Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung: Darauf solltest du achten

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Lea Friedel|

15.06.23

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(Lesedauer: 6 min)

Dokumentenverwaltung: Ein Computer nimmt virtuelle Ordner aus dem Bildschirm heraus.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine ordentliche und vollständige Dokumentenverwaltung vereinfacht deine Buchhaltung ungemein und unterliegt gesetzlichen Vorschriften wie der Aufbewahrungsfrist.

  • Im Vergleich zu analogen Prozessen schneidet eine digitale Dokumentenverwaltung deutlich besser ab: Sie spart Platz, Zeit und Geld und steigert die Produktivität.

  • Bei der digitalen Dokumentenverwaltung müssen Unternehmer:innen die Vorgaben der DSGVO einhalten.

  • Nicht jede Software zur digitalen Verwaltung ist für jedes Unternehmen und Vorhaben geeignet.

Im Kampf gegen die tägliche Zettelwirtschaft verschwenden Unternehmen täglich viel Zeit und Geld. Die Dreiecksbeziehung zwischen Dokumenten, Archiven und Buchhaltung ist mittlerweile so weit ausgeprägt, dass Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen mehr mit Papierkram beschäftigt sind, als mit den eigentlichen Aufgaben. Abhilfe schafft die digitale Dokumentenverwaltung: Sie birgt viele Vorteile, wirft aber ebenso einige Fragen auf.

Wie du deine Dokumentenverwaltung DSGVO-konform digital verwaltest und worauf es dabei ankommt, erfährst du hier – inklusive praktischer Tipps.

Warum ist die ordentliche Dokumentenverwaltung so wichtig?

Die Dokumentenverwaltung beschreibt das organisierte und strukturierte Managen und Ablegen von geschäftlichen und privaten Dokumenten jeglicher Art. Dabei kann das Verwalten sowohl analog als auch digital oder aus einem Mix an analogen und digitalen Verwaltungsprozessen erfolgen.

Gerade im Geschäftsumfeld ist eine gut organisierte Dokumentenverwaltung unerlässlich: Zum einen erleichtert sie den Arbeitsalltag zwischen allen Abteilungen im Unternehmen. Zum anderen müssen laut den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen alle steuerrelevanten Belege bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.

Steht beispielsweise eine Steuer- und Betriebsprüfung an, bist du mit einer ordentlichen Dokumentenverwaltung rechtlich auf der sicheren Seite. Sind alle wichtigen Dokumente schnell und einfach auffindbar, sparst du dir viel Zeit, Geld und Nerven für den Fall einer Betriebsprüfung.

Analog oder digital archivieren: der Vergleich

Ob Eingangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Tankquittungen, Versicherungsscheine, oder Mietverträge: Selbständige, Unternehmer:innen und sogar ganze Teams haben regelmäßig jede Menge Verwaltungsaufwand um die Ohren.

Im Alltag bedeutet das, die passenden Belege den richtigen Zahlungen zuzuordnen, penibel nach System abzulegen und bei Bedarf wieder herauszusuchen.

Im Kampf gegen die tägliche Zettelwirtschaft stellt sich zunächst die Frage, ob du dich für eine analoge oder digitale Dokumentenverwaltung entscheidest. Analoge Prozesse kosten in der Regel viel Zeit und Energie, um Ordnung in Archive und Aktenschränke zu bringen. Nicht selten werden Belege falsch abgelegt, sind nicht mehr auffindbar und schon gar nicht überall und zu jeder Zeit griffbereit. Zudem verbrauchen Dokumente aus Papier kostbare Ressourcen und benötigen viel Platz.

Für eine digitale Dokumentenverwaltung sprechen zahlreiche Gründe. Mittels einer integrierten Suchfunktion lassen sich Belege mit wenigen Klicks finden, sogar von Zuhause aus. Das spart dir und deinem Team Zeit, Stauraum und Geld und schont sogar die Umwelt.

Die papierlose Ablage hat außerdem noch einen entscheidenden Vorteil: Die Kommunikation mit deiner Steuerberatung und dem Finanzamt gestaltet sich viel effizienter. Vorschriften zur Revisionssicherheit und Datensicherheit sollten dabei unbedingt beachtet und eingehaltet werden.

Stichwort Datensicherheit: Diese ist durch unbefugte Personen, Softwarefehler oder sogar Hackerangriffe gefährdet. Um der Gefahr eines Datenverlusts oder Datendiebstahls vorzubeugen, solltest du zwingend in eine geeignete IT-Landschaft investieren. Letztlich stellen auch Papierdokumente keine Sicherheit gegen Verlust oder Diebstahl dar. Denn auch bei einem Einbruch geraten sensible Dokumente schnell in die falschen Hände.

Analog, digital oder mit Software – die Vorteile von intelligenter Dokumentenverwaltung

Kurz gesagt: Langfristig relevante Nachteile hat die digitale Dokumentenverwaltung im Vergleich zur analogen nicht.

Die folgenden Punkte fassen alle Vor- und Nachteile der analogen und digitalen Dokumentenverwaltung zusammen.

