Das Wichtigste in Kürze
Zu den wichtigsten Regeln der Dokumentenaufbewahrung zählen die Aufbewahrungsfristen nach den GoBD, die je nach Dokumentenart entweder 10 oder 6 Jahre betragen.
Dokumente lassen sich am einfachsten digital und mit einer Software aufbewahren.
Eine Software kann Dokumente über eine Cloud archivieren und sind somit ortsabhängig, strukturiert und per Schlagwort aufrufbar.
Was muss bei der Dokumentenaufbewahrung beachtet werden?
Bei der Umsetzung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Von Aufbewahrungsfristen bis hin zur Gewährleistung der Datensicherheit sind sorgfältige Planung und Umsetzung unerlässlich, um eine effektive und rechtlich konforme Archivierung zu gewährleisten.
Aufbewahrungsfrist
Je nach Dokumentenart müssen verschiedene Aufbewahrungsfristen einhalten werden. Meist betragen diese entweder 10 oder 6 Jahre. Klicke hier, um mehr über das Thema Aufbewahrungsfristen zu erfahren.
Sicherheit und Datenschutz
Schützen Sie Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff und potenziellen Datenverlusten. Verwenden Sie sichere Aufbewahrungsmethoden, wie beispielsweise Passwortschutz für digitale Dokumente und sichere Aufbewahrungsorte für physische Unterlagen. Berücksichtigen Sie auch die Datenschutzbestimmungen und den sicheren Umgang mit sensiblen Informationen.
Struktur und Ordnung
Lege eine klare und konsistente Struktur für die Organisation deiner Dokumente fest. Hierfür eignen sich auch gut definierte Kategorien, Ordner oder Tags, um eine einfache und schnelle Suche und Wiederherstellung von Dokumenten zu ermöglichen. Dein System sollte auch skalierbar sein, damit du auch mit zunehmender Anzahl von Dokumenten umgehen kannst.
Digitale Dokumentenaufbewahrung: Die Lösung vieler Probleme
Die digitale Verarbeitung von Dokumenten ist in erster Linie bequem: Dokumente gehen nicht mehr verloren und Ordnerchaos ist beendet. Mithilfe von Software kann nicht nur alles an einem Ort gesammelt, sondern auch strukturiert und schnell gefunden werden.
Durch die digitale Aufbewahrung von Dokumenten wird auch das Potenzial, Dokumenten zu endlos zu horten, erheblich verringert. Man muss sich selbst nicht an Aufbewahrungsfristen erinnern, denn eine Software kann diese ganz automatisch einhalten und dich nach der Frist auch genauso automatisch an die mögliche Löschung erinnern.
Digital macht zudem flexibel: Der Zugriff aus dem Home-Office oder sogar aus dem Urlaub wird durch digitale Aufbewahrung ermöglicht, solange Dokumente in einer Cloud gespeichert werden und nicht lokal auf einem PC.
Grundsätzlich hat Digitalisierung sehr viele Vorteile. Doch oft adaptieren Unternehmen, die einen schlechten, analogen Prozess haben, einfach diese Prozesse in einen schlechten, digitalen Prozesse. Deswegen empfiehlt sich eine Software zur Dokumentenaufbewahrung, die viele manuelle Aufgaben einfach übernimmt und automatisiert.
Die Einführung einer Software zu diesem Zwecke lohnt sich für die meisten Unternehmen, weil sich Mitarbeiter:innen so auf das Wesentliche konzentrieren und sich nicht mit Papierkram herumschlagen müssen.
Wie finde ich die richtige Software zur Aufbewahrung meiner Dokumente?
Die Verwendung einer Software spart Zeit und Geld bei der Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Doch die Suche nach der richtigen Software kann sich häufig schwierig gestalten, deshalb findest du hier ein paar Tipps:
Verstehe dein Problem: Definiere, welches Problem eine Software für dich lösen muss, sprich, welche Funktionen und Eigenschaften eine Software also unbedingt erfüllen muss. Berücksichtige dabei Aspekte wie die Art und Menge der zu speichernden Dokumente, die Anzahl der Nutzer:innen und die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und dem Zugriff von verschiedenen Standorten.
Vergleiche anschließend verschiedene, unterschiedliche Software und überprüfe deren verfügbaren Funktionen. Achte insbesondere auf folgende Aspekte: Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheitsfunktionen, Schnittstellen und technischer Support.
Lese auch Bewertungen und suche nach Referenzen.
Was mache ich mit meinen alten Papierdokumenten?
Nach der Softwareeinführung stellt sich natürlich immer noch die Frage, was man mit seinen alten Papierdokumenten macht. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
Ersetzendes Scannen
Dokumente können gescannt und in Papierform vernichtet werden, solange man dabei die Regeln der GoBD beachtet. Es muss unbedingt eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, sonst gilt der Prozess nicht als ersetzendes Scannen.
Sichere Aufbewahrung
Alte Papierdokumente können natürlich auch ordentlich und strukturiert archiviert werden. Dabei muss vor allem auf den Schutz vor Umwelteinflüssen wie Feuchtigkeit geachtet werden, damit Dokumente auch über die Jahre hinweg leserlich bleiben. Bei Thermobelegen z. B. lässt sich das Verbleichen kaum vermeiden – weswegen sich hier wieder der Prozess des ersetzenden Scannen empfehlen lässt. Lese hier unseren Artikel über das Thema Belegscanner.
Sorgfältige Vernichtung
Nach der Aufbewahrungsfrist können Dokumenten natürlich auch entsorgt werden – soweit man diese gut organisiert hat und noch finden kann. Entwickle am besten eine Strategie zur sicheren Vernichtung von Dokumenten, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die richtige Entsorgung veralteter Dokumente minimiert das Risiko von Datenlecks und schafft Platz für Wichtigeres.
Best Practices für die Dokumentenvernichtung:
Nochmal durch die Aufbewahrungsfristen gehen: Selbst wenn du Papiere chronologisch geordnet hast, nimm dir die Zeit, um das Datum zu prüfen. Es könnte ja trotzdem ein Fehler unterlaufen sein, d. h. du könntest aus Versehen relevante, noch aufbewahrungspflichtige Dokumente vernichten.
Der beste Weg der Dokumentenvernichtung ist das Schreddern: Aktenvernichter zerkleinern physische Dokumente in kleine Stücke und machen sie unlesbar. So kannst du dich vor Datendiebstahl absichern.
Erstelle für die Zukunft eine Dokumentenvernichtungspolitik: Definiere im Unternehmen klare Richtlinien und Verfahren für die Vernichtung von Dokumenten.
Regelmäßige Überprüfung und Aussortierung: Führe regelmäßig Überprüfungen durch, um veraltete Dokumente zu identifizieren und sicher zu vernichten.
Dokumentationspflichten: Stelle sicher, dass im Unternehmen Aufzeichnungen über die vernichteten Dokumente geführt werden, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen nachweisen zu können.
Umweltaspekte und Recycling: Was gar nicht mehr erwähnenswert sein sollte, ist leider häufig noch nicht Alltag. Bei der Entsorgung von Dokumenten sollte besonders auf die korrekten Müllkategorien geachtet werden.
