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Pflicht zur eRechnung ab 2025: Die wichtigsten Fakten für Unternehmen zum neuen Gesetz

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9. Januar 2024

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(Lesedauer: 5min)

eRechnungen ermöglichen zum einen die durchwegs digitalisierte Rechnungsverarbeitung.

Es ist beschlossen: Die eRechnung ist ab dem 01.01.2025 Pflicht für alle B2B-Unternehmen. Dies wurde im neuen Wachstumschancengesetz festgelegt. Hier bekommst du einen Überblick über alle Änderungen und Tipps, wie du deine Unternehmensprozesse am leichtesten auf eRechnungen umstellen kannst.

Noch ein Hinweis: Da sich Diskussionen um dieses Thema ständig weiterbewegen, solltest du wissen, dass sich der folgende Artikel auf den gesetzlichen Stand vom 17.11.2023 bezieht.

Was genau ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist zwar laut § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Aber Achtung: Die per Mail verschickte PDF-Rechnung zählt nicht zum Begriff “eRechnung”.

Die Informationsseite des Bundes zur eRechnung stellt dies mit folgenden Worten klar: „Eine eRechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.“

Welches Standardformat muss die eRechnung erfüllen?

Die zwei bekannten Formate, die die Anforderungen einer eRechnung erfüllen, sind:

1. ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei

2. XRechnung: XML-Datei mit einem bestimmten Aufbau

Auch andere Rechnungsformate können die Anforderungen erfüllen.

Das strukturierte elektronische Format kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden, jedoch müssen sich die Pflichtangaben korrekt und vollständig in eines der europäischen festgelegten Normen extrahieren lassen. In diesem Fall wären auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, die nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin in Ordnung.

Wer ist betroffen?

Du bist als Unternehmer:in grundsätzlich berechtigt, eine eRechnung auszustellen wenn du in einem B2C-Unternehmen arbeitest.

Geht die Lieferung jedoch von Unternehmen zu Unternehmen, also im B2B-Bereich bist du zur elektronischen Rechnungsstellung nach dem neuen Gesetz verpflichtet. Dies gilt nur für Unternehmen, die im deutschen Inhalt ansässig sind.

Abrechnungen per Gutschrift, also die Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger ist weiterhin zulässig, gleichermaßen wie die Rechungsstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmens. Dafür müssen im Vornherein zwischen beiden Parteien Vereinbarungen getroffen worden sein.

Das Gesetz: Was ändert sich genau?

Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Sonstige Rechnungen bezeichnen zukünftig Papierrechnungen, aber auch elektronische Rechnungen in anderen elektronischen Formaten.

Für die Praxis: Was gilt ab wann?

In der Zukunft soll im Umsatzsteuergesetz zwischen eRechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden werden.

Ab dem 01.01.2025 müssen dann alle Unternehmen in der Lage sein, die eRechnung in den genannten Formaten entgegenzunehmen. In 2025 darfst du deine Rechnungen also noch wie vorher verschicken, soweit deine Kunden dem zustimmen.
Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B Bereich die eRechnung in den Formaten auch ausstellen können.

Bis Ende 2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000, also alle Einnahmen-Überschuss-Rechner, noch von dem Gesetz befreit. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen auch bis dahin erstellt werden (weiterhin unter Zustimmung des Rechnungsempfängers).

Ab 2028 sind die neuen Regelungen für eRechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Ausnahmen? Die gibt's!

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro werden weiterhin als sonstige Rechnungen gelten und dürfen in Papier- oder PDF-Form übermittelt werden. Das Gleiche gilt für Fahrausweise.

Was muss ich bei der Umstellung auf eRechnung beachten?

Mit der neuen Pflicht zur eRechnung werden Unternehmen in Zukunft verpflichtet, alle Ein- und Ausgangsrechnungen voll digital verarbeiten zu können. 2024 ist das Jahr der Umstellung, weil für viele Firmen die Pflicht ab 01.01.2025 beginnt.

Einen zentralen, digitalen Rechnungseingang einrichten

Auf technischer Ebene sollte man einen digitalen, zentralen Rechnungseingang für alle Rechnungen einrichten, zusätzlich digitale Rechnungsworkflows etablieren

Gemeinsam digitalisieren: Lieferanten & Geschäftspartner kontaktieren

Du solltest auch deine Lieferanten, die noch Papierrechnungen versenden, bitten dir die Rechnungen in Zukunft elektronisch zu senden.

Ein digitales Archiv einrichten

Digitale Belege müssen auch digital archiviert werden. Außerdem: Das Ausdrucken der Rechnungen mit der Archivierung im Ordner wäre umständlich und vor allem nicht GoBD-konform.

