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„Ich sehe großes Potential"

Unser Finanzexperte Lars Böhnke spricht über die Vorteile und Herausforderungen des digitalen Rechnungsmanagements

Interview


CANDIS: Herr Böhnke, die Buchhaltung ist im Wandel, nicht zuletzt durch das digitale Rechnungsmanagement. Vor allem klein- und mittelständische Unternehmen digitalisieren sich zunehmend. Welche Trends können Sie als Finanzexperte beobachten? 

Lars Böhnke: Wenn ich über digitalisiertes Rechnungsmanagement nachdenke, dann denke ich immer daran, wie man früher Buchhaltung gemacht hat. Als ich 2009 in einem Steuerbüro als Steuerfachangestellter angefangen habe, gab es die klassische Aufteilung. Es gab die Jahresabschlussabteilung, die Finanzbuchabteilung usw. - alles war getrennt, Buchhaltung war so richtige Fließbandarbeit.  Zudem gab es eine klaren Hierarchien: Finanzbuch-Spezialisten haben das Tagesgeschäft abgewickelt,  aber es gab auch spezialisierte Mitarbeiter, die sehr komplizierte Sachen, wie die Jahresabschlussbilanz gemacht haben. 


CANDIS: Das bringt gewisse Nachteile mit sich. 

Lars Böhnke: Ja, das Fehlen von Schnittstellen hat dazu geführt, dass die Buchhaltung sehr papierlastig war. Steuerfachangestellte, die Daten eintippen, brauchen nicht viel über das Steuerrecht zu wissen. Abteilungen und die Tätigkeiten sind getrennt, damit jeder Angestellte sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Buchhalter arbeiten mit DATEV-Unternehmen Online. Aber Sie müssen sich vorstellen: DATEV-Unternehmen Online ist schon ziemlich alt. Das gibt es schon seit über 15 Jahren. Alle Tools, die man benutzt hat waren nicht miteinander verbunden. Bevor es Schnittstellen gab, wurden Daten aus Fremdsystemen maximal als CSV-Datei übernommen. Grundsätzlich kann man sagen, dass das ganze Ökosystem noch nicht so weit war. 

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CANDIS: Welche Auswirkungen hatte das konkret auf den Alltag in der Finanzabteilung?

Lars Böhnke: Der Ablauf einer Rechnung war so: Man hat den Pendelordner bekommen,  in dem war alles getrennt. Rechnungseingang, Rechnungsausgang usw. - diese Daten hat man alle in DATEV eingegeben. Beim Eintippen der ganzen Papierbelege war es dann besonders wichtig, sicherzustellen, dass man auch alles richtig eingegeben hat. Und hier kommen wir schon zum ersten Problem. Die Gefahr war natürlich immer Tippfehler zu machen; man hat immer auf den Beleg geguckt. Immer wenn man irgendeinen signifikanten Abschnitt in dem Ordner erreicht hat, hat man eine sogenannte „Gruppensumme” im Programm eingegeben. Die Frage war dann immer: Was ist denn das Volumen, das ich bis hierhin erfasst habe, damit ich das in irgendeiner Weise abstimmen konnte? Denn nur mit diesen Information kann ich anschließend eine Plausibilitätsprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass ich alle Daten auch richtig erfasst habe. 


Die Hauptaufgabe war wirklich, ein sehr guter Eintipper von Daten zu sein.

CANDIS: Das klingt nach einer sehr mühseligen Aufgabe. 

Lars Böhnke: Ja, denn die Hauptaufgabe war wirklich, ein sehr guter Eintipper von Daten zu sein. Diese schnell und fehlerfrei eintragen und überprüfen zu können, machte den Hauptteil der Arbeit aus. Buchhalter haben klare Vorgaben, wieviel Zeit Sie für die Finanzbuchhaltung aufwenden dürfen. Aus diesem Grund darf das Eintippen nicht ewig dauern, oft stehen Mitarbeiter unter Zeitdruck. Das wird sich durch das digitale Rechnungsmanagement auf jeden Fall ändern. So eine Aufgabe wird größtenteils überflüssig werden und das ist eine große Entlastung. 


