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Mit CANDIS zu mehr Effizienz und Präzision in der digitalen Buchhaltung

Florian Hollfelder ist Sales-Consultant bei CANDIS. Wir haben mit ihm darüber gesprochen, wie die Digitalisierung des Rechnungsmanagements Buchhaltern im Alltag helfen kann, Fake-Rechnungen zu erkennen und einen GoBD-konformen Prozess zu garantieren.

CANDIS: Herr Hollfelder, was ist eine Fake-Rechnung?

Hollfelder: Eine Fake-Rechnung ist eine erfundene Rechnung, die mit echten Daten an Sie per Mail verschickt wird. Sie weist auf einen Zahlungsrückstand hin oder ein Ihnen unbekannter Absender droht mit einem Inkassoverfahren. Die meisten Forderungen liegen im zweistelligen oder dreistelligen Bereich. Diese, in der Regel, kleineren Summen können sich jedoch zu großen Summen addieren.



CANDIS: Wie sieht einen Fake-Rechnung aus?



Hollfelder: Fake-Rechnung sind nicht so leicht zu erkennen. Die Betrüger kopieren oft das Rechnungsmuster eines bestimmten Dienstleisters. Amazon-Rechnungen folgen beispielsweise immer einem bestimmten Rechnungs-Muster. Betrüger kopieren das Muster und tauschen in der Regel dann nur noch die IBAN und den Namen des Geschäftspartners aus. Aus diesem Grund sollte Sie sich fragen: Kann ich mich an diese Bestellung erinnern?




CANDIS: Was genau macht digitales Rechnungsmanagement und welche Vorteile ergeben sich daraus?



Hollfelder: Das Ziel von digitalem Rechnungsmanagement ist es, analoge und wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Nehme wir folgendes Beispiel: Eine wichtige Aufgabe von Buchhaltern ist es, Daten aus Rechnungen manuell einzutippen. Dieser Prozess wird durch digitales Rechnungsmanagement automatisiert; zum Beispiel werden Daten aus eingescannten Papierrechnungen automatisch ausgelesen und ergänzt. Das spart dem Buchhalter, im Vergleich zum Eintippen von Daten, sehr viel Zeit und verhindert, dass sich Tippfehler einschleichen.


Darüber hinaus arbeitet eine Software für digitales Rechnungsmanagement in der Regel mit sogenannten Confidence-Scores. Der Algorithmus hinter den Confidence Scores wertet aus, mit welcher Wahrscheinlichkeit, die ausgelesenen Daten korrekt sind. Das Programm merkt sich die Daten und benutzt Sie beim Auslesen der nächsten Rechnung. So wird die Auslese mit der Zeit bei wiederkehrenden Rechnung stetig optimiert und verbessert - Nicht selten liegt der Confience-Score in CANDIS nach dem Auslesen der Rechnung bei 100%.



CANDIS: Kann CANDIS auch dabei helfen, Fake-Rechnungen zu erkennen?



Hollfelder: Ja, CANDIS kann dabei helfen, Fake-Rechnungen zu erkennen. Allerdings muss man das Ganze im Kontext betrachten. Denn nur die Erkennung von Fake-Rechnungen zu berücksichtigen schließt eben darauf hinaus, dass man wirklich immer gezielt danach gucken müsste, ob wirklich alle Daten einer Rechnung korrekt sind. Die Software weist Sie auf abweichende Daten nach dem Auslesen hin. Betrugsversuchen werden zum Beispiel Firmen genannt, bei denen die angegebene Adresse von der richtigen Adresse der Firma abweicht. CANDIS macht Sie auf diesen Fehler aufmerksam und Sie können im Gegenzug ein Bewusstsein dafür entwickeln, wo es Unstimmigkeiten gibt.


CANDIS: Was passiert, wenn ich eine Fake-Rechnung freigegeben und bezahlt hat?



Hollfelder: Da hilft leider nur der Gang zum Anwalt. Betrüger wissen, dass sich rechtliche Schritte bei kleinen Beträgen nicht lohnen. Deswegen bezahlen Unternehmen in der Regel die Fake-Rechnungen, auch wenn Sie sich natürlich darüber ärgern.



CANDIS: Wie kann man diese Prozesse verbessern, sodass seltener Fake-Rechnungen freigegeben werden?



Hollfelder: Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist, den Rechnungseingang besser zu strukturieren. Häufig hat das Unternehmen keine zentrale E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen verschickt werden.

Das heißt der Rechnungseingang z.B. ist unstrukturiert. Es gibt keine zentrale Emailadresse im Unternehmen. Rechnungen kommen noch sehr stark in Papierform an, dann kommen Rechnungen teilweise direkt bei Mitarbeitern an, was eben die Ursache dafür ist, dass Rechnungen nicht zeitnah verarbeitet werden können und das dann für Folgeprobleme sorgt, dass die Buchhaltung nachfragen muss wo die Rechnung ist. Das führt dann dazu, dass die Rechnungsprüfung sehr lange dauert und sich dadurch entsprechend die Prioritäten in Unternehmen entsprechend verschieben.