Ein digitales, revisionssicheres Archiv ist also ein Muss. Wir empfehlen immer die Arbeit mit einer Cloud, damit du auch ortsunabhängig Zugriff hast und dich besser vor Datenverlust schützt.

GoBD konformität & Aufbewahrungspflicht einhalten

Vergesse bei der Umstellung auf digitale Rechnungswege nicht, die GoBD einzuhalten. Rechnungen müssen demnach für 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Wenn du die wichtigsten Punkte der GoBD wissen willst, schau dir gerne mal unser Video dazu an.

Papierrechnungen digitalisieren

Da du in Zukunft nur noch mit eRechnungen arbeiten wirst, macht es jetzt Sinn alle bestehenden Papierrechnungen zu digitalisieren und auch digital zu archivieren. Dabei ist es wichtig, Papierrechnungen nicht einfach zu scannen und dann zu entsorgen. Es gibt hierfür den gesetzliche vorgeschriebenen Vorgang des Ersetzenden Scannens. Dabei scannt man eine Rechnung und erstellt zudem eine GoBD Verfahrensdokumentation. Nur, wenn du diesen Vorgang korrekt durchführst, darfst du das originale Papierdokument danach auch wirklich vernichten. Die digitale Version muss zudem sicher und korrekt in einem digitalen Archiv oder einer Cloud abgespeichert werden.

Bonus-Tipp:

Spreche den Ablauf und Zeitplan auch auf jeden Fall mit deinem Steuerbüro ab, sodass der Umstieg reibungslos verlaufen kann.

Unternehmen der digitalen Zukunft

eRechnung – der Name ist Programm. Fange deshalb besser früher als später an, deine Buchhaltung Stück für Stück zu digitalisieren. Wenn du noch nach einer Software suchst, die dir Funktionen wie den digitalen Rechnungseingang, Vertragsverwaltung und revisionssichere Dokumentenablage bietet, dann schau doch mal bei Candis vorbei.

Der Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein guter Anfang: So wird dir einiges an Bürokratie und Arbeit erspart werden, denn so brauchst du keine manuelle Erfassung mehr. Und obendrauf schont es auch noch die Umwelt.

Bundesweit wird zurzeit durch das neue Wachstumschancengesetz ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan, der ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und in Zukunft viele Abläufe beschleunigen wird.

Pflicht zur eRechnung ab 2025: Die wichtigsten Fakten für Unternehmen zum neuen Gesetz

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9. Januar 2024

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(Lesedauer: 5min)

eRechnungen ermöglichen zum einen die durchwegs digitalisierte Rechnungsverarbeitung.

Es ist beschlossen: Die eRechnung ist ab dem 01.01.2025 Pflicht für alle B2B-Unternehmen. Dies wurde im neuen Wachstumschancengesetz festgelegt. Hier bekommst du einen Überblick über alle Änderungen und Tipps, wie du deine Unternehmensprozesse am leichtesten auf eRechnungen umstellen kannst.

Noch ein Hinweis: Da sich Diskussionen um dieses Thema ständig weiterbewegen, solltest du wissen, dass sich der folgende Artikel auf den gesetzlichen Stand vom 17.11.2023 bezieht.

Was genau ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist zwar laut § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Aber Achtung: Die per Mail verschickte PDF-Rechnung zählt nicht zum Begriff “eRechnung”.

Die Informationsseite des Bundes zur eRechnung stellt dies mit folgenden Worten klar: „Eine eRechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.“

Welches Standardformat muss die eRechnung erfüllen?

Die zwei bekannten Formate, die die Anforderungen einer eRechnung erfüllen, sind:

1. ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei

2. XRechnung: XML-Datei mit einem bestimmten Aufbau

Auch andere Rechnungsformate können die Anforderungen erfüllen.

Das strukturierte elektronische Format kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden, jedoch müssen sich die Pflichtangaben korrekt und vollständig in eines der europäischen festgelegten Normen extrahieren lassen. In diesem Fall wären auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, die nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin in Ordnung.

Wer ist betroffen?

Du bist als Unternehmer:in grundsätzlich berechtigt, eine eRechnung auszustellen wenn du in einem B2C-Unternehmen arbeitest.

Geht die Lieferung jedoch von Unternehmen zu Unternehmen, also im B2B-Bereich bist du zur elektronischen Rechnungsstellung nach dem neuen Gesetz verpflichtet. Dies gilt nur für Unternehmen, die im deutschen Inhalt ansässig sind.

Abrechnungen per Gutschrift, also die Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger ist weiterhin zulässig, gleichermaßen wie die Rechungsstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmens. Dafür müssen im Vornherein zwischen beiden Parteien Vereinbarungen getroffen worden sein.

