In diesem Artikel erklären wir, welche Aspekte beim Thema Kostenstellenreporting berücksichtigt werden müssen und wie dadurch die Unternehmensabläufe optimiert werden können.
Was sind Kostenstellen?
Zunächst sollte jedoch geklärt werden, was genau gemeint ist, wenn wir über Kostenstellen sprechen. Kostenstellen zeigen einem Unternehmen auf, welche Kosten in verschiedenen Abteilungen anfallen. Finanzmanager:innen und Buchhalter:innen können sich zum Beispiel fragen: Wie viel Geld hat das Marketing-Team im Mai ausgegeben? Welche Kosten hat es verursacht und wofür? Viele Unternehmen haben ein bestimmtes Budget für einzelnen Kostenstellen.
Wird die Kostenstelle übersichtlich verwaltet, kann sie optimiert werden. Beispielsweise könnte eine Finanzmanagerin entscheiden, dass eine für die Kostenstelle verantwortlich e Person weniger Geld für Büromaterial oder Hardware ausgeben darf. Zusätzlich können Finanzmanager:innen durch Kostenstellen auch überprüfen, ob alles nach Plan läuft oder vielleicht sogar etwas aus dem Ruder geraten ist.
Die Verwaltung von Kostenstellen stellt Finanzabteilungen vor Herausforderungen
Die Verwaltung von Kostenstellen ist mit Herausforderungen verbunden. Nutzen Finanzteams eine papierbasierte Buchhaltung, können sie beispielsweise erst in DATEV Unternehmen online sehen, wie die Kostenstellen verteilt worden sind. Die Details oder die genaue Bedeutung der Daten werden nicht aufgeschlüsselt.
Eine andere Herausforderung stellt das Buch auf die richtige Kostenstelle dar.
Eine andere Herausforderung stellt das Buchen auf die richtige Kostenstelle dar. Bucht der oder die Finanzmanager:in einen Betrag beispielsweise auf eine falsche Kostenstelle, muss die Rechnung in DATEV Unternehmen online später wieder umgebucht werden.
Eine klare Festlegung ermöglicht die richtige Zuordnung
Unternehmen sollten aus diesem Grund von vornherein festlegen, welche Rechnungen wohin gehen sollen und welche Kosten, welchen Kostenstellen zugeordnet werden müssen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Kostenstellen aus dem Buchhaltungssystem (wie DATEV Unternehmen Online) exportiert und direkt in das Rechnungsmanagement-System eingespielt werden können.
Nur so wird garantiert, dass Kosten immer richtig zugeordnet werden können. Wichtig ist zudem, dass Mitarbeitende, die für die Kostenstelle verantwortlich sind, diese dann auch im nächsten Schritt die digitalen Rechnungen konsequent freigeben.
Nur so so kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungsfreigabe-Prozesse reibungslos ablaufen. Am besten gehen Finanzteams dabei so vor: sie erstellen eine Übersicht, welche Kosten auf welche Kostenstelle gegangen sind und wie die Kosten im Kontext des Unternehmens aussehen. Somit fassen Mitarbeitende auch die verschiedenen Kostenstellen zusammen und können anschließend elektronischen Eingangsrechnungen problemlos zuordnen, die die entsprechenden Mitarbeitenden am Ende zeiteffizient mit wenigen Klicks freigeben können.
Eine Freigabematrix hilft dem Unternehmen
Damit diese Rechnungsfreigabe-Prozesse funktionieren, hilft es, eine Freigabematrix anzulegen. Eine Freigabematrix hilft jedem Mitarbeitenden zu erkennen, was die persönliche Kostenstelle ist und was freigegeben werden muss. Wenn dem oder der Mitarbeiter:in etwas bestellt, können Finanzmanager:innen anhand einer Matrix erkennen, wem die Rechnung zugeordnet werden muss. In der Freigabematrix wird klar festgelegt, welche Mitarbeitende für die Freigabe welcher Rechnungen verantwortlich sind.
Besonders Unternehmen in Wachstumsphasen sollten frühzeitig eine Freigabematrix einsetzen, da die Zahl der Kostenstellen und Verantwortlichen schnell ansteigt.
Gibt es keinen Verantwortlichen, kann es vorkommen, dass Rechnungen hin- und hergeschoben werden, und die Rechnungsfreigabe sich damit enorm verzögert. Durch eine Freigabematrix kann das verhindert werden, denn die Verantwortlichkeiten sind für jede Kostenstelle klar geregelt. Besonders Unternehmen in Wachstumsphasen sollten frühzeitig eine Freigabematrix einsetzen, da die Zahl der Kostenstellen und Verantwortlichen schnell ansteigt.
Hat das Unternehmen einen Rechnungsfreigabe-Prozess festgelegt, kann man die Freigeber:innen der Kostenstelle im Rechnungsmanagement Programm hinterlegen. Das sorgt dafür, dass Rechnungen schneller und einfacher freigegeben werden.
Es schafft auch Klarheit bei der Frage, welche Abteilungen und Mitarbeitende am längsten brauchen, um Rechnungen freizugeben. Hat man die Abteilungen identifiziert, können Finanzteams daran arbeiten, diese Rechnungsfreigabe-Prozesse in der entsprechenden Abteilung zu optimieren, um in der Zukunft Probleme wie Mahnungen und Nachzahlungen zu vermeiden. Durch digitales Rechnungsmanagement werden somit Probleme vorausschauend identifiziert und gelöst.
Digitales Rechnungsmanagement kann Unternehmen helfen, ihre Kostenstellen besser zu verwalten
Digitales Rechnungsmanagement kann helfen, die Kostenstellen auf verschiedene Weise zu optimieren. Finanzteams, die ihre Rechnungen einmal digitalisieren und zentral in einem Programm verwalten, können so erheblich zu verbesserten Kostenstellen beitragen. Bei Programmen für digitales Rechnungsmanagement kann beispielsweise die Kostenstelle vorgegeben und so markieren werden, dass alle Rechnungen immer richtig zugeordnet werden.
Danach werden sie an die Buchhaltung übergeben. Nachdem eine Rechnung im Programm hochgeladen wird, werden die Daten automatisch ausgelesen. Anschließend wird die Rechnung Geschäftspartner:innen zugeordnet. Im letzten Schritt wählt man die Funktion „Kostenstelle” aus, übergibt die Daten an die Buchhaltungssoftware, in diesem Fall DATEV Unternehmen online.