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Planungssicherheit durch Kostenstellen

Mariya Semencha ist Finance Managerin bei CANDIS. Wir haben mit ihr darüber gesprochen, wie Kostenstellen Unternehmen bei der Optimierung des Rechnungsmanagements helfen und welche Rolle digitales Rechnungsmanagement in diesem Kontext spielt.


CANDIS: Zum Anfang vielleicht einmal kurz erklärt, was sind Kostenstellen? Wieso sind sie wichtig?



Semencha: Eine Kostenstelle beschreibt die Stelle der Kostenentstehung in einem Unternehmen. Sie ist also ein Ort, wenn man sich das bildlich vorstellt, wo Kosten entstehen. Das Ziel ist es, wenn man mehrere Orte hat, die Gesamtkosten zu erfassen. Was zeigen diese Orte? Wenn man das visualisiert und quasi eine Landkarte des Unternehmens bastelt, sieht man, dass verschiedenen Orte im Unternehmen unterschiedliche Leistungen erbringen. Diese Leistungen kosten Geld. Das heißt, Kostenstelle beschreibt den Ort der Entstehung der Kosten in einem Unternehmen und hat das Ziel, die Gesamtkosten zusammenzufassen. 



CANDIS: Was wäre da im Hinblick auf digitales Rechnungsmanagement wichtig? Wie kommt an der Stelle CANDIS ins Spiel?



Semencha: Mit den Kostenstellen hat man die Möglichkeit zu definieren, was im Unternehmen ein Ort ist wo die Kosten entstehen können. Das kann man auf einem hohen Level sehen und festlegen, das ganze Unternehmen ist ein Ort. Oder man möchte strukturierter und detaillierter arbeiten, und legt kleiner gefasste Orte fest. Diese Orte sind dann die Abteilungen oder Teams innerhalb des Unternehmens. Diese Teams erbringen gewisse Leistungen, die dann wiederum gewisse Kosten mit sich bringen.

Der Vorteil bei der Nutzung einer Software für digitales Rechnungsmanagement wie CANDIS an der Stelle ist, dass man diese Orte, die den Kostenstellen gleichgestellt werden, vordefinieren kann. Wenn eine Rechnung reinkommt, muss man nicht mit der Papierrechnung durch das gesamte Unternehmen laufen und nach dem Verantwortlichen suchen. Stattdessen kann man beim digitalen Rechnungsmanagement in CANDIS festlegen, wer für welche Rechnungen verantwortlich ist. Digitales Rechnungsmanagement spart hier viel Arbeit- und das indem man mit ein paar Klicks Kostenstellen in CANDIS anlegt.

In diesem Prozess bestimmt man für jede Kostenstelle einen Verantwortlichen. Wenn eine Abteilung einen Vorgesetzten hat, wird derjenige meistens der Verantwortliche sein. Mit Erhalt einer Rechnung weiß man dann zum Beispiel, dass es eine Google Ads Rechnung ist. Diese gehört dem Marketing Team, für das XYZ zuständig ist. Die Rechnung wird in diesem Fall automatisch an diese Person weitergeleitet und kann direkt freigegeben werden. Je nachdem was man für interne Regelungen hat, können Rechnungen dann fast zeitgleich bearbeitet werden. Digitales Rechnungsmanagement bedeutet also, man lädt die Rechnung hoch und in der nächsten Sekunde könnte sie theoretisch schon freigegeben werden. So hat man die volle Kontrolle über seine Kosten, einerseits als Vorgesetzter, andererseits als Buchhalter. Als Vorgesetzter hat man den Überblick, wer im Team welche Kosten verursacht. Als Buchhalter verliert man beim digitalen Rechnungsmanagement also keine Zeit mit der Suche nach dem Verantwortlichen für eine Rechnung. 




CANDIS: Das ist natürlich praktisch. Es gibt ja Kostenart und Kostenstelle - Was ist da der Unterschied?



Semencha: Eine Kostenstelle ist im Unternehmen der Ort, an dem Kosten entstehen. Eine Kostenart könnte theoretisch für alle Orte gleich sein. Ein Beispiel wären hier Arbeitslaptops, jede Person in einer Firma braucht einen Laptop. Der Ort, an den dieser Laptop geliefert wird, kann das Marketing sein, aber auch die Finanzabteilung oder Human Resources - denn alle arbeiten mit Laptops. Wenn man anfängt detailliert aufzuzählen, Laptop, Kabel, ein Stift, eine Maus, ein Bildschirm und so weiter, dann hat man eine unendlich lange Liste. Eine Kostenart ist nur eine Zusammenfassung dieser langen Liste, in diesem Fall könnte alles genannte als Office Equipment klassifiziert werden. Eine Kostenart ist meistens unabhängig von der Kostenstelle, denn man kann alle fast Kostenarten auf alle Kostenstellen verteilen.



CANDIS: Durch Kostenstellen wird die Rechnungsfreigabe beschleunigt. Haben Kostenstellen noch andere Vorteile von denen die Finanzabteilung profitieren kann?



Semencha: Zum Einen will man feststellen, wo im Unternehmen die Kosten entstehen. Zum Anderen helfen Kostenstellen dabei, in die Zukunft zu planen. Wenn die Umsätze um X Prozent steigen, dann steigen die Kosten um Y Prozent. Manche Kosten sind dabei fixe Kosten, andere sind variabel.
Die Kostenstellen ermöglichen eine detaillierte Übersicht über die diversen Kostenarten und ihre Ursprünge. Wenn klar ist, woher genau bestimmte Kosten kommen, wann sie kommen und vom wem sie verursacht werden, gibt das dem Unternehmen Planungssicherheit. Planungssicherheit sollte für jedes Unternehmen, unabhängig davon, ob man ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen ist, gewährleistet sein.
Das Wichtigste im Unternehmen sind außerdem Cashflow und Liquidität. Hat man eine gewisse Planungssicherheit, kann man den Cashflow kontrollieren und so Liquidität garantieren. Um zurückzukommen auf die Kostenstellen, wenn man seine verschiedenen Kostenstellen hat, kann man auf Basis dieser Orte die Planung für die Zukunft machen. Dann kann man weiterhin abgleichen, ob man sich an seinen Plan gehalten hat und alle Ziele erreicht wurden. Wenn etwas nicht so funktioniert hat wie es sollte, kann man detailliert nachvollziehen was schiefgelaufen ist und was in Zukunft verbessert werden kann. 