CANDIS: Wann haben Sie zum ersten Mal die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements wahrgenommen? 

Lars Böhnke: Das war zwei Jahre später. 2011, in meiner zweiten Steuerkanzlei waren die Abläufe deutlich digitaler und da habe ich die Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements ganz klar gemerkt. Alles war miteinander in einem System verbunden. Die Daten, die der Mandant vorne eintippte, konnten später im gesamten weiteren Prozess weiterverwendet werden. Waren die Daten einmal digitalisiert, konnte ich viele automatische Effekte feststellen. Ein Beispiel: der Mandant schickt mir den Pendelordner, ich trage alle Daten ein. Vorher ist aber schon etwas Wichtiges passiert: der Mandant hat schon einmal vorher alles abgetippt, er musste die Rechnung ja irgendwie bezahlen. Und der Mandant hat auch schon vorher eine Art manuellen Abgleich gemacht. Er bereitet das also trotzdem auf eine gewisse Art und Weise vor. Manche Menschen drucken die Kontoauszüge aus und dann heften sie diese Rechnung immer hinter den entsprechenden Kontoauszug, damit sie sicherstellen können, dass alle Rechnungen da sind. So vermeidet man viele Rückfragen vom Steuerbüro, die man am Monatsende garantiert kommen. 

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CANDIS: Das heißt, selbst wenn der Mandant nicht mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool arbeitet, bereitet er trotzdem die Rechnung vor, bezahlt sie und wenn es Rückfragen gibt, muss er diese klären. 

Lars Böhnke: Ja und wenn der Pendelordner eingereicht werden muss, ist es wichtig, dass die Unterlagen vollständig sind. Der Prozess ist sehr umfangreich: Belege müssen eingesammelt und bezahlt werden. Und es muss sichergestellt werden, dass die Belege vollständig sind. Danach geht alles zum Steuerberater, wird verbucht, oft gibt es noch eine Freigabe zwischendrin. Sobald alles in DATEV beim Steuerberater ankommt, gibt es schon Probleme. Es sind beispielsweise sechs Wochen vergangen. Die ganzen Sachen sind gar nicht mehr so präsent und wenn es Rückfragen zu einem Kauf gibt, ist der Kauf meistens schon einen Monat her. 


Die Person, die am Ende die Buchhaltung erstellt, ist ein Spezialist, der sich mit Steuerrecht auskennt. Das Programm, das er benutzt (DATEV Rechnungswesen usw.) ist dafür gedacht, steuerlich alles richtig und akkurat abbilden zu können. Aber: das Programm ermöglicht ihm kein gutes Zusammenarbeiten mit seinen Kollegen aus anderen Abteilungen. Wenn am Ende der Kette festgestellt wurde: da funktioniert irgendwas nicht richtig, dann muss man die ganze Kette wieder zurück zu einem Mitarbeiter zurückverfolgen, der vor sechs Wochen mal irgendwas gekauft hat. Mit jedem Tag der vergeht, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass man den Fehler korrigiert bekommt und genau die Informationen bekommt, die fehlen. Das produziert die ganze Zeit so einen Loop, weil es dann darauf ankommt, wie gewissenhaft der Buchhalter oder Steuerberater arbeitet. Und das akkumuliert sich dann, mit jedem Monat wird das mehr. Der Mandant bekommt seine Anliegen nicht mehr geklärt und irgendwann bucht man es aus und verliert Geld damit. 


CANDIS: Was verliert man genau ohne digitales Rechnungsmanagement? 

Lars Böhnke: Viel Zeit und Geld. Das fängt an bei der Vorsteuer, die man nicht ziehen kann, weil der Beleg nicht da ist. Nicht nur der Steuerberater muss alles klären. Auch eine andere Kontaktperson, die den Kauf getätigt hat. Plötzlich schon sind drei Personen mit einem Geschäftsvorgang beschäftigt: Buchhalter, Kontaktperson und die Person, die den Einkauf getätigt hat. 

