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GoBD - Definition, Geltungsbereich, Neuerungen

GoBD - Definition, Geltungsbereich, Neuerungen

Inhaltsverzeichnis

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GoBD? Wer über diesen Begriff stolpert, hat vermutlich erstmal ein großes Fragezeichen im Kopf. Das, was mittlerweile GoBD genannt wird, hieß bis 2015 noch GDPdU. Und damit ist das Chaos noch ein bisschen größer. Aber keine Sorge - wir haben die wichtigsten Informationen zu diesem Fachbegriff zusammengestellt. 

Was bedeutet GoBD?

Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Grundsätzlich handelt es sich bei den GoBD um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen. In dieser Verwaltungsanweisung werden Regeln zur elektronischen Buchführung mit Hard- und Software festgehalten. Die Regelungen gelten nicht nur für Unternehmen, sondern auch für steuerpflichtige Freiberufler:innen, Selbstständige sowie für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Personal des Finanzministeriums.

Der Vorgänger der GoBD waren übrigens die GDPdU. Diese Abkürzung steht für “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”. 

Für wen gelten die GoBD?

Grundsätzlich gelten die GoBD für steuerpflichtige Personen und Unternehmen. Auch Freiberufler:innen, die nicht buchführungspflichtig sind, sind von diesen Richtlinien betroffen. Ob also Drehbuchautor:in oder Bäcker:in, ob Firmeninhaber:in oder Besitzer:in eines forstwirtschaftlichen Betriebs - die GoBD einzuhalten gehört zu den bürokratischen Aufgaben. 

Was bedeutet nun GoBD-konform?

Die Schlüssel zur GoBD-konformen Buchhaltung sind Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Aufbereitung, Ordnung, Unveränderbarkeit und passende Aufbewahrung. 

Die Geschäftsvorfälle müssen auch von außen, z. B. im Falle einer Betriebsprüfung, nachvollziehbar sein. Dazu gehört auch, dass es zu jeder Buchung einen Beleg gibt. Die Zeit, die ein:e Finanzprüfer:in für die entsprechenden Unterlagen aufwendet, muss in einem angemessenen Rahmen liegen. Für die Nachvollziehbarkeit muss außerdem eine Verfahrensdokumentation vorliegen, die alle Vorgänge in Softwares aufschlüsselt. Es versteht sich von selbst, dass die Dokumentation der Geschäftsvorfälle lückenlos und der Wahrheit entsprechend sein muss. So dürfen zum Beispiel Rechnungsnummern nur einmal vergeben und ein Geschäftsvorfall darf nur einmal gebucht worden sein. Technische und organisatorische Kontrollen überprüfen diese Details. 

Insgesamt muss eine Buchung zeitnah erfasst und systematisch eingeordnet werden. Es muss möglich sein, voneinander getrennte Konten darzustellen und eindeutig zu benennen, welches Konto welchem Zweck dient. Zudem müssen Bareinnahmen von Nichtbareinahmen getrennt werden. Sobald ein Vorgang dokumentiert wurde, darf dieser übrigens nicht mehr verändert werden. Sollten entgegen der Unveränderbarkeit der Daten noch Korrekturen oder Nachträge vorgenommen werden, müssen sie klar ersichtbar als solche markiert werden. Und: Wichtige Daten müssen streng geschützt werden. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen sind daher immens wichtig. 

Last but not least: Steuerrechtlich relevante Dokumente müssen laut den GoBD entweder 6 oder 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist ist dabei abhängig von der Art des jeweiligen Dokumentes. Außerdem müssen Dokumente in ihrer Originalform vorliegen. 

Rechnungen digital und GoBD-konform archivieren

Für welche Bereiche gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Systeme, Softwares und Hardwares, die steuerrechtlich relevante Daten erfassen. Das sind u.a. folgende:

  • Finanzbuchführung
  • Archiv- und Kassensystem
  • Warenwirtschaft
  • Anlagen- und Lohnbuchhaltung
  • Rechnungsstellung
  • Time-Tracking-Tools

Tipp: Es lohnt sich, die digitale Struktur bzw. das Archivsystem so einfach wie möglich zu halten. Je weniger Tools verwendet werden, umso übersichtlicher ist die Buchhaltung. So wird es einfacher, die steuerrechtlich relevanten Daten wiederzufinden und zu sortieren.

Was sind steuerrechtlich relevante Daten?

Was genau muss man nun also parat haben, um eine GoBD-konforme Finanzverwaltung aufweisen zu können? Als steuerrechtlich relevante Daten können tatsächlich sehr viele Dokumente angesehen werden. Hier eine Liste aller Daten, die man gemäß GoBD organisieren und für eine digitale Betriebsprüfung parat haben sollte:

  • Außersteuerliche und steuerliche Aufzeichnungen
  • Dokumentationen wie Bücher und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen, z.B. Handelsbriefe, Geschäftskorrespondenz, Arbeitsanweisungen
  • Belege, die für das Verständnis der Geschäftsvorfälle notwendig sind, wie etwa Nachweise über die Betriebsausgaben und -einnahmen, Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen
  • Aufzeichnungen über Verkäufe und Einkäufe sowie die dazugehörigen Rechnungen
  • Dokumente zur Werteinschätzung von Wirtschaftsgütern

Grundsätzlich sind alle Geschäftsvorfälle relevant, die Veränderungen am Gewinn und Vermögen des Unternehmens oder des:der Steuerpflichtigen hervorrufen.