Deswegen sollten Kostenstellen wenn sie einmal festgelegt wurden auch möglichst nicht geändert werden, es sei denn die Unternehmensstruktur ändert sich signifikant, beispielsweise durch Wachstum. Angenommen man ändert Kostenstellen immer wieder, dann hat man das Problem, dass die Berichte nicht mit anderen Zeitperioden vergleichbar sind, was die Planungssicherheit einschränkt. Man sollte Kostenstellen also möglichst nicht ändern. Wenn es doch notwendig sein sollte, geht es in CANDIS aber ganz einfach.

Sollte man Workflows anpassen, ist der große Vorteil in CANDIS, dass sie nur einmal angepasst werden müssen und dann für die Zukunft gelten. Ordnet man einen Workflow einer neuen Kostenstelle zu, werden alle Rechnungen in der Zukunft automatisch auch dort hinterlegt - digitales Rechnungsmanagement spart hier Zeit und Aufwand.


CANDIS: Bei CANDIS wird mit mehr Transparenz, Kontrolle und Effizienz geworben. Findet man diese Vorteile auch bei der Arbeit mit Kostenstellen in CANDIS wieder? 


Semencha: Auf jeden Fall. Dadurch, dass beim digitalen Rechnungsmanagement alle Prozesse zentralisiert sind hat man zunächst die Transparenz. Man kann immer genau nachverfolgen, wer was wann gemacht hat - bei einer Papierrechnung könnte man Prozesse niemals so gut nachverfolgen. Wenn man da im Nachhinein ein Problem feststellt, ist man aufgeschmissen. Bei CANDIS hingegen hat man am Ende ein Protokoll wo genau nachvollziehbar ist, wer wann was wieso freigegeben hat. Sollte es Ausnahmen geben, kann man den Workflow auch einer anderen Person zuordnen und schon wird es in dem Freigabeprotokoll mitgegeben. In der Folge kann man die nächsten Monate, Jahre und wahrscheinlich auch Jahrzehnte noch den Freigabeprozess jeder Rechnung nachvollziehen. 

CANDIS: Das klingt doch gut. Wenn man die Kostenstellen hat, ist der nächste Schritt ja meistens die Erstellung eines Kostenstellenreportings. Worauf müssen Finance Manager bei der Erstellung eines Kostenstellenreportings achten? 

Semencha: Dafür muss man zunächst festlegen, was ein gutes Kostenstellenreporting ausmacht. Die beiden wichtigsten Punkte wären hier, dass es vollständig ist und dass es seiner Periode entspricht. Außerdem sollten die Kostenstellen übersichtlich sein, sie sollten das gesamte Unternehmen und die jeweiligen Orte so abbilden, dass auch Externe alles nachvollziehen können. Jemand, der nicht direkt mit dem Unternehmen zu tun hat, wie beispielsweise Investoren oder Banken sollten das Kostenstellenreporting nachvollziehen können, denn sie zählen zu den Empfängern. Es muss von außen verständlich sein, warum die Kostenstellen so definiert worden sind, wie sie definiert wurden. Die andere Zielgruppe eines Kostenstellenreportings sind Manager und Vorgesetzte. Hier ist ein Kostenstellenreporting vor allem dann gut, wenn sie daraus Entschlüsse ziehen können und so Planungssicherheit haben. Es muss klar sein, welche Kosten variabel und welche flexibel sind und von wem sie wann verursacht wurden. 



CANDIS: Um den Bogen zurück zum digitalen Rechnungsmanagement und CANDIS zu schlagen: Worauf sollten Finance Manager bei der Arbeit mit Kostenstellen in CANDIS ihren Fokus legen?  

Semencha: Auf jeden Fall ist es wichtig, dass bei allen Kostenstellen klar definiert wird, wer zuständig für die Freigabe von Rechnungen ist. Wenn man eben diesen einen Verantwortlichen hat, dann sollte man auch alle Rechnungen über diesen einen Verantwortlichen laufen lassen, damit dieser die Kontrolle über Kosten und Leistungen behält.
Um dann auf CANDIS und digitales Rechnungsmanagement zurückzukommen, dort hat man die Möglichkeit, das ganz einfach einzustellen. In der Folge hat man eine klare Struktur, was die Rechnungsfreigabe deutlich erleichtert. Dadurch, dass CANDIS webbasiert ist, können Rechnungen nicht nur schneller sondern fast zeitgleich freigeben werden. Wenn doch noch Fragen offen sind, kann man einen Kommentar hinzufügen, der der Rechnung zugeordnet ist. Im Gegensatz zu einem Post-It auf einer Papierrechnung sieht jeder diesen Kommentar sofort und er kann nicht verloren gehen. So wird beim digitalen Rechnungsmanagement in CANDIS die Kommunikation deutlich vereinfacht. Vor allem im Home Office ist es unglaublich praktisch, alles online erledigen zu können ohne dass jemand mit einem Stapel Rechnungen von einem Büro ins andere fährt. Das zeigt abschließend sehr gut, wieso digitales Rechnungsmanagement mit CANDIS das perfekte Modell für die Zukunft ist.


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Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

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