Digitales Dokumentenmanagement: Lohnt sich ein DMS für dein Unternehmen?

In jedem Unternehmen gibt es Dokumente, die nicht nur aufbewahrungspflichtig, sondern auch entscheidend für verschiedene Geschäftsprozesse sind – dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege, Verträge und Rechnungen. Diese Dokumente durchlaufen oft mehrere Abteilungen und müssen von unterschiedlichen Personen geprüft, freigegeben und unterschrieben werden.

Wenn dieser Prozess nicht zentral und digital organisiert ist, können Verzögerungen und Fehler entstehen. Darunter leiden besonders die Finanzteams, da sie ständig wichtigen Informationen und Dokumenten hinterherlaufen müssen.

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten alle geschäftsrelevanten Dokumente digital erfasst, zentral verwaltet und miteinander verknüpft werden. Ein zentrales digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet hierfür eine effiziente Lösung.

In diesem Artikel erklären wir, was digitales Dokumentenmanagement bedeutet und ob wirklich jedes Unternehmen ein umfangreiches DMS benötigt. Zudem zeigen wir dir, wie

Candis

dir dabei helfen kann, prüfungsrelevante Dokumente effizient zu verwalten und Abläufe zu optimieren.

Dokumentenmanagement beschreibt die systematische Verwaltung und Organisation von Dokumenten in Unternehmen. Es umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung und Bearbeitung über die

digitale Ablage

bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind digitale Lösungen, die darauf zugeschnitten sind, Unternehmen den Umgang mit Dokumenten zu erleichtern.

Ein DMS ist jedoch mehr als ein digitales Archiv für Dokumente. Es geht vor allem darum, wichtige Informationen effizient zu erfassen, zu speichern und zentral zugänglich zu machen.

Zu den zentralen Funktionen eines DMS gehören das Scannen von Papierdokumenten, oft mit OCR-Technologie zur einfachen Digitalisierung und Durchsuchbarkeit des Inhalts. Zudem stellt es sicher, dass alle Mitarbeitenden auf die aktuelle Version eines Dokuments zugreifen können, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Fehler minimiert.

Somit sorgt ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement für einen reibungslosen Ablauf in Geschäftsprozessen, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur

Aufbewahrung von Dokumenten

.

Dokumentenmanagement und digitales Dokumentenmanagement: Was sind die Unterschiede?

Manuelle Prozesse sind oft langsam und ineffizient. Ein DMS hilft dabei, bestimmte Abläufe zu optimieren und bietet auch auf vielen weiteren Ebenen Vorteile:

• Zeitersparnis: Einer der größten Zeitfresser in Unternehmen ist die oft langwierige Suche nach Papierdokumenten. Mit einem DMS lassen sich dank intelligenter Suchfunktionen alle Dokumente innerhalb von Sekunden auffinden.

• Übersichtliche Strukturierung und Archivierung: Papierdokumente können schnell unübersichtlich werden. Ein DMS bietet hingegen klare digitale Aktenstrukturen, in denen Dokumente geordnet und archiviert werden. Das gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit und ist unerlässlich für eine gesetzeskonforme

  digitale Archivierung

  im Falle von Prüfungen.

• Weniger Fehler: Bei manuellem Einlesen und Bearbeiten von Dokumenten passieren oft Fehler. Nicht so bei einem DMS. Das System ist in der Lage, Daten automatisch und fehlerfrei einzulesen. Mitarbeiter:innen können die Dokumente so anschließend schneller und zuverlässiger bearbeiten.

• Orts- und zeitunabhängig bei Cloud-Lösung: Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht den Zugriff auf Dokumente jederzeit und von überall.

• Entlastung der Mitarbeiter:innen: Die DMS Software automatisiert etliche Prozesse, wodurch Vorgänge oft effizienter gestaltet werden können. Mitarbeiter:innen werden entlastet und können andere Aufgaben priorisieren.

• Verbesserte Suche und Zugriffsgeschwindigkeit: Dank Volltextsuche, Schlagworten und intelligenter Verknüpfungen lassen sich Dokumente wesentlich schneller finden als in klassischen Ordnersystemen.

• Nachhaltigkeit: Ein DMS reduziert den Papierverbrauch erheblich, da Dokumente digital gespeichert und verarbeitet werden.

• Datenschutz und Sicherheit: Dokumente lassen sich mit Zugriffsbeschränkungen versehen, sodass nur autorisierte Mitarbeitende oder Rollen Zugang erhalten. Dies gewährleistet den Schutz sensibler Daten

• Automatisierung von Prozessen: Wiederkehrende Aufgaben wie der Rechnungsimport, die Dublettenprüfung, Erinnerungen, Rückstellungen, Stammdatenpflege und Freigabe können automatisiert werden, was den Workflow effizienter macht.

Schlüsselkomponenten eines Dokumentenmanagementsystems

Damit dir dein DMS auch tatsächlich bei der Arbeit hilft, sollte es folgende Komponenten und Funktionen bieten.

• Automatisierte Dokumentenerfassung

• Zentrale

  digitale Dokumentenverwaltung

• Individuelle Zugriffsrechte und -beschränkungen

• Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten

• Automatische Texterkennung (OCR)

• Schnittstellen zu anderen Software-Systemen

• Leistungsstarke Filter- und Suchfunktion wie Volltextsuche und Suche nach Schlagworten

• Versionierung

Nachteile von Dokumentenmanagementsystemen

Trotz der vielen Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gibt es einige Nachteile, die Unternehmen beachten sollten:

• Hohe Anschaffungskosten: Die Kosten für die Softwarelizenzen können, je nach DMS, zwischen 5.000 und 50.000 Euro oder mehr liegen. Bei cloudbasierten Lösungen liegen die Kosten meist bei 10 bis 100 Euro pro Nutzer und Monat.

• Hohe Implementierungskosten: Neben der Software fallen auch Kosten für Einrichtung, Schulungen und Hardware an, was besonders für kleine Unternehmen teuer sein kann.

• Komplexität bei der Einführung: Die Implementierung kann zeitaufwendig sein und erfordert oft eine aufwändige Umstrukturierung von internen Prozessen. Mitarbeitende müssen sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen, was vorübergehend den Arbeitsablauf stören kann.

• Wartung und Abhängigkeit: Ein DMS erfordert regelmäßige Wartung und Updates. Dafür ist technische Unterstützung nötig, was zusätzlichen Aufwand und Kosten verursacht.

• Eingeschränkte Flexibilität: Einige DMS sind spezifisch auf bestimmte Branchen zugeschnitten und möglicherweise nicht flexibel genug, um sich an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

• IT-Abhängigkeit: Ein DMS erfordert eine stabile IT-Infrastruktur. Serverausfälle oder Verbindungsprobleme können den Arbeitsfluss unterbrechen.

• Schulung erforderlich: Um ein DMS erfolgreich einzuführen, müssen Mitarbeiter:innen müssen geschult werden, was Zeit und Ressourcen beansprucht und die Produktivität vorübergehend beeinträchtigen kann.

Ein effektives Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Bestellungen zentral und übersichtlich verwaltet werden.

Besonders Buchhalter:innen erhalten ihre Rechnung, ohne den vollständigen Kontext des Geschäftsfalls zu kennen. Bei Rückfragen müssen sie sich mühsam die relevanten Informationen aus den anderen Abteilungen zusammensuchen.

Beispielsweise tätigt Mitarbeiter X einen Kauf, der mehrere Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege und die finale Rechnung umfasst. Doch in der Buchhaltung kommt oft nur die Rechnung an. Um Rückfragen zu klären, muss das Finanzteam mühsam in verschiedenen Systemen nach den relevanten Unterlagen suchen – ein zeitaufwendiger Prozess, der durch ein zentrales und integriertes Dokumentenmanagement deutlich vereinfacht werden könnte. Zudem kann es vorkommen, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

Hier kommt das Dokumentenmanagement ins Spiel. DMS sorgen nicht nur für eine geordnete Dokumentenablage, sondern arbeiten mit einer Versionierung, sodass Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar protokolliert und festgehalten werden.

Grundsätzlich gibt es zwei Modelle bei einem DMS, die sich darin unterscheiden, auf welchen Servern die Daten gespeichert und archiviert werden. Es gibt das klassische DMS, bzw. On-Premise Lösung oder cloud-basierte DMS.

Bei einer klassischen DMS Software werden die Dokumente auf eigenen Servern im Unternehmen gespeichert. Im Gegensatz dazu wird bei einem cloud-basierten DMS auf externe Server zurückgegriffen, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

On-Premise Lösungen sind in der Regel bis ins letzte Detail individualisierbar, bieten also vielfältige Möglichkeiten und umfangreiche Funktionen. Aufgrund dieser Komplexität müssen zur Einrichtung einer On-Premise Software oft eigene IT-Expert:innen eingestellt werden. Das Hosten in den eigenen Räumlichkeiten erlaubt maximale Kontrolle, was für große Konzerne oft ausschlaggebend ist.

Cloud-basierte DMS-Software hingegen ist von den Anschaffungskosten her günstiger und für die Nutzung ist keine spezielle Hardware nötig. Cloud-Lösungen sind generell anpassungsfähiger, aber auch eingeschränkter in den Funktionen. Passgenaue Cloud-Lösungen sind deshalb vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant.

Ob dein Unternehmen wirklich ein umfassendes DMS benötigt, hängt stark von deinen spezifischen Anforderungen ab. DMS-Lösungen sind oft teuer und komplex in der Einführung, was Unternehmen häufig davon abhält, ein solches System zu implementieren. Um zu entscheiden, ob ein volles DMS sinnvoll ist, sollte zunächst geklärt werden, welche Probleme damit gelöst werden sollen.

Ziel des Dokumentenmanagements ist es, jeden Prozessschritt eines Geschäftsfalls lückenlos zu dokumentieren und schnell auffindbar zu machen. Es geht darum, wichtige Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge, Rechnungen und Zahlungsbelege übersichtlich abzulegen und im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können.

Hier bietet die

Dokumentenverwaltung von Candis

eine effiziente Lösung. Anstatt ein komplettes, teures DMS einzuführen, fokussiert sich Candis auf eine zentrale Ablage für prüfungsrelevante Finanzdokumente. So können Rückfragen einfach und schnell geklärt werden, ohne dass das Finanzteam lange nach Informationen suchen muss. Candis ermöglicht es dir, alle wichtigen Dokumente miteinander zu verknüpfen und den gesamten Prozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten – und das ohne den Aufwand und die Kosten eines vollwertigen DMS.

Digitales Rechnungsmanagement als Basis für Dokumentenmanagement

Das digitale Rechnungsmanagement bildet das Herzstück der Dokumentenverwaltung in Candis. Die wichtigsten Dokumente in deinem Unternehmen, wie Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge und Rechnungen, sind geschäftskritisch, prüfungsrelevant und müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Mit der

Rechnungsmanagement-Software von Candis

verwaltest du all diese Dokumente zentral und übersichtlich. Dank des zentralen Rechnungseingangs und der OCR-gestützten Datenerfassung werden Dokumente automatisch importiert und alle relevanten Informationen erfasst.

Candis automatisiert zudem viele wiederkehrende Aufgaben wie die Dublettenprüfung, Erinnerungen, Rückstellungen, Stammdatenpflege und die Rechnungsfreigabe. So stellst du sicher, dass Rechnungen rechtzeitig geprüft und Lieferanten pünktlich bezahlt werden.

Da Candis nicht nur von Finanzteams, sondern auch von Fachabteilungen genutzt wird, legen wir besonderen Wert auf eine intuitive und nutzerfreundliche Bedienung, die eine einfache und übersichtliche Verwaltung aller Dokumente ermöglicht.

Candis Dokumentenverwaltung für prüfungsrelevante Dokumente

Neben dem Erfassen, Freigeben und Archivieren von Rechnungen unterstützt Candis auch die Ablage weiterer wichtiger Dokumententypen wie Verträgen und Lieferscheinen.

Diese werden automatisch mit den dazugehörigen Rechnungen verknüpft, sodass du bei Rückfragen jederzeit auf alle Informationen direkt zugreifen kannst – statt lange zu suchen bzw. bei Stakeholdern nachzufragen.

In Candis werden alle deine Dokumente

revisionssicher archiviert

und in Deutschland auf Cloud-Servern gespeichert.

So können sie immer und überall von allen Mitarbeiter:innen eingesehen werden. So musst du deine Dokumente nicht mehr in physischen Ordnern oder in einer komplizierten Drive-Struktur suchen.

