Schon wieder ist ein Jahr vorbei! Candis wächst und damit auch alle unsere Funktionen. Neben einem großen Rebrand, einer eigenen App und den Kreditkarten, gab es in 2022 wieder viele neue Updates bei Candis!

Hier kriegst du nochmal eine Übersicht zu allen Neuigkeiten, die es bei Candis dieses Jahr gegeben hat.

Mit diesem Update behältst du immer den Überblick zu deinen Ausgaben: Nun kannst du dein Dashboard mit Auswertungen für Geschäftspartner:innen, Sachkonten oder Kostenstellen ergänzen und diese Auswertungen mit Budgets erweitern.

So geht’s:

1. Klicke auf das Candis-Logo im linken Navigationsmenü

2. Auf deinem Dashboard rechts findest du den Bereich Auswertungen

3. Klicke auf „Auswertung erstellen“, um mit dem Erstellen beginnen.

4. Im nachfolgenden Menü kannst du auswählen, ob du eine Auswertung für Kostenstellen, Sachkonten oder Geschäftspartner anlegen möchtest.

Gute Neuigkeiten für alle Nutzer:innen eines Kassenbuchs in DATEV Unternehmen online: Jetzt könnt ihr eure Belege mit samt der Belegdaten direkt aus Candis in euer DATEV Kassenbuch online exportieren.

So geht’s: Einfach auf der DATEV-Cloud-Services Seite eure verschiedenen Belegtypen aus DATEV importieren und somit selbst bestimmen, welche Dokumente in welches Kassenbuch gesendet werden.

Du hast Dokumente, die zusammengehören oder möchtest Dokumente zu einer Rechnung hochladen? Seit diesem Jahr können Administrator:innen, Anforder:innen und die ersten Freigeber:innen Dokumente, wie z. B. einen Lieferschein, in Candis anhängen. Das ist zum Beispiel dann wenn man mehr Informationen für eine Freigabe benötigt. So hast du alle relevanten Dokumente immer verfügbar und GoBD-konform archiviert.

So gehts: In der Toolbar der Dokumentenvorschau kannst du die Funktion „Anhängen“ auswählen. Hier hast du die Auswahl zwischen „Datei hochladen“ und „Dokument auswählen“. Als Freigeber:in steht dir nur die Auswahl „Datei hochladen“ während des ersten Freigabeschritts zur Verfügung.

Ein großes Highlight dieses Jahr war die Einführung unserer Kreditkarten, mit denen du dein Ausgabenmanagement enorm vereinfachen kannst und immer die vollständige Kontrolle über alle Unternehmensausgaben hast.

Die Kreditkarten lassen sich als virtuelle Kreditkarten, einmalige virtuelle Kreditkarten und in physischer Form beantragen. Du kannst hier eine Gültigkeitsdauer, ein Monatslimit und ein Transaktionslimit vergeben. Der Kreditrahmen lässt sich jederzeit mit Zustimmung der Buchhaltung anpassen.

Seit kurzem findest du neben deinen Dokumenten und Kreditkartentransaktionen auch eine Übersicht über alle deine Abrechnungen. Wenn du in deinen Einstellungen ein Geldtransitkonto hinterlegst, werden diese auch exportiert und du musst keine Kreditkartenabrechnungen mehr manuell verbuchen.

Mit einem weiteren Update haben unsere Produkt-Teams im weiteren Jahresverlauf dann für euch auch ermöglicht, Kreditkartentransaktionen zu exportieren, zusätzlich zu freigegebenen Dokumenten. Diese zwei Kategorien sind in zwei unterschiedlichen Reitern angelegt, weil sie unterschiedliche Anforderungen und Fehlerbehandlungen im Zusammenhang mit dem Export brauchen.

Für einen klaren Überblick zwischen den Tabs gibt es eine Zusammenfassung in der Export-Seitenleiste. Jetzt kannst du auf einen Blick sehen, wie viele Dokumente und Kartenzahlungen exportiert werden.

Seit diesem November ist unsere neue App für Android und iOS erhältlich. Nun kannst du Candis auch auf dem Smartphone nutzen und Rechnungen auch vom Handy aus freigeben – egal, ob du im Wartezimmer beim Arzt sitzt, auf Geschäftsreise bist oder an der Kasse im Supermarkt stehst.

