Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Die wichtigsten Fakten für Unternehmen zum neuen Gesetz
Das Wichtigste in Kürze
Ab dem 01.01.2025 beginnt die E-Rechnungspflicht auf Basis des Wachstumschancengesetzes für alle B2B-Unternehmen.
Offiziell muss eine E-Rechnung in einem strukturierten, digitalen Format ausgestellt werden, wie zum Beispiel in Form einer ZUGFeRD-Rechnung oder einer XRechnung.
Die E-Rechnung nach DIN EN 16931 muss auch mehr Pflichtangaben enthalten, als die herkömmlichen Rechnungen.
Die Übergangsfristen geben Unternehmen eine Chance, sich mit einem digitalen Rechnungseingang und Rechnungsmanagement-Software auf die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen einzustellen.
Es ist beschlossen: Die E-Rechnung ist ab dem 01.01.2025 Pflicht für alle B2B-Unternehmen. Dies wurde im neuen Wachstumschancengesetz festgelegt. Hier bekommst du einen Überblick über alle Änderungen und Tipps, wie du deine Unternehmensprozesse am leichtesten auf E-Rechnungen umstellen kannst.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist zwar laut § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Aber Achtung: Die per Mail verschickte PDF-Rechnung zählt nicht zum Begriff der neuen E-Rechnung.
Die Informationsseite des Bundes zur E-Rechnung stellt dies mit folgenden Worten klar: „Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.“
Das Gesetz: Was ändert sich genau?
Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Sonstige Rechnungen bezeichnen zukünftig Papierrechnungen, aber auch elektronische Rechnungen in anderen elektronischen Formaten.
Abrechnungen per Gutschrift, also die Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger ist weiterhin zulässig, gleichermaßen wie die Rechungsstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmens. Dafür müssen im Vornherein zwischen beiden Parteien Vereinbarungen getroffen worden sein.
Welches Standardformat muss die E-Rechnung erfüllen?
Die bekanntesten Formate, die die Anforderungen einer EN 16931 konformen E-Rechnung erfüllen, sind:
1. ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei
2. XRechnung: XML-Datei mit einem bestimmten Aufbau
Auch andere Rechnungsformate können die Anforderungen erfüllen, z. B. EDIFACT, ebInterface oder Factur-X.
Rechnungen, die nicht diesem Format entsprechen oder die auf Papier ausgestellt werden, gelten dann als "sonstige Rechnungen".
Das strukturierte elektronische Format kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden, jedoch müssen sich die Pflichtangaben korrekt und vollständig in eines der europäischen festgelegten Normen extrahieren lassen. In diesem Fall wären auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin in Ordnung.
Für die Praxis: Welche Übergangsfristen gelten?
In der Zukunft soll im Umsatzsteuergesetz zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden werden.
Ab dem 01.01.2025 müssen dann alle Unternehmen in der Lage sein, die E-Rechnung in den genannten Formaten entgegenzunehmen. In 2025 darfst du deine Rechnungen also noch wie vorher verschicken, soweit deine Kunden dem zustimmen.
Bis Ende 2026 können Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch als Papierrechnungen und Rechnungen unter der Zustimmung des Rechnungsempfängers als PDF übermittelt werden.
Bis Ende 2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000, also alle Einnahmen-Überschuss-Rechner, noch von dem Gesetz befreit. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen auch bis dahin erstellt werden (weiterhin unter Zustimmung des Rechnungsempfängers).
Ab 2028 sind die neuen Regelungen für E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Ausnahmen? Die gibt's!
Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro werden weiterhin als sonstige Rechnungen gelten und dürfen in Papier- oder PDF-Form übermittelt werden. Das Gleiche gilt für Fahrausweise.
Bist du bereit für die E-Rechnung? Mach den Check!
Mit unserem Entscheidungsbaum kannst du testen, ob dein Unternehmen schon für die E-Rechnung aufgestellt ist und welche Fristen für euch gelten.
Neue Regeln für die Pflichtangaben
Die Anforderungen nach EN 16931 gehen deutlich über die Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG hinaus. Prüfe deshalb in Zukunft unbedingt, ob die Rechnungsinhalte nach EN 16931 gegeben sind. Dabei solltest du dir in Zukunft bei der Rechnungsprüfung folgende Fragen stellen:
1. Können die benötigten Daten in der vorgegebenen Struktur ausgegeben werden?
2. Werden dabei Beträge, Mengen und Zahlenformate so berechnet, wie in der Norm spezifiziert?
3. Stehen in den Feldern nur zulässige Werte?
Achtung: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre ERP-Hersteller die neuen E-Rechnungsformate automatisch umsetzen werden. Dem ist aber nicht so, da Rechnungen bei vielen DMS nicht im Fokus stehen. Informiere dich lieber bei deinem Software-Anbieter zu den geplanten Umstellungen.