Dank der integrierten Mandantenfähigkeit können in Candis mehrere Accounts gleichzeitig verwaltet und per Mausklick auf die einzelnen Organisationen zugegriffen werden. Die Vergabe von individuellen Rechten regelt Zugriffe und die Filterfunktion rückt das in den Blick, worauf du dich gerade konzentrieren willst.

Integrierte Vertragsverwaltung für maximale Transparenz

Mit der integrierten

Vertragsverwaltung

verwaltest du alle Verträge zentral und übersichtlich direkt in Candis. Die nahtlose Integration mit dem Rechnungsmanagement-System sorgt dafür, dass Verträge und dazugehörige Rechnungen automatisch miteinander verknüpft werden, was den Freigabeprozess erleichtert und für mehr Transparenz sorgt. So profitierst du von einer effizienten und kosteneffektiven Vertragsverwaltung ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Workflows.

Dank der Volltextsuche und praktischen Filteroptionen findest du benötigte Verträge innerhalb von Sekunden und hast direkten Zugriff auf wichtige Vertragsdetails wie Kündigungsfristen, Vertragspartner:innen und verantwortliche Personen. Automatische E-Mail-Erinnerungen informieren dich rechtzeitig über auslaufende Fristen, sodass du Verträge frühzeitig kündigen oder neu verhandeln kannst.

Candis bietet zudem eine sichere, zugriffsbeschränkte Verwaltung sensibler Dokumente und gewährleistet den Schutz deiner Daten durch modernste Verschlüsselungsstandards.

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Aufbewahrungsfristen

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Gemeinsames Arbeiten

In Unternehmen arbeiten häufig mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten und prüfen Rechnungen. Mit Candis kannst du bald in Echtzeit sehen, ob ein Dokument gerade von einer anderen Person bearbeitet wird. Sobald eine Kollegin oder ein Kollege das Dokument öffnet, an dem du gerade arbeitest, erhältst du automatisch eine Benachrichtigung. Dadurch wird doppelte Arbeit vermieden und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.

Wichtige Dokumente schneller freigeben

Mit Candis beschleunigst du den Freigabeprozess für wichtige Dokumente erheblich. Dank automatisierter Workflows und einer zentralen Ablage können Rechnungen, Verträge oder Bestellungen schnell und unkompliziert zur Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Für jede hinterlegte Rechnung kannst du bis zu 10 Mitarbeiter:innen auswählen, die bei Abwesenheit in den Freigabeprozess geloopt werden. So vermeidest du Verzögerungen und stellst sicher, dass Zahlungen pünktlich erfolgen und wichtige Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.

Jederzeit und überall an Dokumenten arbeiten

Mit Candis kannst du von überall und zu jeder Zeit auf deine Dokumente zugreifen und daran arbeiten. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – dank der cloudbasierten Lösung hast du immer alle wichtigen Unterlagen direkt zur Hand. Das ermöglicht dir und deinem Team maximale Flexibilität bei der Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Egal, wo du gerade bist, du kannst Dokumente prüfen, freigeben oder bearbeiten, ohne auf ein stationäres System angewiesen zu sein. So bleiben deine Arbeitsprozesse stets agil und effizient.

Datenschutz wird großgeschrieben

Bei Candis steht der Schutz deiner Daten an oberster Stelle. Unsere Plattform erfüllt alle strengen Anforderungen der DSGVO und setzt auf modernste Verschlüsselungstechnologien, um deine sensiblen Dokumente zu sichern. Technische Maßnahmen umfassen z.B. eine End-to-End SSL-Verschlüsselung zwischen Candis-Rechenzentrum und dem Browser.

Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren gespeichert, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Das Rechenzentrum selbst ist sowohl technisch als auch physisch geschützt, Daten werden mehrfach redundant gesichert und vieles mehr.

Zudem kannst du Zugriffsrechte individuell festlegen, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Durch diese Maßnahmen sorgt Candis dafür, dass deine Unternehmensdaten jederzeit optimal geschützt sind – sowohl intern als auch extern.

Zusatzfunktion: Firmenkreditkarten für effizientes Ausgabenmanagement

Mit den

Candis Visa Firmenkreditkarten

hast du immer volle Kontrolle über Mitarbeiterausgaben. Du kannst für jede:r Mitarbeiter:in eine individuelle Kreditkarte ausstellen, die du mit eigenen Zahlungslimits ausstatten kannst. So lassen sich Ausgaben klar zuweisen und du behältst stets den Überblick.

