5 Gründe, jetzt auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen umzusteigen

Im geschäftlichen Alltag stellt sich immer wieder die Frage, wie man als Mitarbeiter:in am besten eine Ausgabe bezahlt. Sollen Mitarbeiter:innen Beträge vorstrecken? Soll man eine Unternehmenskreditkarte für alle benutzen?

Seit 2021 müssen alle Online-Zahlungen per Zwei-Faktor-Authentifizierung freigegeben werden. Das macht es gar nicht mehr einfach, Kreditkarten zu teilen. Die alt bekannten Strategien sind also nicht nur umständlich, sondern sicherheitstechnisch nicht ganz fehlerfrei.

Individuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen können eine effiziente Lösung sein. Die meisten Anbieter von Firmenkreditkarten bieten sicherheitstechnisch folgende Eigenschaften:

• 3-D Secure

• 2 Faktor-Authentifizierung

• Limit-Vergabe pro Karte

• Sperrung per App

• Sperrhotline

• Automatische Sperre

• Sofortige Nachricht pro Transaktion

Unternehmen können Firmenkreditkarten entweder für eine konkrete Person oder für alle Mitarbeiter:innen ausstellen. Transaktionen werden über das Geschäftskonto des Unternehmens verbucht und Mitarbeiter:innen ganz einfach zugeordnet.

Es gibt drei Arten von Firmenkreditkarten:

• Standard-Kreditkarten erlauben Ausgaben in Höhe eines vom Unternehmen und der Bank festgelegten Limits.

• Prepaid-Kreditkarten werden mit bestimmten Beträgen aufgeladen und können nur solange genutzt werden, bis diese Beträge aufgebraucht sind.

• Mit Debit-Kreditkarten werden Umsätze über ein Guthaben auf einem verknüpften Giro- oder Kreditkartenkonto abgerechnet.

Die Firmenkreditkarten können physisch oder virtuell ausgestellt werden, wobei sich virtuelle Karten eher für Online-Zahlungen eignen. Virtuelle Kreditkarten sind sofort verfügbar, können nicht verloren gehen und sind flexibel nutzbar.

Bei den meisten Anbietern sind physische Kreditkarten zwischen einer und drei Wochen nach Bestellung verfügbar.

Firmenkreditkarten sind vor allem bei wiederkehrenden Zahlungen, wie Facebook-Werbeausgaben und Abonnements sinnvoll, aber auch für höhere Einmalzahlungen, wie z. B. für Geschäftsreisen. Hier erfährst du, warum.

1. Ausgabentransparenz

Viele Unternehmen nutzen eine Kreditkarte für alle Mitarbeiter:innen. Das ist nicht nur umständlich, sondern beinhaltet auch Sicherheitslücken. Mit einer Unternehmenskreditkarte für alle Mitarbeiter:innen kann durch die unübersichtliche Handhabung Spesenbetrug entstehen – denn wie weiß man zu jeder Zeit, wer die Unternehmenskreditkarte benutzt hat?

Zudem ist meistens nur eine Person für die Karte verantwortlich. Das hat den Nachteil, dass diese Person alle Zugangsdaten hat, alle Transaktionen autorisiert – sprich, den ganzen Kreditkarten-Alltag verwalten muss.

Wenn Mitarbeiter:innen mit einer eigenen Firmenkreditkarte im Geschäftsalltag eine Bezahlung tätigen, ist später genau nachvollziehbar, wer zu welchem Zeitpunkt etwas bestellt hat.

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen geben ihnen mehr Freiheiten im Tagesgeschäft. Währenddessen haben Unternehmen online immer einen Überblick über geschäftliche Zahlungen der Mitarbeiter:innen, man kann Kosten durch tagesgenaue Analysen kontrollieren und die Buchhaltung muss nicht mehr herumfragen, wer für welche Belege verantwortlich ist.

2. Die Buchhaltung wird entlastet

Ohne individuelle Firmenkreditkarten mussten alle einzelnen Posten mit der Monatsabrechnung erst den jeweiligen Mitarbeiter:innen zugeordnet werden. So hat die Buchhaltung am Monatsende mehr Stress und Zeitdruck, weil der Monatsabschluss bis zum 10. Tag des Folgemonats fertig gemacht werden sollte.

Mit einzelnen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen kann man tagesaktuell buchen, sodass sowohl der Monatsabschluss als auch der Jahresabschluss viel effizienter abgeschlossen werden können. Die täglichen Transaktionen können laufend exportiert und alle Rückfragen so auch direkt geklärt werden.

3. Es spart dir Zeit und Mühe

Firmenkreditkarten können auch gut in die digitale Buchhaltung integriert werden: Man kann Belege digital verwalten und es gibt Schnittstellen zur DATEV und Rechnungsfreigabe-Softwares. Die Ausgaben der Firmenkreditkarten werden dokumentiert, sodass sie sich in Echtzeit ganz einfach nachvollziehen lassen.

Transaktionen einzeln selbst zu verbuchen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit dem automatisierten Export werden die vorkontierten Kreditkartentransaktionen und -belege ganz bequem per Klick zu DATEV und Co. übertragen.

CSV-Tabellen, manuelles Abtippen und Papierkram gehören der Vergangenheit an und medienbruchfreies Arbeiten wird ermöglicht. Für den Fall einer Betriebsprüfung ist man dank der Dokumentation von Prozessen auch rechtlich abgesichert.

4. Keine Auslagenerstattung mehr

Auslagenerstattung ist in der Regel Handarbeit: Deckblätter erstellen, Belege abheften, Beträge manuell zusammenrechnen und Mehrwertsteuer berechnen. Die Fehlerquote und der Zeitaufwand sind hoch.

Doch auch für Mitarbeiter:innen ist Auslagenerstattung suboptimal. Bei hohen Ausgaben wird es oft schwierig, Beträge aus der eigenen Tasche vorzustrecken. Zudem warten Mitarbeiter:innen dann oft lange auf ihr Geld.

Hier zeigt sich der Vorteil von Firmenkreditkarten besonders deutlich: Die individuellen Limits können in jeder Höhe angesetzt werden. So werden Mitarbeiter:innen nicht mehr mit Ausgaben und Finanzteams nicht mehr mit Mehrarbeit belastet.

Auslagenerstattung ist so kein Thema mehr, denn Ausgaben werden direkt vom Geschäftskonto abgebucht und das gesamte Ausgabenmanagement eines Unternehmens so erheblich vereinfacht.

5. Kompromisslos digital

Bei einer klassischen Bank müssen Karteninhaber:innen für jede Einzelheit persönlich vortreten, warten und sich mit Papierkram herumschlagen. Mit einer Firmenkreditkarte hingegen funktioniert dies ganz einfach per Klick.

Du kannst also ganz bequem von Zuhause aus neue Karten in unlimitierter Anzahl beantragen oder kündigen, ohne direkt bei der Bank anzutreten. Das gilt auch für die Regelungen um das Transaktionslimit, Kartensperrungen oder das Ändern der Telefonnummer für die Authentifizierung.

Mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen von Candis optimierst du das Ausgabenmanagement und sorgst für effiziente Prozesse rund um Käufe von Mitarbeiter:innen.

Zudem behältst du die volle Kontrolle über alle Transaktionen und die Belege können direkt in Candis übertragen werden. All das vergrößert nicht nur den Handlungsspielraum deiner Mitarbeiter:innen, sondern auch ihre Zufriedenheit.