht nur langsamer, sondern leider auch fehleranfälliger.
Ziel und Zweck der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Wer täglich mit Rechnungen arbeitet, weiß: Das ist oft mühsam, fehleranfällig und kostet Zeit. Zwischen E-Mails, Papierbelegen und fehlenden Angaben bleibt schnell etwas liegen – besonders, wenn mehrere Personen an der Freigabe beteiligt sind.
Das Ziel der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist es, diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Digitale Workflows schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit, vermeiden manuelle Eingabefehler und reduzieren Rückfragen.
So kannst du Rechnungen schneller prüfen, freigeben und bezahlen – und gewinnst gleichzeitig mehr Kontrolle über Fristen und Budgets.
Ein Beispiel:
Statt jede Rechnung manuell zu prüfen, erkennt die Candis KI automatisch alle Pflichtangaben, weist sie dem richtigen Freigeber zu und sorgt dafür, dass sie fristgerecht weiterverarbeitet wird.
Dadurch entstehen automatisierte, fehlerfreie Prozesse, die dir Zeit für das Wesentliche lassen – die Qualität deiner Zahlen und die Zusammenarbeit im Team.
Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Daten liegen sicher in der Cloud. Du hast jederzeit Zugriff – unabhängig davon, ob du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs bist.
Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Digitale Methoden sparen viel Papierkram. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung haben jedoch eine weitaus größere Reichweite.
1. Zeitersparnis
Durch die Einführung einer Software wird vor allem wertvolle Zeit bei der Rechnungsverarbeitung gespart. Durch einen papierlosen Rechnungseingang wird die zeitaufwendige, manuelle Erfassung und Sortierung von Rechnungen auf eine Sache von Sekunden reduziert. Auch andere Prozesse, wie die Rechnungsprüfung und die Rechnungsfreigabe, können durch automatisierte Workflows wesentlich beschleunigt werden.
Mehr über die digitale Rechungsprüfung kannst du hier nachlesen.
2. Kostenreduktion
Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert die Betriebskosten erheblich, da der Bedarf an Papier, Druck und Lagerung von physischen Dokumenten entfällt. Automatisierte Prozesse verringern zudem den Personalaufwand und senken dadurch die Personalkosten.
3. Zentralisierung
Der traditionelle Prozess der Rechnungsverarbeitung ist oft recht chaotisch: Rechnungen müssen zusammengesucht, Daten müssen von Hand erfasst und Unterschriftenmappen durch verschiedene Abteilungen getragen werden. Digitale Rechnungsverarbeitung ist hingegen sehr viel bequemer. Der komplette Prozess wird in einem Tool abgebildet. Rechnungen gehen nicht mehr verloren und Ordnerchaos gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Eine digitale Rechnungsverwaltung bietet Einblick in den Status jeder Rechnung und ermöglicht eine einfache Überwachung des Rechnungsworkflows.
4. Effizienz
In der Regel bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung verschiedene Kommentarfunktionen, über die in Echtzeit mit anderen Mitarbeiter:innen kommuniziert werden kann. Rückfragen zu Rechnungen können so binnen weniger Minuten geklärt werden, egal ob man gerade im Home-Office arbeitet oder im Büro. Zusätzlich sorgt die medienbruchfreie Digitalisierung für eine deutliche Reduzierung von Eingabefehlern.
5. Sicherheit
Stundenlang Ordner nach einer bestimmten Rechnung durchsuchen – bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung ist das keine Seltenheit. Das Archivieren von Papierrechnungen ist extrem aufwendig und das Suchen einzelner Rechnungen oft eine mühselige Aufgabe. Durch die digitale Archivierung fällt dies weg. Rechnungen können jahrelang GoBD-konform aufbewahrt und durch einfache Such- und Filterfunktionen binnen Sekunden aufgerufen werden. Dies gewährleistet nicht nur eine schnelle Auffindbarkeit, sondern auch die Sicherheit und Konformität der Daten. Die automatische Datenerfassung vermeidet menschliche Fehler, senkt die Verlustquote und sorgt für höhere Genauigkeit.
6. Mobilität
Wir leben im Remote-Zeitalter. Digitale Nomaden sonnen sich auf Südseeinseln, während sie bequem vom Laptop aus arbeiten. Wer nicht mehr abhängig vom Ordnerschrank im Büro sein möchte, für den eignet sich digitale Rechnungsverarbeitung besonders. Auf dem Candis-Blog findest du auch einen Artikel mit mehr Informationen über die Vorteile und Nachteile von Buchhaltung im Home-Office.
Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sie lässt sich auch messen. Der Benchmark-Report 2025 zeigt auf Basis von über 1 Million Rechnungen, wie lange Unternehmen vom Eingang bis zur Buchung tatsächlich benötigen – je nach Format, Prozessphase und Digitalisierungsgrad. Ein realistischer Vergleichswert für alle, die ihre Buchhaltungsprozesse optimieren wollen.