Das digitale Rechnungsmanagement hat mehrere Vorteile, besonders zu Beginn des Prozesses.


CANDIS: Welche Vorteile hat in diesem Fall das digitale Rechnungsmanagement? 

Lars Böhnke: Das digitale Rechnungsmanagement hat mehrere Vorteile, besonders zu Beginn des Prozesses. Wenn man die Rechnung mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool einmal am Anfang digitalisiert, werden diese ganzen Schritte eher ein Nebenprodukt. Wenn ich die Belegdaten am Anfang einmal digitalisiere, gewinne ich damit Übersicht. Zweitens kann ich den Beleg nun direkt bezahlen, weil Daten wie die IBAN daraus bereits digital ausgelesen wurden. Ich kann die Zahlung also direkt aus dem Programm auslösen. Dadurch, dass das einmal direkt alles erfasst wurde, kann ich die Daten auch direkt an die Buchhaltung bereitstellen. Ich bin auch nicht mehr an diesen monatlichen Zyklus gebunden. 


CANDIS: Das klingt nach mehr Unabhängigkeit. Können Sie näher darauf eingehen?

Lars Böhnke: Größere Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen meistens monatlich die Umsatzsteuer anmelden. Der Unternehmer ist selber dazu verpflichtet auszurechnen: Wie hoch ist die Umsatzsteuer, die ich abführen muss? Das Finanzamt zieht die Umsatzsteuer nur noch ein. Die meisten großen Unternehmen melden die Umsatzsteuer monatlich an. Werden Rechnungen nicht digital vorbereitet, entstehen Transaktionskosten. Die Ordner müssen dann zur Buchhaltung und das ist zeitaufwendig. Gleichzeitig verringert sich die Chance, dass Rückfragen zeitnah geklärt werden können. Der Aufwand steigt; und das sorgt dann dafür, dass die Abteilungsleiter die betriebswirtschaftlichen Reports später bekommen. Denn die Auswertungen der Reports können erst erstellt werden, wenn die Finanzbuchhaltung gebucht ist. 


CANDIS: Welche Probleme entstehen daraus noch? 

Lars Böhnke: Rechnungsbelege müssen in der Originalform aufbewahrt werden. Oft entsteht dann ein Medienbruch. Wenn ich die Rechnung als PDF-Datei erhalte, dann muss ich die E-Mail und die Datei im Original archivieren. Ich kann mit der ausgedruckten Kopie natürlich weiterarbeiten, aber den Originalbeleg muss ich trotzdem zehn Jahre lang aufbewahren. Aber der Trick ist: Wenn ich eine Rechnung digital erhalte, dann muss ich sie auch digital aufbewahren. Viele Mandanten drucken jedoch die E-Mails mit der entsprechenden Rechnung aus und scannen sie am Ende wieder ein. Aus diesem Grund ist E-Mail Archivierung in Zukunft ein wichtiges Thema. Auch wenn ich eine E-Mail erhalte und diese an meinen Kollegen weiterleite; der Originalbeleg bleibt in meinem Postfach. Die Weiterleitung ist ja nur eine Kopie. Jetzt muss ich mich darum kümmern, mein E-Mail-Postfach zehn Jahre lang zu archivieren, und zwar unveränderbar. Das ist machbar, aber ich muss ein Programm dafür kaufen und es machen. Das kostet Zeit und Geld und passiert häufig nicht. 


CANDIS: Wie viel verändert sich durch das digitale Rechnungsmanagement? 

Lars Böhnke: Viel und das vor allem zum Positiven. Unternehmen müssen in Zukunft jedoch auch zwei Dinge im Wesentlichen bei der Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement beachten: seit 2019 gibt es die Neufassung der sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). 


