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How-To: CSV-Download und Pivot-Tabelle in Excel

Finanzberichte erstellen kostet Zeit und Nerven. Die neue CSV-Download Funktion in CANDIS macht damit jetzt Schluss. Mithilfe von Pivot-Tabellen können durch die CSV-Datei in Excel schnell und einfach wertvolle Einsichten gewonnen werden. 

Wie das Ganze funktioniert, zeigen wir Ihnen hier. 

CSV-Download in CANDIS 

Über den Navigationspunkt „Dokumente“ gelangen Sie auf die Übersicht Ihrer Dokumente. 

Über den Button Alle Dokumente als CSV herunterladen, in der rechten oberen Ecke, können sämtliche Rechnungen auf einmal heruntergeladen werden.

Möchten Sie nur bestimmte Rechnungen herunterladen, so kann vorab auf verschiedene Weisen gefiltert, bzw. sortiert werden (z. B. nach Status, nach Fälligkeitsdatum, nach Geschäftspartner, etc.). Sobald dann die gewünschten Rechnungen ausgewählt wurden, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Gefilterte Liste als CSV.

Die Liste der Rechnungen landet anschließend innerhalb weniger Sekunden als CSV-Datei im Download-Ordner auf Ihrem Rechner. In der Download-Historie in CANDIS wird außerdem jeder vorgenommene Download aufgelistet und kann jederzeit eingesehen werden.


Pivot-Tabelle in Excel erstellen

In Excel geöffnet erscheint der Datensatz nun als Tabelle. Jede Rechnung hat eine eigene Zeile und Daten wie Betrag, Anforderer, Freigeber, KOST1 und Sachkonto sind mit dabei.

Use Case #1 - Kostenstellen mit höchsten Ausgaben

Die Dokumente werden nach einem bestimmten Zeitraum gefiltert, als CSV-Datei heruntergeladen und anschließend in Excel geöffnet.

In der Navigationsleiste klicken Sie auf Einfügen → PivotTable, wodurch sich auf der rechten Seite ein Fenster öffnet. Hier wählen Sie die Option Neues Blatt.

Excel legt nun ein neues Arbeitsblatt mit einer noch leeren Pivot-Tabelle an. Auf der rechten Seite hat sich eine Leiste mit der Überschrift PivotTable-Felder geöffnet. Hier können Sie die Werte aus Ihrem Datensatz auswählen, die in Abhängigkeit zueinander gestellt werden sollen. Die Kombinationsmöglichkeiten sind umfangreich.

In unserem Beispiel wählen Sie aus der Liste KOST1 und ziehen diesen Wert in den Bereich Zeilen. Den Betrag ziehen Sie in den Bereich Wert.

In der nun entstandenen Tabelle können Sie auf einen Blick erkennen, wie hoch die Ausgaben für IT, Marketing, Office Management usw. waren. Für einen besseren Überblick können die Beträge absteigend sortiert werden.

Um eine Grafik zu erstellen, markieren Sie die Tabelle und klicken im oberen Reiter auf Einfügen und wählen unter Diagramme ein passendes Design aus, z. B. ein Kreisdiagramm. Die erstellten Tabellen können so auf verschiedene Arten visualisiert werden. 

Use Case #2 - Rechnungen, die sich noch in der Freigabe befinden

In der Dokumentenübersicht wird über den Filter Status die Option ausstehend ausgewählt. Die Liste dieser Dokumente wird dann heruntergeladen und in Excel geöffnet. 

Nun wählen Sie die komplette Tabelle aus und klicken, wie im vorherigen Beispiel, auf Einfügen → PivotTable und dann auf Neues Blatt. Excel öffnet erneut eine leere Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt.

In der Leiste PivotTable-Felder ziehen sie in den Bereich Zeilen, den Wert Fälligkeitsdatum und den Wert Aktuelle Freigeber. Die Anzahl von Beleg-ID ziehen Sie in den Bereich Werte.

Nun sehen Sie einen Überblick über die Anzahl der noch ausstehenden Rechnungen pro Freigeber. Falls notwendig können Sie so z. B. direkte Erinnerungs-E-Mails an die Verantwortlichen senden.


Use Case #3 - Rückstellungen bilden 

Wie im vorherigen Beispiel werden die Dokumente zunächst nach dem Status gefiltert. Die noch ausstehenden Dokumente für den Monat September werden dann heruntergeladen und in Excel geöffnet.

Über Einfügen → PivotTable → Neues Blatt öffnet Excel erneut eine leere Pivot Tabelle. Die Werte KOST1, Währung und Steuer % ziehen Sie in den Bereich Zeilen. Den Betrag ziehen Sie in den Bereich Werte.

Um Rückstellungen zu bilden, müssen die 7%, bzw. 19% Steuer von den angezeigten Bruttobeträgen noch abgezogen werden. Die Nettobeträge kalkulieren Sie jeweils direkt in der benachbarten Zelle.

Wenn Sie diese Zellen mit den Nettobeträgen nun markieren, wird Ihnen am unteren Rand von Excel die Summe angezeigt. Das ist die Summe, die für diese bestimmte Kostenstelle nun als Rückstellung gebildet werden kann. 

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Hannah Bachmann

Content Creator

Hannah ist Content Creator bei CANDIS. Interessiert sich für die Kunst des Content Writing, Sushi und ihren Hund Mango

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