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DATEV und DMS: Das musst du wissen

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Pia Greinacher

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04.09.23

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(Lesedauer: 5 min)

DATEV DMS classic wird für Unternehmen abgestellt: Was bedeutet das?

DATEV stellt am 31.12.2023 den Support und Service für das DATEV DMS classic für Unternehmen ein.

Unternehmen, die das System bisher nutzen, müssen sich also nach einer Alternative umsehen. Dabei sollten sie vor allem auf die Datenmigration achten! Im Laufe der Zeit haben sich im DATEV DMS sicher tausende Dokumente angesammelt, die jetzt irgendwo anders aufbewahrt werden müssen. Der Wechsel bietet außerdem die Chance, sich Gedanken zu machen, welche Nachfolgelösung am sinnvollsten ist. Brauche ich wieder ein umfangreiches DMS oder passt eine schlankere Lösung vielleicht sogar besser?

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DATEV DMS wird abgestellt: Was mache ich jetzt mit meinen Daten?

Je nach Art eines Dokumentes gibt es steuerliche Aufbewahrungsfristen, die ein Unternehmen einhalten muss, in der Regel müssen Rechnungen und Verträge entweder 6 oder 10 Jahre aufgehoben werden.

Die ganzen Daten, die Unternehmen bisher in DATEV DMS classic abgelegt hatten, müssen jetzt irgendwo archiviert werden. Dafür bietet die DATEV einen Exportassistenten an, der die Daten in einem XML-Format zur Verfügung stellt.

Entscheidet sich ein Unternehmen beispielsweise für ELO als Nachfolger, gibt es einen offiziellen Migrationsassistenten. Bei anderen Systemen muss man sich informieren, ob es auch da einen solchen Assistenten gibt oder man bittet den Softwarehersteller, dass er, basierend auf dem XML-Export der DATEV, eine Migration baut, damit man seine Daten reibungslos übernehmen kann.

Wichtig ist, dass man die Daten in irgendeiner Form aus DATEV übernehmen kann, um die steuerliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.

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Soll ich mir direkt ein neues DMS suchen, weil DATEV DMS classic abgestellt wird?

Ob du dir direkt ein neues DMS suchen solltest, kommt darauf an, wie zufrieden du mit dem alten DMS warst und in welchem Umfang du es genutzt hast.

Ein neues DMS ist sinnvoll, wenn du bisher die ganze Bandbreite der Software ausgenutzt und zum Beispiel Rechnungen und Dokumente verwaltet, freigegeben und abgelegt hast.

Es ist eher nicht sinnvoll, wenn du gemerkt hast, dass du nur wenige Funktionen des DATEV DMS classic genutzt und zum Beispiel nur Rechnungen abgelegt hast. In diesem Fall solltest du dich eher nach einer passgenauen Lösung – beispielsweise einer Rechnungsfreigabe-Lösung – umschauen.

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Worauf muss ich achten, wenn ich eine Alternative zum DATEV DMS suche?

Erstmal sollten Unternehmen überlegen, ob sie ausreichend interne Ressourcen verfügbar haben, die sich um die Implementierung eines neuen DMS kümmern können. Wenn man sich zum Beispiel für eine On-Premise Lösung entscheidet, sollte intern ein IT-Team da sein und auch die Kapazitäten haben, um die Software zu installieren und bei der Einführung und der Nutzung zu unterstützen.

Haben Unternehmen nicht die nötigen Ressourcen, sollten sie nach einer Anwendung Ausschau halten, die sie ohne großen IT-Aufwand einführen können – zum Beispiel eine SAS- oder Cloud-Lösung, die einfach im Browser läuft.

Die zweite Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, ist: Welche Funktionen brauchen wir überhaupt? Möchte ich alle Dokumente dort ablegen oder liegt mein Fokus beispielsweise auf Verträgen? Basierend darauf kann dann eine neue passende Lösung gefunden werden.

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Wann und für wen lohnt sich ein DMS?

Wir glauben: Ein DMS lohnt sich vor allem für große Unternehmen oder zumindest für Unternehmen, die entweder so groß sind, dass sie intern auch IT-Kompetenzen haben, oder ausreichend finanzielle Mittel, um einen Systempartner dazuzuholen. Der Hintergrund: Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme sind On-Premise Lösungen. Das heißt, sie müssen auf einem Server installiert sein.

Ein DMS lohnt sich auch für Unternehmen, die den Funktionsumfang auch wirklich benötigen – vom Vertragsmanagement, über die Rechnungsbearbeitung, bis hin zur Ablage von weiteren Dokumenten.

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Was spricht gegen die Implementierung eines DMS?

Dokumentenmanagement-Systeme bieten in der Regel viele Funktionen und können in einem großen Umfang genutzt werden. Sie bringen aber auch einige Punkte mit sich, die Nachteile sein können:

  • Hoher Aufwand: DMS gibt es seit vielen Jahren. Die meisten davon sind On-Premise Lösungen, bei denen die Unterstützung einer internen IT-Abteilung – sowohl bei der Einführung als auch bei der Nutzung – benötigt wird.

  • Finanzieller Aspekt: Oft ist der monatliche Betrag für die Nutzung überschaubar. Hinzu kommen allerdings Implementierungskosten, Datenmigration und bei Bedarf Anpassungen an den individuellen Anwendungsfall.

  • Benutzerfreundlichkeit: Häufig sind On-Premise Lösung wenig intuitiv, was die Nutzung erschwert.

  • Ortsabhängigkeit: On-Premise Lösungen sind in der Regel auf dem lokalen Computer installiert. Wenn Mitarbeitende jetzt zum Beispiel Homeoffice machen möchten, müssten sie den Computer immer mitnehmen, was sich nicht einfach gestaltet.

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Welche Alternativen gibt es zu einem DMS?

Wenn sich Unternehmen nach Alternativen zu einem DMS umschauen möchten, kommt es darauf an, was man mit der Lösung hauptsächlichen machen möchte.

Wurde das DMS bisher lediglich zur Rechnungsbearbeitung, -freigabe und -archivierung genutzt, macht womöglich eine individuelle darauf ausgerichtete Lösung Sinn. Da gibt's zum Beispiel die DATEV Belegfreigabe online. Liegt der Fokus auf dem Vertragsmanagement, kann sich wieder ein DMS holen oder eine passgenaue Lösung, die nur das Verwalten von Verträgen anbietet.

Wichtig ist, sich vorher Gedanken zu machen, welche Anforderungen und Anwendungsfälle man hat und basierend darauf nach einer neuen Software zu suchen.

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DATEV DMS wird abgestellt: Wo und wie kann ich mich informieren?

DATEV bietet verschiedene Informationen zum Thema an:

  • Hier kriegst du Infos zur Umstellung und einen Umstellungsfahrplan.

  • Die DATEV bietet auch ein Online-Webinar zum Thema an.

  • Auf dem DATEV Marktplatz kannst du dich über Partner informieren.

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