Das Wichtigste in Kürze
Dokumentenlenkung ist ein unverzichtbares Element im Qualitätsmanagement, das wesentlich zur Effizienz, Compliance und zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe beiträgt.
Durch die Einhaltung von Standards wie der ISO 9001:2015 sichert die Dokumentenlenkung u. A. die korrekte Erstellung, Überprüfung, und Archivierung von Dokumenten.
Ein DMS bietet Vorteile wie Zeitersparnis, verbesserte Compliance, Kosteneinsparungen und erhöhte Datensicherheit. Allerdings kann es auch Nachteile wie Komplexität und Überladung mit unnötigen Funktionen geben.
Daher sollten Unternehmen abwägen, ob sie ein umfassendes DMS benötigen oder ob eine spezialisierte Lösung, wie eine für das Rechnungsmanagement, besser zu ihren aktuellen Bedürfnissen passt.
Dokumentenlenkung sorgt dafür, dass Dokumente innerhalb einer Organisation korrekt erstellt, geprüft, verteilt, aktualisiert und archiviert werden.
Kurz gesagt:
Dokumentenlenkung beschreibt das Managen von Dokumenten, also: das Erstellen, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Publizieren, Archivieren und Vernichten.
Dokumentenlenkung, ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements, bezieht sich auf die Prozesse und Verfahren, die sicherstellen, dass Dokumente innerhalb einer Organisation korrekt erstellt, geprüft, verteilt, aktualisiert und archiviert werden.
Es beinhaltet die Verwaltung von Dokumentationsprozessen in Übereinstimmung mit festgelegten Standards und Vorschriften, wie der DSGVO, den GoBD und der ISO 9001:2015.
Wer braucht überhaupt Dokumentenlenkung?
Grundlegend ist Dokumentation die Säule jedes erfolgreichen Unternehmens, einerseits um analysieren und reflektieren und somit auf zukünftige Handlungsschritte stoßen zu können. Andererseits ist Dokumentation rechtlich ein sehr wichtiges Thema, im Falle einer Betriebsprüfung beispielsweise.
Qualitätsmanagement ist nicht nur auf die Einhaltung von Standards beschränkt, sondern umfasst auch eine Kultur der ständigen Verbesserung und des Engagements für Qualität in allen Unternehmensbereichen. Es ist ein Schlüsselelement für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen in verschiedenen Branchen.
Was zählt als Dokument nach ISO 9001:2015?
Seit der DIN EN ISO 9001:2015 wird auch von der "Lenkung dokumentierter Information" im Qualitätsmanagement gesprochen. Die dokumentierte Information ist unter anderem:
Daten
Formulare
Checklisten
Aufzeichnungen
Prozessdokumentationen & Protokolle
Arbeitsanweisungen
Verträge
Rechnungen
Diese Dokumente müssen mithilfe gewisser Handlungsschritt systematisch verarbeitet und entsorgt werden.
Was ist die ISO 9001:2015?
Die DIN EN ISO 9001:2015 ist eine weltweit anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme (QMS), die Organisationen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Effizienz zu verbessern.
Sie ist Teil der ISO 9000-Familie, die sich mit verschiedenen Aspekten des Qualitätsmanagements befasst. Die Version von 2015 ist die aktuellste und hat einige frühere Versionen, wie die ISO 9001:2008, ersetzt.
Richtlinien der ISO 9001:2015 zu Dokumentenlenkung
Die Norm gibt vor, dass Unternehmen ein dokumentiertes Verfahren einrichten, um verschiedene Aspekte von Dokumenten zu steuern, wie u. A. :
Schutz: Gelenkte Dokumente sollten vor unbefugtem Zugriff, Beschädigung oder Verlust geschützt werden. Dies gilt sowohl für physische als auch für elektronische Dokumente.
Versionierung: Es muss klar sein, welche Version eines Dokuments aktuell ist. Ältere Versionen sollten als solche gekennzeichnet oder entfernt werden, um Verwirrung zu vermeiden.
Verfügbarkeit und Zugänglichkeit: Gelenkte Dokumente müssen für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. Dies schließt den Zugang zu elektronischen und physischen Kopien ein.
Identifikation und Kennzeichnung: Dokumente müssen eindeutig identifizierbar sein. Dies kann durch Titel, Versionsnummer, Dokumentennummer oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal erfolgen.
Änderungsmanagement: Es muss ein Prozess vorhanden sein, um Änderungen an Dokumenten zu verwalten. Änderungen sollten nachverfolgbar sein, und die betroffenen Personen sollten über Änderungen informiert werden.
Genehmigung und Überprüfung: Bevor ein Dokument verwendet wird, muss es von autorisierten Personen überprüft und genehmigt werden. Dies stellt sicher, dass das Dokument angemessen und vollständig ist.
