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Mit CANDIS zu mehr Effizienz und Präzision in der digitalen Buchhaltung

Florian Hollfelder ist seit Oktober 2019 Sales Consultant bei CANDIS. Im Sales Team spricht er täglich mit potentiellen Kunden und weiß über den Alltag von Buchhaltern Bescheid.

Wir haben mit ihm darüber gesprochen wie die Digitalisierung des Rechnungsmanagements Ihnen bei zwei Herausforderungen in der Buchhaltung helfen kann, Fake-Rechnungen und die Garantie eines GoBD-konformen Prozesses. 

CANDIS: Zum Anfang vielleicht erst einmal die Frage: Was ist denn eine Fake-Rechnung überhaupt? Was ist das Ziel davon?

Hollfelder: Es gibt weit verbreitet Betrüger, die gezieltermaßen an diverse Unternehmen Fake-Rechnungen verschicken. Darin fordern sie unberechtigte Zahlungen, die meist im kleineren zweistelligen oder dreistelligen Bereich liegen. Ein prominentes Beispiel ist 2019 durch die Medien gegangen, als Evaldas Rimasauskas zugab mittels gefälschter Rechnungen und E-Mails 122 Mio. USD von Facebook und Google gestohlen zu haben.

Jetzt gibt es gewisse Lieferanten, die sehr häufig vorkommen und zwar in allen Unternehmen wo bestellt wird, zum Beispiel Amazon. Amazon hat ein gewisses Muster, wie sie ihre Rechnung erstellen. Das heißt, das Muster einer Rechnung ist immer gleich. Es gibt jetzt viele Unternehmen, die ein sehr hohes Auftragsvolumen haben und monatlich viele Rechnungen bekommen mit unterschiedlichen Beträgen. Es werden hier häufig mal Rechnungen gestellt mit irgendwelchen kleinen Materialien. Wenn man jetzt an Büromaterial denkt, werden irgendwie Tacker, Briefumschläge oder Papier fürs Büro bestellt. Das sind relativ kleine Beträge. Und dann gibt's aber auf der anderen Seite auch hohe Rechnungen im Unternehmen. Ein Unternehmen, das tausend Rechnungen pro Monat bekommt, gibt Rechnungen mit einem höheren Betrag natürlich einen deutlich höheren Stellenwert im Prüfprozess als Rechnungen mit kleinen Beträgen. Dementsprechend ist es so je nach Unternehmensgröße, je nach Unternehmensform, dass immer unterschiedliche Richtlinien existieren, wie man bei dem Prüfprozess von Rechnungen vorgeht. Dementsprechend werden Rechnungen mit kleinen Beträgen eher vernachlässigt. Diese kleinen Beträge sind für Betrüger folglich ein leichtes Ziel.

Die feste Methode eines Betrügers könnte jetzt also sein, dass eine Rechnung mit dem Muster von Amazon Rechnungen erstellt wird. Kleine Beträge (um die 75 Euro) werden hinterlegt oder teilweise auch ein Stück weit höher und die an diverse Unternehmen verschickt. Dabei wird dann immer nur der Geschäftspartnername geändert. Und natürlich auch die IBAN, um dann von den Unternehmen den entsprechenden Betrag überwiesen zu bekommen. Denn viele Unternehmen sagen eben, die Prüfung einer Rechnung für solch kleine Beträge kommt teurer, als würde man den Betrugsvorfall aufdecken und dann entsprechendes Geld überweisen.



CANDIS: Und woran erkennt man die Fake-Rechnungen dann? Nur an der IBAN?



