Nur rund 6% der deutschen Unternehmen arbeiten vollständig digitalisiert, also komplett ohne papierbasierte Prozesse. Das scheint wenig, liegt doch das papierlose Büro im Trend.

Unter dem Begriff des papierlosen Büros versteht man vor allem den Verzicht auf papiergebundene Dokumente und die Umstellung auf digitale Prozesse. Das papierlose Büro wird oft auch als Synonym für die Digitalisierung und als Symbol für effizienteres Arbeiten verwendet.

Zwei Welten treffen aufeinander. Auf der einen Seite altmodische Buchhaltungsprozesse, auf der anderen die voranschreitende Digitalisierung. Klar, viele der alten Prozesse funktionieren – aber sind sie noch zeitgemäß? Dass etwas funktioniert, heißt schließlich nicht, dass es nicht verbessert werden kann.

Je nach Unternehmen und Branche können mit der Einführung digitaler Prozesse verschiedene Ziele verfolgt werden. Die Vorteile des papierlosen Büros sind zahlreich und die Digitalisierung wirkt sich auf mehrere Bereiche positiv aus:

• Kostensenkung: Druckerpapier und Farbe werden gespart, sowie weniger Mitarbeiter:innen für die Bearbeitung von Dokumenten benötigt

• Effizienzsteigerung: Digitale Kommunikation ist fließender als die analoge – vor allem bei großen Unternehmen, wo Mitarbeiter:innen durch die Abteilungen laufen müssen, um beispielsweise Rechnungen freigeben zu lassen.

• Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten: Ob Büro oder Home-Office – bei digitalen Prozessen mit Cloud-Systemen ist der Arbeitsort relativ egal, solange man den Laptop dabei hat.

• Zeitersparnis: Papierstapel im Büro bedeuten für Mitarbeiter:innen meistens, dass sie viel Zeit mit Suchen verbringen müssen. Zudem werden Rechnungen manuell bearbeitet und gescannt. All das fällt mit digitalen Prozessen weg.

• Nachhaltigkeit: Wenn weniger Papier verbraucht wird, müssen weniger Bäume abgeholzt werden.

• Wettbewerbsfähigkeit: Digitale Büros arbeiten deutlich schneller als die Konkurrenz.

• Platz- und Materialersparnis: Ordnerchaos? Für ein digitales Büro ist das passé. Dokumente können rechtssicher digital archiviert werden.

• Compliance: Bei digitalen Prozessen ist es viel leichter, die Regeln der GoBD zu beachten und problemlos durch eine Betriebsprüfung zu kommen.

Einen echten Nachteil gibt es unserer Meinung nach nicht. Trotzdem wird oft die Einführung, bzw. Umsetzung des papierlosen Büros als Nachteil empfunden. Viele Unternehmen sehen diese als Mammutaufgabe, die lieber aufgeschoben als angegangen wird.

Die Umstellung scheint vor allem für technisch weniger affine Mitarbeiter:innen eine Herausforderung und an manchen Stellen mangelt es auch an Mut zur Veränderung. Ein ganzes Unternehmen von heute auf morgen zu digitalisieren, scheint schier unmöglich. Wo sollte man überhaupt anfangen und wie den Aufwand stemmen?

Vorweg sollten wir einen Mythos aus dem Weg räumen. Die Annahme, dass sämtliche Prozesse vollkommen digitalisiert werden müssen, ist irreführend. Überwiegend papierlos zu arbeiten, reicht hingegen völlig aus.

In den meisten Unternehmen ist eine Digitalisierungsrate von bis zu 80-85 % realistisch und erzielt bereits den gewünschten Effekt. Und obgleich aller Anfang schwer scheint – die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro sind einfacher als gedacht.

1. Erwartungshaltung anpassen

Das papierlose Büro von heute auf morgen einzuführen, ist utopisch. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist ein Prozess, der je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Eine langfristige Umstellung sollte also nicht überstürzt, sondern sorgfältig geplant und angegangen werden. Papierbasierte Prozesse sollen stufenweise abgeschafft werden, sodass man sich langfristig der Idee des papierlosen Büros immer weiter annähert.

2. Im Kleinen anfangen

Aller Anfang ist schwer. In der Regel fängt man am besten direkt an der Quelle und bei einzelnen, klassisch analogen Prozessschritten an.
In der Buchhaltung und der Rechnungsverarbeitung wäre ein sinnvoller erster Schritt, ein zentrales E-Mail-Postfach einzurichten und Lieferant:innen um digitale Rechnungsstellung zu bitten. Eingehende Papierrechnungen werden so nach und nach weniger. So wird der Prozess des Rechnungseingangs heruntergebrochen und langsam, aber sicher digitalisiert. ‍

Ein erster Schritt ist also geschafft. Jetzt kann ein weiterer Prozess in Angriff genommen werden, z. B. die Archivierung von Dokumenten. Auf diese Weise kann man nach und nach klassisch analoge Prozesse digitalisieren.

3. Geeignete Software einführen

Damit die Umstellung aufs papierlose Büro gelingt, ist die Einführung von verschiedenen Tools notwendig. Welche Software geeignet ist, hängt von den genauen Arbeitsabläufen im Unternehmen oder auch von der jeweiligen Branche ab. Egal ob für das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung oder die Finanzbuchhaltung – für jeden Unternehmensbereich gibt es viele Arten von Software, die beim Digitalisieren unterstützen.

In der Regel unterscheidet man zwischen All-in-one-Tools und passgenauen Lösungen. All-in-one-Tools können je nach Komplexität der unternehmensinternen Prozesse eher schwierig zu finden sein. Passgenaue Lösungen bilden hingegen einzelne Prozessschritte ab und sind oft die flexiblere Option. Für den Bereich der Finanzbuchhaltung hat Candis z. B. eine passgenaue Lösung für das Rechnungsmanagement entwickelt.

4. Mitarbeiter:innen mit einbeziehen

Eine Umstellung von gewohnten Prozessen auf neue Arbeitsweisen kann für die ein oder anderen Mitarbeiter:innen durchaus eine Herausforderung sein. Hier gilt: die Vorteile der papierlosen Arbeitsweise aufzeigen, geplante Umstellungen offen und transparent kommunizieren und Mitarbeiter:innen aktiv in die Umsetzung miteinbinden.

Für Beschäftigte birgt das papierlose Büro durchaus auch persönliche Vorzüge, so werden z. B. flexiblere Arbeitszeitmodelle oder Arbeiten aus dem Home-Office begünstigt. Eine offene Kommunikation und ein bisschen Mut zur Veränderung sind das A und O.

Der Wandel der Digitalisierung führt viele zu der Frage, ob ein Büro vollkommen ohne papierbasierte Prozesse auskommen kann. Gerade in der Buchhaltung ist die vollständige Abschaffung der Papierrechnungen nicht möglich, da viele Rechnungen immer per Post gesendet oder direkt auf Thermopapier gedruckt werden.

Meist können jedoch 90 % der Rechnungen per Mail gesendet werden, wodurch schonmal sehr viel händische Arbeit wegfällt, wenn man eine Rechnungsmanagement-Software benutzt. Mithilfe von digitaler Archivierung via Cloud-System können anschließend auch Stück für Stück die Anzahl an Ordnern im Büro reduziert werden, weil digitale Eingangsrechnungen auch digital archiviert werden müssen.

Der digitale Rechnungseingang und digitale Vorsysteme sollten in jedem Unternehmen eingeführt werden, um die Finanzteams zu erleichtern. So ist schon ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan.