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Mehr Umweltschutz durch digitales Rechnungsmanagement

Mehr Umweltschutz durch digitales Rechnungsmanagement

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Mehr Umweltschutz durch digitales Rechnungsmanagement

Nachhaltigkeit. Ein Wort, das seit den letzten Jahren nicht nur in fast allen Bereichen des täglichen Lebens auftaucht - sei es im Kontext von Ernährung, Mobilität oder Kaufverhalten -  sondern auch seinen Weg in die Agenda vieler Unternehmen gefunden hat. Aber wie macht man sein Unternehmen tatsächlich nachhaltiger? Mit diesen vier Methoden kannst du ganz einfach für mehr Nachhaltigkeit sorgen.


Mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen im Alltag

Vielen Unternehmen ist Nachhaltigkeit immer wichtiger geworden. Doch was kannst du als Vorgesetzter dafür tun, dein Unternehmen nachhaltiger zu gestalten? Ermutige deine Mitarbeitenden zum Beispiel, das Auto zu Hause zu lassen und lieber Fahrrad zu fahren.

Bei CANDIS kommen über 90% der Mitarbeitenden entweder mit dem Fahrrad, zu Fuß oder nutzen öffentliche Verkehrsmittel - so wird schon auf dem Weg zur Arbeit bewusste Nachhaltigkeit gelebt. Und wir liegen im Trend: Laut Fahrrad-Monitor fahren bereits 40% der Deutschen (Fahrrad-Monitor Deutschland - Corona-Befragung 2020) mehrmals in der Woche oder sogar täglich Fahrrad, Tendenz steigend. Ermutige auch deine Mitarbeitenden, auf Alternativen zum Auto umzusteigen.

Auch im Büro kann Nachhaltigkeit gelebt werden. Bei CANDIS beispielsweise sind mehr als ca. 50% der Geräte gebraucht gekauft worden. So sparen wir überflüssigen Elektromüll. Nutze auch du als Unternehmen recycelte und gebrauchte Geräte und senke gleichzeitig deine Kosten. 

Drittens kann im Büroalltag die Nutzung einer nachhaltigen Suchmaschine für mehr Nachhaltigkeit sorgen. Es gibt zum Beispiel Suchmaschinen, die mit Suchanfragen das Pflanzen von Bäumen finanzieren. Schon 45 Suchanfragen finanzieren einen Baum. So wird einfache Recherche zum aktiven Engagement für die Umwelt.


Mehr Nachhaltigkeit durch digitales Rechnungsmanagement

Die vierte Maßnahme zu mehr Nachhaltigkeit ist ein digitales Rechnungsmanagement. Dafür ist es zunächst einmal wichtig zu verstehen, welche Prozesse eine Papierrechnung durchläuft. 

Das Leben der Papierrechnung beginnt im Wald. Bäume müssen gefällt werden, aus denen dann Papier hergestellt wird. Im Zuge dieses Prozesses werden pro Blatt Papier nicht nur 5g CO2 produziert, es werden auch 10g Holz benötigt - bei 500 Rechnungen im Monat sind das schon 5kg Holz (https://www.d-velop.de/blog/digitaler-wandel/digitales-buero-spart-co2/). Im nächsten Schritt muss die Rechnung dann auf das Papier gedruckt werden, was den CO2 Verbrauch auf 5,1g CO2 pro Blatt erhöht. 

Ist die Rechnung bedruckt, wandert sie in einen Briefumschlag und wird an die Kundschaft verschickt. Der Weg vom Briefkasten über Verteilungszentren bis hin zur tatsächlichen Fahrt zum Ziel ist lang - und schlägt mit 18g produzierten CO2 Emissionen zu Buche. 

Für eine einzelne Rechnung werden also 23,1g CO2 Emissionen produziert. Und was passiert dann? Die Rechnung wird kopiert und wandert durch die verschiedenen Abteilungen bis alle benötigten Unterschriften eingeholt sind. Nach dieser langen und anstrengenden Reise landet die Rechnung dann zu einem zehnjährigen Schönheitsschlaf in einer Archivbox. 

Dieses Schicksal erwartet bei unserer Kundschaft um die 500 Rechnungen im Monat. So werden pro Jahr 140kg CO2 produziert - und wofür genau? Für einen zähen und umständlichen Buchhaltungsprozess mit Papierrechnungen, die dann für das nächste Jahrzehnt Platz im Büro wegnehmen. Das geht besser. Und das Zauberwort an dieser Stelle heißt: digitalisiertes Rechnungsmanagement. 


Digitalisiertes Rechnungsmanagement: Die Zukunft der Buchhaltung

Mit CANDIS können Rechnungen ganz einfach digital freigegeben werden. Anstelle von Papierherstellung, Druck und Versand wird die Rechnung einfach mit einem Mausklick hochgeladen und  ausgelesen. 

Die Plattform erfasst dann mit Hilfe von künstlicher Intelligenz Ihre Rechnungsdaten und lernt Ihren Buchhaltungsprozess um Rechnungen akkurat zuzuordnen und automatisch der zuständigen Person weiterzuleiten. Die endlose Wanderung von Rechnungen über verschiedene Schreibtische durch jede Abteilung des Unternehmens hört hier auf - bei uns wird die Rechnung noch beim Hochladen der richtigen Person zugeordnet. 

Nicht nur das, auch die Kommunikation wird durch die Digitalisierung wesentlich vereinfacht. Anstelle von unleserlichen Notizen auf Kopien und langen Wegen in andere Abteilungen bei Unklarheiten können einfach innerhalb von CANDIS alle aufkommenden Fragen gestellt und beantwortet werden. Ebenso können über die Plattform ausstehende Genehmigungen erteilt werden. Und das Beste? Alle Entscheidungsträger:innen können auf relevante Informationen zugreifen, so sind alle immer auf dem neuesten Stand. Verabschiede dich jetzt von verpassten Zahlungen und Verspätungsgebühren und spare gleichzeitig Papier und CO2 Emissionen ein: Digitalisiere deine Buchhaltung mit CANDIS. Seit Anfang des Jahres konnten durch die Nutzung von CANDIS schon über 70.000 Seiten Papier gespart werden.


Aber Achtung: Digital heißt nicht automatisch auch nachhaltig! 

Das Rechnungsmanagement ist also digitalisiert und die Erde gerettet? Leider noch nicht ganz. Durch das Automatisieren der Prozesse steigen nämlich Strom- und Energieverbrauch deutlich an. Nach aktuellen Schätzungen werden 2% des Stroms in Deutschland von Rechenzentren verbraucht - was dem Energiebedarf von vier Kohlekraftwerken entspricht. 

Die Lösung: Erneuerbare Energien und sogenannte „Grüne Server”. Durch die Nutzung von erneuerbaren Energien und grünen Servern verbessern wir die Klimabilanz noch weiter und gehen den letzten Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Wir bei CANDIS nutzen Server, die zu 100% mit erneuerbarer Energie betrieben werden. Wenn du dich also für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung entscheidest, sparst du nicht nur Papier ein, sondern verlässt dich auch auf erneuerbare Energien - doppelt nachhaltig. 

Schließe dich uns auf unserer Reise in eine umweltfreundliche Zukunft an! Digitalisiere noch heute deine Buchhaltung mit CANDIS und gehe so den ersten Schritt zum nachhaltigen Unternehmen. 

Katja Crusius
Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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