1. Bessere Archivierungsmöglichkeiten

Bei der herkömmlichen Archivierung von Dokumenten und Papier- oder Thermobelegen werden diese häufig beschädigt oder gehen verloren. Digitale Archivierung hingegen ist nicht nur sicherer, sondern spart auch viel Platz, Zeit und somit auch Geld. Mit der Hilfe einer Software wird auch die GoBD-konforme Archivierung zum Kinderspiel.

2. Übersichtliche Belegverwaltung anhand von Kategorien und Suchoption

Sich durch Ordner oder Papierberge graben, wenn man etwas schnell finden muss: Lieder können viele Unternehmen ein Lied davon singen.

3. Verbessert Struktur, Transparenz und Zusammenarbeit

Bei der analogen Verwaltung sind Dokumente außerhalb der Räumlichkeiten nicht griffbereit. Doch auch auf der Festplatte eines PCs haben die Dokumente nicht unbedingt

Wenn Dokumente nicht mehr lokal gespeichert sind, sondern auf einem Cloud-Server, können unterschiedliche Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen einfach darauf zugreifen. Dokumente lassen sich schnell und einfach weitergeben und sind von verschiedenen Geräten an verschiedenen Orten und rund um die Uhr abrufbar.

Die Struktur wird mit einer KI-Software zudem deutlich verbessert: Dokumente sind via Schlagwort einfach zu finden.

4. Sichere Informationsverarbeitung aufgrund von Nutzungsrechten

Wenn sich Unternehmen zur Dokumentenaufbewahrung via Software entscheiden, können sie Nutzungsrechte festlegen und ausgewählten Personen im oder außerhalb des Unternehmens Zugriff erteilen. So wird die digitale Dokumentenverwaltung kontrollierbar. Die Kommunikation mit der Steuerberatung und dem Finanzamt wird so obendrauf vereinfacht.

5. Gut für die Umwelt

Je mehr Unternehmen auf digitale Kommunikationswege zurückgreifen, desto weniger Bäume müssen abgeholzt werden. Die herkömmliche Dokumentenverwaltung bringt nun mal einen hohen Papierverbrauch und Verschwendung wertvoller Ressourcen mit sich. Weniger Papier und weniger Materialverbrauch bedeutet aber auch weniger Kosten für das Unternehmen.

So geht die digitale Dokumentenverwaltung richtig

Dokumente scannen und fertig – so einfach ist das also? Nicht ganz. Entscheidest du dich für eine digitale Dokumentenverwaltung, sollte diese im Idealfall alle Arbeitsschritte effizient abdecken.

Das bedeutet auch, dass du Dokumente gar nicht erst scannen musst. Denn auch das Scannen beansprucht zusätzliche Zeit und ist fehleranfällig, indem die Dokumente beispielsweise nur zur Hälfte erfasst werden und wichtige Informationen fehlen.

Anstatt einen Mix aus gedruckten und gescannten Belegen zu führen, lohnt es sich, die digitale Dokumentenverwaltung direkt an der Quelle anzugehen. Konkret bedeutet das, deinen Rechnungseingang und Ausgang vollständig zu digitalisieren.

Richte dir dafür am besten ein zentrales E-Mail-Postfach für alle Eingangsrechnungen ein und bitte deine Geschäftspartner:innen darum, zukünftig alle Rechnungen per Mail zu senden. Umgekehrt kannst du auch ausgehende Dokumente elektronisch verschicken. So entfallen Papierbelege von vornherein.

Mehr über den digitalen Rechnungseingang findest du in diesem Artikel.

Dokumentenmanagement-Systeme: Benötige ich eins?

Im Zusammenhang mit einem digitalen Dokumentenmanagement fällt häufig der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS). Dabei handelt es sich um mitunter sehr unterschiedliche Softwarelösungen, mit deren Hilfe du Dokumente archivieren und zentral verwalten kannst.

Die Auswahl an Anbietern ist riesig und die Entscheidung für das richtige System oft schwierig. Je nach Hersteller, Art und Umfang sind diese Systeme preisintensiv und komplex, sodass zusätzliche Schulungen absolviert werden müssen, um sie korrekt zu bedienen.

Bevor du dich auf die Suche nach einem passenden DMS begibst, solltest du dir zunächst darüber im Klaren werden, welche Funktionen für dein Unternehmen und Team wirklich notwendig sind.

Möchtest du dein Dokumentenmanagement beispielsweise nur von analog auf digital umstellen, indem du Rechnungen und Belege digital archivierst, sind passgenaue Lösungen die bessere Wahl. Eine solche Lösung bietet zum Beispiel Candis.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Bye bye Dokumenten-Chaos – mit Candis

Candis bietet dir nützliche Funktionen für eine schnelle und unkomplizierte digitale Dokumentenverwaltung. Das intelligente Rechnungsmanagement-Tool liest Rechnungsdaten via OCR-Technologie aus und überträgt sie aus deinem digitalen Postfach automatisch in das Tool. Dank der Cloud-Archivierung lassen sich alle Dokumente digital und zentral an einem Ort speichern und mit wenigen Klicks finden.

Dank der lückenlosen Prozessdokumentation erfolgt die digitale Verwaltung vollkommen DSGVO- sowie GoBD-konform und auf deutschen Servern. Deine Dokumente sind zudem für 10 Jahre gespeichert und jederzeit abrufbar.

Wirf einen Blick in Candis: So suchst und filterst du Dokumente

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