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Scannen war gestern - Wir zeigen die Alternative

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30. April 2021

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(Lesedauer: 9min)

Blog Header: Scannen war Gestern - Wir zeigen die Alternative!

Unternehmen sollten bei der Rechnungsverarbeitung neue Wege gehen. Immer mehr Firmen digitalisieren die Rechnungsverarbeitung und orientieren sich dabei an einem Zukunftsmodell, mit dem sie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen. Sie müssen ihre Rechnungen nicht mehr einscannen und können gleichzeitig vom Vorsprung profitieren, den sie durch ein digitales Rechnungsmanagement erhalten.

Neue Strategien für die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement

Privatpersonen bekommen die meisten Rechnungen bereits per E-Mail im PDF-Format. Über die letzten Jahre war ein stetiges Wachstum von solchen nativen - also nicht eingescannten, sondern tatsächlich digitalen - PDF-Rechnungen zu erkennen. Diese fundamentale Veränderung im Versand und Empfang von Rechnungen erfordert neue Strategien in der Rechnungsverarbeitung, die in vielen Unternehmen noch nicht existieren. Wir zeigen dir, wie du deinen Rechnungseingang digitalisierst - und dir so in Zukunft viel Arbeit sparst.

Verschiedene Prozessabläufe koexistieren oft im Unternehmen

Die Art und Weise, wie Rechnungen versendet und empfangen werden, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Die meisten Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen aber noch genauso wie vor zehn Jahren. Hier kommen zwei Arbeitsweisen zusammen: die neue und die alte Welt kollidieren. Moderner Rechnungsempfang verträgt sich nicht mit alten Strategien, es entstehen Probleme. Diese machen sich manchmal direkt bemerkbar, manchmal werden sie jedoch auch erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung evident.

Die drei größten Probleme und Fehlerquellen an dieser Stelle sind die folgenden:

1. Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden.

2. Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten.

3. Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig.

Eingescannte Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden

Das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, mit welchem die Finanzverwaltung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht hat, schreibt vor, dass Belege im Originalformat aufzubewahren sind.

Die Papierrechnung muss in Papierform und die PDF-Rechnung im PDF-Format aufbewahrt werden. Briefe, die für die Finanzbuchführung relevant sind, müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für entsprechende E-Mails. Lediglich E-Mails, die ähnlich einem Briefumschlag eine reine Transportfunktion haben, brauchen nicht archiviert zu werden.

‍Die Eingangsrechnung, die per E-Mail kam und ausgedruckt wurde, damit sie per Freigabemappe in den Umlauf gebracht werden kann, ist eine Kopie. Die Originalrechnung muss als PDF aufbewahrt werden. Die E-Mail, die Sonderkonditionen zur Zahlung enthält, muss ebenso aufbewahrt werden.

Das kann schnell unübersichtlich werden. Trotzdem versuchen viele Unternehmen, digitale Rechnungen mit alten Strategien und Prozessen zu verarbeiten, wobei Fehler passieren.

Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten.

Covid-19 hat die Digitalisierung massiv beschleunigt. Dinge, die einige Unternehmen für schwierig umsetzbar bis gar unmöglich hielten, wurden plötzlich möglich. Mit dem vergangenen Lockdown ist wahrscheinlich die drastischste Änderung die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten. Aber auch schon davor standen Unternehmen mit mehreren Standorten vor dem Problem, Eingangsrechnungen zwischen den Standorten austauschen zu müssen. Häufig passierte das dann per Post. Mitarbeitende, die trotz Lockdown regelmäßig ins Büro fahren mussten, um Aktenordner zu holen oder die Post zu bearbeiten? Nichts Ungewöhnliches.

Vor zehn Jahren war das kein Problem. Aber die Zeiten haben sich geändert. Heute möchten Mitarbeitende die Freiheit haben, von überall aus zu arbeiten. Hier liegt es am Unternehmen, die Finanzbuchhaltung so zu gestalten, dass das ohne Probleme möglich ist.

Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig.

Rechnungen müssen nicht nur gebucht, sondern auch freigegeben, geprüft und bezahlt werden.

Macht man das mit Papierrechnungen manuell, ist der Prozess relativ einfach. Die Rechnung kommt per Post an, wird per Freigabemappe in den Umlauf geschickt und dann per Online Banking bezahlt. Die Zahlung muss manuell eingegeben und ausgelöst werden. Der Beleg wird danach händisch erfasst und gebucht.