Mit Candis in 5 Schritten zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Durch die Digitalisierung werden viele Schritte der Rechnungsverarbeitung automatisiert. Damit Rechnungen digital verarbeitet werden können, kommt die Rechnungsmanagement-Software Candis zum Einsatz. Wir verraten, welche Schritte mit Candis digital und effizient ausgeführt werden:
1. Rechnungseingang & digitale Erfassung der Rechnungsdaten
Im besten Fall treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen. Rechnungen können einfach vom Computer hochgeladen oder über ein zentrales Postfach direkt in Candis importiert werden, wodurch sie von Anfang an digital erfasst sind.
Candis nutzt künstliche Intelligenz (KI) und OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Rechnungsdaten automatisch zu erfassen und auszulesen. Intelligente Erfassungsmasken erkennen die relevanten Informationen und Pflichtangaben einer Rechnung, sodass manuelle Eingriffe überflüssig werden.
2. Prüfung der Rechnungen
Die intelligente Rechnungsfreigabe-Software von Candis prüft jede Eingangsrechnung in wenigen Schritten. Nach der digitalen Erfassung werden alle Rechnungen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft. Dies stellt sicher, dass alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel korrekt erfasst sind.
3. Freigabe der Rechnung
Im Anschluss an die Rechnungsprüfung wir der Freigabeprozess in Candis automatisch digital eingeleitet, sodass Mitarbeiter:innen die Rechnungen ganz bequem autorisieren können. Im Prozess der Freigabe soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben. Die Freigeber:innen der jeweiligen Abteilungen des Unternehmens müssen nun bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen. Mit den automatisierten Workflows in Candis wird dieser Schritt erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Erfahre, wie du die Freigabeprozesse in der Finanzbuchhaltung optimierst.
4. Bezahlung der Rechnung
Anschließend wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungssoftware importiert. Sobald die Rechnungen formal und sachlich geprüft und freigegeben sind, werden sie im Rechnungsprogramm verbucht und von dort aus bezahlt.
5. Archivierung der Rechnung
Am Ende des Prozesses werden Rechnungen digital archiviert. Dies ermöglicht eine schnelle und ortsunabhängige Auffindbarkeit der Rechnungen, die GoBD-konform gespeichert und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechend archiviert werden.
Dank einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert, wodurch Unternehmen von einer höheren Effizienz und Genauigkeit profitieren.
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Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung
Die Umstellung von analog zu digital erfordert einige grundlegende Maßnahmen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit – diese Checkliste hilft weiter:
Grundvoraussetzungen schaffen
Eine stabile Internetverbindung und die richtige technische Hardware sind unerlässlich. Digitale Wege erfordern eine passende Infrastruktur und ein Umdenken im Unternehmen.
Die richtige Software wählen
Je nach Größe des Betriebes eignen sich unterschiedliche Arten von Softwares. Ist das Unternehmen kleiner, reicht manchmal ein All-in-one-Tool aus. Da Unternehmen jedoch wachsen und Prozesse komplexer werden, ist in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert.
Einrichtung eines zentralen Rechnungspostfachs
Ein zentrales Postfach ist entscheidend für die digitale Rechnungsverarbeitung. Anstatt Rechnungen direkt an Abteilungen zu schicken, sollten alle Rechnungen an ein zentrales Postfach gesendet werden. So behält man den Überblick und vereinfacht die Verarbeitung.
Mitarbeiter einbeziehen und Ängste abbauen
Unsicherheiten bei der Digitalisierung sind weit verbreitet. Mitarbeiter:innen haben oft Angst, durch Technologie ersetzt zu werden. Hier hilft transparente Kommunikation. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist eine Vereinfachung, kein Ersatz für Arbeitskräfte. Eine einfach zu bedienende Software ist entscheidend, damit der Umstieg reibungslos verläuft.
Fazit zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Digitalisierung im Arbeitsleben ist längst nicht mehr nur ein Trend. Papierknappheit, Homeoffice-Arbeit und Müllvermeidung sind ganzheitliche Faktoren, die Unternehmen zum Umdenken bewegen.
Die Umstellung muss dabei gar nicht schwer sein. In der Rechnungsfreigabe-Software von Candis sind die digitalen Arbeitsschritte der Buchhaltung nutzerfreundlich gestaltet und erleichtern somit nochmal den Einstieg in eine zeitsparende und zeitgemäße Alternative zur klassischen Rechnungsverarbeitung.
Candis bietet intelligente Rechnungsworkflows und die Übergabe per Klick ans Steuerbüro. Die Bedienung läuft intuitiv und integriert sich nahtlos in die bestehenden Prozesse.
