Warum du eine mandantenfähige Buchhaltungs-Software brauchst

Wenn Unternehmen wachsen, kann die Verwaltung über alle Abteilungen und Tochtergesellschaften hinweg schnell zur Herkulesaufgabe werden. Viele Unternehmen schicken ihre Rechnungen immer noch per Post hin und her, was nicht nur viel Zeit verbraucht, sondern auch viele kleine manuelle Arbeiten mit sich zieht. All das kann vermieden werden, mit der richtigen Software.

Wie man als Unternehmen eine Software zusammen mit vielen anderen Unternehmen nutzen kann und gleichzeitig datenschutzrechtlich abgesichert sein, erfährst du in diesem Artikel.

Eine Software mit Mandantenfähigkeit erlaubt Unternehmen, Aufgaben in Abteilungen zu organisieren, aber zentral zu verwalten. Die Mandantenfähigkeit ist gegeben, wenn mehrere Mandanten die Software nutzen können, ohne Einsicht in die Daten der jeweils anderen Nutzenden zu bekommen.

Über Nutzerrollen können die individuellen Rechte verwaltet werden. So kann ein Unternehmen z. B. mehrere Abteilungen mithilfe einer Software verwalten, ohne dass alle Abteilungen die gleichen Stellungen und Zugriffsrechte haben.

Bezogen auf die Buchhaltung ist Mandantenfähigkeit natürlich auch sehr wichtig. Alle Daten einer Firma müssen sauber getrennt bearbeitet und verbucht werden können. Die Rechnungsfreigabe ist ein wichtiger Bestandteil, um auch sicherzugehen, dass die Rechnung an sich korrekt ist und bei der richtigen Tochtergesellschaft liegt.

Vor allem als Unternehmensgruppe kann man so allen Tochterunternehmen eine Umgebung mit eigenen Freigaben anbieten, während nur die Muttergesellschaft selbst Zugriff auf alle Daten erhält.

Beispiele

Steuerberater:innen können ihre Mandanten in einer Software verwalten und von dort auf ihre jeweiligen Daten zugreifen. So können unterschiedliche Unternehmen ihre Buchhaltung in einer Software managen und der Steuerberatung Zugriff auf ihre Daten geben.

Produktionsfirmen (z. B. für Filme) können mit einer mandantenfähigen Software unterschiedliche Projekte überwachen.

Unternehmen mit Filialen können so mit einer zentralen Buchhaltung alle Filialen überblicken und verwalten.

Moderne digitale Lösungen passen sich den individuellen Bedürfnissen ihrer Nutzerschaft an. Das gilt genauso für Software zur Rechnungsfreigabe: Jedes Unternehmen in einer Gruppe kann unterschiedliche Freigabeprozesse haben und diese frei abbilden.

Genauso gibt es aber gruppenweite Regeln, die für alle Unternehmen gelten und entsprechend eingehalten werden müssen. Das betrifft z. B. besonders hohe Rechnungen, die nicht nur das Tochterunternehmen, sondern genauso die Zentrale in einem mehrstufigen Freigabeprozess bestätigen müssen.

Diese Freigaben können mit mandantenfähiger Software parallel statt nacheinander erfolgen. Das verkürzt die Durchlaufzeit einer Rechnung erheblich. So wird es möglich, ein Skonto zu nutzen, das sonst verfallen würde, wenn der Prozess zu lange dauert.

Durch die Abbildung unterschiedlicher Hierarchien und Rechte erhält die verwaltende Person Einblick in Echtzeit in die Prozesse der Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen. Man muss sich nicht mehr blind darauf verlassen, dass Rechnungen tatsächlich verschickt werden, sondern kann es direkt nachvollziehen.

Die Anforderungen an Software für Rechnungsfreigabe und Rechnungsmanagement sind vielfältig – und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Im Mittelpunkt einer solchen Lösung steht die Anwendbarkeit für jedes Unternehmen – die einfache Implementierung, eine leicht verständliche Nutzerüberfläche und die Möglichkeit, bestehende buchhalterische Prozesse in der Software abzubilden.

Eine weitere, wichtige Voraussetzung für die Mandantenfähigkeit einer Software sind individuelle Zugangsrechte. Möchte die Zentrale gleich mehrere Gesellschaften verwalten, darf sie nicht für jede einen eigenen Zugang brauchen müssen. Deshalb muss es für sie einen Login geben, mit dem sie auf die Daten aller Unternehmen zugreifen kann.

Gleichzeitig müssen die Tochterunternehmen eigenständige Logins haben, mit denen sie aber nur Einblicke in ihre jeweiligen Daten bekommen dürfen.

Weitere Funktionen im Überblick:

• Getrennter Posteingang: Mandanten müssen separate Posteingänge haben, um alle ihre jeweiligen Rechnungen an einem Ort sammeln zu können.

• Anpassbarer Kontenplan: Alle Tochterunternehmen müssen die Möglichkeit haben, ihren Kontenplan und ihre Stammdaten individuell anzupassen.

• Cloud-Software: Unternehmen arbeiten heutzutage immer mehr remote und müssen von unterwegs aus auf die Software zugreifen können, ohne langen Installationsprozess.

• Digitale Kommunikation: Gute Rechnungsfreigabe-Software muss es der Nutzerschaft ermöglichen, auf der Plattform selbst miteinander zu kommunizieren, ohne lange Telefonate, E-Mails oder Excel-Listen.

• Zentrale Buchhaltung: Die Buchhaltung in der Muttergesellschaft bzw. Zentrale muss eine Übersicht über die Aufgaben aller Tochtergesellschaften haben, ohne sie einzeln durchgehen zu müssen.

Wenn mehrere Unternehmen an eine Software angebunden werden müssen, ist eine einfache Implementierung wichtig. Mit Candis wird mandantenfähiges Rechnungsmanagement sogar für große Unternehmensgruppen mit dutzenden Tochtergesellschaften leicht und schnell möglich.

Dank der integrierten Mandantenfähigkeit können mehrere Accounts gleichzeitig verwaltet und per Mausklick auf die einzelnen Organisationen zugegriffen werden. Die Vergabe von individuellen Rechten regelt Zugriffe und die Filterfunktion rückt das in den Blick, worauf du dich gerade konzentrieren willst.