Tipps für die Umstellung in deinem Unternehmen
Mit der neuen Pflicht zur E-Rechnung werden Unternehmen in Zukunft verpflichtet, alle Ein- und Ausgangsrechnungen voll digital verarbeiten zu können. 2024 ist das Jahr der Umstellung, weil für viele Firmen die Pflicht ab 01.01.2025 beginnt.
Analyse deinen Status Quo: Wie viele Rechnungen erhältst du noch auf Papier?
Handlungsbedarf richtig einschätzen: Es kann zukünftig zu unterschiedlichen Anforderungen wie z. B. neue notwendige Portal-Anbindungen kommen, deshalb sollte man dies so früh wie möglich klären. So kommst du später nicht in Zeitnot.
Lieferanten- bzw. Kundenstruktur analysieren: Wer sind deine Top 3 Lieferanten oder Kunden?
Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitenden
Berücksichtige unbedingt Kunden, Lieferanten, aber auch deine Kolleg:innen und Partner. Da du ab 2025 E-Rechnungen empfangen können musst, solltest du die Lieferanten und Kunden jetzt schon fragen, wann diese ihre Prozesse auf E-Rechnungen umstellen.
Intern solltest du deine Mitarbeiter:innen motivieren und unterstützen, sich über E-Rechnungen zu informieren und gemeinsam Verantwortungen abklären, sowie vielleicht schon einen unternehmenseigenen Zeitplan zur Umstellung beginnen.
Bonus-Tipp:
Spreche den Ablauf und Zeitplan auch auf jeden Fall mit deinem Steuerbüro ab, sodass der Umstieg reibungslos verlaufen kann.
Ein digitales Archiv einrichten
Digitale Belege müssen auch digital archiviert werden. Außerdem: Das Ausdrucken der Rechnungen mit der Archivierung im Ordner wäre umständlich und vor allem nicht GoBD-konform.
Ein digitales, revisionssicheres Archiv ist also ein Muss. Wir empfehlen immer die Arbeit mit einer Cloud, damit du auch ortsunabhängig Zugriff hast und dich besser vor Datenverlust schützt.
GoBD konformität & Aufbewahrungspflicht einhalten
Vergesse bei der Umstellung auf digitale Rechnungswege nicht, die GoBD einzuhalten. Rechnungen müssen demnach für 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Wenn du die wichtigsten Punkte der GoBD wissen willst, schau dir gerne mal unser Video dazu an.
Papierrechnungen digitalisieren
Da du in Zukunft nur noch mit E-Rechnungen arbeiten wirst, ist es jetzt sinnvoll alle bestehenden Papierrechnungen zu digitalisieren und auch digital zu archivieren. Dabei ist es wichtig, Papierrechnungen nicht einfach zu scannen und dann zu entsorgen. Es gibt hierfür den gesetzliche vorgeschriebenen Vorgang des Ersetzenden Scannens.
Dabei scannt man eine Rechnung und erstellt zudem eine GoBD Verfahrensdokumentation. Nur, wenn du diesen Vorgang korrekt durchführst, darfst du das originale Papierdokument danach auch wirklich vernichten. Die digitale Version muss zudem sicher und korrekt in einem digitalen Archiv oder einer Cloud abgespeichert werden.
Die größte Herausforderung: Datenvisualisierung
Das größte Problem für die Person, die eine E-Rechnung erhält, ist die Visualisierung. Denn die Daten sind in den neuen gesetzlich festgelegten Formate nicht immer mit menschlichem Auge lesbar.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen kann man auf das PDF zurückgreifen. Bei einer XRechnung ist das schon schwieriger, weil diese nur aus strukturierten Daten und nicht aus menschenlesbaren Daten besteht. Es gibt verschiedene Tools und Möglichkeiten, eine XRechnung zu visualisieren.
Wir von Candis sind schon dabei, unsere Software auf E-Rechnungen einzurichten, sodass du in Zukunft ganz bequem Rechnungen per Klick visualisieren und auslesen kannst.
Unternehmen der digitalen Zukunft
Unser Tipp zum Abschluss: Fange besser früher als später an, deine Buchhaltung Stück für Stück zu digitalisieren. Wenn du noch papierbasiert arbeitest und nach einer Software suchst, die dir Funktionen wie den digitalen Rechnungseingang, Vertragsverwaltung und revisionssichere Dokumentenablage bietet, dann schau doch mal bei Candis vorbei.
Bundesweit wird zurzeit durch das neue Wachstumschancengesetz ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan, der ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und in Zukunft viele Abläufe beschleunigen wird.
Der Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein guter Anfang: So wird dir einiges an Bürokratie und Arbeit erspart werden, denn so brauchst du keine manuelle Erfassung mehr. Und obendrauf schont es auch noch die Umwelt.