Das Gesetz: Was ändert sich genau?

Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Sonstige Rechnungen bezeichnen zukünftig Papierrechnungen, aber auch elektronische Rechnungen in anderen elektronischen Formaten.

Für die Praxis: Was gilt ab wann?

In der Zukunft soll im Umsatzsteuergesetz zwischen eRechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden werden.

Ab dem 01.01.2025 müssen dann alle Unternehmen in der Lage sein, die eRechnung in den genannten Formaten entgegenzunehmen. In 2025 darfst du deine Rechnungen also noch wie vorher verschicken, soweit deine Kunden dem zustimmen.
Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B Bereich die eRechnung in den Formaten auch ausstellen können.

Bis Ende 2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000, also alle Einnahmen-Überschuss-Rechner, noch von dem Gesetz befreit. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen auch bis dahin erstellt werden (weiterhin unter Zustimmung des Rechnungsempfängers).

Ab 2028 sind die neuen Regelungen für eRechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Ausnahmen? Die gibt's!

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro werden weiterhin als sonstige Rechnungen gelten und dürfen in Papier- oder PDF-Form übermittelt werden. Das Gleiche gilt für Fahrausweise.

Was muss ich bei der Umstellung auf eRechnung beachten?

Mit der neuen Pflicht zur eRechnung werden Unternehmen in Zukunft verpflichtet, alle Ein- und Ausgangsrechnungen voll digital verarbeiten zu können. 2024 ist das Jahr der Umstellung, weil für viele Firmen die Pflicht ab 01.01.2025 beginnt.

Einen zentralen, digitalen Rechnungseingang einrichten

Auf technischer Ebene sollte man einen digitalen, zentralen Rechnungseingang für alle Rechnungen einrichten, zusätzlich digitale Rechnungsworkflows etablieren

Gemeinsam digitalisieren: Lieferanten & Geschäftspartner kontaktieren

Du solltest auch deine Lieferanten, die noch Papierrechnungen versenden, bitten dir die Rechnungen in Zukunft elektronisch zu senden.

Ein digitales Archiv einrichten

Digitale Belege müssen auch digital archiviert werden. Außerdem: Das Ausdrucken der Rechnungen mit der Archivierung im Ordner wäre umständlich und vor allem nicht GoBD-konform.

Ein digitales, revisionssicheres Archiv ist also ein Muss. Wir empfehlen immer die Arbeit mit einer Cloud, damit du auch ortsunabhängig Zugriff hast und dich besser vor Datenverlust schützt.

GoBD konformität & Aufbewahrungspflicht einhalten

Vergesse bei der Umstellung auf digitale Rechnungswege nicht, die GoBD einzuhalten. Rechnungen müssen demnach für 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Wenn du die wichtigsten Punkte der GoBD wissen willst, schau dir gerne mal unser Video dazu an.

Papierrechnungen digitalisieren

Da du in Zukunft nur noch mit eRechnungen arbeiten wirst, macht es jetzt Sinn alle bestehenden Papierrechnungen zu digitalisieren und auch digital zu archivieren. Dabei ist es wichtig, Papierrechnungen nicht einfach zu scannen und dann zu entsorgen. Es gibt hierfür den gesetzliche vorgeschriebenen Vorgang des Ersetzenden Scannens. Dabei scannt man eine Rechnung und erstellt zudem eine GoBD Verfahrensdokumentation. Nur, wenn du diesen Vorgang korrekt durchführst, darfst du das originale Papierdokument danach auch wirklich vernichten. Die digitale Version muss zudem sicher und korrekt in einem digitalen Archiv oder einer Cloud abgespeichert werden.

Bonus-Tipp:

Spreche den Ablauf und Zeitplan auch auf jeden Fall mit deinem Steuerbüro ab, sodass der Umstieg reibungslos verlaufen kann.

Unternehmen der digitalen Zukunft

eRechnung – der Name ist Programm. Fange deshalb besser früher als später an, deine Buchhaltung Stück für Stück zu digitalisieren. Wenn du noch nach einer Software suchst, die dir Funktionen wie den digitalen Rechnungseingang, Vertragsverwaltung und revisionssichere Dokumentenablage bietet, dann schau doch mal bei Candis vorbei.

Der Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein guter Anfang: So wird dir einiges an Bürokratie und Arbeit erspart werden, denn so brauchst du keine manuelle Erfassung mehr. Und obendrauf schont es auch noch die Umwelt.

Bundesweit wird zurzeit durch das neue Wachstumschancengesetz ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan, der ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht und in Zukunft viele Abläufe beschleunigen wird.

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