Hollfelder: Ja, das ist teilweise auch eine sehr gute Frage und häufig gar nicht so einfach zu erkennen. Ihr kennt es vielleicht, wenn ihr jetzt irgendwo bei einem Online-Shop Klamotten oder sonstige Artikel kauft und da im Internet surft, dass es im Browser Feld so eine kleine Warnmeldung gibt, dass die Seite vermeintlich nicht sicher ist. Mir selbst ist das häufig schon mal aufgefallen, dass ich auf so einer Seite gelandet bin, aber selbst diese Warnmeldung eigentlich nicht direkt erkannt wird. Also man muss dann häufig schon einmal zweimal drauf schauen, ob jetzt da eine Warnmeldung da ist. Gerade weil man häufig im Alltag, weil man ja immer nicht so viel Zeit hat, das Ganze immer schneller erledigen möchte. Und bei Rechnungen ist es eine sehr ähnliche Sache. Also die Betrüger haben dann ein PDF-Dokument mit der Fake-Rechnung. Das wird dann einfach per E-Mail an die Unternehmen verschickt und das ist wie gesagt eben eine eins zu eins Kopie von dem Rechnungsmuster eines gewissen Dienstleisters wie jetzt z.B. Amazon. Das heißt es wirklich schwierig zu erkennen, weil die Rechnung fast identisch ist und entsprechend dann häufig nur der Name des Geschäftspartners und entsprechend dann die Bankverbindung ausgetauscht wurden.




CANDIS: Und wie kommt da jetzt die Digitalisierung des Rechnungsmanagements mit CANDIS ins Spiel? Gibt es da Funktionen in CANDIS, die dabei helfen Fake-Rechnungen zu erkennen?



Hollfelder: Auch das ist eine gute Frage. CANDIS verfolgt ja die Philosophie, dass gerade analoge und wiederkehrende Prozesse automatisiert werden sollen. Was heißt das genau? Es gibt Buchhalter oder generell Personen im Unternehmen, die entsprechend dafür verantwortlich sind, die jeden Monat hereinkommenden Belege zu verarbeiten und verschiedene Bestandteile einer Rechnung zu identifizieren. Personen, die in diesem Umfeld unterwegs sind, kennen die üblichen Bestandteile, z.B. die Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG. Die sind immer gleich und das ist in CANDIS entsprechend auch automatisiert, da werden sie wie andere Informationen auf der Rechnung ausgelesen, die dann letzten Endes für die Verbuchung einer Rechnung verantwortlich sind. 



CANDIS arbeitet darüber hinaus auch mit Confidence Scores in der Beleg Erkennung. Was heißt es gibt bei der Extraktion von Belegdaten einen Wahrscheinlichkeitswert an: Wie wahrscheinlich entsprechen die Belegdaten einer Rechnung richtig sind. Und gerade bei digital eingehenden Dokumenten ist die Wahrscheinlichkeit entsprechend sehr hoch, dass CANDIS die Belegdaten einer Rechnung erkennt. Das heißt, wenn der Nutzer neue Rechnungen eines Lieferanten erstmalig prüft und die Vorschläge von CANDIS dreimal wiederkehrend nicht geändert wurden, dann ist die Wahrscheinlichkeit eben sehr hoch, dass nach dem dritten Mal, wenn die Belegdaten richtig erkannt wurden, ein Confidence Score an die 100 Prozent erreicht wird.

Was noch dazukommt, da wir zuvor beim Beispiel Amazon waren: CANDIS kennt Amazon Rechnungen in und auswendig. Amazon Rechnungen kommen auch immer als PDF im Unternehmen an. Das bedeutet, in der Belegauslesung gibt es keine fehlerhaften Daten, sodass sich die Personen hier auf die richtige Auslesung  verlassen und rein auf die Prüfung der Rechnung konzentrieren können.




Und wenn der Nutzer dann entsprechend auch noch prüfen möchte, woher denn jetzt die Datenquelle aus den Beleg kommt oder aus dem Beleg auslesen will, dann weiß der Nutzer genau, wo kommen denn jetzt die Daten genau her? Das heißt, CANDIS kann entsprechende Belegdaten einer Rechnung direkt aus dem Beleg extrahieren oder aus den vorher angelegten Stammdaten, um dadurch sicherzugehen, dass die richtigen Daten einer Rechnung bei der Belegprüfung hergenommen wurden.


