Keine Buchung ohne Beleg – dieser Grundsatz gilt im Rechnungswesen ohne Ausnahme für alle Unternehmen. Das bedeutet, dass jede Ausgabe durch einen Nachweis belegt werden muss, sei es durch eine Rechnung, einen Kassenzettel oder einen Lieferschein. Doch was passiert, wenn ein Beleg verloren geht, unleserlich ist oder gar nicht erst ausgestellt wurde?
In solchen Fällen kommt der Eigenbeleg ins Spiel. Er ist die „Rettung“ für Unternehmen, um trotzdem einen korrekten Nachweis über betriebliche Aufwendungen zu führen.
Wichtig dabei: Ein Eigenbeleg ersetzt nur in Ausnahmefällen den Originalbeleg und muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit er vom Finanzamt anerkannt wird. In diesem Artikel verraten wir dir ganz genau, was ein Eigenbeleg ist, wie du ihn richtig ausfüllst und welche Regeln du dabei unbedingt beachten solltest.
Mit unserer Eigenbeleg-Vorlage und unserem kostenlosen Eigenbeleg-Generator kannst du dir in nur wenigen Klicks einen GoBD-konformen Ersatzbeleg als PDF erstellen.
Wofür dient der Eigenbeleg?
Geschäftsvorfälle werden normalerweise über Belege (auch Fremdbelege) nachgewiesen, die durch Dritte von außerhalb ins Unternehmen gelangen. Dazu zählen Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Barzahlungs-Belege und Kassenzettel.
Wenn ein Beleg fehlt, können Unternehmen in solchen Ausnahmefällen einen Eigenbeleg oder Ersatzbeleg erstellen, der den Originalbeleg ersetzt und in der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Dieser Beleg kann von Mitarbeitenden im Unternehmen selbst ausgefüllt werden, muss aber bestimmte Anforderungen und Pflichtfelder erfüllen.
Am besten nutzt du deshalb entweder eine Eigenbeleg-Vorlage, oder einen Eigenbeleg-Generator.
Eigenbeleg Vorlage kostenfrei herunterladen
Hast du einen Beleg verloren oder konntest aus irgendeinem Grund keinen Beleg mit den korrekten Firmendaten bekommen? Dann kannst du mit dieser Vorlage kurzerhand einen Eigenbeleg erstellen.
Möchtest du deinen Eigenbeleg nicht digital ausfüllen, sondern musst ihn ausdrucken? Dann findest du hier auch eine druckbare Version unserer Eigenbeleg-Vorlage, die nicht so viel Druckerfarbe verbraucht.
Doch beachte: Eigenbelege dürfen nur im Ausnahmefall erstellt werden und gehören nicht zur Regel. Wenn man zu häufig Eigenbelege erstellt, werden Prüfende vom Finanzamt und weiteren Behörden skeptisch.
Diese Angaben muss eine Eigenbeleg Vorlage enthalten
Dein Eigenbeleg sollte folgende Informationen beinhalten
Belegnummer deiner Buchhaltung
Name und vollständige Anschrift der Zahlungsempfänger
Verwendungszweck/Art der Aufwendung
Datum der Ausstellung und der Aufwendung
Entstandene Kosten (als Einzelpreis oder Gesamtpreis)
Grund für die Ausstellung (z.B. fehlender Beleg oder verloren gegangene Rechnung)
Eigenhändige Unterschrift
Was gilt eigentlich als Eigenbeleg?
Ein Ersatzbeleg sollte immer nur eine Ausnahme und Notlösung sein, wenn ein Beleg tatsächlich mal verloren gegangen ist. Er ist also kein „Wunschbeleg“, sondern eine Ausnahmelösung, damit die Buchführung vollständig bleibt und der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ eingehalten wird.
Mit einer Eigenbeleg Vorlage und einem Eigenbeleg-Generator kannst du dir bei der Erstellung viel Zeit und Arbeit ersparen. Das Finanzamt akzeptiert nämlich nur Belege, die die vorgegebenen Angaben enthalten. Private Ausgaben können übrigens nicht mit einem Eigenbeleg in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?
Verlust des Originalbelegs (z. B. Kassenzettel für eine Tankquittung geht verloren).
Beleg nicht ausstellbar (z. B. Parkscheinautomat ohne Quittungsdruck).
Beleg unvollständig oder fehlerhaft (z. B. fehlende Firmenadresse auf einer Quittung).
Betriebsausgaben ohne Beleg (z. B. Kosten am Kopierer)
Aufwendungen für Bewirtung (z. B. ein fehlender Bewirtungsbeleg)
Reisekosten und Spesen (bei Dienstreisen und Taxifahrten)
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Ersatzbeleg mit der Eigenbeleg Vorlage erstellen: Schritt für Schritt
1. Laden dir deine Eigenbeleg-Vorlage kostenlos herunter.
2. Gebe die korrekte Firmenadresse deines Unternehmens an. Erfrage eventuell vorher, welche Adresse für Rechnungen benutzt werden muss.
3. Gebe die Nummer des Eigenbelegs an.
4. Gebe das heutige Datum an.
5. Trage den Brutto- und den Nettobetrag ein.
6. Gebe die Bankdaten und den Namen des oder der Zahlungsempfänger:in an.
7. Trage einen Verwendungszweck bzw. Grund für die Notwendigkeit der Erstellung eines Eigenbelegs ein (z. B. Verlust oder Unlesbarkeit des Originalbelegs).
8. Gebe Datum und Ort an und unterschreibe den Beleg digital oder mit Hand.
Eigenbeleg erstellen: was gibt es noch zu beachten?
Achte vor und nach der Erstellung deines Eigenbelegs noch auf folgende Regeln:
Nach deutschem Handelsrecht bzw. Aufbewahrungsfrist müssen sämtliche Buchungsbelege 10 Jahre GobD-konform archiviert werden. Das gilt auch für Eigenbelege. GobD-konform bedeutet unter anderem eine unveränderlich, vollständig und nachvollziehbare Aufbewahrung.
Achte auf eine fortlaufende Nummerierung deiner Eigenbelege.
Verwende für die Erstellung eines Eigenbelegs unbedingt ein standardisiertes Formular, indem alle wichtigen Vorgaben enthalten sind.
Achte auf genaue Angaben zu Datum, Grund, Betrag und Währung.
Verwende bei dem händischen Ausfüllen einen Kugelschreiber, damit nichts mehr verändert werden kann.