Da ist dann eben die generelle Handlungsempfehlung zu schauen, was ist die Ursache des Problems? Wenn es eben wie gerade eben genannt an einer fehlenden Struktur im Rechnungseingang liegt, muss man schauen, sich da entsprechend am sauber zu strukturieren. Wie kann man das machen? Entsprechend eine zentrale Email-Adresse im Unternehmen einrichten, wo auch wirklich nur Rechnungen ankommen sollen. Das heißt, auch Lieferanten und Mitarbeiter prüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden sollen, möglichst digital. In der heutigen Zeit ist es nicht schwer, einen digitalen Anteil von Rechnungen in Höhe von 90 bis 95 Prozent auch zu erhalten. 100 Prozent ist auch heute noch schwierig, gerade weil öffentliche Behörden, Rechtsanwälte, Notare, Finanzamt solche Stellen eben noch keine Rechnungen in digitaler Form verschicken. Aber 90 bis 95 Prozent ist sehr gut. Und das sind dann häufig auch die Rechnungen, die in der Regel Anzahl reinkommen und solche Rechnungen wie von Notar, Finanzamt, Rechtsanwälte et cetera in der Regel nicht so häufig in Unternehmen ankommen.


Eine weitere Möglichkeit zu vermeiden, dass Fake-Rechnungen unerkannt bleiben ist die Umstellung auf digitale Rechnungsmanagementsoftware-Lösungen. Aufgrund dessen, dass Fake-Rechnungen nahezu identisch aussehen, wie jene die eben keine Fake-Rechnungen sind, wird dies bei einem analogen Prozess nicht auffallen. Der Vorteil bei der digitalen Prozessierung liegt häufig daran, dass die Prüfung der eingehenden Rechnungen unumgänglich ist. Die Rechnungen müssen von einer Person freigeben werden, bevor Sie in den Bezahlprozess gelangen. Denken Sie an eine 50,- Amazon Rechnung. Winken Sie diese Rechnung gerne mal durch, oder wird bei ihnen wirklich unumgänglich jede einzelne Rechnung bis in’s letzte Detail geprüft? Wahrscheinlich eher ersteres, da Sie diesen Artikel sonst nicht lesen würden. CANDIS unterstützt in diesem Kontext nicht nur bei der Freigabe der Rechnung per sè, sondern gibt genaue Wahrscheinlichkeitswerte an, woher Datenpunkte erfasst wurden und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Datenpunkt richtig ausgelesen wurde.



CANDIS: Also wenn man jetzt sonst seine Buchhaltung optimiert hat und jetzt eben auch CANDIS nutzt, gibt's da noch etwas wie einen Schritt im Programm, irgendwas, was man da noch machen kann, wenn man eben CANDIS nutzt, das vermeidet, Fake-Rechnungen freizugeben?



Hollfelder: Genau da ist es natürlich so und da gehen wir auch ganz ehrlich damit um, die Wahrscheinlichkeit das CANDIS die belegten Daten einer Rechnung richtig erkennt, die ist natürlich bei digitalen Dokumenten wesentlich höher als bei analogen Scans und bei analogen Scans kommt es selbstverständlich auch auf die Qualität des Scans ein. Auch wir bei CANDIS beobachten, dass das natürlich ein fortlaufender Prozess ist. Es ist jetzt nicht damit getan, dass man, wenn man seinen Rechnungseingang neu strukturieren möchte, sich eine Lösung wie CANDIS ins Haus zu holen und zu denken jetzt sind alle Ziele damit erreicht. So ist es leider nicht. Gerade die saubere Struktur im Rechnungseingang ist häufig ein wiederkehrender Prozess. Wenn man sich jetzt mit dem Thema befasst, ist es in der Anfangszeit ein relativ hoher initialer Aufwand, sich darum zu bemühen, weil erst einmal alle Parteien im Unternehmen und auch externe Personen entsprechend informiert werden müssen. Das ist ein sehr großer Hebeleffekt in dem Moment aber auch im laufenden Geschäftsbetrieb tauchen hin und wieder mal einzelne Fälle auf, wo entsprechend die vorgegebene Struktur nicht eingehalten wird.