Wenn man Papierrechnungen jedoch scannt, braucht es mehr Arbeit. Bei gescannten Rechnungen müssen die Belegdaten aus einer Bilddatei mithilfe von zunächst in Text umgewandelt werden.

Mit digitalen Eingangsrechnungen gibt es bessere Wege. Text aus nativen PDFs, die nicht gescannt sind, muss nicht per OCR ausgelesen werden. Er kann direkt aus dem PDF ausgelesen werden. Der Zahlungsverkehr sollte ein Nebenprodukt der Erfassung sein, kein zusätzlicher Schritt.

Stattdessen wird oft versucht, digitale Eingangsrechnungen mit dem alten Prozess zu verarbeiten. Der Prozess war sehr erfolgreich für Papierrechnungen, bei digitalen Rechnungen sorgt er jedoch für überflüssige Arbeit. Etwas, das in Minuten erledigt sein sollte, dauert Stunden.

Neue Strategien müssen her

Einige Unternehmen haben ihre Strategien angepasst und profitieren von einem überwiegend digitalen Rechnungsempfang. Diese Strategien lassen sich zusammenfassen:

  1. Lieferunternehmen konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen

  2. Kommunikation und Rechnungsempfang trennen

  3. Mehrere E-Mail Postfächer vermeiden

  4. Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen

  5. Rechnungen aus Portalen digital abrufen

Wie sehen diese neuen Strategien im Detail aus?

Lieferunternehmen konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen.

Viele Unternehmen bekommen die meisten Rechnungen noch in Papierform. Das kann schnell und einfach geändert werden, jedoch stellen Unternehmen beim Versuch, die Situation zu verbessern, häufig die falschen Fragen.

Anstelle von:

„Wie scannen wir denn am besten unsere Rechnungen?”

muss die folgende Frage gestellt werden:

„Wie können wir unseren Rechnungsempfang konsequent digitalisieren?”

Mit Digitalisierung ist nicht der Versuch gemeint, Papierrechnungen zu digitalisieren. Es ist die konsequente Digitalisierung von Rechnungen an der Quelle gemeint. Das ist in dem Fall der:die Lieferant:in. Wenn du also das nächste Mal eine Papierrechnung bekommst, kontaktiere direkt das Lieferunternehmen.

Viele Dienstleistenden können den Versand problemlos umstellen. Natürlich nicht alle, aber es gibt eine ganz klare Entwicklung. Schon jetzt kommen die meisten Eingangsrechnungen per E-Mail und mit der Zeit werden alle Lieferunternehmen ihre Systeme modernisiert haben. Der Punkt ist: Scannen löst das falsche Problem. Das wirkliche Problem ist etwas anderes und kann relativ leicht gelöst werden.

Kommunikation und Rechnungsempfang trennen.

Die Lieferunternehmen werden konsequent angeschrieben und schicken ihre Eingangsrechnungen direkt per E-Mail. Du musst Kommunikation über Rechnungen und den Empfang der Rechnung als zwei getrennte Prozesse verstehen. Die einfachste Lösung ist, zwei verschiedene E-Mail-Adressen dafür einzurichten.

Lieferunternehmen sollten konsequent darauf hingewiesen werden, dass E-Mails, die an rechnung@mein-unternehmen.de geschickt werden, bis auf die Rechnung selbst, nicht gelesen werden. Wenn man noch überwiegend Papierrechnungen bekommt, kann man diese auch einmal gesammelt per E-Mail anschreiben. Das setzt natürlich gepflegte Stammdaten voraus.

Spezifikationen für den elektronischen Rechnungsempfang des Unternehmens.

Man kann das Anschreiben auch noch um weitere Dinge ergänzen. Beispielsweise hat es sich bei Candis bewährt, wenn auf jeder Rechnung mindestens der Vor- und Nachname der bestellenden Person steht und die Kostenstelle, falls so etwas wichtig ist. Übrigens ist es immer von Vorteil, wenn man pro Kostenstelle nur eine Eingangsrechnung bekommt. Also wenn man schon mal dabei ist, kann man Lieferunternehmen, die immer eine Rechnung für mehrere Kostenstellen schicken, gleich fragen, ob sie das ändern können. Mit jedem Schritt hin zu einem standardisierten Prozess steigt die Automation und demnach sinkt die Fehleranfälligkeit. Zudem gewinnt man mehr Kontrolle über seinen Rechnungsverarbeitungsprozess.

Es wird ein bisschen dauern, aber langfristig sind die Vorteile enorm:

  • Kein Abarbeiten des E-Mail Postfachs mehr, um zu entscheiden, was relevant ist und was nicht.