CANDIS: Vergleichen wir das mal mit papierbasiertem Rechnungsmanagement. Wir bei CANDIS werben wir ja damit, dass jetzt im Vergleich dazu wird dann mehr Transparenz, mehr Kontrolle und mehr Kommunikation ermöglicht wird. Wie spiegelt sich das vielleicht wieder? Also inwiefern könnte das ein Vorteil sein, um dann Fake-Rechnungen zu erkennen?



Hollfelder: Ja, CANDIS kann dabei helfen, Fake-Rechnungen zu erkennen. Allerdings muss man das Ganze im Kontext betrachten. Denn nur die Erkennung von Fake-Rechnungen zu berücksichtigen schließt eben darauf hinaus, dass man wirklich immer gezielt danach gucken müsste, ob wirklich alle Daten einer Rechnung korrekt sind.

Wie eben schon gesagt: Gerade in Unternehmen mit einem hohen Aufragsvolumen, wo einfach jeden Monat wiederkehrend Rechnungen reinkommen, ist es eben so, dass gerade in einer analogen Welt man schnell dazu verleitet wird, dass monatliche Rechnungen so schnell wie möglich verarbeitet werden sollen. Das heißt, gerade in der heutigen Zeit ist eine Ressource in Unternehmen immer sehr, sehr knapp und das ist leider immer der Mitarbeiter. Gerade Buchhalter stehen daher unter einem enormen Zeitdruck.

Das heißt, häufig ist es eben das Ziel, Rechnungen so schnell wie möglich zu verarbeiten und was da eben vernachlässigt wird ist die Prüfung der Rechnungen. Und genau da unterstützt eben CANDIS, dass solche analogen wiederkehrenden Prozesse eben nicht manuell von den Personen ausgeführt werden müssen, sondern die Buchhalter können sich auf die qualitativen Faktoren konzentrieren. So kann nämlich die zeitnahe Prüfung einer Rechnung und dann entsprechend auch die hohe Datenqualität aus den ausgelesenen Belegdaten garantiert werden. Während die Erkennung von Fake-Rechnungen hier nicht das einzige Ziel ist, wird es trotzdem durch die Verbesserung der Prozesse im Unternehmen mit erreicht.


CANDIS: Man will es jetzt natürlich nicht hoffen, dass so etwas tatsächlich passiert. Aber was ist, wenn man jetzt gerade eine Fake-Rechnung ausversehen freigegeben und bezahlt hat? Also was wären dann die nächsten Schritte für den Buchhalter?



Hollfelder: Wenn das jetzt eingetreten ist, dass das Unternehmen entsprechend Geld an einen Betrüger überwiesen hat, helfen häufig nur rechtliche Schritte. Jeder der dieses Vorgehen schon mal hatte, weiß glaube ich, dass es sehr schwierig ist, von Betrügern entsprechend das Geld wiederzubekommen. Häufig auch, wie vorhin schon das Beispiel genannt, haben sich gerade die Betrüger eben auch darauf festgelegt, entsprechende Kleinstbeträge von den Unternehmen zu verlangen. Denn es werden eher selten rechtliche Schritte für eine Rechnung oder für eine falsche Überweisung von 250 Euro eingeleitet, da es entsprechend nicht lohnenswert ist oder sich der Aufwand nicht lohnt, da entsprechend rechtlich hinterherzugehen. Das heißt, es ist in diesem Fall ärgerlich den Betrag bezahlt zu haben, aber Unternehmen nehmen das dann eben häufig dann auch einfach so hin. Also ist an dieser Stelle die einzige Möglichkeit, Fake-Rechnungen direkt zu erkennen und gar nicht erst freizugeben.