Zwei Beispiele dazu: Erstens würden Personen die mit CANDIS arbeiten direkt merken wenn ein Beleg suspekt erscheint. Zum einen wo kommt der Beleg her? Per E-Mail kann CANDIS die Quelle angeben. Wenn jetzt die Rechnungen nicht automatisch von zentralen E-Mail-Postfach weitergeleitet wird, ist es notwendig, dann direkt den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin entsprechend anzuschreiben, dass die Rechnung bitte an die zentrale E-Mailadresse kommen soll. Das zweite Beispiel ist, wenn man merkt, es ist jetzt ein analoger Scan vorhanden. Dann sollte man die Rechnung konsequent ablehnen! Unsere Empfehlung ist es hier den Lieferanten direkt zu kontaktieren mit der Bitte, die gleiche Rechnung nochmals als PDF zu versenden mit der Angabe der zentralen E-Mail Adresse. Das ganze kann man dann eben noch damit begründen, dass der Rechnungseingang auf einen digitalen Verarbeitungsprozess umgestellt wurde und daher analoge Rechnungen nicht mehr verarbeitet werden können. Klingt häufig erst einmal ein Stück weit komisch. Lieferanten spielen da aber sehr gerne auch mit, weil gerade eben auch der Lieferant durch den digitalen Versand von Rechnungen viele Vorteile hat: Er kommt schneller an sein Geld, spart sich die Druckkosten und den internen Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler.




CANDIS: Noch einmal zusammengefasst: Was ist jetzt der große Vorteil daran, mit CANDIS seine Rechnungen zu digitalisieren?



Hollfelder: Es gibt da mehrere Vorteile, der größte ist der Folgende:  Man benutzt ein digitales Programm zur Verarbeitung von Eingangsrechnung, wie z.B. CANDIS und dieses digitales Tool kann mit digitalen Dokumenten einfach besser umgehen als mit analogen Rechnungen. Früher in der analogen Welt war das klar einhergehend, man hat den gesamten Prozess analog verarbeitet. Man hat die Rechnung per Post reinbekommen, hat die Rechnungsfreigabe mit einem Pendelordner gemacht, und hat die Belegdaten später in der Buchhaltung auch manuell verarbeitet. Dementsprechend war es die logische Konsequenz, dass Papierrechnungen Gang und Gäbe waren im Unternehmen. In der heutigen Welt ist es eben nicht so einfach, dann analoge Prozesse auf ein digitales Tool 1:1 zu adaptieren, sondern wir müssen da entsprechend auch mit den Vorgehensweisen einer digitalen Welt entsprechend umgehen. Das heißt, alleine die Bilderkennung bei digitalen Dokumenten ist für digitale Tools entsprechend wesentlich höher als bei analog gescannten.

Außerdem spart man sich durch die Nutzung eines Programms wie CANDIS die manuelle Belegerfassung. Diese wird in CANDIS mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert. In der Folge bedeutet das eine schnellere Belegerfassung und eine sehr hohe Datenqualität.

Weiterhin hat man mit CANDIS immer alles im Blick. Jeder im Unternehmen kann zu jeder Zeit den Status aller Rechnungen einsehen und wird an die Freigabe von offenen Rechnungen erinnert. Dadurch, dass man alles in einem Tool hat, können Rechnungen weder verloren gehen noch vergessen werden - das Verpassen von Zahlungszielen liegt dank CANDIS in der Vergangenheit.

Zudem wird die Zusammenarbeit deutlich erleichtert. Rückfragen können ganz einfach über den Live-Chat stattfinden, und Kommentare die man zu einer Rechnung abgibt sind direkt mit dieser verknüpft. So ist ständiges Nachfragen und Erinnern nicht mehr notwendig. Das entlastet generell alle Beteiligten und sorgt zeitgleich für eine bessere Stimmung im Team.

Letztendlich kommt noch dazu, dass durch die Nutzung einer Software wie CANDIS die Buchhaltung der Anspruch vieler Unternehmen an einen GoBD konformen Prozess erfüllt wird.


CANDIS: Kannst du genauer erklären, wie durch die Digitalisierung und durch CANDIS ein GoBD-konformer Prozess unterstützt wird?


Hollfelder: Ja natürlich. Also der Gesetzgeber sieht in Unternehmen vor, dass Unternehmen, die eben digitale Tools zur Bearbeitung, Verarbeitung von Dokumenten sehen, dass die Rechnung so wie sie reinkommen, im Originalformat archiviert werden. Das heißt, in der heutigen Welt wie vorhin auch schon angesprochen, ist es eben so, dass Unternehmen Rechnungen auf verschiedene Arten reinbekommen. Das heißt, Rechnungen kommt bei E-Mail, Rechnungen kommen per Post. Unternehmen stehen da also von zweischneidigen Schwert. Das heißt, sie müssen eigentlich Rechnungen in Papierform aufbewahren, weil das dann die Originalrechnung ist, aber auch in digitaler Form. Und dadurch haben Unternehmen in der Regel immer zwei Archive. Der erste Schritt in der Umstellung auf digitale Systeme könnte eben auch da sein, dass die Rechnungen von Beginn an in digitaler Form reinkommen, um das Papier Archiv Stück für Stück immer zu verkleinern. 


Mit CANDIS können Sie also alles: Ihr Rechnungsmanagement optimieren, die Freigabe von Fake-Rechnungen vermeiden und einen GoBD-konformen Prozess garantieren. 


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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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