  • Eingangsrechnungen kommen automatisch an.

  • Alle wichtigen Angaben zur Buchung stehen in der Rechnung selbst.

Verschiedene E-Mail Postfächer vermeiden.

Kommunikation und Rechnungen kommen nun getrennt an. Idealerweise stehen sogar alle wichtigen Angaben direkt auf der Eingangsrechnung und nicht in der E-Mail. Im nächsten Schritt schaffen wir nun das Postfach zum Rechnungsempfang komplett ab. Wie schon erwähnt, müssen Belege immer im Originalformat archiviert werden. Das ist ein Problem, denn wenn Rechnungen in einem Postfach ankommen, dann muss das Postfach archiviert werden, und zwar unveränderbar. Die meisten normalen E-Mail-Postfächer können das nicht leisten.

Die meisten modernen Programme zur vorbereitenden Buchhaltung haben einen E-Mail Import. Du solltest darauf achten, ein Programm zu nutzen, das neben dem reinen Import auch gleich die Archivierung mit übernimmt. So löst man gleich mehrere Probleme: Der Prozess ist GoBD-konform und macht gleichzeitig weniger Arbeit.

Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen.

Mitarbeitende sind nicht das Problem, sondern Teil der Lösung in jedem Unternehmen. Aber Mitarbeitende aus der Finanzbuchführung und alle anderen Beschäftigten haben sehr unterschiedliche Ziele. Das Ziel der Finanzbuchführung ist es, alle Anforderungen an die Gesetzgebung zu erfüllen und ein gutes Reporting zu erstellen. Der oder die Mitarbeiter:in aus dem Marketing hat nicht dasselbe Ziel. Das Problem ist, dass der oder die Mitarbeiter:in aus dem Marketing Leistungen einkaufen kann und so den Job erledigt hat. Dass am Ende die Rechnung fehlt, ist egal, da die Leistung ja schon erbracht wurde. Wen kümmert es also, dass die Finanzbuchführung noch die Eingangsrechnung braucht? Das Problem sind also nicht unwillige Mitarbeitende, sondern schlicht und einfach Ziele, die nicht immer deckungsgleich sind.

Besser ist es, wenn das Lieferunternehmen die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang schickt.

Es gibt eine einfache Lösung für das Problem: Du solltest Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen. Mal angenommen, Eingangsrechnungen kommen alle per E-Mail in dein Postfach. Nun sieht man beim Erfassen der Eingangsrechnung, dass sie von einem Teammitglied weitergeleitet wurde. Das ist eine potentielle Fehlerquelle. Das Teammitglied kann vergessen, die E-Mail weiterzuleiten. Dann muss man hinterherlaufen. Besser ist es, wenn die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang geschickt wird. Schritt für Schritt wird der Prozess so immer robuster. Und wenn Mitarbeitende einkaufen, sagt man ihnen, dass sie die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang verwenden sollen. Dann werden sie auch weniger von der Finanzbuchführung genervt.

Rechnungen aus Portalen digital abrufen.

Der letzte Baustein zu einem weitgehend automatischen Rechnungsempfang sind Rechnungen aus Portalen. Auch wenn das über die vergangenen Jahre immer mehr abgenommen hat, gibt es immer noch einige Anbietende, bei denen man sich ins Portal einloggen muss, um die Rechnung herunterzuladen. Vor allem US-amerikanische Anbieter:innen gehören dazu.

Das kann man mit Anbietenden wie Get my invoices oder invoicefetcher® lösen. Die heruntergeladenen Rechnungen kann man dann auch per E-Mail weiterleiten und importieren.

Vor ein paar Jahren lief der Rechnungsempfang noch überwiegend über Post und Brief. Die Zukunft aber wird von E-Mail und digitalen Eingangsrechnungen dominiert werden. Es gibt bessere Wege, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es wird Zeit, die alten Strategien über Bord zu werfen und Prozesse zu modernisieren.

Denn die nächste Welle steht schon vor der Tür: Bei XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen sind die Rechnungsdaten per XML Daten in die PDF-Datei eingebettet. Damit ist kein Auslesen mehr erforderlich. Aber wer nicht auf neue Wege zur Rechnungsverarbeitung setzt, wird davon nicht profitieren können. Und die Unternehmen, die davon profitieren, werden einen Vorsprung erlangen, den man vermutlich nicht so leicht aufholen kann.

