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Was Sie bei Kostenstellen beachten sollten

Mariya Semencha ist Finance Managerin bei CANDIS. In diesem Interview erklärt Sie Ihnen, was Kostenstellen sind und was Sie beim Anlegen von Kostenstellen beachten sollten.


CANDIS: Frau Semencha, fangen wir mit dem dem Begriff Kostenstellen an. Könne Sie den Lesern erklären, was Kostenstellen genau sind und was die Aufgabe einer Kostenstelle ist?


Semencha: Ganz einfach gesagt ist die Kostenstelle der Ort, an dem Kosten in einem Unternehmen entstehen. Die Aufgabe der Kostenstelle ist es, alle Kosten der jeweiligen Abteilungen zu erfassen und einen Überblick über die Gesamtkosten eines Unternehmens zu erhalten. Als Verantwortliche sehe ich ganz genau, welche Abteilung, wofür Geld ausgibt. Bei der Einteilung der Kostenstellen kann man unterschiedliche vorgehen; Zum Beispiel kann eine Kostenstelle das gesamte Unternehmen sein. Man kann aber auch detaillierte vorgehen und die Kostenstelle nach Abteilungen einteilen, zum Beispiel eine Kostenstelle für die Marketing Abteilung einrichten, eine andere für das Success-Team usw. - jedes Unternehmen hat dabei ein eigenes Vorgehen.



CANDIS: Nach welche Kategorien kann ich Kostenstellen einteilen?



Semencha: Kostenstellen lassen sich grob in drei Kategorien einteilen: Die erste Kategorie ist die Funktion. Das bedeutet, ich klassifiziere die Kosten nach Materialkosten, Verwaltungskosten, Vertriebskosten usw. - die zweite Kategorie ist der Verantwortungsbereich, zum Beispiel die Buchhaltung oder das Controlling. Die dritte Kategorie ist der Verrechnungsaspekt wie zum Beispiel die Hauptkostenstelle und die Nebenkostenstelle.

CANDIS: Wie kommt digitales Rechnungsmanagement ins Spiel?


Semencha: Der Vorteil bei der Nutzung einer Software für digitales Rechnungsmanagement ist, dass die Kostenstellen im Programm vordefiniert werden können. Jeder Kostenstelle wird ein Verantwortlicher zugewiesen, der die Rechnungen für die ihm zugewiesene Kostenstelle freigibt. Eine Software für digitales Rechnungsmanagement sorgt dafür, dass eine Rechnung immer direkt an den zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet wird. Er erhält somit immer eine Nachricht, wenn eine Rechnung freigegeben werden muss. Zweitens vermeidet das Unternehmen lästige Nachfragen. Da bereits festgelegt wurde, wer für welche Freigaben zuständig ist, verringert sich eine zeitaufwendige Kommunikation unter Mitarbeitern.

CANDIS: Ist es nicht zeitaufwendig, sich in so eine Software einzuarbeiten?

Semencha: Nein, die Bedienung der Software ist sehr einfach und intuitiv. Kostenstellen können Sie in CANDIS beispielsweise mit nur wenigen Klicks anlegen. Dieser Prozess dauert nicht einmal fünf Minuten, spart Ihnen aber langfristig gesehen, sehr viel Zeit.





CANDIS: Welche Vorteile gibt es noch?


Semencha: Kostenstellen helfen Ihrem Unternehmen, richtig zu planen und zukunftsorientiert zu denken. Sie ermöglichen eine detaillierte Übersicht über die diversen Kostenarten. Wenn Sie wissen, woher bestimmte Kosten kommen und wer bestimmte Kosten verursacht hat, dann ergeben sich aus diesen Informationen Verhaltens- und Zahlungsmuster. Diese Muster zu erkennen und Schlussfolgerungen daraus zu ziehen, können Sie diese Kosten in Zukunft einplanen.

Einmal festgelegt, sollten Kostenstellen nicht geändert werden. Stellen Sie sich vor, Sie ändern ihre Kostenstellen monatlich; dann haben Sie irgendwann das Problem, dass ihre Berichte nicht mehr mit vorherigen Zeitperioden vergleichbar sind - das schränkt wiederum ihre Planungssicherheit ein, weil ihre Bericht nur noch bedingt vergleichbar sind und sich aus ihnen keine kohärenten Schlussfolgerungen ziehen lassen.

Zu wissen, woher kosten kommen und wer sie verursacht hat, gibt Ihrem Unternehmen Planungssicherheit für die Zukunft


Ein anderer wichtiger Faktor im Unternehmen sind der Cashflow und die Liquidität. Als Cashflow wird der (in einem bestimmten Zeitraum) erwirtschafteter Zahlungsmittelüberschuss eines Unternehmens bezeichnet, der Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt und der Beurteilung der finanziellen Struktur des Unternehmens dient. Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens bezeichnet, seine Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen. Wurde Planungssicherheit erreicht, kann das Unternehmen den Cashflow kontrollieren und Liquidität garantieren. Unternehmen können durch mithilfe von Kostenstellen einen Überblick über alle anstehenden Kosten erhalten und ihre Finanzstruktur genauer beurteilen.

CANDIS: Worauf müssen Finance Manager bei der Erstellung eines Kostenstellenreportings achten? 

Semencha: Sie müssen zunächst festlegen, was ein gutes Kostenstellenreporting ausmacht. Ein gutes Kostenstellenreporting ist übersichtlich. Es bildet das gesamte Unternehmen und die Abteilungen so ab, dass auch externe Finance Manager oder Investoren alle Kosten einsehen und nachvollziehen können. Sie können sehen, warum eine Kostenstellen so definiert worden ist, wie sie definiert worden ist und daraus praktische Schlussfolgerungen ziehen.



CANDIS: Was sollte man bei Kostenstellen noch beachten?

Semencha: Es ist wichtig, dass bei allen Kostenstellen klar definiert wird, wer zuständig für die Freigabe von Rechnungen ist. Alle Rechnungen sollte über diesen Verantwortlichen abgewickelt werden, damit eine Person für die Kostenstelle die Kontrolle über Kosten und Leistungen behält.

In CANDIS zum Beispiel hat man die Möglichkeit, einen Verantwortlichen festzulegen. Dieser überwacht dann die Kostenstelle und kann beliebige viele Mitarbeiter dazu einladen, Rechnungen mit nur wenigen Klicks freizugeben. Der Mitarbeiter, der die Rechnung freigeben darf, kann nun auch Kommentare in CANDIS zu der Rechnung hinzufügen - seine Kollegen werden sofort benachrichtigt, wenn Sie eine Frage beantworten sollen. Im Gegensatz zum Post-It auf einer Papierrechnung sieht jeder Mitarbeiter den Kommentar sofort in CANDIS und kann darauf reagieren.

Wie genau Sie eine Kostenstelle in CANDIS anlegen, erfahren Sie hier: https://hilfe.candis.io/de/articles/2946608-kostenstellen-was-mache-ich-damit-und-wie-lege-ich-sie-an

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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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