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Email-Import in CANDIS

Thomas Heudecker ist Teil des Customer Success Teams bei CANDIS. Wir haben mit ihm über die E-Mail-Import-Funktion in CANDIS und die Vorteile von digitalen Rechnungsbelegen gesprochen.

CANDIS: Herr Heudecker, wir sprechen heute über Importmöglichkeiten von Rechnungen in CANDIS und die Vorteile von digitalen Rechnungsbelegen. Sagen Sie uns zunächst einmal: Welche Importmöglichkeiten gibt es in CANDIS überhaupt?


Heudecker: Es gibt in CANDIS drei Importmöglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist eine automatische E-Mail-Weiterleitung aus dem Firmen-Postfach direkt an CANDIS. Die zweite Möglichkeit zum Rechnungsimport ist das Scannen und Hochladen von Papierrechnungen vom eigenen Rechner mit der sogenannten Scan-To-Mail Funktion. Das funktioniert so: Die Papierrechnung wird mit einem Scanner eingelesen und anschließend über das eigene Postfach an die E-Mail-Adresse von CANDIS versandt. Die dritte Möglichkeit ist der direkte Upload in CANDIS. Hier wählt man das Dokument, das auf der Festplatte gespeichert wurde, aus und lädt es direkt im Programm hoch.


CANDIS: Wie kann ich einstellen, dass E-Mails automatisch an CANDIS weitergeleitet werden?


Heudecker:  Das ist unterschiedlich und kommt sehr auf den E-Mail-Provider an. Die Einstellungen können voneinander abweichen. Grundsätzlich sollten Sie immer nach der Funktion suchen, die Ihnen eine automatische Weiterleitung aller E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse ermöglicht.


CANDIS: Welche Vorteile hat die Digitalisierung des Rechnungseingangs?

Heudecker:  Die Digitalisierung ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. Wenn Sie eine Rechnung digital erhalten, müssen Sie erstens keine Papierrechnungen mehr einscannen oder ausdrucken. Außerdem sparen Sie sich viel Zeit und Arbeitsaufwand, da der Versand per E-Mail deutlich schneller und kostengünstiger ist. 

Zweitens wird die Aufbewahrung der Rechnungen einfacher. Die E-Mails werden in CANDIS zentral und in einem E-Mail Postfach gespeichert. Sie können dort nach Rechnungsdatum oder anderen Kriterien sortiert werden. Kunden, die nach einer bereits archivierten Rechnung suchen, können über die integrierte Suchfunktion in CANDIS Rechnungen innerhalb von Sekunden wiederfinden. Sie müssen nicht mehr in Archiven und alten Pendelordnern nach Papierrechnungen suchen. Drittens kann jeder Mitarbeiter von überall aus auf die  Rechnungen zugreifen und diese freigeben. Unsere cloud-basierte Software ist nicht an ein rechnerbasiertes Programm gebunden. Das ist besonders in Home-Office-Zeiten sehr praktisch. 

CANDIS: Was sollte man beachten, wenn man Rechnungen digital freigibt?


Heudecker:  Bei Papierrechnungen, die Sie per Post erhalten, ist es immer wichtig, die Original-Rechnung aufzuheben. Kommt nun die Rechnung digital per E-Mail im Postfach an, sollte darauf geachtet werden, diese E-Mail nicht zu löschen. Lösche ich die E-Mail, dann vernichte ich das Original. Das ist vielen Nutzern nicht bewusst.


CANDIS: Was kann ein Nutzer tun, wenn er zwar seine Rechnungen digitalisieren will, jedoch immer noch viele Papierrechnungen erhält?


Heudecker: Wenn Sie eine Papierrechnung erhalten, sollten Sie Ihrem Lieferanten schreiben und fragen, ob Sie in Zukunft Ihre Rechnungen digital, per E-Mail erhalten können. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass die meisten Lieferanten dann auch bereit sind, Ihnen Ihre Rechnungen per E-Mail zukommen zu lassen. 

CANDIS: Auch Lieferanten haben durch die Umstellung auf digitalen Rechnungsversand Vorteile. Welche sind das?


Heudecker:  Lieferanten sparen durch digitale Rechnungsstellung viel Zeit, weil kein Mitarbeiter mehr zur Post gehen muss. Der Versand per E-Mail geschieht innerhalb von Sekunden, spart Ihnen Portokosten und ist umweltfreundlicher. Zweitens können keine Rechnungen durch den Rechnungsversand per Post verloren gehen. Beim Versenden per E-Mail können Sie genau nachvollziehen, ob eine Rechnung auch wirklich angekommen ist. Wenn Sie es ganz genau wissen wollen, können Sie auch die Lesebestätigung aktivieren.

Haben dann alle Parteien Ihre Prozesse digitalisiert, führt das langfristig zu mehr Transparenz, Kontrolle und Effizienz im gesamten Unternehmen.

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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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