Da kann dann CANDIS durch das Auslesen der Belegdaten durch die automatische Erfassung helfen. Dort ist häufig eben auch sichergestellt, dass die Bankdaten entsprechend auch von den Lieferanten hinterlegt werden und die dann auch sag ich mal so fest gespeichert sind. Wenn denn sowas mal passiert, dass man dann entsprechend an einen Geschäftspartner einen Betrag oder Geld überweist, das in dem Fall eigentlich gar nicht notwendig war und das dann später in der Buchhaltung auffällt ist die Wahrscheinlichkeit eben sehr, sehr viel höher ist, dass man das Geld von einem befreundeten Geschäftspartner zurückbekommt als von einem Betrüger.



CANDIS: Und hättest du irgendwelche Tipps, wie man seine Buchhaltungsabteilung irgendwie so optimieren kann, was man da verändern oder verbessern kann, dass das Risiko, dass man aus Versehen Fake-Rechnungen freigibt, möglichst gering gehalten wird?



Hollfelder: Ja, da gibt's natürlich verschiedene Möglichkeiten. Grundsätzlich auch da nochmal kurz mal aus dem Kontext gegriffen ist das natürlich nicht das oberste Ziel eines Unternehmens entsprechend bei Rechnungen nur darauf zu gucken, dass entsprechend keine Fake-Rechnung verarbeitet wird, sondern Ziele sind entsprechend sowas wie hohe Datenqualität und entsprechend auch, dass die Belege jeden Monat möglichst zeitnah verarbeitet werden, um entsprechend auch tagesaktuelle oder generell aktuelle Zahlen zu haben. Das heißt, Unternehmen, die solche Symptome oder auch Probleme feststellen, dass das aktuell Thema im Unternehmen ist, würde es sich einen Blick lohnen, entsprechend zu schauen was ist denn die Ursache für das Problem?

Häufig ist das Problem, was wir bei CANDIS kennen, dass es an der generellen Struktur liegt. Das heißt der Rechnungseingang z.B. ist unstrukturiert. Es gibt keine zentrale Emailadresse im Unternehmen. Rechnungen kommen noch sehr stark in Papierform an, dann kommen Rechnungen teilweise direkt bei Mitarbeitern an, was eben die Ursache dafür ist, dass Rechnungen nicht zeitnah verarbeitet werden können und das dann für Folgeprobleme sorgt, dass die Buchhaltung nachfragen muss wo die Rechnung ist. Das führt dann dazu, dass die Rechnungsprüfung sehr lange dauert und sich dadurch entsprechend die Prioritäten in Unternehmen entsprechend verschieben.

Da ist dann eben die generelle Handlungsempfehlung zu schauen, was ist die Ursache des Problems? Wenn es eben wie gerade eben genannt an einer fehlenden Struktur im Rechnungseingang liegt, muss man schauen, sich da entsprechend am sauber zu strukturieren. Wie kann man das machen? Entsprechend eine zentrale Email-Adresse im Unternehmen einrichten, wo auch wirklich nur Rechnungen ankommen sollen. Das heißt, auch Lieferanten und Mitarbeiter prüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden sollen, möglichst digital. In der heutigen Zeit ist es nicht schwer, einen digitalen Anteil von Rechnungen in Höhe von 90 bis 95 Prozent auch zu erhalten. 100 Prozent ist auch heute noch schwierig, gerade weil öffentliche Behörden, Rechtsanwälte, Notare, Finanzamt solche Stellen eben noch keine Rechnungen in digitaler Form verschicken. Aber 90 bis 95 Prozent ist sehr gut. Und das sind dann häufig auch die Rechnungen, die in der Regel Anzahl reinkommen und solche Rechnungen wie von Notar, Finanzamt, Rechtsanwälte et cetera in der Regel nicht so häufig in Unternehmen ankommen.


