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5 Vorteile einer DMS Software

Moderne digitale Dokumentenverwaltung - für viele Unternehmen mittlerweile Pflicht.
Die digitale Verwaltung von Dokumenten ist tatsächlich ein effizienter Hebel für die digitale Transformation.

Wer unter den Unternehmen noch nicht auf den Zug aufgesprungen ist, hat spätestens mit Corona gelernt, dass um wettbewerbsfähig zu bleiben, kein Weg an der Digitalisierung von Dokumenten vorbeiführt. Sonst ist der Zug abgefahren. 

Durch den Einsatz einer DMS Software kann ein grundlegendes Fundament für den digitalen Wandel innerhalb eines Unternehmens gelegt werden. 

Definition DMS 

DMS ist die Abkürzung für den Begriff „Dokumenten-Management-System“, oder auch Dokumentenmanagementsystem. Er bezeichnet die Verwaltung von digitalen Dokumenten mithilfe von Software.

Genutzt wird ein DMS, wie der Name schon sagt, zum digitalen Dokumentenmanagement. Eine DMS Software bietet in der Regel umfangreiche Funktionen, die je nach Unternehmensbedarf individuell angepasst werden können. 

Klassisches DMS vs. Cloud-Lösung

Grundsätzlich gibt es zwei Modelle bei einem DMS, die sich darin unterscheiden, auf welchen Servern die Daten gespeichert und archiviert werden.

Bei einer klassischen DMS Software werden die Dokumente auf eigenen Servern im Unternehmen gespeichert. Im Gegensatz dazu wird bei einem cloud-basierten DMS auf externe Server zurückgegriffen, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. 

On-Premise Lösungen sind in der Regel bis ins letzte Detail individualisierbar, bieten also vielfältige Möglichkeiten und umfangreiche Funktionen. Aufgrund dieser Komplexität müssen zur Einrichtung einer On-Premise Software oft eigene IT-Expert:innen eingestellt werden. Das Hosten in den eigenen Räumlichkeiten erlaubt maximale Kontrolle, was für große Konzerne oft ausschlaggebend ist.

Cloud-basierte DMS Software hingegen ist von den Anschaffungskosten her günstiger und für die Nutzung ist keine spezielle Hardware nötig. Cloud-Lösungen sind generell anpassungsfähiger, aber auch eingeschränkter in den Funktionen. Passgenaue Cloud-Lösungen sind deshalb vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant.

Die Vorteile eines DMS

Gründe für der Einsatz einer DMS Software gibt es viele, sowohl bei On-Premise Lösungen, als auch bei cloud-basierten DMS.

In vielen Unternehmen laufen Verwaltungsarbeiten noch manuell ab, Papierdokumente werden von Hand sortiert, bearbeitet und archiviert. Die Prozesse sind zäh und langsam. Die Hoffnung auf effizientere Prozesse und auf etwas mehr Übersicht im Dokumentendschungel ist nicht der einzige Grund, weshalb Unternehmen sich für den Einsatz eines DMS entscheiden. Tatsächlich kann durch auf verschiedenen Ebenen profitiert werden. 

1. Zeitersparnis

Der größte Zeitfresser in deutschen Unternehmen ist das (oft vergebliche) Suchen nach Papierdokumenten. Im DMS können über intelligente Suchfunktionen sämtliche Dokumente innerhalb von Sekunden aufgerufen werden.

Aber nicht nur das Suchen nach Dokumenten wird vereinfacht, auch andere Prozesse wie die Bearbeitung und Archivierung, werden durch die DMS Software beschleunigt. 

2. Übersichtliche Strukturierung und Archivierung

Bei der Katalogisierung von Papierdokumenten verliert so manch einer schnell den Überblick. In einem DMS können Dokumente in digitale Aktenstrukturen eingeordnet und archiviert werden.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind hier ebenfalls wichtige Punkte. Eine gesetzeskonforme Archivierung der Dokumente ist im Falle einer Prüfung unabdingbar. 

3. Reduzierte Fehlerquote

Bei manuellem Einlesen und Bearbeiten von Dokumenten passieren oft Fehler. Nicht so bei einem DMS. Das System ist in der Lage, Daten automatisch und fehlerfrei einzulesen.

Mitarbeiter:innen können die Dokumente so anschließend schneller und zuverlässiger bearbeiten. Die Fehlerquote sinkt. 

4. Orts- und zeitunabhängig bei Cloud-Lösung

Verwaltungsarbeiten im Büro bringen nicht erst seit Corona-Zeiten Probleme mit sich. In Zeiten von Home Office und flexiblen Arbeitszeiten sind Tools vor allem dann wertvoll, wenn sie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Eine cloud-basierte DMS Software ermöglicht dies: Mitarbeiter:innnen können jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen - egal ob im Home Office, im Ausland oder eben im Büro.  

5. Entlastung der Mitarbeiter 

Die DMS Software automatisiert etliche Prozesse, wodurch Vorgänge oft effizienter gestaltet werden können. Mitarbeiter:innen werden entlastet und können andere Aufgaben priorisieren. 

Welches DMS ist das Richtige für Ihr Unternehmen?

Sowohl klassische, On-Premise Lösungen, als auch cloud-basierte DMS Software bringen Vor-und Nachteile mit sich. In der Regel muss im Einzelfall entschieden werden, welche Form für das Unternehmen Sinn macht.

Was braucht deine Finanzabteilung wirklich? Eine hohe Individualisierbarkeit? Viele Funktionen? Dann ist eine On-Premise Lösung vermutlich die bessere Wahl.

Oder bevorzugst du ein DMS, das ohne überflüssige Funktionen auskommt? Das weder hohe Anschaffungskosten mit sich bringt, noch IT-Expert:innen benötigt? Eine anpassungsfähige Software? Dann sprich uns an! CANDIS könnte goldrichtig für euch sein.

Vereinbare eine kostenlose und unverbindliche Kurzberatung mit uns. 

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