Scannen war gestern - Wir zeigen die Alternative

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30. April 2021

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(Lesedauer: 9min)

Blog Header: Scannen war Gestern - Wir zeigen die Alternative!

Unternehmen sollten bei der Rechnungsverarbeitung neue Wege gehen. Immer mehr Firmen digitalisieren die Rechnungsverarbeitung und orientieren sich dabei an einem Zukunftsmodell, mit dem sie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen. Sie müssen ihre Rechnungen nicht mehr einscannen und können gleichzeitig vom Vorsprung profitieren, den sie durch ein digitales Rechnungsmanagement erhalten.

Neue Strategien für die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement

Privatpersonen bekommen die meisten Rechnungen bereits per E-Mail im PDF-Format. Über die letzten Jahre war ein stetiges Wachstum von solchen nativen - also nicht eingescannten, sondern tatsächlich digitalen - PDF-Rechnungen zu erkennen. Diese fundamentale Veränderung im Versand und Empfang von Rechnungen erfordert neue Strategien in der Rechnungsverarbeitung, die in vielen Unternehmen noch nicht existieren. Wir zeigen dir, wie du deinen Rechnungseingang digitalisierst - und dir so in Zukunft viel Arbeit sparst.

Verschiedene Prozessabläufe koexistieren oft im Unternehmen

Die Art und Weise, wie Rechnungen versendet und empfangen werden, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Die meisten Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen aber noch genauso wie vor zehn Jahren. Hier kommen zwei Arbeitsweisen zusammen: die neue und die alte Welt kollidieren. Moderner Rechnungsempfang verträgt sich nicht mit alten Strategien, es entstehen Probleme. Diese machen sich manchmal direkt bemerkbar, manchmal werden sie jedoch auch erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung evident.

Die drei größten Probleme und Fehlerquellen an dieser Stelle sind die folgenden:

1. Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden.

2. Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten.

3. Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig.

Eingescannte Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden

Das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, mit welchem die Finanzverwaltung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht hat, schreibt vor, dass Belege im Originalformat aufzubewahren sind.

Die Papierrechnung muss in Papierform und die PDF-Rechnung im PDF-Format aufbewahrt werden. Briefe, die für die Finanzbuchführung relevant sind, müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für entsprechende E-Mails. Lediglich E-Mails, die ähnlich einem Briefumschlag eine reine Transportfunktion haben, brauchen nicht archiviert zu werden.

‍Die Eingangsrechnung, die per E-Mail kam und ausgedruckt wurde, damit sie per Freigabemappe in den Umlauf gebracht werden kann, ist eine Kopie. Die Originalrechnung muss als PDF aufbewahrt werden. Die E-Mail, die Sonderkonditionen zur Zahlung enthält, muss ebenso aufbewahrt werden.

Das kann schnell unübersichtlich werden. Trotzdem versuchen viele Unternehmen, digitale Rechnungen mit alten Strategien und Prozessen zu verarbeiten, wobei Fehler passieren.

Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten.

Covid-19 hat die Digitalisierung massiv beschleunigt. Dinge, die einige Unternehmen für schwierig umsetzbar bis gar unmöglich hielten, wurden plötzlich möglich. Mit dem vergangenen Lockdown ist wahrscheinlich die drastischste Änderung die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten. Aber auch schon davor standen Unternehmen mit mehreren Standorten vor dem Problem, Eingangsrechnungen zwischen den Standorten austauschen zu müssen. Häufig passierte das dann per Post. Mitarbeitende, die trotz Lockdown regelmäßig ins Büro fahren mussten, um Aktenordner zu holen oder die Post zu bearbeiten? Nichts Ungewöhnliches.

Vor zehn Jahren war das kein Problem. Aber die Zeiten haben sich geändert. Heute möchten Mitarbeitende die Freiheit haben, von überall aus zu arbeiten. Hier liegt es am Unternehmen, die Finanzbuchhaltung so zu gestalten, dass das ohne Probleme möglich ist.

Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig.

Rechnungen müssen nicht nur gebucht, sondern auch freigegeben, geprüft und bezahlt werden.

Macht man das mit Papierrechnungen manuell, ist der Prozess relativ einfach. Die Rechnung kommt per Post an, wird per Freigabemappe in den Umlauf geschickt und dann per Online Banking bezahlt. Die Zahlung muss manuell eingegeben und ausgelöst werden. Der Beleg wird danach händisch erfasst und gebucht.