Eine weitere Möglichkeit zu vermeiden, dass Fake-Rechnungen unerkannt bleiben ist die Umstellung auf digitale Rechnungsmanagementsoftware-Lösungen. Aufgrund dessen, dass Fake-Rechnungen nahezu identisch aussehen, wie jene die eben keine Fake-Rechnungen sind, wird dies bei einem analogen Prozess nicht auffallen. Der Vorteil bei der digitalen Prozessierung liegt häufig daran, dass die Prüfung der eingehenden Rechnungen unumgänglich ist. Die Rechnungen müssen von einer Person freigeben werden, bevor Sie in den Bezahlprozess gelangen. Denken Sie an eine 50,- Amazon Rechnung. Winken Sie diese Rechnung gerne mal durch, oder wird bei ihnen wirklich unumgänglich jede einzelne Rechnung bis in’s letzte Detail geprüft? Wahrscheinlich eher ersteres, da Sie diesen Artikel sonst nicht lesen würden. CANDIS unterstützt in diesem Kontext nicht nur bei der Freigabe der Rechnung per sè, sondern gibt genaue Wahrscheinlichkeitswerte an, woher Datenpunkte erfasst wurden und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Datenpunkt richtig ausgelesen wurde.



CANDIS: Also wenn man jetzt sonst seine Buchhaltung optimiert hat und jetzt eben auch CANDIS nutzt, gibt's da noch etwas wie einen Schritt im Programm, irgendwas, was man da noch machen kann, wenn man eben CANDIS nutzt, das vermeidet, Fake-Rechnungen freizugeben?



Hollfelder: Genau da ist es natürlich so und da gehen wir auch ganz ehrlich damit um, die Wahrscheinlichkeit das CANDIS die belegten Daten einer Rechnung richtig erkennt, die ist natürlich bei digitalen Dokumenten wesentlich höher als bei analogen Scans und bei analogen Scans kommt es selbstverständlich auch auf die Qualität des Scans ein. Auch wir bei CANDIS beobachten, dass das natürlich ein fortlaufender Prozess ist. Es ist jetzt nicht damit getan, dass man, wenn man seinen Rechnungseingang neu strukturieren möchte, sich eine Lösung wie CANDIS ins Haus zu holen und zu denken jetzt sind alle Ziele damit erreicht. So ist es leider nicht. Gerade die saubere Struktur im Rechnungseingang ist häufig ein wiederkehrender Prozess. Wenn man sich jetzt mit dem Thema befasst, ist es in der Anfangszeit ein relativ hoher initialer Aufwand, sich darum zu bemühen, weil erst einmal alle Parteien im Unternehmen und auch externe Personen entsprechend informiert werden müssen. Das ist ein sehr großer Hebeleffekt in dem Moment aber auch im laufenden Geschäftsbetrieb tauchen hin und wieder mal einzelne Fälle auf, wo entsprechend die vorgegebene Struktur nicht eingehalten wird.

Zwei Beispiele dazu: Erstens würden Personen die mit CANDIS arbeiten direkt merken wenn ein Beleg suspekt erscheint. Zum einen wo kommt der Beleg her? Per E-Mail kann CANDIS die Quelle angeben. Wenn jetzt die Rechnungen nicht automatisch von zentralen E-Mail-Postfach weitergeleitet wird, ist es notwendig, dann direkt den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin entsprechend anzuschreiben, dass die Rechnung bitte an die zentrale E-Mailadresse kommen soll. Das zweite Beispiel ist, wenn man merkt, es ist jetzt ein analoger Scan vorhanden. Dann sollte man die Rechnung konsequent ablehnen! Unsere Empfehlung ist es hier den Lieferanten direkt zu kontaktieren mit der Bitte, die gleiche Rechnung nochmals als PDF zu versenden mit der Angabe der zentralen E-Mail Adresse. Das ganze kann man dann eben noch damit begründen, dass der Rechnungseingang auf einen digitalen Verarbeitungsprozess umgestellt wurde und daher analoge Rechnungen nicht mehr verarbeitet werden können. Klingt häufig erst einmal ein Stück weit komisch. Lieferanten spielen da aber sehr gerne auch mit, weil gerade eben auch der Lieferant durch den digitalen Versand von Rechnungen viele Vorteile hat: Er kommt schneller an sein Geld, spart sich die Druckkosten und den internen Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler.




