Das Wichtigste in Kürze
Freigabeprozesse in der Finanzbuchhaltung bezeichnen Workflows, bei denen Rechnungen in Unternehmen freigegeben werden.
Effiziente Freigabeprozesse verlaufen digital und automatisiert, weil analoges Arbeiten das Fehlerpotenzial erhöht und auch längere Kommunikationswege beinhaltet.
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs in Kombination mit Rechnungsfreigabe-Software bilden das Fundament für einen reibungslosen Freigabeprozess.
Die Software liest die Daten von Eingangsrechnungen mithilfe von künstlicher Intelligenz aus, bietet eine Kommentarfunktion für die schnelle Kommunikation der zuständigen Mitarbeiter:innen und die anschließende Freigabe via Klick.
Was ist ein Freigabeprozess in der Finanzbuchhaltung?
Das Wort Freigabeprozess bezeichnet den Handlungsablauf in der Rechnungsfreigabe, der auf verschiedene Art und Weise ausgeführt und vor allem optimiert werden kann. Effiziente Freigabeprozesse sind ein wichtiger Bestandteil in jeder Finanzabteilung, da sie sicherstellen, dass nur korrekte Rechnungen bezahlt werden und Lieferungen auch wie bestellt angekommen sind.
Klassische Fehler im Freigabeprozess
Fehler entstehen immer irgendwann, deshalb brauchte man festgelegte Prozesse, durch deren konstante Wiederholung das Fehlerpotenzial auf einem Minimum belassen wird. Hauptsächlich sind es analoge Prozesse, die an vielen Ecken und Enden Fehler entstehen lassen und wodurch oft folgende Probleme auftreten:
Fehler bei der händischen Übertragung von Daten
Verlust von ausgedruckten Papierdokumenten
Geringer Schutz vor Datenmanipulation
Unnötige Kosten, wie Mahngebühren oder verpasste Skonti
Umweltbelastung durch Papier und Druckertintenverbrauch
Es stellt sich die Frage, warum digital erstellte Dokumente überhaupt noch ausgedruckt werden, nur um beim Empfänger-Unternehmen wieder mühsam eingescannt zu werden. Die Antwort für all diese Probleme ist ein digitalisierter, medienbruchfreier Freigabeprozess.
Was ein effizienter Freigabeprozess bewirkt
In vielen analog aufgestellten Unternehmen sind noch keine guten Rechnungsworkflows etabliert, sodass Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung ihren Kolleg:innen mit Rechnungen hinterherrennen und sie immer wieder an Freigaben erinnern müssen.
Alle Optimierungs-Maßnahmen laufen im Endeffekt daraufhin hinaus, dass man Zeit und Geld spart, weil Rechnungen rechtzeitig bezahlt und auch Skonto gebucht werden kann. Auch, wenn es Mut zur Umstellung der jahrelang praktizierten Gewohnheiten braucht – es lohnt sich langfristig für jedes Unternehmen.
3 Tipps für die Optimierung deines Freigabeprozesses
Ein Freigabeprozess beginnt normalerweise nach dem Rechnungseingang und den verschiedenen Schritten der Prüfung. Die folgenden Tipps verraten dir, warum du bei der Optimierung schon viel früher ansetzen und das Problem bei der Wurzel packen musst.
Rechnungseingang digitalisieren
Bilde die richtige Basis für einen reibungslosen Rechnungsfreigabeprozess, indem du deine Eingangsrechnungen so weit wie möglichst digitalisierst. Hierzu solltest du ein zentrales Postfach für deine Finanzbuchhaltung einrichten und anschließend deine Lieferanten bitten, dir alle Rechnungen nur noch per Mail zu schicken.
Auch, wenn man nicht 100 % aller Rechnungen digitalisieren kann, gilt: Je mehr Rechnungen digital eingehen, desto besser wird die Organisation und auch deine Workflows.
Arbeite mit einer Rechnungsfreigabe-Software
Automatisieren statt nur digitalisieren: Eine Software nimmt dir in deinem Freigabeprozess so einige Arbeiten ab.
Sie liest für dich Daten aus der Rechnung aus und importiert alles in ein System, wo deine Mitarbeiter:innen die Rechnungen dann bestätigen oder ablehnen können. Rückfragen könnt ihr dann ganz einfach über Kommentare klären und eine Prozessdokumentation hält alle Vorgänge fest, damit im Falle einer Betriebsprüfung keine Fragen aufkommen.
Mit einer Software lassen sich auch verschiedene Workflows einrichten, sodass du irgendwann gar nicht mehr viel nachdenken musst.
Nach der Freigabe? Ab in die Cloud!
GobD-konforme Archivierung von Rechnungen ist ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung. Wir empfehlen: digitale Archivierung via einer Cloud. So brauchst du keine Schränke voller Mappen oder unübersichtliche digitale Ordner mehr. Eine Software strukturiert dir deine Cloud-Ordnung so, dass du via Tags oder Schlagworte ganz einfach zu deiner Rechnung findest. All das zahlt sich vor allem im Falle einer Betriebsprüfung aus, aber auch kurzfristig, weil du keine Zeit mehr mit der Suche von Dokumenten verschwendest.
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Achtung: Das Original einer digitalen Eingangsrechnung ist nur das digitale Dokument. Genauso müssen eingehende Papierrechnungen analog aufbewahrt werden. Am besten also nichts zur Aufbewahrung scannen oder ausdrucken.
Vorausdenken
Was macht ein modernes Finanzteam aus? Man denkt voraus, probiert neue Wege aus und unterstützt einander in der Umstellung von alten Prozessen.
Welcher Weg zur Optimierung der Beste für dein Finanzteam ist, findet durch heraus, indem du zu Lösungen klar reflektierst. Was eignet sich für dein Unternehmen? Etwas Recherche und genaues Hingucken, sowie die folgenden Tipps können dir bei der Entscheidung helfen:
1. Achte auf eine intuitive Nutzeroberfläche, sodass sich Mitarbeiter:innen schnell einarbeiten können.
2. Die Software sollte künstliche Intelligenz für die Datenauslese beinhalten.
3. Auch die Einhaltung der Sicherheitsstandards dürfen bei der Wahl einer Software auf keinen Fall übersehen werden.
Eine korrekte Prozessdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Es ist wichtig, alle Änderungen und Feedback, das während des Prozesses gegeben wurde, aufzuzeichnen. Die Dokumentation hilft auch dabei, den Prozess für zukünftige Projekte zu verbessern.
Erstelle automatisierte Freigabeprozesse mit Candis
Candis nimmt dir mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz viele Kleinarbeiten ab. Ein Freigabeprozess kann dabei folgendermaßen aussehen:
Via OCR-Technologie werden die Daten deiner Rechnungen automatisch ausgelesen und in Candis übertragen.
Du kannst daraufhin einen Lieferanten auswählen oder einen neuen Kontakt anlegen, der daraufhin gespeichert und immer wieder neu angewählt werden kann.
Nun musst du nur noch eine oder mehrere freigebende Personen auswählen. Wenn es mehrere verantwortliche Personen gibt, kann nach dem Stellvertreterprinzip die erste verfügbare Person eine Rechnung freigeben oder ablehnen.
Des Weiteren bietet Candis auch viele andere Funktionen, wie zum Beispiel revisionssichere Archivierung via Cloud oder viele Schnittstellen, u. A. eine offizielle DATEV-Schnittstelle.