Wenn man Papierrechnungen jedoch scannt, braucht es mehr Arbeit. Bei gescannten Rechnungen müssen die Belegdaten aus einer Bilddatei mithilfe von zunächst in Text umgewandelt werden.

Mit digitalen Eingangsrechnungen gibt es bessere Wege. Text aus nativen PDFs, die nicht gescannt sind, muss nicht per OCR ausgelesen werden. Er kann direkt aus dem PDF ausgelesen werden. Der Zahlungsverkehr sollte ein Nebenprodukt der Erfassung sein, kein zusätzlicher Schritt.

Stattdessen wird oft versucht, digitale Eingangsrechnungen mit dem alten Prozess zu verarbeiten. Der Prozess war sehr erfolgreich für Papierrechnungen, bei digitalen Rechnungen sorgt er jedoch für überflüssige Arbeit. Etwas, das in Minuten erledigt sein sollte, dauert Stunden.

Neue Strategien müssen her

Einige Unternehmen haben ihre Strategien angepasst und profitieren von einem überwiegend digitalen Rechnungsempfang. Diese Strategien lassen sich zusammenfassen:

  1. Lieferunternehmen konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen

  2. Kommunikation und Rechnungsempfang trennen

  3. Mehrere E-Mail Postfächer vermeiden

  4. Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen

  5. Rechnungen aus Portalen digital abrufen

Wie sehen diese neuen Strategien im Detail aus?

Lieferunternehmen konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen.

Viele Unternehmen bekommen die meisten Rechnungen noch in Papierform. Das kann schnell und einfach geändert werden, jedoch stellen Unternehmen beim Versuch, die Situation zu verbessern, häufig die falschen Fragen.

Anstelle von:

„Wie scannen wir denn am besten unsere Rechnungen?”

muss die folgende Frage gestellt werden:

„Wie können wir unseren Rechnungsempfang konsequent digitalisieren?”

Mit Digitalisierung ist nicht der Versuch gemeint, Papierrechnungen zu digitalisieren. Es ist die konsequente Digitalisierung von Rechnungen an der Quelle gemeint. Das ist in dem Fall der:die Lieferant:in. Wenn du also das nächste Mal eine Papierrechnung bekommst, kontaktiere direkt das Lieferunternehmen.

Viele Dienstleistenden können den Versand problemlos umstellen. Natürlich nicht alle, aber es gibt eine ganz klare Entwicklung. Schon jetzt kommen die meisten Eingangsrechnungen per E-Mail und mit der Zeit werden alle Lieferunternehmen ihre Systeme modernisiert haben. Der Punkt ist: Scannen löst das falsche Problem. Das wirkliche Problem ist etwas anderes und kann relativ leicht gelöst werden.

Kommunikation und Rechnungsempfang trennen.

Die Lieferunternehmen werden konsequent angeschrieben und schicken ihre Eingangsrechnungen direkt per E-Mail. Du musst Kommunikation über Rechnungen und den Empfang der Rechnung als zwei getrennte Prozesse verstehen. Die einfachste Lösung ist, zwei verschiedene E-Mail-Adressen dafür einzurichten.

Lieferunternehmen sollten konsequent darauf hingewiesen werden, dass E-Mails, die an rechnung@mein-unternehmen.de geschickt werden, bis auf die Rechnung selbst, nicht gelesen werden. Wenn man noch überwiegend Papierrechnungen bekommt, kann man diese auch einmal gesammelt per E-Mail anschreiben. Das setzt natürlich gepflegte Stammdaten voraus.

Spezifikationen für den elektronischen Rechnungsempfang des Unternehmens.

Man kann das Anschreiben auch noch um weitere Dinge ergänzen. Beispielsweise hat es sich bei Candis bewährt, wenn auf jeder Rechnung mindestens der Vor- und Nachname der bestellenden Person steht und die Kostenstelle, falls so etwas wichtig ist. Übrigens ist es immer von Vorteil, wenn man pro Kostenstelle nur eine Eingangsrechnung bekommt. Also wenn man schon mal dabei ist, kann man Lieferunternehmen, die immer eine Rechnung für mehrere Kostenstellen schicken, gleich fragen, ob sie das ändern können. Mit jedem Schritt hin zu einem standardisierten Prozess steigt die Automation und demnach sinkt die Fehleranfälligkeit. Zudem gewinnt man mehr Kontrolle über seinen Rechnungsverarbeitungsprozess.

Es wird ein bisschen dauern, aber langfristig sind die Vorteile enorm:

  • Kein Abarbeiten des E-Mail Postfachs mehr, um zu entscheiden, was relevant ist und was nicht.