CANDIS: Noch einmal zusammengefasst: Was ist jetzt der große Vorteil daran, mit CANDIS seine Rechnungen zu digitalisieren?



Hollfelder: Es gibt da mehrere Vorteile, der größte ist der Folgende:  Man benutzt ein digitales Programm zur Verarbeitung von Eingangsrechnung, wie z.B. CANDIS und dieses digitales Tool kann mit digitalen Dokumenten einfach besser umgehen als mit analogen Rechnungen. Früher in der analogen Welt war das klar einhergehend, man hat den gesamten Prozess analog verarbeitet. Man hat die Rechnung per Post reinbekommen, hat die Rechnungsfreigabe mit einem Pendelordner gemacht, und hat die Belegdaten später in der Buchhaltung auch manuell verarbeitet. Dementsprechend war es die logische Konsequenz, dass Papierrechnungen Gang und Gäbe waren im Unternehmen. In der heutigen Welt ist es eben nicht so einfach, dann analoge Prozesse auf ein digitales Tool 1:1 zu adaptieren, sondern wir müssen da entsprechend auch mit den Vorgehensweisen einer digitalen Welt entsprechend umgehen. Das heißt, alleine die Bilderkennung bei digitalen Dokumenten ist für digitale Tools entsprechend wesentlich höher als bei analog gescannten.

Außerdem spart man sich durch die Nutzung eines Programms wie CANDIS die manuelle Belegerfassung. Diese wird in CANDIS mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert. In der Folge bedeutet das eine schnellere Belegerfassung und eine sehr hohe Datenqualität.

Weiterhin hat man mit CANDIS immer alles im Blick. Jeder im Unternehmen kann zu jeder Zeit den Status aller Rechnungen einsehen und wird an die Freigabe von offenen Rechnungen erinnert. Dadurch, dass man alles in einem Tool hat, können Rechnungen weder verloren gehen noch vergessen werden - das Verpassen von Zahlungszielen liegt dank CANDIS in der Vergangenheit.

Zudem wird die Zusammenarbeit deutlich erleichtert. Rückfragen können ganz einfach über den Live-Chat stattfinden, und Kommentare die man zu einer Rechnung abgibt sind direkt mit dieser verknüpft. So ist ständiges Nachfragen und Erinnern nicht mehr notwendig. Das entlastet generell alle Beteiligten und sorgt zeitgleich für eine bessere Stimmung im Team.

Letztendlich kommt noch dazu, dass durch die Nutzung einer Software wie CANDIS die Buchhaltung der Anspruch vieler Unternehmen an einen GoBD konformen Prozess erfüllt wird.


CANDIS: Kannst du genauer erklären, wie durch die Digitalisierung und durch CANDIS ein GoBD-konformer Prozess unterstützt wird?


Hollfelder: Ja natürlich. Also der Gesetzgeber sieht in Unternehmen vor, dass Unternehmen, die eben digitale Tools zur Bearbeitung, Verarbeitung von Dokumenten sehen, dass die Rechnung so wie sie reinkommen, im Originalformat archiviert werden. Das heißt, in der heutigen Welt wie vorhin auch schon angesprochen, ist es eben so, dass Unternehmen Rechnungen auf verschiedene Arten reinbekommen. Das heißt, Rechnungen kommt bei E-Mail, Rechnungen kommen per Post. Unternehmen stehen da also von zweischneidigen Schwert. Das heißt, sie müssen eigentlich Rechnungen in Papierform aufbewahren, weil das dann die Originalrechnung ist, aber auch in digitaler Form. Und dadurch haben Unternehmen in der Regel immer zwei Archive. Der erste Schritt in der Umstellung auf digitale Systeme könnte eben auch da sein, dass die Rechnungen von Beginn an in digitaler Form reinkommen, um das Papier Archiv Stück für Stück immer zu verkleinern. 


Mit CANDIS können Sie also alles: Ihr Rechnungsmanagement optimieren, die Freigabe von Fake-Rechnungen vermeiden und einen GoBD-konformen Prozess garantieren. 


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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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