Das Wichtigste in Kürze
Die Archivierungspflicht schreibt Unternehmen in Deutschland vor, sämtliche Dokumente aufzubewahren, die zu einem Geschäftsprozess gehören.
Digitale Rechnungen müssen in Originalform für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
GoBD-Standards schreiben für die Rechnungsverarbeitung und Archivierung unter anderem ein nachvollziehbares Ordnungssystem, zeitgerechte Erfassung und Vollständigkeit der relevanten Dokumente vor.
Mit einer Rechnungsfreigabe-Software werden Rechnungen automatisch an einer Sammelstelle erfasst, bearbeitet und GoBD-konform archiviert.
Die Welle Digitalisierung macht auch vor den Finanzabteilungen nicht halt. Buchhaltungsteams sehen sich zunehmend der Herausforderung gegenüber, eingehende und ausgehende Rechnungen zu digitalisieren und sie entsprechend ordnungsgemäß zu archivieren.
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt und müssen daher den Anforderungen des Finanzamtes genügen.
Müssen analoge und digitale Rechnungen archiviert werden?
Ja! Für Unternehmen in Deutschland gilt die sogenannte Archivierungspflicht. Diese schreibt vor, dass Unternehmen sämtliche, zu einem Geschäftsprozess gehörigen Dokumente aufbewahren muss. Dies hat den Hintergrund, dass beim Jahresabschluss oder auch im Falle einer Betriebsprüfung, ein Unternehmen in der Lage sein muss, seine Unterlagen offenzulegen.
Die konkreten Anforderungen für die Archivierung werden seitens der GoBD vorgeschrieben. In den GoBD sind Reihe von Kriterien und Grundsätzen aufgeführt, die festlegen, inwieweit Unternehmen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung seiner Daten verantwortlich ist.
Welche sonstigen Dokumente müssen archiviert werden?
Die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sondern für eine ganze Reihe von geschäftsrelevanten Dokumenten. Darunter fallen u. A.:
Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
Handels- und Geschäftsbriefe
E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen
Inventare
Jahresabschlüsse
sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind
Wichtig: Die Aufbewahrungsfristen können sich je nach Art des Dokuments unterscheiden. Die genauen Fristen sind in den GoBD nachzulesen.
Rechnungen digital archivieren: Wie lange?
Rechnungen müssen in Originalform für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
Aufbewahrung in Originalform bedeutet, dass eine Rechnung, die auf digitalem Wege eingegangen ist, auch auf digitale Art archiviert werden muss. Eine elektronische Rechnung auszudrucken, ist also nicht ausreichend.
Erst nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist dürfen Rechnungen vernichtet oder gelöscht werden.
Was bedeutet, Rechnungen revisionssicher zu archivieren?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass bei der Aufbewahrung strenge Standards eingehalten werden müssen. Die Einhaltung dieser, von der GoBD festgelegten Standards, müssen für den kompletten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt sein. Die revisionssichere Archivierung gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen.
GoBD-Standards für das digitale Archivieren von Rechnungen
Im Falle einer Betriebsprüfung müssen die sechs grundlegenden Kriterien der GoBD erfüllt sein.
Ordnung
Sämtliche digitale Rechnungen müssen in einem nachvollziehbaren Ordnungssystem archiviert werden.
Zeitgerechte Erfassung
Rechnungen müssen möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung im System erfasst werden.
Fälschungssicherheit
Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert oder manipuliert werden können.
Wahrheitsmäßigkeit
GoBD-konforme Rechnungen dürfen ausschließlich wahrheitsgemäße Informationen und Daten enthalten.
Vollständigkeit
Falls es für eine bestimmte Rechnung weitere, relevante Dokumente gibt, müssen diese zusammen aufbewahrt werden.
Nachvollziehbarkeit
Mittels einer Verfahrensdokumentation muss die Nachvollziehbarkeit aller eventueller Änderungen an Rechnungen gewährleistet werden.
Was passiert bei falscher Archivierung?
Fallen bei einer Betriebsprüfung Mängel bei der Archivierung oder fehlende Unterlagen auf, so kann dies verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen.
Je nach Ausmaß können Verstöße gegen die GoBD-Standards steuerstrafrechtliche Folgen, Nachzahlungen oder Bußgeld oder die Unwirksamkeit der Jahresabschlüsse mit sich bringen.
Müssen E-Mails auch archiviert werden?
Ein oft auftretender Sonderfall ist die Rechnung, die per E-Mail als PDF eingeht. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden.
Eine E-Mail, die samt Rechnung im Anhang eingeht, ist…
...nicht aufbewahrungspflichtig (wenn die E-Mail nur als Medium zur Übermittlung dient).
...aufbewahrungspflichtig, wenn sich im Text der E-Mail für die Rechnung, bzw. für die Buchhaltung relevante Informationen befinden. Dann gilt das GoBD-Kriterium der Vollständigkeit und die E-Mail muss aufbewahrt werden. Als relevante Informationen zählen z. B. Zahlungsbedingungen, Skonto- oder Rabattbedingungen oder Reverse-Charge-Klausel.
Jede Archivierungssoftware sollte deswegen eine automatische Archivierungsfunktion haben. Wir empfehlen außerdem eine zentrale Rechnungsadresse, sodass nicht jeder Mitarbeiter und jedes Postfach archiviert werden muss.
Rechnungen digital archivieren mit Candis
Um ein einheitliches Vorgehen für die Archivierung digitaler Rechnungen einzuführen, bietet sich vor allem Rechnungsmanagement-Software wie Candis an. Eingehende Rechnungen werden so an einem zentralen Ort gesammelt, aufbewahrt und archiviert.
Candis dokumentiert zudem sämtliche Vorgänge und speichert die Rechnung samt Prozessdokumentation ab. Im digitalen Rechnungsarchiv werden sämtliche Belege für 10 Jahre archiviert.