  • Eingangsrechnungen kommen automatisch an.

  • Alle wichtigen Angaben zur Buchung stehen in der Rechnung selbst.

Verschiedene E-Mail Postfächer vermeiden.

Kommunikation und Rechnungen kommen nun getrennt an. Idealerweise stehen sogar alle wichtigen Angaben direkt auf der Eingangsrechnung und nicht in der E-Mail. Im nächsten Schritt schaffen wir nun das Postfach zum Rechnungsempfang komplett ab. Wie schon erwähnt, müssen Belege immer im Originalformat archiviert werden. Das ist ein Problem, denn wenn Rechnungen in einem Postfach ankommen, dann muss das Postfach archiviert werden, und zwar unveränderbar. Die meisten normalen E-Mail-Postfächer können das nicht leisten.

Die meisten modernen Programme zur vorbereitenden Buchhaltung haben einen E-Mail Import. Du solltest darauf achten, ein Programm zu nutzen, das neben dem reinen Import auch gleich die Archivierung mit übernimmt. So löst man gleich mehrere Probleme: Der Prozess ist GoBD-konform und macht gleichzeitig weniger Arbeit.

Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen.

Mitarbeitende sind nicht das Problem, sondern Teil der Lösung in jedem Unternehmen. Aber Mitarbeitende aus der Finanzbuchführung und alle anderen Beschäftigten haben sehr unterschiedliche Ziele. Das Ziel der Finanzbuchführung ist es, alle Anforderungen an die Gesetzgebung zu erfüllen und ein gutes Reporting zu erstellen. Der oder die Mitarbeiter:in aus dem Marketing hat nicht dasselbe Ziel. Das Problem ist, dass der oder die Mitarbeiter:in aus dem Marketing Leistungen einkaufen kann und so den Job erledigt hat. Dass am Ende die Rechnung fehlt, ist egal, da die Leistung ja schon erbracht wurde. Wen kümmert es also, dass die Finanzbuchführung noch die Eingangsrechnung braucht? Das Problem sind also nicht unwillige Mitarbeitende, sondern schlicht und einfach Ziele, die nicht immer deckungsgleich sind.

Besser ist es, wenn das Lieferunternehmen die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang schickt.

Es gibt eine einfache Lösung für das Problem: Du solltest Mitarbeitende aus der Gleichung nehmen. Mal angenommen, Eingangsrechnungen kommen alle per E-Mail in dein Postfach. Nun sieht man beim Erfassen der Eingangsrechnung, dass sie von einem Teammitglied weitergeleitet wurde. Das ist eine potentielle Fehlerquelle. Das Teammitglied kann vergessen, die E-Mail weiterzuleiten. Dann muss man hinterherlaufen. Besser ist es, wenn die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang geschickt wird. Schritt für Schritt wird der Prozess so immer robuster. Und wenn Mitarbeitende einkaufen, sagt man ihnen, dass sie die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang verwenden sollen. Dann werden sie auch weniger von der Finanzbuchführung genervt.

Rechnungen aus Portalen digital abrufen.

Der letzte Baustein zu einem weitgehend automatischen Rechnungsempfang sind Rechnungen aus Portalen. Auch wenn das über die vergangenen Jahre immer mehr abgenommen hat, gibt es immer noch einige Anbietende, bei denen man sich ins Portal einloggen muss, um die Rechnung herunterzuladen. Vor allem US-amerikanische Anbieter:innen gehören dazu.

Das kann man mit Anbietenden wie Get my invoices oder invoicefetcher® lösen. Die heruntergeladenen Rechnungen kann man dann auch per E-Mail weiterleiten und importieren.

Vor ein paar Jahren lief der Rechnungsempfang noch überwiegend über Post und Brief. Die Zukunft aber wird von E-Mail und digitalen Eingangsrechnungen dominiert werden. Es gibt bessere Wege, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es wird Zeit, die alten Strategien über Bord zu werfen und Prozesse zu modernisieren.

Denn die nächste Welle steht schon vor der Tür: Bei XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen sind die Rechnungsdaten per XML Daten in die PDF-Datei eingebettet. Damit ist kein Auslesen mehr erforderlich. Aber wer nicht auf neue Wege zur Rechnungsverarbeitung setzt, wird davon nicht profitieren können. Und die Unternehmen, die davon profitieren, werden einen Vorsprung erlangen, den man vermutlich nicht so leicht aufholen kann.

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