Aufbewahrung und Archivierung: Es muss klare Richtlinien geben, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen. Dies beinhaltet auch angemessene Maßnahmen für die Archivierung und Entsorgung von Dokumenten.
Verteilungsmanagement: Es sollte ein Prozess vorhanden sein, um die Verteilung von Dokumenten zu steuern, insbesondere wenn es um kritische oder sensible Informationen geht.
Was die Norm offen lässt
ISO 9001:2015 spezifiziert nicht, welche Personen in einer Organisation befugt sind, Dokumente zu erstellen oder freizugeben, oder zu welchen Zeitpunkten Dokumente einer Überprüfung unterzogen werden müssen. Ebenso bleibt es Unternehmen überlassen zu entscheiden, welche Dokumente und Aufzeichnungen als wesentlich für die Lenkung betrachtet werden. Nicht jedes Dokument erfordert eine strenge Kontrolle. Der Fokus sollte auf den für die Organisation relevanten Dokumenten liegen. Es gilt also: Lieber die richtigen Dokumente lenken, als eine große Menge an unwichtigen.
DMS als Lösung? Hier findest du deine Antwort
Wie sollte die Dokumentenlenkung optimalerweise aussehen? Der häufigst gewählte Weg ist hier die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems.
Vorteile eines DMS
Ein DMS ermöglicht die schnelle und sichere Speicherung sowie den Abruf von Dokumenten. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität, indem langwierige manuelle Suchvorgänge eliminiert werden. Gerade in der Buchhaltung, wo der Zugriff auf Rechnungen, Verträge und Finanzberichte schnell und fehlerfrei erfolgen muss, ist das ein enormer Vorteil.
Außerdem verbessert ein DMS die Compliance und Auditierbarkeit. Mit Funktionen wie automatisierten Workflows und elektronischen Signaturen stellt ein DMS sicher, dass alle Prozesse den gesetzlichen Standards entsprechen und leicht nachvollziehbar sind.
Drittens bietet ein DMS erhebliche Kosteneinsparungen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und effizientere Arbeitsabläufe. Nicht zu vergessen ist die erhöhte Datensicherheit, die in Finanzabteilungen, wo mit sensiblen Daten gearbeitet wird, von größter Bedeutung ist.
Nachteile eines DMS
Ein DMS kann zwar viel, aber oft ist es kompliziert und überladen mit Funktionen, die Ihr vielleicht nie nutzen werdet. Dadurch wird die Einführung langwierig und komplex – es dauert Wochen, wenn nicht Monate, bis alles läuft. Dabei könnte es so einfach sein! Mit einer spezialisierten Rechnungsmanagement-Lösung könntet Ihr in nur wenigen Tagen starten und schnell Fortschritte erzielen.
Viele Unternehmen, die den Sprung in die Digitalisierung wagen, denken zunächst an ein DMS. Die meisten Ziele, wie die Kontrolle über eingehende Rechnungen, das Organisieren von Zahlungen oder das Einhalten von Fristen, haben wenig mit den umfassenden Funktionen eines DMS zu tun. Also, warum nicht mit dem beginnen, was Ihr wirklich braucht?
In der Realität benötigen die meisten Unternehmen, besonders die, die gerade erst anfangen, digital zu arbeiten, gar nicht dieses breite Spektrum an Funktionen. Was sie wirklich brauchen, ist meistens eine gezielte Lösung für das Rechnungsmanagement.
Ihr könnt immer noch auf ein umfassenderes System umsteigen, wenn euer Unternehmen wächst und die Anforderungen sich ändern.
Abschließendes zur Dokumentenlenkung
Dokumentenlenkung ist ein unverzichtbares Element im Qualitätsmanagement, das wesentlich zur Effizienz, Compliance und zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe beiträgt. Durch die Einhaltung von Standards wie der ISO 9001:2015 sichert die Dokumentenlenkung die korrekte Erstellung, Überprüfung, Verteilung, Aktualisierung und Archivierung von Dokumenten in Organisationen. Dies umfasst eine Vielzahl von Dokumentarten, darunter Daten, Formulare, Aufzeichnungen und Verträge, die alle systematisch verarbeitet und ordnungsgemäß entsorgt werden müssen.
Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) wird oft als optimale Lösung für effektive Dokumentenlenkung gesehen. Ein DMS bietet Vorteile wie Zeitersparnis, verbesserte Compliance, Kosteneinsparungen und erhöhte Datensicherheit. Allerdings kann es auch Nachteile wie Komplexität und Überladung mit unnötigen Funktionen geben. Daher sollten Unternehmen abwägen, ob sie ein umfassendes DMS benötigen oder ob eine spezialisierte Lösung, wie z.B. eine für das Rechnungsmanagement, besser zu ihren aktuellen Bedürfnissen passt.