Optimiere deinen Kostenstellenplan mit diesen Tipps

Eine Kostenstelle ist der Ort, an dem Kosten für ein Unternehmen entstehen. Sämtliche Kosten der jeweiligen Abteilungen einer Firma werden von der Kostenstelle erfasst.

Sie generiert damit gleichzeitig einen Überblick über die Gesamtkosten, die ein Unternehmen hat. Die Mitarbeiter:innen sehen also genau, wie viel Geld welche Abteilung wofür ausgibt. Durch die Zuordnung von Kosten zu Kostenstellen können Unternehmen die Leistungsfähigkeit einzelner Bereiche besser vergleichen und Verbesserungspotential identifizieren.

Der Kostenstellenplan, oder auch Kostenstellenblatt genannt, ist ein wichtiges Werkzeug in der Unternehmensführung, das dazu dient, die Kosten eines Unternehmens auf verschiedene Abteilungen, Projekte oder Produkte aufzuteilen.

Er gehört zu den Teilen, die zusammengesetzt die Gesamtunternehmensplanung bilden. In die Kostenstellenplanung fließen die geplanten Zahlen für sämtliche Kosten, Preise und andere statistische Kennzahlen für eine bestimmte Kostenstelle während eines bestimmten Zeitraums ein.

Ein Kostenstellenplan bietet Unternehmen viele Vorteile. So können sie beispielsweise die Kosten für einzelne Projekte oder Produkte genau verfolgen und damit die Profitabilität besser abschätzen. Auch bei der Planung und Kontrolle von Budgets ist ein Kostenstellenplan hilfreich.

Es gibt verschiedene Arten von Kostenstellenplänen, die sich in der Art der Kostenstellen unterscheiden. So gibt es beispielsweise den Sachkostenstellenplan, bei dem die Kosten auf Material, Maschinen und andere Sachkosten aufgeteilt werden. Eine andere Möglichkeit ist der Leistungskostenstellenplan, bei dem die Kosten auf die erbrachten Leistungen aufgeteilt werden.

Die richtige Erstellung eines Kostenstellenplans spielt für jedes Unternehmen eine tragende Rolle. Denn nur mit einer sinnvollen Einteilung in Kostenstellen und der Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Kostenstellenplans können die Verantwortlichen im Blick behalten, an welchen Stellen der Betrieb welche Kosten hat.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei der Erstellung eines Kostenstellenplans auf eine möglichst funktionale Einteilung zu achten. Hierbei sollten sich die Funktionen und die Verantwortlichkeiten decken. Bei großen Konzernen können zum Beispiel lokale Aspekte im Fokus sein. Jede Region, Stadt oder jedes Land kann eine eigene Regelung bezüglich der Kostenstellen finden. Die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist dabei essenziell.

Wenn es Unsicherheiten über die beste Vorgehensweise in einem Unternehmen gibt, hilft es, sich die Zielsetzung vor Augen zu führen. Man könnte sich anschauen, wie groß der Betrieb ist. Ist eher im Fokus, einen möglichst detaillierten Überblick über die Kosten des Unternehmens zu bekommen? Oder gibt es viele kleinere Standorte in verschiedenen Regionen und es ist relevant zu beobachten, wie sich die Kosten jeweils entwickeln? Anhand solcher Kriterien lässt sich eine Vorgehensweise entwickeln, die für das Unternehmen perfekt passt.

Dadurch, dass verschiedene Unternehmen unterschiedlich aufgestellt sind und es auch abhängig von der Branche große Differenzen geben kann, gilt: Jedes Unternehmen erstellt einen individuell auf den Betrieb zugeschnittenen Kostenstellenplan.

Aus dieser Individualität jedes einzelnen Unternehmens ergibt sich auch, dass es keine genaue Vorlage für den Kostenstellenplan gibt. Eine allgemeine Vorgabe für die einheitliche Kostenstellenplanung wäre für Unternehmen möglicherweise irreführend oder sogar komplett dysfunktional.

Der Aufbau eines Kostenstellenplans erfolgt in der Regel hierarchisch. Zunächst werden die Kostenstellen auf der obersten Ebene definiert, wie beispielsweise die Abteilungen eines Unternehmens. In der nächsten Ebene werden dann die Unterkostenstellen festgelegt, wie beispielsweise die einzelnen Projekte oder Produkte.

Um einen Kostenstellenplan zu erstellen, sind detaillierte Kenntnisse über die Kostenstruktur des Unternehmens erforderlich. Dazu gehören beispielsweise Informationen über die Materialkosten, die Personalkosten und die sonstigen Sachkosten. Auch die Erfassung der Leistungen, die in den einzelnen Kostenstellen erbracht werden, ist wichtig, um die Kosten zuverlässig aufteilen zu können.

Obwohl es keine Musterlösung für einen Kostenstellenplan geben kann, stellt sich wahrscheinlich die Frage, wie so etwas aussehen könnte. Hier ist ein Beispiel eines Kostenstellenplans einer fiktiven Firma:

Das hier vorgestellte imaginäre Unternehmen hat fünf verschiedene Kostenstellen, die anhand ihrer Funktion bezeichnet sind. Jede Kostenstelle ist einem oder einer Mitarbeiter:in zugeordnet, um transparente Verantwortlichkeiten in der Firma zu pflegen.
Die Firma hat folgende Kostenstellen:

1. Vertrieb und Verwaltung

2. Gebäude

3. Logistik

4. Produktion

5. Forschung und Entwicklung

Kostenstelle 1 liegt in der Verantwortung von Lars, Nummer 2 wird von Fatme betreut, Nummer 3 von Ricardo, Nummer 4 von Maria und Nummer 5 von Isabell. Somit sind die Zuständigkeiten transparent.

Der Vorteil bei der Nutzung einer Software für digitales Rechnungsmanagement ist, dass die Kostenstellen im Programm mit nur wenigen Klicks vordefiniert werden können. Rechnungsmanagement-Software wie Candis sorgen für eine einfache und intuitiv bedienbare Software-Lösung. Zum Anlegen einer neuen Kostenstelle braucht es nur wenige Klicks bis zum Ergebnis. Die KI lernt mit jeder Rechnung automatisch und macht bei weiterer Verwendung zuverlässige Vorschläge.

Jeder Kostenstelle wird eine verantwortliche Person zugewiesen, die sämtliche Rechnungen für die ihr zugewiesene Kostenstelle freigibt. Die Software sorgt also dafür, dass eine Rechnung immer direkt an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die jeweils Verantwortlichen erhalten somit automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Rechnung freigegeben werden muss. Das Unternehmen vermeidet somit lästige Rückfrageschleifen.