Die Neufassung hat Auswirkungen sowohl auf die Archivierung als auch auf die Verfahrensdokumentation. Früher musste nicht jeder eine Verfahrensdokumentation erstellen. Sie besagt, dass alle Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Das Problem dabei ist nur, dass Thermobelege nach einiger Zeit verbleichen. Damit sie lesbar bleiben, habe ich als Steuerfachangestellter, Thermobelege kopiert, um diese anschließend zu archivieren. Das  war sogar eine meiner Haupttätigkeiten und eine sehr monotone Aufgabe, wie Sie sich vorstellen können. Durch die Digitalisierung von Rechnungen wird diese Aufgabe jedoch überflüssig. Die Kopie erfolgt jetzt automatisch durch das digitalisieren der Belege. Das ist nicht nur ein Zeitersparnis; Mitarbeiter vermeiden monotone, repetitive Aufgaben und das sorgt für mehr Zufriedenheit und Zeit für Wesentliches im Unternehmen. 


CANDIS: Und darüber hinaus?

Lars Böhnke: Zweitens hat die GoBD mit dem neuen Beschluss von 2019 die Verfahrensdokumentation verpflichtend eingeführt. Vorher war sie optional, aber jetzt muss jedes Unternehmen sie durchführen und dabei jeden Schritt möglichst genau dokumentieren. Auch hier kann ein digitales Rechnungsmanagement-Tool Buchhalter deutlich besser unterstützen, als es Buchhaltungsprozesse ohne digitales Rechnungsmanagement können. Mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool können Mitarbeiter jeden Schritt akkurat dokumentieren und später jederzeit  auch wieder bis ins letzte Detail alle Prozesse nachverfolgen. 

Ich sehe hier großes Potenzial für die Zukunft des digitalen Rechnungsmanagements.

CANDIS: Was ist der große Nachteil an Papierrechnungen im Allgemeinen? Und wie kann digitales Rechnungsmanagement helfen? 

Lars Böhnke: Bei Papierrechnungen sind die Vorgänge häufig komplizierter und es entstehen Abhängigkeiten. Wenn es Rückfragen gibt,  muss der Mitarbeiter ins Lager gehen, den richtigen Ordner heraussuchen und so lange darin blättern, bis er die richtige Rechnung in einem Pendelordner gefunden hat. Das kostet sehr viel Zeit und es setzt voraus, dass das Unternehmen eine sehr gute Organisationsstruktur hat. Häufig finden Mitarbeiter die richtige Rechnung im Archiv nicht auf Anhieb, manchmal auch gar nicht. Das ist auch ein Problem, wenn der Jahresabschluss erstellt wird. Digitales Rechnungsmanagement hat den großen Vorteil, dass die Buchführung jederzeit abschlussbereit ist. Mit einem digitalen Rechnungsmangement-Tool können Rechnungen so eingebucht werden, dass Mitarbeiter immer die Übersicht über alle Rechnungen haben und mit ihrem digitalen Rechnungsmanagement-Tool jederzeit einen Abschlussbericht erstellen können. 


Ganz entscheidend ist, dass Mitarbeiter durch das digitale Rechnungsmanagement nicht mehr zwingend an den Pendelordner gebunden sind. Das bedeutet gleichzeitig, dass Transaktionskosten sinken. Mitarbeiter drücken nur auf einen Knopf und haben die Rechnung dem zuständigen Kollegen sofort bereitgestellt. Der Buchhalter importiert danach mit wenigen Klicks die Rechnung. Das generiert noch mehr Vorteile. Beispielsweise kann ich jetzt anfangen, wöchentlich zu buchen, wenn ich die Reports häufiger erstellen möchte. Zudem kann ich mir den Arbeitsaufwand mit Kollegen besser aufteilen und wir müssen uns darüber hinaus nicht mehr auf einen festen Zeitraum einigen. Zusammengefasst kann man sagen, dass ein digitales Rechnungsmanagement den Mitarbeitern mehr Kontrolle und Flexibilität bietet. Rechnungen werden sofort bezahlt, Daten täglich bereitgestellt und Mitarbeiter lösen sich von dem Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraum. Ich sehe hier großes Potenzial für die Zukunft des digitalen Rechnungsmanagements.

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CANDIS Team

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