Die Vorteile:

1. Du kannst Rechnungen freigeben, egal, wo du gerade bist.

2. Du klärst Rückfragen noch schneller.

3. Du hast dank Push-Benachrichtigungen alle Termine und Fristen im Blick.

4. Dein Rechnungsfreigabeprozess ist schneller als je zuvor

Während des Jahres haben wir auch die Funktionen der App immer weiter ausgebaut. Du kannst jetzt auch von unterwegs aus Belege fotografieren und mit Kreditkartentransaktion verknüpfen. Wir haben auch ein Navigationsmenü, Transaktionslisten mit Details und die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und zu entfernen, hinzugefügt.

Skonto buchen? Kein Problem! Seit diesem Jahr können Rechnungen mit Skonto in Candis erfasst und freigegeben werden. Eine Priorisierung von Rechnungen mit Skonto ist auch möglich.

In der Erfassungsmaske im Rechnungseingang findest du auch die Möglichkeit einen Skonto-Betrag oder einen Prozentsatz, sowie das Fälligkeitsdatum mit Skonto zu erfassen. Anschließend kalkulieren wir dir automatisch den jeweils fehlenden Wert.

Beim Export zu DATEV Unternehmen sind diese Skonto-Informationen auch in den XML-Exporten enthalten.

Ab jetzt können Candis-Kund:innen XML Dateien aus Candis zu SAGE100 (früher CSV) exportieren und Masterdata von SAGE100 importieren. Alle Belegdaten inklusive Belegbild-URL werden nun zuverlässig übertragen. So wird auch die Vorkontierung ohne eine Doppelerfassung gewährleistet.

Deine Vorteile:

1. Zeitersparnis, da manuelles Buchen überflüssig wird

2. Keine Mehrarbeit durch doppelte Buchung

3. Flüssiger Workflow durch Arbeit in einem zentralen System

4. Kontinuierliche Optimierung und regelmäßige Updates

Noch ein wichtiges Sicherheits-Update zum Jahresende: Seit Dezember können sich alle Team-Mitglieder beim Log-In in Candis mit einem zweiten Faktor authentifizieren. So sind deine sensiblen Nutzerdaten noch besser gesichert und Unbefugten wird es somit erheblich erschwert, auf Accounts zuzugreifen. Die 2-Faktor-Authentifizierung entfällt, sobald du den Google-Single-Sign-On(SSO) für den Log-In verwendest.

So geht’s: Du kriegst bei jedem Anmeldeversuch einen Code, den du einfach beim Log-In einfügen kannst. Der Code ist 5 Minuten gültig und nur nötig, wenn du dich aus Candis aus- und dann wieder einloggst. Wenn du in Candis eingeloggt bleibst, musst du erst nach zwei Wochen den Code erneut eingeben.

Kreditorenimport: Geschäftspartner können nicht mehr nur einzeln erstellt, sondern auch als Liste importiert werden.

SEPA XML Export: Bezahle und exportiere mithilfe von SEPA XML. Unter Zahlungen kannst du deine noch zu überweisenden Dokumente überwachen und Zahlungslisten zur weiteren Verarbeitung exportieren.

CSV-Export: Über den Navigationspunkt „Dokumente“ kannst du dir Rechnungen als CSV-Datei herunterladen, um alle Prozess und Ausgaben in Excel besser im Überblick zu erhalten. Dabei hat jede Rechnung oder auch jede Buchung eine eigene Zeile inklusive aller wichtigen Daten.

Wir sagen Danke und freuen uns auf ein neues Jahr mit dir. Auch für 2023 haben wir tolle neue Funktionen in Planung! In Zukunft kannst du mit Candis…

• Zahlungsbedingungen für wiederholende Kundendaten speichern und immer wieder benutzen.

• SAP-Export

• Integriertes Kartenmanagement

• Rückstellungen für offene Freigaben automatisch exportieren und ausbuchen

• Kreditorenkonten importieren

• Export von Rechnungen, Stammdaten von Kreditoren und Zahlungsbedingungen nach DATEV Rechnungswesen über den Buchungsdatenservice