Tipp: E-Mails werden im Rechnungskontext generell als “Transportmittel” betrachtet. Eine Mail, mit der eine Rechnung verschickt wird, muss daher nicht aufbewahrt werden. Ein Sonderfall ist jedoch, wenn sich im Text der E-Mail für die Rechnung relevante Informationen befinden. Dann gilt nämlich das GoBD-Kriterium der Vollständigkeit und die E-Mail ist aufbewahrungspflichtig muss aufbewahrt werden. Als relevante Informationen zählen z. B. Zahlungsbedingungen oder Skonto- und Rabattbedingungen.

Verstöße gegen die GoBD 

Tatsächlich verstößt man viel schneller gegen die GoBD als man denken würde. Deswegen führen wir hier zwei einfache Beispiele auf: 

  1. Automatische Speicherungen: Dateien, die sich selbst speichern, sind wirklich praktisch, oder? Allerdings zeigen die dazugehörigen Softwares am Ende oft nur das Datum der letzten Speicherung an. Und das verstößt gegen die Unveränderbarkeit von Daten. Das gilt übrigens auch für die Überschreibungen und spätere Änderungen. Sobald im Dokument jedoch alle Änderungen automatisch protokolliert werden, liegt kein Verstoß gegen die GoBD vor, da dann die geforderte Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

  2. Vernichtung von Originaldokumenten: Nicht jedes Papier muss im Original aufgehoben werden - allerdings gibt es hier strenge Regelungen und Vorgaben. Oft machen Unternehmen den Fehler, Papierrechnungen nach dem Einscannen zu vernichten. Das geschieht in der Annahme, dass die digitale Version automatisch das Original ersetzen würde - das ist aber nicht so! Tatsächlich dürfen Originaldokumente, die in Papierform vorliegen, erst dann vernichtet werden, wenn zusätzlich zur eingescannten Version auch eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorliegt. 

Wenn bei einer Prüfung nur einzelne Verstöße und weniger drastische Mängel an der GoBD-konformen Aufbewahrung steuerrechtlich wichtiger Daten festgestellt werden, führt das zwar nicht direkt zu Konsequenzen. Schwerwiegende Verstöße können allerdings dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung für ungültig erklärt wird. Dann können strafrechtliche Maßnahmen angedroht oder sogar eingeleitet werden.

GoBD-konforme Software: Checkliste

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für digitale Lösungen, um die Buchhaltung zu unterstützen oder sogar für eine komplett digitale Buchhaltung. Bei der Auswahl geeigneter Software ist grundsätzlich auch darauf zu achten, dass sie GoBD-konform ist. Das gilt nicht nur für Buchhaltungssoftware, sondern auch für Programme zur Zeiterfassung, Software für Ausgabenmanagement, Kassensysteme oder Bankprogramm.

Eine GoBD-konforme Software sollte die folgenden Kriterien erfüllen, bzw. die folgenden Funktionalitäten bieten: 

  • Sichere Archivierung 
  • Unveränderbarkeit 
  • Unverlierbarkeit 
  • Vollständigkeit 
  • Nachvollziehbarkeit 
  • Auffindbarkeit 
  • Ordnung
  • Zeitgerechte Erfassung 
  • Zeitgerechte Buchung 
  • Tägliche Kassenführung 
  • Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
  • Maschinelle Auswertbarkeit 
  • Datenzugriff der Finanzbehörde 
  • Internes Kontrollsystem 
  • Verfahrensdokumentation 

Sicherzustellen, dass die eingesetzte Software GoBD-konform ist, scheint auf den ersten Blick etwas aufwendig und manchmal ineffizient. Tatsächlich können Compliance-Vorschriften, wie die GoBD, viele wertvolle Synergien schaffen.

Digitale Lösungen sind gegenüber analogen Prozessen in der Regel wesentlich rechtskonformer. So liegt z. B. bei digitalen Rechnungen gegenüber eingescannten Rechnungen kein Medienbruch vor und digitale Rechnungen sind deutlich lesbarer. GoBD-konforme Prozesse, bzw. Softwares bieten also eine Chance, transparenter und effizienter zu arbeiten und diese sollte man nutzen.

Fazit

Noch einmal zusammengefasst: Die GoBD stellen eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen dar. Die Regelungen in dieser Anweisung geben vor, wie Unternehmen und Freiberufler:innen ihre Buchhaltung zu führen haben. Grundsätzlich sind Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Aufbereitung, Ordnung, Unveränderbarkeit und passende Aufbewahrung die elementaren Faktoren für eine GoBD-konforme Buchhaltung. Obgleich manchmal als etwas lästig empfunden, machen sich moderne Finanzteams Compliance Vorschriften wie die GoBD zu Nutze und sehen sie als Chance, Prozesse zu optimieren.

Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was bedeutet GoBD?
Für wen gelten die GoBD?
Was bedeutet GoBD-konform?

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