Die Karten erleichtern das Ausgabenmanagement, da Belege automatisch erfasst und Transaktionen in Echtzeit überwacht werden. So entfällt die manuelle Auslagenerstattung, und Rückfragen zu Ausgaben können schnell geklärt werden. Candis sorgt damit für mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit bei Unternehmensausgaben.

1. Analysen und Vorbereiten: Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Prozesse für das Dokumentenmanagement in deinem Unternehmen zu analysieren. Identifiziere dabei Schwachstellen, wie zum Beispiel ineffiziente Freigabeprozesse oder die umständliche Suche nach Dokumenten, und lege klare Ziele für dein neues digitales System fest.

2. Digitalisiere bestehende Dokumente: Zu Beginn musst du wahrscheinliche bestehende relevante physische Dokumente digitalisieren. Mithilfe von Scannern und Texterkennungssoftware (OCR) lassen sich Papierdokumente in durchsuchbare, digitale Formate umwandeln und zentral ablegen.

3. Einrichtung des DMS bzw. der Dokumentenverwaltung: Du hast dir ein Tool ausgesucht, dass an die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist. Nun kannst du es weiter anpassen. Hierzu gehört die Einrichtung einer klaren Ordnerstruktur, Schlagwortsysteme, Tags und Berechtigungen für unterschiedliche Mitarbeiter:innen.

4. Automatisierung von Workflows: Sobald das System steht, kannst du deine Prozesse automatisieren. Freigaben, Erinnerungen und Benachrichtigungen erfolgen so automatisch, wodurch die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt wird.

5. Schule deine Mitarbeiter:innen: Ein wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeitenden in deinem Unternehmen, damit sie sich mit dem neuen System und den Funktionen vertraut machen können. Eine klare Kommunikation und fortlaufende Unterstützung stellen sicher, dass das System optimal genutzt wird.

Ein effektives Dokumentenmanagement erfordert klare Strukturen und kontinuierliche Optimierung. Ein wichtiger Best Practice ist es, Dokumente von Anfang an einheitlich zu benennen und mit relevanten Schlagworten zu versehen, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten. Automatisierte Workflows für Freigaben und Erinnerungen reduzieren Verzögerungen und manuelle Eingriffe. Zudem sollten sensible Dokumente mit strengen Zugriffskontrollen geschützt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten. Regelmäßige Schulungen und klare Verantwortlichkeiten im Team stellen sicher, dass das System optimal genutzt und fortlaufend verbessert wird.

Digitalisierung sollte viele Abläufe schneller und einfacher machen, jedoch fühlen sich viele Menschen von der Menge an Software und der Komplexität von digitalen Abläufen überfordert. Es ist wichtig, sich bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen auf folgende Ziele zu konzentrieren:

• Sich wiederholende Arbeitsabläufe sollten mit praktischen Tools automatisiert werden.

• Komplexe Aufgaben sollten vereinfacht und Mitarbeiter:innen entlastet werden.

• Zeitintensive Tätigkeiten sollten verkürzt werden.

Wenn du am Anfang der Digitalisierung stehst, schau dir mal an, welche Bereiche deines Unternehmens du zuerst anpacken möchtest und wähle dann eine passgenaue Lösung für diesen Bereich (Buchhaltung, Vertragsmanagement, HR).

Anschließend kannst du dich auf die Suche nach einer Software machen, die sich auf diese Bereiche spezialisiert hat und die nötige Tiefe der Funktionen für diesen Bereich bietet.

Bei der Auswahl solltest du auf folgende wichtige Eigenschaften achten:

• intuitive Bedienung, sprich: keine Einarbeitungszeit, keine Mitarbeiterschulungen sind nötig

• Archivierung via Cloud: revisionssicher, DSGVO- und GoBD-konform

• individuelle Zugangsrechte für Mitarbeiter:innen

• Schnittstellen zu anderen Tools, die du nutzt

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Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen entwickeln sich rasant weiter. Insbesondere die Künstliche Intelligenz kann derzeit einen Beitrag leisten, indem sie relevante Informationen aus einem Dokument auslesen und zusammenfassen, automatisch anderen passenden Dokumenten zuordnen oder über die Suche schneller auffinden lassen kann.