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Das richtige DMS für Ihr Unternehmen

DMS-Software im Vergleich

Mit der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) treffen Sie eine Entscheidung darüber, wie Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen künftig aussehen sollen. Hier haben Sie gewöhnlich die Wahl zwischen einem “klassischen” DMS und einem cloud-basierten System. Bei einem klassischen Dokumentenmanagementsystem sind Ihre elektronischen Dokumente als Dateien in einer Datenbank auf einem Rechner gespeichert. Bei cloud-basierten Systemen können Sie auf Ihre elektronischen Daten vom Webbrowser aus zugreifen und machen sich damit von der Arbeit an einem Rechner unabhängig. 

Sie sind sich unsicher, welches System Sie für Ihre Finanzabteilung wirklich brauchen? Lassen Sie uns Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen! Dafür ist zunächst eine Bestandsaufnahme wichtig: Was brauchen Sie wirklich? Überprüfen Sie den Zustand Ihres Unternehmens nach folgenden Kriterien:


Skalierbarkeit

Wie groß ist Ihr Unternehmen? Das richtige System sollte sich Ihrer Unternehmensgröße anpassen. Fragen Sie sich deswegen: Wie viele Mitarbeiter haben Sie? Wie viele  Abteilungen? Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren hier oft mehr von passgenauen Lösungen, als von Systemen mit vielen Funktionen. Hier punktet die cloud-basierte Software.


Kosten

Wie groß ist Ihr Budget? Ein klassisches DMS bietet viele Funktionen, es ist allerdings auch kostenintensiver. Cloud-basierte Lösungen konzentrieren sich auf eine bestimmte Funktion und sind in der Abrechnung flexibel und skalierbar. Somit sind sie oft die bessere Lösung für das Budget von kleinen und mittelständischen Unternehmen.  


Individualisierbarkeit

Wie individuell sollen die Funktionen sein? Ein klassisches DMS bietet Ihnen hier den Vorteil, dass es bis ins letzte Detail individualisierbar ist. Benutzerrollen und Benutzerrechte können so angepasst werden. Brauchen alle Mitarbeiter einen Zugang? Dann sollten Sie sich für ein Cloud-System entscheiden. Ihre Mitarbeiter können sich damit einfach über den Browser einloggen. Die üblichen  Benutzerrollen sind hier schon vordefiniert. 


Kompatibilität

Wollen Sie prozessübergreifend arbeiten? Voraussetzung dafür ist die Verknüpfung mit anderen Anwendungen. Bei der Buchhaltung kann eine Schnittstelle zwischen DMS und DATEV für Zeitersparnis sorgen. Cloud-basierte Systeme können in ein bestehendes Set-up mit anderen Buchhaltungstools wie getmyinvoice und DATEV Unternehmen Online integriert werden. Die Abrechnung ist transparent und erfolgt nach Usern, Mandanten und Dokumenten.


Benutzerfreundlichkeit

Ein DMS muss benutzerfreundlich sein. Für Profis ist ein klassisches DMS mit vielen Funktionen richtig. Sie wissen genau, wie ihr DMS funktioniert und sind erfahren darin, Dokumente hochzuladen, zuzuordnen, zu archivieren, zu suchen, zu ergänzen. Die vielen Funktionen sorgen hier für genaue Anpassungen und Schutz vor Zugriff unbefugter Dritter. Brauchen Sie ein System, das sich intuitiv bedienen lässt? Dann sollten Sie mit einem cloud-basierten System arbeiten. Es ist selbsterklärend und Sie müssen sich in kein kompliziertes System einarbeiten. So vermeiden Sie Frust im Team und sparen sich Zeit und Ärger. 


Verfügbarkeit

Sollen Ihre Mitarbeiter von überall aus auf Ihre Daten zugreifen können? Dann brauchen Sie eine cloud-basierte Software. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern sich von überall einzuloggen. Sie sichern sich somit auch die Zukunftstauglichkeit Ihres Unternehmens. In einer digitalen Welt ist die Mobile Friendliness eines DMS wichtiger als je zuvor. 


Unterstützung

Künstliche Intelligenz besitzt unausgeschöpftes Potential, das Sie in Ihrem Unternehmen verwirklichen sollten. Mit Hilfe von KI automatisieren Sie Finanzprozesse, die sonst händisch erledigt werden müssten. Cloud-basierte Systeme helfen Ihrer Finanzabteilung beispielsweise, Rechnungsimporte und die Erstellung von Zahlungslisten vollständig zu automatisieren. Auch eine automatische Zuordnung von Kontobewegungen ist möglich.


Zusammenfassung

Was braucht Ihre Finanzabteilung wirklich? Eine hohe Individualisierbarkeit? Viele Funktionen? Dann ist das klassische DMS richtig für Sie. Sind Sie auf der Suche nach einem DMS, das ohne überflüssige Funktionen auskommt? Soll es einfach und intuitiv von allen Mitarbeitern bedient werden können und diese die Prozesse durch KI unterstützen? Dann sprechen Sie uns an! CANDIS könnte goldrichtig für Sie sein. Vereinbaren Sie eine kostenlose und unverbindliche Kurzberatung mit uns. 

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CANDIS Team

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